シフト管理システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

シフト管理システムとは、従業員のシフト希望・役職・労働基準法など、さまざまな条件を考慮してシフトを自動作成してくれるツールです。本記事では、シフト管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. シフト管理システムとは
2. シフト管理システムが必要とされる背景
3. シフト管理システムの種類
4. シフト管理システムの導入形態
5. シフト管理システムの機能
6. シフト管理システムのメリット
7. シフト管理システムのデメリット
8. シフト管理システムの選び方
9. まとめ

シフト管理システムとは

シフト管理システムとは、従業員のシフト希望の回収から、作成・調整まで効率的に管理できるシステムのことです。飲食業・サービス業・医療業など、特定の業種向けのシステムが多く提供されており、それぞれの特性を活かしたシフト作成・管理が行えます。

シフト管理においては、日勤・夜勤・土日勤務などの変形労働制に加えて、正社員・アルバイト・パート・派遣社員のような多様な働き方でもシステムが自動で集計を行い、従業員同士で情報共有が可能です。

システムの多くは専用のアプリやシステムから、従業員が直接希望シフトを入力するだけで一元管理できます。また、有休・忌引をはじめ、急な欠勤の管理も容易に行えるようになるため、業務効率化とコスト削減につながるのがメリットです。

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そもそもシフト管理とは

シフト管理とは、従業員の出勤や休日の組み合わせなどを管理するマネジメント業務を指します。シフト制を導入することで、企業における繁忙期や閑散期などに合わせて、担当部署ごとの仕事量・休日を調整しやすいです。

また、シフト管理を行うことで、業務を効率的に遂行しやすい体制づくりができ、売上や利益向上に役立てられます。ただし、抱える従業員数が増えれば増えるほど、シフト管理者の負担が大きくなるため、管理のしやすいシステムの導入が求められます。

エクセルでのシフト管理との違い

企業によっては、エクセルを用いてシフト作成・管理を行う場合もあります。エクセルを使ったシフト作成・管理は簡単に行えますが、毎回従業員から希望シフトを回収したり、急なシフト変更時には再度作成し直したりする必要があり、業務負担が大きくなります。

また、手書きのシフト表をエクセルに手入力をする際に、入力ミスや見落としが発生しやすいです。これでは、人員の配置に不備が出るだけでなく、変更後には再度シフトを従業員に周知しなければなりません。

一方、シフト管理システムは急なシフト変更が起こっても、システム側でシフトを自動で組み直して従業員への共有も即座にできるため、手間なくスピーディーな対応につなげられます。

Googleツールでのシフト管理

シフト管理は、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームで管理する方法もあります。Googleスプレッドシートの使用方法は、エクセルとほとんど変わりません。

Googleフォームは、管理者がシフトの希望表を従業員へメールなどで一括送信し、回答を調整してスプレッドシートに自動で反映させます。また、少人数制の場合は、Googleカレンダー機能などを使用して、オンライン・アプリ上で簡単に確認できる方法もあります。

シフト管理システムが必要とされる背景

近年、多くの企業や店舗でシフト管理システムの導入が進んでいます。その背景には、人材不足や多様化する働き方への対応といった社会的な変化が関係しており、従来の紙またはエクセルでの管理では限界が生じています。

ここでは、シフト管理システムが必要とされる背景について解説します。

人手不足・働き方改革によるシフト管理の複雑化

少子高齢化による人手不足や採用競争の激化により、限られた人員を最大限に活用する必要性が高まっています。さらに、働き方改革によって労働時間の上限規制や有給休暇の取得義務化が進み、法令を遵守しながらシフトを組むことが不可欠となりました。

その他、学生アルバイトや主婦パートなど、従業員の生活スタイルに応じた柔軟なシフト調整が求められるようになり、管理者は多様な条件を踏まえた公平性のあるシフトを作成しなければなりません。

