総務DXとは？推進のメリットや注意点、おすすめのシステムも解説

総務DXとは、デジタル技術の導入によって、総務業務の効率化や生産性向上、組織全体の変革を目指す取り組みです。また、総務DXを進めることでコストの削減やデータドリブン経営も可能になります。この記事では、総務DXを推進するメリットやおすすめのシステムを解説します。

目次

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1. 総務DXとは
2. 総務DXを推進するメリット
3. 総務DXを推進する際の注意点
4. 総務DXの推進に活用できるシステムの例
5. 総務DX推進におすすめのシステム
6. まとめ

総務DXとは

総務DXとは、DXの考え方を総務部門に取り入れ、デジタル技術を活用して業務や働き方を抜本的に見直す取り組みです。DXとは単なるITツールの導入ではなく、業務のやり方や組織の在り方そのものを変革し、企業の競争力や価値を高めることを目的としています。

その中で総務DXは、文書管理、契約・押印、備品管理、社内申請、勤怠管理など、紙や人手に依存しがちな総務業務をデジタル化・自動化します。

総務DXは属人化の解消やミスの削減、コスト削減につながり、さらに蓄積されたデータを活用したデータドリブンな経営判断も可能になります。

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総務DXが求められている背景

近年、企業を取り巻く環境は大きく変化しており、総務部門にも従来とは異なる役割や対応力が求められています。働き方の多様化や人手不足、業務の複雑化が進む中、紙や対面を前提とした従来の業務運用では限界が見え始めています。

こうした状況を踏まえ、総務業務を効率化・高度化し、組織全体を支える基盤を強化する手段として、総務DXが強く求められています。以下で、こうした背景について詳しく解説していきます。

多様な働き方に対応するため

近年、テレワークやフレックスタイム制、副業など働き方が多様化していますが、総務部門では申請書類の管理、押印、備品管理、入退社手続きなど、出社を前提とした業務も多く、柔軟な対応が難しいのが現状です。

その結果、総務部だけが出社を続けなければならないケースも少なくありません。そこで、DXを進めて申請・承認フローの電子化、クラウドでの文書管理、オンラインでの手続きなどが可能になれば、場所に縛られず業務を行えるようになります。

総務DXは、社員全体の働きやすさを支えるための基盤としても重要な役割を果たすといえるでしょう。

業務負荷が大きいため

業務範囲が広く負担が大きい総務部門では、業務の効率化も強く求められています。備品管理、契約書管理、社内規程の整備、株主対応、福利厚生の運用など、総務の仕事は多岐にわたり、突発的な対応も多いのが特徴です。

これらを紙や手作業で管理していると、時間がかかるうえミスも起こりやすく、担当者への負担が集中しがちですが、DXによって業務をシステム化・自動化すれば、作業時間を削減でき、属人化の防止にもつながります。

その結果、総務は単なる事務処理部門ではなく、会社全体を支える戦略的な役割に集中できるようになります。

総務DXはなぜ進まないのか

総務DXが進まない課題を持っている企業も多いですが、それは「人・お金・リスク・体制」という複数の課題が重なっているためです。総務部門は企業活動を支える重要な役割を担っていますが、業務の特性上、変化が起きにくい環境に置かれがちです。

属人化した業務、予算確保の難しさ、セキュリティへの不安、DX人材不足といった要因が重なり、DXに踏み出せない企業も少なくありません。以下では、総務DXが進まない主な理由を具体的に解説します。

業務が属人化している

総務業務が特定の担当者に依存していることは、DX推進の大きな障壁となります。総務ではこの業務についてはこの人しか分からないといった状態が生まれやすく、長年の経験や暗黙知に支えられて業務が回っているケースも多く見られます。

そのため、DXに向けた業務の洗い出しがしづらく、デジタル化による変化に対して「今のやり方のほうが安心」「引き継ぎが大変」といった抵抗感も生じやすいです。結果として現状維持が優先され、DXに踏み出せない状況が続いてしまいます。

