EDIとは？メリット・デメリットやツールの選び方をわかりやすく解説

EDIとは、伝票や文書を電子データで自動的に交換することです。物流や銀行などさまざまな業種で導入されており、業務効率化や内部統制の徹底にも繋がります。本記事では、EDIのメリット・デメリットやEDIシステムの機能、選び方について解説しています。

目次

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1. EDIとは？
2. EDI取引が増加している背景
3. EDIの種類
4. EDIツールの基本機能・サービス
5. EDIのメリット
6. EDIのデメリット
7. EDIツール・システムの比較ポイント
8. まとめ

EDIとは？

EDIとはElectronic Data Interchange（電子データ交換）の略で、企業間で行われる電子商取引の仕組みのことです。受発注から出荷、請求や支払いまでの一連のやり取りを、通信回線を通じて行います。各種取引を自動化でき、業務の効率化を図れるのがメリットです。

従来の電話やFAX、メールなどを使った取引と比較すると、業務の効率化を図れるのはもちろん、ペーパーレス化によってコストを削減できます。また、書類の作成を手作業でする場合に起こり得る人的ミスを減らし、正確な取引ができるのも特徴です。

しかし、EDIには導入が難しいとの声もあり、特に中小企業は導入が遅れていると言われています。そこで今回は、EDIをスムーズに導入するために使うEDIツールのメリット・デメリットや選び方をまとめました。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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EDIとBtoB ECサイトの違い

EDIとBtoB ECサイトは一見、同じように見えますが、それぞれには異なる目的があります。EDIはFAXなどを通して行われる紙でのやり取りを電子化し、業務を効率化させるのが主な目的です。

一方でBtoB ECサイトはWEBブラウザの特性を活かし、商取引を実現させるのが目的となっており、この2つには違った意味があります。電子データで取引を行うEDIもBtoBにおけるEC取引の一種とされており、大きな枠で捉えれば同じです。

ただし、BtoB ECサイトはサイト内で賞品を閲覧したり、検索したりできるものの、EDIはそのような見せ方は得意ではありません。また、ECサイトには販売や取引だけでなく、顧客とのコミュニケーション要素が含まれているのが特徴です。

EDIとEOSの違い

EOSは「Electronic Ordering System（電子発注システム）」の略で、EDIの一部の仕組みを用いて発注業務の電子化に特化したシステムです。EDIは発注だけでなく、納品や請求など一連の流れを電子化できますが、EOSは発注業務のみに特化しています。

「棚卸スキャン方式」「オーダーブックスキャン方式」「EOB方式」などの発注方式があり、各企業の業種や形態にあわせて選ぶことができます。発注業務をシステム上で管理することでミスをなくし、トラブルを減らすことがEOSの目的です。

EDIとAPIの違い

APIは「Application Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）」の略で、プログラムやWebサービス、ソフトウェアの間をつなぐインターフェースを意味します。
APIが、ユーザーの必要に応じて呼び出され、アプリケーション同士を繋ぐものであるのに対して、EDIはインターネットや専用回線を通じて電子データをやりとりするものであり、両者は機能や目的に違いがあります。

EDI取引が増加している背景

近年では、取引の一連の流れを電子データで管理するEDI取引が増えてきており、物流や銀行など多くの企業が導入しています。EDI取引が増えた背景としては、業務の効率化を図れることやテレワークの増加などが挙げられるでしょう。以下で、詳しく解説します。

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業務効率化を図れる

EDIを導入すると取引業務を自動化できるため、業務効率化を図れます。また、紙での取引よりもミスが少なくなり、用紙や郵送代などのコスト削減にも繋がることもEDI取引が増加している背景の1つです。

従来の取引では発注書などの紙媒体を使用していたため、人為的なミスも少なくありませんでした。しかし、EDI取引を導入したことによってミスが減っただけでなく、コストまで削減できたため、多くの企業が導入したと考えられます。

テレワークでも受注業務を行える

感染症対策などの影響により、以前に比べてテレワークをする従業員が増えたことも理由の1つです。感染症対策を行うために、多くの企業がテレワークを取り入れました。

その際、自宅にいても受注や発注業務ができるように、電子データでの取引が可能なEDIの導入が増えたと考えられています。EDI取引ではデータ上で一通りの取引を完結できるため、インターネット環境さえあれば自宅での業務も可能です。

取引先や業界のEDI化が進んでいるため

EDI取引を行うためには、取引を行う双方の企業がEDIを導入していなければなりません。近年では大手企業の導入が増加しており、取引先とのやり取りを柔軟に行うためにも、EDI取引の利用がどんどん増えてきています。

EDI取引が増えていく中で対応ができないとなると、経営上の遅れを取ることになりかねません。日々、変化していく市場に付いていき、遅れを取らないようにするためにも、EDIを導入する企業が増加していると考えられます。

電子帳簿保存法改正への対応

電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの電子保存が義務化されることもEDI取引が増加している理由の1つです。電子帳簿保存法とは、発注書や請求書などの書類を電子化し、保存するための法律で、EDI取引は電子データの保存にも役立ちます。

従来は電子データだけでなく、紙の保存でも問題ありませんでした。しかし、2022年1月に行われた法改正により、電子取引における帳簿保存に関しては紙での保存は認められなくなり、現在は電子データでの保存が義務付けられています。

完全義務化となるのは2024年1月なので、紙から電子データの保存へと移行するための準備として、EDI取引を導入する企業が増え始めました。EDIの導入は電子帳簿保存法改正への対応にも役立つため、現段階で取り入れておくのがおすすめです。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