このような複雑化した要素を効率的に処理するために、シフト管理システムが必要とされています。

リモートワークや柔軟な勤務形態への対応

近年はテレワークやフレックスタイム制、副業・兼業の普及など、従来にはない勤務形態が増えています。その結果、従業員ごとに異なる勤務場所や勤務時間を考慮してシフトを調整する必要があり、管理者の負担が大きくなっているのが現状です。

さらに、従業員がスマートフォンから自分のシフト確認、変更の申請ができるような状態を求めるようになり、従来の方法では対応が困難になっています。

シフト管理システムを活用すれば、クラウド上でリアルタイムにシフトを共有でき、リモート勤務者や多様な雇用形態のスタッフとも円滑にシフト調整が可能なため、現代の働き方に即した運用が実現します。

シフト管理システムの種類

シフト管理システムには、主にシフト作成・管理特化タイプ、業種別特化タイプ、勤怠管理内蔵タイプの3種類があります。ここでは、それぞれのタイプについて詳しく解説します。

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シフト作成・管理特化タイプ

シフト作成・管理特化タイプは、シフトの作成・管理を効率的に行います。従業員がアプリやシステムなどから希望シフトを入力するだけで、自動でシフトの回収・作成が可能です。

さらに、急な変更が起こった際も瞬時に変更が反映され、部署ごとでのシフト共有・管理がスムーズに行えます。社内・自宅・外出先のどこからでも即座にシフトを確認できるため、非常に効率的です。

なお、シフト作成・管理特化タイプでは勤怠管理まで行うことはできませんが、シフト作成・管理を円滑に行いたい場合に適しています。

業種別特化タイプ

業種別特化タイプは、主に飲食店をはじめとしたサービス業、医療業のような特定の業種向けです。業種によっては、日勤・夜勤・土日出勤などに加え、正社員だけでなくパート・アルバイトといった働き方も多様であり、シフト管理が複雑です。

しかし、業種別特化タイプであれば、業種独自の勤務形態でもスムーズにシフト作成・管理ができます。また、これまでエクセルで管理していた場合には、入力や読み間違いなどのミス防止につなげられます。

勤怠管理内蔵タイプ

勤務管理内蔵タイプは、勤務管理システムの1つの機能としてシフト管理が搭載されているものです。勤怠管理・給与計算に加えて、シフト作成まで一元化できるため業務の簡略化につながります。

シフト作成・管理だけに特化したシステムとは違い、シフト作成を行ったデータをわざわざ連携させる手間を省けます。そのため、シフト管理から給与計算までを1人の担当者で行っている企業では、業務効率化に期待できます。

シフト管理システムの導入形態

シフト管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの導入形態があります。導入時には、それぞれの形態の違いを把握しておくことが重要です。ここでは、クラウド型・オンプレミス型のシフト管理システムについて、特徴を解説します。

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機能	特徴
クラウド型	インターネットを介してシステム運用を行う
	自社でサーバーを保有する必要はない
	社外など場所を問わず使用が可能
オンプレミス型	自社でサーバー・システムを設置・管理を行う
	自社に合わせたカスタマイズが可能

クラウド型シフト管理システム

クラウド型とは、インターネットを介して社外の環境を利用し、システムを運用する形態です。インターネットが使用できる環境であれば、どこからでも運用が可能なため、外出先やスマートフォンなどからでも利用しやすいのがメリットです。

また、社内にサーバー・システムを設置する必要がないため、導入初期費用を抑えられます。対して、社外の環境を使用する特性上、ランニングコストが発生します。使用するアカウント数によって費用が変動し、利用者が多くなるほどコストが増えてしまいます。

さらに、セキュリティ面においても、インターネット環境によってはアクセスが不安定になる可能性があるため、導入の前に確認しておきましょう。

メリット	デメリット
利用開始までの期間が早い	社内システムとの連携が難しい場合もある
初期費用を抑えられる	ランニングコストがかかる
自社でサーバーを持たなくても良い	社外環境を使用するためセキュリティ面で不安
自社でのソフトウェアの更新・バックアップが不要	ネット回線状況によりアクセスが不安定になる場合もある
インターネット環境があれば場所を問わず アクセスが可能