予算を確保しづらい

総務部門は、営業やマーケティングのように直接的に売上を生み出す部門ではないため、投資効果が数字として見えにくい傾向があります。

DXについても同じで、業務効率化や負担軽減、ミス削減といった成果は得られるものの、それらはコスト削減や生産性向上といった間接的な効果になりやすく、短期的な利益として評価されにくいのが実情です。

その結果、経営層からは「今すぐ必要なのか」「売上にどうつながるのか」といった疑問を持たれやすく、DXのためのシステム導入や人材育成に十分な予算が回らないケースもあります。

特に限られた予算の中では、収益に直結しやすい部門が優先され、総務DXは後回しにされがちです。

セキュリティリスクが懸念されている

総務部門では、社員の個人情報、給与データ、契約書、マイナンバー関連情報など、企業の中でも特に機密性の高い情報を多く扱います。

そのため、新たにシステムを導入することに対して「情報漏えいが起きるのではないか」「サイバー攻撃の対象になるのではないか」といった不安が強まり、DXに慎重になりがちです。

結果として、紙や社内サーバーでの管理のほうが安全だという意識が残り、デジタル化が進まないケースも少なくありません。

しかし実際には、アクセス制御や暗号化、ログ管理などが整ったクラウドサービスのほうが、人為的ミスによる情報漏えいを防げるなど安全性が高い場合もあります。

DX人材の確保が難しい

DXを推進するには、ITの知識に加えて、業務理解やデータ活用の視点を持つ人材が必要ですが、日本企業ではその確保が難しい状況にあります。

総務省の調査によると、デジタル化に関する課題として人材不足を挙げた企業は48.7％と最も多く、他国の企業と比べても圧倒的に高い割合となっています。

さらに、「アナログな文化・価値観が定着している（27.8％）」「DXの役割分担や範囲が不明確（27.4％）」といった課題も多く挙げられています。

総務部門ではDX専任人材を配置しづらく、従来業務と並行して取り組むケースが多いため、DXが後回しになりやすいのが現状です。こうした人材・体制面の課題が、総務DX推進の大きな壁となっています。

参考：各国企業のデジタル化の状況｜総務省

総務DXを推進するメリット

総務DXは総務部門だけの効率化にとどまらず、組織全体の生産性や働きやすさを高める重要な取り組みです。総務は社内のさまざまな部署と関わるため、DXを進めることでその効果は全社に波及します。

業務効率化やコスト削減、働き方改革の推進、情報共有の改善など、総務DXには企業経営に直結するメリットが多くあります。以下で、それらのメリットを分かりやすく解説します。

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業務を効率化できる

総務部門には、申請書の受付・承認、備品管理、契約書管理、社内からの問い合わせ対応など、時間や手間のかかる細かな業務が数多くあります。これらを紙や手作業で行っていると、確認や入力に多くの時間が取られ、担当者の負担が大きくなりがちです。

総務DXによってワークフローシステムや文書管理ツールなどを導入すれば、申請や承認をオンラインで完結でき、手入力や転記作業を減らせます。その結果、業務にかかる工数が削減され、同じ人数でもより多くの業務を効率よく進められるようになります。

また、業務の流れがシステム上で統一されることで作業が標準化され、ミスの防止や業務品質の安定にもつながります。

コストを削減できる

総務DXを進めることで、申請書や社内資料、契約書などを電子化でき、紙代や印刷費、郵送費といった直接的なコストを削減できます。

さらに、書類を保管するためのファイルやキャビネット、倉庫スペースが不要になるため、保管コストや管理コストの削減にも効果があります。

DXの導入には初期費用がかかる場合もありますが、長期的に見ると印刷・保管・管理にかかるランニングコストを大きく抑えられるケースが多いです。

働き方改革を推進できる

働き方改革とは、多様で柔軟な働き方や長時間労働の是正を実現する取り組みです。総務DXによって勤怠管理、各種申請、契約手続き、社内連絡などの業務がオンライン化されると、場所に縛られずに仕事ができる環境が整います。

これまで総務業務は押印や紙書類の処理のために出社が必要な場面が多く、これがリモートワークの妨げになっていました。そこでITツールを導入することで、在宅勤務やテレワークでもスムーズに業務を進められるようになります。

