出張で法人カードを使うメリットとは？おすすめカードや選び方も解説

法人カードは、従業員用の追加カードを発行しておくと出張の際に便利です。経費精算が楽になるだけでなく、さまざまな付帯サービスが出張をサポートしてくれます。この記事では、出張で法人カードを使うメリットやおすすめの法人カード、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 法人カードを出張で活用しよう
2. 出張で法人カードを使うメリット
3. 出張向け法人カードを選ぶ際のポイント
4. 出張におすすめの法人カード9選
5. 出張で法人カードを使う際の注意点
6. まとめ

法人カードを出張で活用しよう

法人カードとは、法人・個人事業主がビジネスに利用できるクレジットカードです。個人向けカードに比べて利用限度額が大きく、法人口座や屋号付き口座などの事業用口座から引き落としされます。

法人カードで事業や経費の支払いを一本化すると、経理管理が簡素化し、組織のキャッシュフローをリアルタイムで見える化できるメリットがあります。

特に、従業員用に追加カードを発行できる法人カードは、出張時の経費精算を簡素化できるだけでなく、付帯サービスによって出張に関する諸々の手配を効率化できるのが魅力です。

本記事では、出張に法人カードを利用するメリットや選ぶ際のポイント、利用時の注意点などを解説します。

出張で法人カードを使うメリット

法人カードを出張に利用すると、出張する従業員・上長・会計担当者それぞれが行う経費精算の作業が簡素化されます。ここでは、それらのメリットを一つずつ解説します。

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出張先での支払いの手間を削減できる

法人カードで出張に関する支払いを事前に決済しておけば、出張者の現地での負担を軽減できます。例えば、交通機関窓口でのチケット購入やホテルでのチェックアウト時の支払いが不要になり、出張者はスムーズな移動が可能です。

また、支払いにかかる時間を短縮できることで、出張者には接客や顧客分析など戦略的な業務に専念するゆとりが生まれ、出張の成果の最大化にもつなげられます。

経費精算の負担を軽減できる

法人カードを利用しない場合、出張者は現地でのさまざまな支払いを立て替える必要があり、すべての領収書を保管して帰社後に申請書類を提出しなければなりません。また経理担当者も、提出された申請書や領収書をもとに1件ずつ経費精算処理をする必要があります。

その点、法人カードで出張経費を一本化すれば、出張先における現金の立て替えが不要になり、領収書の提出も不要になります。

経費精算はクレジットカードの利用明細から処理できるため、申請や精算処理まで簡素化します。このように、出張への法人カードの利用により、出張者と経理担当者の双方の負担軽減が可能です。

法人カードを使う場合の経費精算の流れ

法人カードを出張に利用する場合は、次のような流れで経費精算するのが一般的です。

1. 出張先での法人カードの支払い
2. カードの利用明細と経費精算書を上長に提出
3. 上長による承認
4. カードの利用明細と経費精算書を経理担当者に提出
5. 経理担当者が確認・カード会社に一括支払い

法人カードを利用しない場合と比べて、「現金での立替」「領収書の提出・確認」「立替金の精算」の工数を削減できます。

また、法人カードの中には、経費精算システムや会計システムと連携し、カードの利用明細の取込みからカード会社への支払いまで一括で自動化できるものもあります。この場合、出張の経費精算にかかる申請業務がさらに効率化します。

経費精算時のミスや計上漏れを防止できる

法人カードで出張経費の支払いを一本化すれば、小口現金精算が不要になるため、面倒な現金のやり取りを削減できます。領収書の提出忘れや計上漏れのリスクも軽減でき、正確な経費精算が可能です。

また、カードの利用明細が残ることで、経費の不正利用や水増し申請を防止できるのもメリットです。出張先での個人的な支払いを監視し、経費精算における透明性を高めることができます。

ポイントにより経費節約に繋がる

多くの法人カードは利用金額に応じてポイントが貯まり、還元率は0.5%～1.0%が平均的です。貯まったポイントは、カード利用額の支払いに充当できるほか、マイルや事務用品などと交換できる場合もあります。

特に出張時には、交通機関のチケット代や宿泊費などで多くの支出が発生しがちですが、その分効率的に利用ポイントを貯められるでしょう。貯まったポイントを事業に還元することで、経費節約や福利厚生の充実につなげられます。