オンプレミス型シフト管理システム

オンプレミス型シフト管理システムは、自社でサーバー・システムを設置し、保守管理まで行うことが必要です。外部に情報が流出しないためセキュリティ面での安心感はありますが、自社で保守管理を行う際に専門人員を設けなければなりません。

また、サーバー・システムの設置を行うなど、導入するまでにはある程度の期間がかかります。導入コストが高額になる場合も多く、その後のメンテナンスや電力消費などにも費用が発生する点がデメリットです。

しかし、クラウド型に比べるとランニングコストが抑えられ、自社設置型のため、業種や勤務形態に合わせて自由にカスタマイズできるのがメリットといえます。

メリット	デメリット
セキュリティ面が安心	導入コストが高額
ランニングコストを抑えられる	社内に保守管理のための人員が必要
カスタマイズの自由度が高い	導入まで設置作業など一定期間が必要

シフト管理システムの機能

シフト管理システムでは、希望シフトの収集機能やシフトの自動作成機能が搭載されています。その他、どのような機能があるのか具体的に解説します。

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機能	主な内容
希望シフト収集機能	アプリから申請されたシフトを自動収集
シフト自動作成機能	事前設定したあらゆる条件を基にAIが判別
シフト表共有機能	社内外問わず共有可能
スマホ・アプリ対応機能	スマートフォンアプリから簡単申請
他システムとの連携機能	勤務管理・給与計算システムなどとの連携

希望シフト収集機能

従業員がスマートフォンのアプリなどから希望シフトを入力するだけで、自動でシフト管理システムに情報が収集されます。この機能を使用することによって、これまでは担当者が手作業で行ってきた収集作業の手間を削減できます。

さらに、シフトの変更を行いたい際にも、アプリなどから入力するだけで即座に申請が行えます。

シフト自動作成機能

シフト自動作成機能では、収集したデータをシステム内で設定した条件に基づき、シフトを自動作成します。作成されるシフトは、サービス業・製造業などでよくある日勤・夜勤・土日出勤などの1日単位、パート・アルバイトの時間単位と業種によっても異なります。

システムの仕様についても、1日単位・時間単位のどちらに対応しているのか、もしくは両方対応しているのかの確認が必要です。また、自社はどちらのタイプのシフト管理に合致するのか、事前の見極めが求められます。

シフト表共有機能

作成されたシフトは、シフト表共有機能によって従業員間での共有が可能です。自分のシフトだけでなく、他の従業員のシフトも確認ができます。主に、飲食業やサービス業においては、他店舗のシフト状況も一括で把握できて便利です。

複数店舗間での共有が可能になると、急な人員不足の際にも、他店舗に応援の要請がしやすくなります。また、企業においても、対象の日に誰が休暇を取っているのか、出張に行っているのかなどの把握がしやすく、業務をスムーズに進められます。

スマホ・アプリ対応機能

スマートフォンでの使用や、スマートフォンアプリに対応しているタイプであれば、シフトの申請・従業員同士の共有が自宅や外出先などからも行えます。システムによっては、LINEやLINEWORKSと連携が可能なタイプもあります。

LINEからシフト申請が行えるものの場合、自動でリマインド通知が送られてくるため、申請漏れを防ぐことが可能です。さらに、普段から使い慣れているLINEのトーク機能を使用し、従業員同士でシフトの調整に関するコミュニケーションもできます。

他システムとの連携機能

自社で使用している勤務管理・給与計算システムなど、他のシステムと連携ができる機能があれば、システムごとに入力をする手間が省け、効率の良い業務遂行につながります。

他のシステムと連携する際には、テキスト・CSVデータで受け渡しを行う場合が多いですが、より詳細な項目まで対応可能かの把握が必要です。また、連携方法も手間なくスムーズに行えるか確認しましょう。

シフト管理システムのメリット

シフト管理システムの導入にはメリットがいくつかあります。システム導入によってシフト作成時間の短縮と業務効率化が可能となり、従業員の満足度向上にもつながります。ここでは、シフト管理システムのメリットについて解説します。

