経費精算システムと連携できる法人カードおすすめ5選｜選び方も解説

法人カードには、経費精算システムと連携できるものも多数あります。経費精算システムと連携可能な法人カードを導入することで、経理担当者の負担を大幅に削減可能です。この記事では、経費精算システムと連携できるおすすめの法人カードや選び方などを解説します。

目次

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1. 法人カードと経費精算システムを連携させよう
2. 法人カードで経費精算するメリット
3. 法人カードで経費精算する際の注意点
4. 経費精算用の法人カードの選定ポイント
5. 経費精算システムと連携できる法人カードおすすめ5選
6. まとめ

法人カードと経費精算システムを連携させよう

法人カードとは、会社名義で発行され、業務に関わる支払いに利用できるクレジットカードのことです。法人カードは経費精算システムと連携できるものを選ぶことで、経理業務の負担を大きく減らすことができます。

近年は、カード利用明細を自動で経費精算システムに取り込める法人カードが増えており、手入力や確認作業を減らすことが可能です。この記事では、経費精算システムと連携できる法人カードの特徴や、導入によるメリット、選び方のポイントを解説していきます。

法人カードで経費精算するメリット

法人カードを使った経費精算には、業務効率化だけでなく、企業全体の管理体制を強化できる多くのメリットがあります。法人カードで経費精算を行う具体的なメリットについて詳しく解説します。

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経費精算の手間を軽減できる

法人カードを使うことで、経費精算にかかる手間を大幅に減らすことができます。領収書管理やデータ入力の負担を減らせる点が最大のメリットです。カード利用明細は自動でデータ化され、経費精算システムと連携すれば手入力がほとんど不要になります。

そのため、申請者・承認者・経理担当者それぞれの作業時間が短縮されます。また、現金で支払う場面が減るため、小口現金の管理や残高確認、補充といった業務も不要になり、経理全体の負担軽減につながります。

社員による立て替えや仮払いが不要になる

法人カードを導入すると、社員が業務に必要な経費を一時的に立て替えたり、事前に仮払いを申請したりする必要がなくなります。社員の金銭的・心理的な負担を軽減できるだけでなく、会社全体の経費管理もスムーズになります。

立て替え精算では、支払いから精算まで時間が空くため、社員が自分のお金を使わなければならず、不満やストレスの原因になることがあります。一方、法人カードを利用すれば、支払いは会社名義で行われるため、社員が個人資金を使う必要がありません。

仮払い制度も不要になり、申請や返金といった手続きが減ることで、経理担当者の業務負担も軽減されます。

また、法人カードの利用履歴は明細として自動的に記録されるため、誰が、いつ、どの目的で経費を使ったのかを簡単に確認できます。資金の流れが可視化され、不正や無駄な支出の防止にもつながり、経費の透明性を高める効果が期待できます。

コンプライアンスを強化できる

法人カードは、利用状況を可視化し、ルールに沿った経費利用を徹底しやすくなるメリットがあります。法人カードでは、利用明細が自動的にデータとして記録されるため、誰がいつ何に使ったのかを把握できます。

そのため、後から記憶に頼って申請したり、内容を改ざんしたりする余地がなくなり、不正の抑止につながります。また、カード自体に利用限度額や利用可能な用途を設定できるため、業務に関係のない支出や過度な利用を防ぐことが可能です。

経費利用のルールが明確になることで、社員の意識も高まり、会社全体のガバナンス強化にもつながります。

ポイントやマイレージが貯まる

法人カードで経費精算を行うと、ポイントやマイレージを貯められる点もメリットです。日常的な経費支出を通じて貯まったポイントやマイレージを、会社のコスト削減につなげることができます。

出張費や備品購入など、これまで現金で支払っていた経費をカード決済に切り替えるだけで、自然とポイントが貯まります。貯まったポイントは、備品購入やサービス利用に充てることができ、実質的な経費削減効果が期待できます。