出張向け法人カードを選ぶ際のポイント

出張向けの法人カードを選ぶ際は、付帯サービスやセキュリティ対策など、サポート内容に注目するのがおすすめです。ここでは、出張向け法人カードを選ぶ際の4つのポイントを解説します。

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付帯サービスは充実しているか

法人カードは出張で便利な付帯サービスが充実しているものがおすすめです。特に各種保険が付帯したカードは、別途保険に加入する手間がかからないため便利です。また、出張時に使えるサービスなども確認しましょう。

ここでは、出張向けの法人カードでおすすめな付帯サービスの例を解説します。

ポイント・マイレージの還元

ポイントやマイレージの還元率は、法人カードによって異なります。一般的には還元率が高いカードほどお得に利用できますが、一方で、年会費に留意する必要があります。

例えば、還元率0.5％のカードは、還元こそ少ないものの、年会費無料で発行できる場合が多いです。一方で、1.0％以上と高還元率の法人カードは年会費が高額な傾向があります。

年会費で利用できる他の付帯サービスとのバランスも見極めた上で、効率的にポイントやマイレージが貯まる法人カードを選定しましょう。貯まったポイントの利用先や利用方法も注目すべきポイントです。

旅行傷害保険

旅行傷害保険とは、出張先で病気・怪我をした際に、治療費などの補償を受けられるサービスです。法人カードに旅行傷害保険が付帯していれば治療を受けやすくなるため、出張者の生命や健康を守ることにつながります。

旅行傷害保険には「自動付帯」と「利用付帯」の2種類があるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。「自動付帯」は年会費に含まれていることが多く、カードを持っているだけで、手続き不要で保険が適用されます。

一方、「利用付帯」は旅行代金をカードで支払った場合に保険が適用されるタイプです。公共交通機関の運賃や宿泊代金をカードで支払うといった条件を満たす必要がありますが、「自動付帯」に比べると保険内容が充実している傾向にあります。

なお、旅行傷害保険の多くは、海外旅行を対象としています。ただし、中には国内旅行までカバーした法人カードもあるため、この点もあわせて選定基準にしましょう。

ショッピング保険

ショッピング保険は、法人カードで購入した商品が破損・盗難に遭った際に、代金が保険金で支払われるサービスです。仕入れた商品だけでなく、自社用に購入したパソコンや什器などを対象にしたサービスも数多くあります。

ショッピング保険がついた法人カードであれば、高額な商品の仕入も安心して行えます。会社の備品のパソコンなどを持ち歩く際も安心でしょう。なお、保険金上限額や適用期間は法人カードによって異なるため、あわせて確認しましょう。

福利厚生

法人カードの付帯サービスには、現地での宿泊・レンタカー手配・食事などの福利厚生面をサポートするものもあります。例えば、ホテルでのアーリーチェックインや、レストランでの割引などが代表的です。

出張者の移動やチェックインの手間を軽減できるほか、取引先の接待にも利用できて便利です。福利厚生はカード会社が力を入れている領域でもあり、法人カードごとにバリエーションが異なるため、複数社を比較検討するのがよいでしょう。

空港ラウンジの利用

海外出張が頻繁な企業では、空港ラウンジの利用可否もカードを選ぶ基準になります。このサービスでは、出張者はフライト前の待ち時間を、軽食・新聞・無料Wi-Fiなどが整った専用ラウンジで過ごせます。

出張までの時間をリラックスして過ごせるほか、落ち着いてパソコン作業や情報収集に専念できるなどのメリットがあります。また、食事が準備されたラウンジであれば、出張にかかる飲食費の節約にもつながります。

サポートデスクの利用

海外出張の際は、現地でトラブルにあった際に、日本語で対応してくれるサポートデスクが利用できると安心です。例えば、クレジットカードの盗難・紛失時に、利用停止や再発行などを日本語でサポートしてもらえます。

また、怪我や病気、災害などに遭遇した際に、現地の警察・病院・保険会社への相談や手配をサポートしてもらえる場合もあります。いつでも万全のサポートを受けられるよう、24時間365日対応可能なサポートデスクを備えているかも確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

不正利用防止のためのセキュリティ対策が万全な法人カードは、海外でも安心して携帯・利用できます。

例えば、カード別・利用先別に柔軟に利用限度額を設定できるカードや、不正利用検知システムが導入されているカードは、出張者本人はもちろん第三者による不正利用の防止に役立ちます。