また、総務DXが進めば、移動時間や待ち時間、作業工数が減り、残業の削減にもつながります。

参考：働き方改革特設サイト｜厚生労働省

情報共有が円滑化される

総務DXによって業務手順書や社内ルール、各種マニュアルをITツールで一元管理すれば、必要な情報を誰でもすぐに確認できるようになります。

総務では、「この作業はあの人しか分からない」「聞かないと進められない」といった属人化が起こりやすく、担当者不在時や引き継ぎの際に業務が滞る原因となっていました。

情報をデジタルで整理・共有することで、担当者に依存しない業務体制を構築できます。その結果、引き継ぎや人事異動の際の負担も軽減されます。

組織全体の負担軽減に繋がる

総務は入社・退職手続き、各種申請、備品管理、社内からの問い合わせ対応など、ほぼすべての部署と関わる役割を担っています。

そのため、総務の業務が紙や対面中心で非効率だと、他部署の社員も「手続きに時間がかかる」「何度も確認が必要」といった負担を感じやすくなります。

総務DXによって申請や手続きをオンライン化すれば、社員は自分のタイミングで簡単に対応でき、進捗状況もすぐに確認できます。結果として待ち時間ややり取りの手間が減り、本来の業務に集中しやすくなります。

データドリブン経営が可能になる

総務DXはデータを根拠にしたデータドリブン経営を可能にします。データドリブン経営とは、経営者や管理職が勘や経験だけに頼るのではなく、数値や事実に基づいて意思決定を行う経営手法のことです。

総務DXを進めることで、人事情報、勤怠データ、残業時間、業務量、申請件数などがデータとして自動的に蓄積され、グラフや表で分かりやすく可視化されます。

これにより、「どの部署に負担が集中しているか」「人員が足りていないのはどこか」といった課題を客観的に把握できます。その結果、感覚的な判断ではなく、根拠のある人員配置や業務改善の判断が可能になります。

総務DXを推進する際の注意点

総務DXを進めるにあたっては、単にデジタルツールを導入するだけでは十分な効果は得られません。業務内容や組織体制を理解したうえで計画的に進めることが重要です。

ここでは、総務DXを推進する際に特に注意すべきポイントについて、詳しく解説していきます。

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既存業務の可視化・フローの見直しを行う

総務DXを成功させるためには、すぐにシステムを導入するのではなく、まず既存業務を可視化し、業務フローを見直すことが重要です。

現在どのような作業があり、どこに時間や手間がかかっているのかを整理しないままDXを進めると、現場に混乱が生じたり、効果が出にくくなったりします。

業務を洗い出したうえで、「どの業務からDX化すべきか」「本当にデジタル化が必要か」を検討することが大切です。また、最初から全業務を一気に変えるのではなく、申請業務や情報共有など影響範囲の小さい業務から小規模に始めましょう。

目的・目標を明確にしておく

総務DXでは何のためにDXを行うのかという目的と目標を明確にする必要があります。目的が曖昧なままツールを導入すると、使われないシステムや導入しただけで終わるDXになりがちです。

たとえば、「申請業務にかかる時間を半分にする」「リモートワークでも総務業務を完結させる」など、具体的なゴールを設定することで、取り組みの方向性が定まります。目的と目標を社内で共有しておくことで、関係者の理解も得やすくなります。

従業員の教育が必要

総務DXは総務部門だけで完結するものではなく、全社的に新しい仕組みやツールを使う取り組みであるため、従業員一人ひとりがデジタル技術を理解し、受け入れる必要があります。

どれほど優れたシステムを導入しても、使い方が分からなかったり、従来のやり方に固執したりすれば、DXの効果は十分に発揮されません。

そのため、操作方法を学ぶ研修や分かりやすいマニュアルの整備に加え、「なぜDXを進めるのか」「業務がどう楽になるのか」といった目的やメリットを丁寧に伝えることが重要です。