資金繰りに余裕が生まれる

法人カードは、利用してから実際に引き落とされるまでに1〜2か月程度の猶予期間があるため、手元資金を有効に活用できます。

現金払いや即時引き落としの場合は、支出と同時に資金が減りますが、法人カードであれば引き落としは後日になるため、その間に売上回収などを進めることが可能です。

特に、仕入れや出張費など支出が先行しやすい企業では、この仕組みによって資金の流れを平準化しやすくなります。計画的に利用することで、急な支払いにも対応しやすくなり、安定した資金計画を立てられる点が法人カードの大きな利点です。

経営判断に役立てられる

法人カードと経費精算システムを連携させることで、経営判断に活用できる経費データを蓄積しやすくなります。経費精算システムを使って、カード利用データをもとに、拠点別・部署別・用途別の経費状況を一覧で把握できます。

過去の支出傾向を分析することで、無駄な経費の削減や、予算配分の見直しにも役立ちます。これまで担当者・経営者の感覚や経験に頼っていた判断も、数値に基づいて行えるようになり、経営の透明性と精度が高まります。

法人カードで経費精算する際の注意点

法人カードは経費精算を効率化できる便利な仕組みですが、正しく理解せずに導入すると、思わぬ手間やトラブルにつながる可能性があります。

特に決算対応や税務、支払い方法の制約などは、事前に理解しておく必要があります。注意点を押さえたうえで運用すれば、法人カードのメリットを最大限に活かすことができます。

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明細への反映にはタイムラグがある

法人カードの利用明細は、決済後すぐに反映されるわけではありません。明細への反映には数日程度のタイムラグが発生するため、月次決算との関係に注意が必要です。

特にカードの締め日をまたいだ場合、実際に利用した月と経費として計上される月がずれることがあります。このズレを把握せずに処理すると、月次決算の数値に影響が出る可能性があります。

締め日や反映タイミングを理解し、余裕を持った経費処理を行うことが大切です。

年会費がかかる

法人カードを利用する際は、年会費がかかる場合が多い点に注意が必要です。ただし、法人カードの年会費は事業に必要な費用として全額を経費計上できるため、税務上の負担は実質的に軽減されます。

さらに、カードの利用額に応じてポイントやマイレージが貯まるものも多く、貯まったポイントを備品購入やサービス利用に充てることで、実質的なコスト削減につなげられます。

年会費の金額だけを見るのではなく、経費精算の効率化やポイント還元、付帯サービスなども含め、総合的なメリットを踏まえて判断することが重要です。

領収書も保管しておく

法人カードで経費精算を行う場合、基本的な証憑はクレジット売上票ですが、領収書もあわせて保管しておくことが重要です。インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために、取引内容や適格請求書発行事業者であることを確認できる書類が求められます。

カードの利用明細や売上票だけでは、必要な情報が不足するケースもあり、税務上の要件を満たせない可能性があります。また、税務調査が入った際にも、領収書があれば取引の正当性を説明しやすくなります。

紙での保管が難しい場合は、電子保存を活用するなど、ルールに沿った形で領収書を管理しておくことで、後からの確認や対応をスムーズに行うことができます。

参考：インボイス制度について｜国税庁

二重計上のリスクがある

法人カード決済と現金精算を併用している場合は、同じ支出を二重に計上してしまうリスクがあります。運用ルールが明確でないと、カード利用分が自動で計上される一方で、社員が個別に申請してしまい、結果的に重複処理される可能性があります。

ただし、経費精算システムに重複申請を検知する機能があれば、同一金額や同一日付の経費を自動でチェックできます。法人カード利用時は、現金精算との使い分けルールを明確にするとともに、システム機能を活用した管理体制を整えることが重要です。

分割払いやリボ払いはできない

法人カードでは、個人向けクレジットカードのような分割払いやリボ払いができないケースがほとんどです。法人カードは原則として一括払いが前提となるため、支払い方法の違いを理解したうえで利用する必要があります。

高額な備品購入や設備投資を行う場合、支払いが一度に発生するため、手元資金や引き落とし時期を事前に確認しておくことが重要です。分割払いやリボ払いを前提にすると、想定外の資金不足につながる可能性もあります。