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シフト作成時間の短縮で業務効率化

シフト管理システムを導入すると、時間のかかるシフト作成を短時間で行え、業務効率化を図れるのが大きなメリットです。希望シフトの募集・調整・修正を人の手で行うと、多くの時間と手間がかかります。

その点、シフト管理システムはシフトの募集・作成・管理までの業務を簡略化でき、これまでかかっていた時間が大幅に短縮するため、他の業務に充てられる時間が増えます。

人的ミスを最小限に抑えられる

シフト作成をエクセルで行う場合は、手入力後に目視で確認をする必要があり、タイピングミスや読み間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすいです。

その点、シフト管理システムは、従業員が入力したデータを基にシフトが自動作成されるため、人的ミスを最小限に抑えられます。そして、社内コンプライアンスの遵守や労務リスクの削減にもつながります。

適切な人員配置で無駄なコストを減らせる

シフト管理システムでは、事前に設定した条件を基に、その日に必要な人員や配置を自動で計算してシフトを作成します。急なシフト変更があった場合でも、必要以上の人数が配置されるのを防ぐことが可能です。

また、自動計算された人員配置で業務に支障が出ると判断された場合は、設定した内容を変更しながらシステムが新たな人員配置を行います。季節・曜日・時間帯に合わせて、より良いシステムの条件設定を行うことで、無駄なコストの発生を減らせます。

従業員のスマホで申請・共有ができる

スマートフォンに対応したシステムでは、従業員が手軽に自身のスマホでシフト申請を行うことができます。企業側は収集した希望シフトを改めて手入力する手間がかからず、システム上で素早くシフト作成が可能です。

従業員はスマホがあればシフトの確認・共有が可能になり、申請したシフトを変更したい場合も手元から簡単に行えます。システム側で自動的にシフトを再作成してくれるため、シフト変更にかかる手間が不要です。

従業員の満足度向上につながる

シフト管理システムの利用により、労働基準法に関する法令や就業規則に準じたシフト作成が行われます。従業員も希望のシフト通りに働けるため、労働環境の満足度向上につながります。

また、企業側は働きやすい環境を提供できるようになり、従業員の離職リスクを軽減することも可能です。

シフト管理システムのデメリット

シフト管理システムを導入することで多くのメリットが得られますが、導入や運用においてデメリットが生じる場合もあります。導入前には、課題についても確認しておくことが大切です。ここでは、シフト管理システムのデメリットを解説します。

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運用ルール設定やスタッフ研修が必要

企業や店舗ごとに、休業日・営業時間帯、独自のルールが存在し、システム上で事前の設定が必要です。そして、システムの操作方法を人事担当や店舗の店長が理解しておかなければならず、運用ルールの設定とスタッフ研修が不可欠です。

管理者となる人物が、操作方法やシステムの設定内容を十分に把握したうえで、従業員への操作指導・説明を行うことが大事です。システム全体を把握した人がいない場合、トラブル時に対応できないだけでなく、システムが上手く活用されません。

導入コストがかかる

シフト管理システムを利用する際には、クラウド型・オンプレミス型の選択に合わせて、導入・運用にコストが発生します。無料で使用可能なシステムの場合、コストは抑えられますが、機能面での制限や不自由さがあります。

例えば、クラウド型は自社でサーバー・システムなどの設備を導入する必要がないため、初期費用を抑えることができます。しかし、運用ではランニングコストが発生するため、利用人数や環境によっては高額になることも多いです。

一方、オンプレミス型は自社でサーバー・システムを設置する必要があるため、初期費用がクラウド型に比べて高額です。そして、導入後はサーバーなどを維持管理するために、保守費用が発生します。

セキュリティリスクがある

インターネット回線を使用するクラウド型では、機密情報の取り扱いに十分な注意が必要です。従業員情報やアクセスログなどが漏洩しないよう、セキュリティ面の強化が求められます。