特に紙や対面での業務に慣れている従業員ほど不安や抵抗を感じやすいため、段階的な導入と継続的なサポートを行いましょう。

効果検証と改善を行う

総務DXはツールなどを導入して終わりではなく、継続的な効果検証と改善が必要です。DX施策を始めた後は、「業務時間は本当に短縮されたか」「現場の負担は減ったか」などを定期的に確認することが重要です。

もし効果が出ていない場合は、運用方法を見直したり、別の業務に適用範囲を広げたりするなど、改善を繰り返していく必要があります。このようにPDCAサイクルを回しながら取り組むことで、総務DXは徐々に定着し、組織全体の成果へとつながっていきます。

総務DXの推進に活用できるシステムの例

総務DXを進めるには業務を支えるITシステム・ITツールの活用が欠かせません。目的に合ったシステムを導入することで、業務効率化やミス削減、働き方改革を一気に進めることができます。ここでは、総務DXの推進に特に役立つ代表的なシステムを紹介します。

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ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、稟議書や各種申請書の作成から承認、決裁までの流れをデジタル上で一元管理できるシステムのことです。総務DXの中心となり得るシステムといえるでしょう。

従来のように紙の書類を回覧したり、押印のために出社したりする必要がなくなり、パソコンやスマホからいつでも申請・承認が可能になります。申請状況も画面上で確認できるため、誰のところで止まっているのか分からないといった問題も減ります。

また、承認ルートやルールをシステム上で統一できるため、担当者ごとのやり方の違いによる属人化を防げます。

RPAツール

RPAとは、パソコン上で行う定型的で繰り返しの多い作業を、ソフトウェアロボットが人の代わりに実行する仕組みです。

総務業務では、勤怠データの集計、社員情報の登録・更新、複数システムへのデータ転記、定期的な帳票作成など、時間と手間がかかる定型作業が多く存在します。

これらをRPAで自動化すれば、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。

その結果、総務担当者は単純作業から解放され、制度設計や業務改善、社員サポートといった本来注力すべき業務に集中できるようになります。人手不足でも安定した業務運営を実現しやすく、総務DXと相性の良いツールです。

チャットボット

チャットボットとは、社員からの質問に対して自動で回答する仕組みです。総務への問い合わせ対応などを効率化し、業務負担を大きく軽減してくれます。

総務には申請方法や就業規則といった同じ内容の問い合わせが集中しがちですが、チャットボットに社内FAQやルールをあらかじめ登録しておくことで24時間対応が可能になり、こうした定型質問に即時回答できます。

その結果、総務担当者は問い合わせ対応に追われることなく、本来の業務に集中できるようになります。また、社員側も待たずに必要な情報を得られるため、社内の利便性向上にもつながります。

文書管理システム

文書管理システムとは、契約書、社内規程、申請書、マニュアルなどの文書をデジタル環境で一元管理するシステムです。書類管理を効率化し、総務DXの基盤を支える仕組みを作れます。

紙や個人フォルダで管理していた書類をクラウド上で管理することで、「どこにあるかわからない」「最新版が不明」といった問題を防ぐことが可能です。検索機能により必要な文書をすぐに見つけられるほか、アクセス権限を設定することで情報漏えい対策にもなります。

オンラインでの文書管理体制が整うことで、業務の属人化を防止でき、引き継ぎや在宅勤務にも対応しやすくなります。

総務DX推進におすすめのシステム

おすすめのワークフローシステム

おすすめのRPAツール

おすすめのチャットボット

おすすめの文書管理システム

まとめ

総務DXは、デジタル技術を活用して総務業務を効率化し、組織全体の生産性や働きやすさを高める取り組みです。多様な働き方への対応や業務負荷の軽減、属人化の解消といった背景から、その重要性は年々高まっています。

ワークフローシステムやRPA、チャットボット、文書管理システムなどを活用すれば、業務効率化やコスト削減、情報共有の改善が可能になり、組織全体の負担軽減やデータドリブン経営にもつながります。

一方で、予算確保の難しさや人材不足、セキュリティへの不安などにより、取り組みが進みにくい課題もあります。

総務DXは一度で完了するものではなく、目的を明確にしたうえで段階的に進め、効果検証と改善を重ねることが重要です。本記事を参考に総務DXを進めていきましょう。