法人カードの支払い条件を把握し、資金計画を立てながら計画的に利用することが、安全かつ効率的な運用につながります。

経費精算用の法人カードの選定ポイント

経費精算用の法人カードを選ぶ際は、経費管理をどれだけ安全に効率化できるかを基準に考えることが重要です。

法人カードは種類が多く、機能や強みもさまざまなため、自社の業務フローや経費精算のやり方に合っていないと、十分な効果が得られません。以下で、法人カードを選ぶ際に特に確認しておきたいポイントを分かりやすく解説します。

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既存の経費精算システムに対応しているか

経費精算用の法人カードを選ぶ際は、既存の経費精算システムと連携できるかを最優先で確認しましょう。カードが利用するシステムに対応していないと、明細の自動取り込みができず、手入力が必要になってしまいます。

法人カードによって連携可能な経費精算システムは異なり、すべてのカードがすべてのシステムに対応しているわけではありません。連携できない場合、法人カードを導入しても経理の手間がそれほど減らないこともあります。

導入前に公式サイトや提供会社に確認し、現在利用している、または今後導入予定の経費精算システムと問題なく連携できるかを必ずチェックすることが重要です。

クレジットカードかプリペイドカードか

法人カードには、後払いのクレジットカード型と、事前にチャージして使うプリペイドカード型があります。それぞれの特徴を理解したうえで、自社の利用目的に合った種類を選ぶことが大切です。

クレジットカード型は、前述のように支払いから引き落としまでに猶予があるため、資金繰りに余裕を持ちやすい点が特徴です。一方、プリペイドカード型は、チャージした金額以上は使えないため、使いすぎや不正利用を防ぎやすいメリットがあります。

出張費や備品購入など利用額が大きい場合はクレジット型、少額決済や管理重視の場合はプリペイド型など、用途に応じて選ぶと運用しやすくなります。

不正利用を防ぐ機能があるか

経費精算用の法人カードを選ぶ際は、不正利用を防ぐ機能が充実しているかも重要なポイントです。管理機能がしっかりしているカードほど、安心して全社的に利用できます。

具体的には、利用可能な店舗や業種の制限、カードの一時停止機能、リアルタイムで利用通知が届く機能などがあります。これらの機能があれば不審な利用を防止でき、また異変が発生した場合もすぐに気づき、被害を最小限に抑えることができます。

経費精算には多くの社員が関わるため、万が一に備えたセキュリティ機能が整っているカードを選ぶことが大切です。

利用限度額を個別設定できるか

法人カードは、社員用の追加カードごとに利用限度額を設定できるものがおすすめです。利用者や用途に応じて上限を決められるカードは、経費管理をしやすく、不正防止にもつながります。

例えば、出張が多い社員には高めの限度額を設定し、日常的な備品購入のみの社員には低めに設定するといった運用が可能です。

一律の限度額だと、使いすぎや管理の甘さにつながることがあります。個別設定ができることで、会社としての支出ルールを明確にし、安心して法人カードを活用できます。

スマホアプリで申請・承認できるか

経費精算用の法人カードを選ぶ際は、スマホアプリで申請や承認ができるかも確認しておきたいポイントです。外出先や移動中でも経費処理ができる環境があると、精算の遅れや申請漏れを防ぎやすくなります。

最近では、レシートをスマホで撮影してそのまま申請できたり、上長がアプリ上で承認できたりするサービスも増えています。出張や外回りが多い企業では、こうした機能があることで、経費精算が滞りにくくなり、全体の業務効率向上につながります。

経費精算システムと連携できる法人カードおすすめ5選

まとめ

法人カードを活用した経費精算は、業務効率化やコンプライアンス強化、資金管理の改善など多くのメリットがあります。

特に経費精算システムと連携できる法人カードを選ぶことで、明細の自動取り込みや申請・承認の簡略化が可能となり、経理担当者の負担を大幅に削減できます。一方で、年会費や明細反映のタイムラグ、運用ルールの整備といった注意点も理解しておくことが重要です。

法人カードには、経費精算システムを連携できるものが多数あります。本記事を参考に、経費精算システムと連携可能な法人カードを導入してみましょう。