なお、オンプレミス型は自社ネットワーク内で完結するため、社内からの情報流出を防ぐことでリスクは軽減できます。しかし、自社独自のセキュリティーポリシーを確立しなければならず、社内で専任者を配置するなどの対応が必要です。

シフト管理システムの選び方

シフト管理システムにはさまざまな種類があり、企業の規模や業種によってニーズが異なるため、機能・操作性・連携性などを確認しましょう。ここでは、シフト管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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自社の業種に合った機能はあるか

飲食業・医療業・販売業など、業種ごとに休日や勤務形態が異なります。日勤・夜勤に加え、土日勤務など休日が固定曜日でないことも多いです。また、パート・アルバイトで時間ごとの設定が必要な場合にも、対応しやすいシステムであることが求められます。

そのため、あらかじめ勤務形態・勤務時間の細かな設定が、自社のルールに適用するかを確認しましょう。さらに、設定した内容に変更が生じた場合、即座に反映が可能かのチェックも重要です。

急なシフト調整に対応できるか

すでに決定しているシフトでも、従業員の急な病気や都合によって欠勤が発生してしまう場合があります。その際、代わりの従業員を充てる必要性が生じるため、システム側でスピーディーに対応が可能か把握しておきましょう。

例えば、急なシフト調整が発生した場合のシステム側への設定方法や、従業員の再申請における操作方法が簡単であるかの確認が大切です。そして、シフト変更後には、各従業員への共有も迅速に行えるかも確かめましょう。

労働基準法に自動対応しているか

労働基準法には、休日や労働時間についてさまざまな規定があります。そのため、企業側・労働者ともに、労働基準法を理解したうえで雇用・労働を行わなければなりません。しかし、シフト作成のたびに考慮しながら実行することは困難です。

そこで、シフト管理システムが労働基準法に自動対応しているかが大事です。法改正が行われた際にも、アップデートで素早く対応できるかについても確認しておきましょう。

無料トライアルで操作性を確認

たとえ便利なシステムであっても、従業員やシフト作成担当者が使いこなせなくては意味がありません。そのため、あらかじめシステムの条件設定や、従業員のシフト申請の操作方法が簡単かを確かめておくのがおすすめです。

導入前には、無料トライアルなどを活用し、操作方法や作成までの流れを試してみましょう。システム担当者だけでなく、実際に使用する従業員にも試してもらい、操作が簡単であるか確認しておくと運用開始までがスムーズです。

他システムと連携できるか

すでに企業で使用しているシステムがある場合、連携ができるかを必ず確認しておきましょう。例えば、勤怠管理システムや給与計算システムとの連携が不可能なシステムの場合、業務効率が悪化して管理の手間が増えてしまいます。

多くのシステムは、CSVデータなどを用いて共有が可能ですが、実際に導入するシステムにも同様の機能が搭載されているか確認が必要です。連携が可能であれば、さまざまな業務の効率化につながり、業務全体の円滑な進行に役立ちます。

料金体系と費用対効果を確認

シフト管理システムの料金体系は、提供元によって異なります。導入・運用まで無料で行えるものから、クラウド型でランニングコストが発生するもの、オンプレミス型の自社でサーバー設置が必要なものなどさまざまです。

導入・運営については、自社の業務形態や運用方法に適したシステムを選ぶことが重要です。初期費用・料金体系・機能が、自社にとって費用対効果が高いものであるか、しっかりと確認しておきましょう。

まとめ

シフト管理システムを導入すると、煩雑化しやすいシフト作成・管理・申請が自動で行えるため、管理業務の簡略化につながります。さらに、勤務管理システムや給与計算システムと連携することで、業務の効率化に期待できます。

業種や業務形態によって向き不向きがあるため、選定時には自社の要望に合ったシステムであるかを比較検討しましょう。また、シフト管理システムを最大限活用するには、運用ルールの設定やスタッフ研修を行い、トラブルも想定しておく必要があります。

シフト管理システムを導入する際は、本記事の内容を参考にシステムの選定や準備を進め、企業と従業員がメリットを感じやすい職場環境づくりを目指しましょう。