盗難・紛失・なりすましに備えるには、本人認証サービス「3Dセキュア」の導入可否も確認すべき項目です。また、法人カードによっては、不正利用された場合の被害額を補償する制度を整えています。補償の有無に加えて、補償の内容・範囲・期間も確認しましょう。

海外キャッシングに対応しているか

海外キャッシングとは、出張先で現金が必要になった際に、海外ATMから利用限度額内で現地の通貨を引き出せるサービスです。必要な時に必要な金額だけをすぐに引き出せるため、現地の両替所に行く手間がかからず、大金を持ち歩く心配からも解放されます。

特に、仕入れや商談の関係で予期せず現金が必要になったときに便利なサービスといえます。海外キャッシング機能が付帯した法人カードは比較的少ないため、必要に応じて有無を検討しましょう。

経費精算システムと連携できるか

経費精算システムと連携できる法人カードは、カードの利用明細の取込み・仕訳・伝票作成・精算までをシステム上で自動化できます。申請内容と利用明細が自動的に一致するため、経理担当者の入力・確認にかかる工数を減らし、経費精算がさらに効率化します。

また、カードの利用明細に基づくことでミスのない精算が可能になり、経費の使用状況をリアルタイムで可視化できるのもメリットです。経費分析や予算管理が楽になり、経費データに基づいた意志決定にもつなげられます。

出張におすすめの法人カード9選

出張で法人カードを使う際の注意点

出張に法人カードを利用するとさまざまなメリットがありますが、一方で、運用には注意すべき点もあります。ここでは、特に気を付けたい以下3つの注意点を解説します。

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利用ルールを定めておく

法人カードを運用する際は、利用金額や利用シーンを明確に決める必要があります。例えば、取引先までの交通費・宿泊費のほか、接待・土産の購入など、どこからどこまでが経費になるのか具体的に決めましょう。

利用ルールが明確でない場合、従業員それぞれが無制限にカードを利用し、予期せず高額な支払いが発生する懸念があります。特に法人カードは、会社が利用分を支払うため、負担を気にせず必要以上に利用するといったケースが起こりやすいです。

このようなリスクを回避するには、法人カードの利用方法を明確にし、徹底周知することが大切です。また、法人カードの発行は役員以上に限るなど、不正利用防止につながる運用体制を整備しましょう。

領収書も受け取っておく

法人カードによる経費精算では、領収書の提出・確認は基本的に不要ですが、インボイス制度に対応するために保存はしなければなりません。インボイス制度の施行により、仕入税額控除を受けるには適格請求書の受領が必要になったためです。

カードの明細は適格請求書には当たらないため、代わりに領収書やレシートの保存が実質的に義務化されています。そのため、出張先で法人カードを使った際は、領収書やレシートを忘れずに受領しましょう。

あわせて、従来は免除されていた3万円未満の取引であっても、法人カードで支払った場合は領収書が必要である点にも留意しましょう。

参考：インボイス制度について｜国税庁

参考：クレジットカード会社からの請求明細書｜国税庁

個人のクレジットカードと適切に使い分ける

出張時には、事業関連の支出だけでなく、個人の食事代やプライベートなお土産を購入することもあるでしょう。こういった私的な支払いには、個人カードを利用するよう徹底する必要があります。

法人カードで私的な支払いをしてしまうと、当然ながら経費の不正利用を疑われます。あとで個人的に補填する場合でも、本物の経費との区別が難しく、経費精算が煩雑になる可能性が高いです。

こういったリスクを避けるために、慌ただしい出張先であっても、法人カードと個人カードは適切に使い分けることが大切です。前述の「利用ルールの明確化」を徹底し、法人カードの誤った利用を防止しましょう。

まとめ

法人カードは、法人や個人事業主のビジネス用のクレジットカードです。追加カードが発行できる場合は、出張時にも従業員に持たせることができ、出張における経費精算の効率化につなげられます。

例えば、交通機関や宿泊先の代金も事前に支払いでき、現地での支払いの手間や立替の負担を減らせます。また、カードの利用明細をもとに経費精算できるため、上長や経理担当者の確認・作業工数を減らせる点もメリットです。

法人カードの多くは、各種保険や日本語サポートデスクなどの付帯サービスを備えており、出張者の現地での安全な行動をサポートします。本記事を参考に、自社のニーズに合った法人カードを導入し、出張における経費精算の効率化につなげましょう。