EDIの種類

EDIには、個別EDI・標準EDI・業界VANの3つの種類があります。種類によって使いやすい企業が異なるため、自社に合うものを選んで取り入れるのがおすすめです。以下で、それぞれの概要や特徴を解説します。

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個別EDI

個別EDIは通信方法や識別コード、フォーマットなどを取引先ごとに細かく設定できるのが特徴です。取引先によって取引のルールを自由に決められるため、それぞれの取引先と異なるフォーマットなどで取引したい場合に向いています。

個別EDIは、自由にルールを変更できるのがメリットです。しかし、ルールは基本的に発注者が主導権を握るケースが多く、汎用性が低い点が懸念されます。そのため、個別EDIは取引先が少なく、各企業と異なるルールで取引をしたい場合におすすめです。

標準EDI

標準EDIはフォーマットや取引規約などの基本ルールが標準化されており、同じ規格を使う場合に限り、複数の取引先とのやり取りが可能です。個別EDIでは発注者側がルールの主導権を握りますが、標準EDIは設定の必要がないため、受注者の負担が軽減されます。

細かな設定なども必要なく、ルールが標準化されているので、詳細な設定や取引先ごとのルール分けが必要ない場合におすすめです。企業間の力関係に左右される可能性も低くなり、対等にやり取りが行える点もメリットと言えるでしょう。

業界VAN

業界VANは標準EDIの一種で、特定の業界に特化したネットワークサービスとして知られています。業界共通の取引先コードや商品コードが標準化されているため、同業者の中で同じVANを使用している企業との取引がスムーズに行えるのが特徴です。

さまざまなサービスがあり、主に酒類業界・加工食品業界・医薬品業界・日用雑貨業界などが業界VANを利用しています。業界VANによるEDIサービスもあるため、自社の業種に合ったものを選び、導入を検討しましょう。

近年注目されている「Web EDI」とは

EDI取引の導入を行う企業が増えてくる中、近年では「Web EDI」と呼ばれるものが注目され始めています。ここでは、インターネット回線を利用した「Web EDI」が注目される理由を解説します。

インターネット回線を利用したEDI

Web EDIとは、インターネット回線を利用したEDI取引のことです。低コストで導入・運用できることから、EDI取引の導入を検討している企業から注目されています。従来の電話回線や専用回線を上回る速度で通信でき、よりスムーズなやり取りが可能です。

従来のEDI取引では、専用のシステムをインストールして利用していましたが、Web EDIではインターネット回線とWebブラウザを使って取引を行います。インターネット環境とパソコンさえあれば導入でき、従来のEDIよりも手軽に導入できるのが魅力です。

ただし、Web EDIは標準化されていないため、処理が煩雑になる可能性もあるでしょう。操作の難易度が高いことも懸念されており、業務が属人化するケースも少なくありません。そのため、導入前に取引先とのデータの互換性を確認するなどの必要があります。

2024年問題の解決に役立つと注目されている

2024年問題とはINSネットのデジタル通信サービス終了に伴い、ISDN回線を利用したEDI取引の影響が懸念されていることです。Web EDIを使えば、この2024年問題の解決に役立つとされており、サービスの終了に間に合うように導入する企業が増えています。

インターネット回線を利用したWeb EDIなら、2024年問題に対応できるものの、実はデメリットもあります。Web EDIは標準化されていないため、企業ごとにEDIシステムの仕様を確認しなければなりません。デメリットを加味した上で、導入を検討しましょう。

Web EDIはセキュリティ対策に注意が必要

EDIは、専用回線を用いて電子データのやり取りを行うため、他の連絡網から隔離でき、セキュリティの安全性が保たれています。しかし、Web EDIにおいては、インターネット回線を使用するため、セキュリティ対策に注意が必要です。

セキュリティに配慮して安全に活用するためにも、不正アクセスの検知を定期的に実施しているものや、運用サポートが受けられるサービスを利用しましょう。

EDIツールの基本機能・サービス

EDI取引を導入する場合には、ツールの利用を検討しましょう。以下で、EDIツールに備わっている基本機能やサービスについて解説します。

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機能	主な内容
データ通信	VANやインターネットを介して取引で使われるデータの送受信を行う機能
システムの統合	商品の確保や発送を実行するシステムとEDIを関連付けて統合する機能
処理の自動化	人の判断を必要としない単純な処理を自動化する機能
取引の可視化	取引状況を表示したり、結果をレポートとして出力したりする機能

データ通信

データ通信は、EDI取引に使われるデータの送受信を行う機能です。VANやインターネットを介して、取引で使われるデータの送受信を行う機能ですが、企業間の通信プロトコルを調整し、データを標準的な規格に変換する機能も含まれています。

企業間の通信プロトコルを調整しなければ、それぞれの規格が合わず、スムーズに手続きが進まなくなってしまうでしょう。効率よくデータの送受信をするためにも、データを標準的な規格に変換する必要があります。

システムの統合

システムの統合は、データの送受信後に行われる商品の確保や発送を実行するシステムとEDIを関連付けて統合し、スムーズな取引が行えるようにする機能です。EDI取引はデータの送受信だけでは終わらず、その後にさまざまなフローがあります。

取引に関するフローを順序良く進めるために、その他のシステムをEDIと関連付ける機能です。また、開始時間などを決めておくことで、取引のスケジューリングが行えるツールも多くあるため、細かな予定を決める場合は積極的に活用しましょう。

処理の自動化

処理の自動化は、人の判断を必要としない処理を自動化し、取引の効率化を図るための機能です。自動化できる部分を増やすことで取引の効率をアップさせ、よりスムーズな取引を実現できます。

単純な処理のみに限りますが、自動化することで人為的なミスも削減でき、効率的かつ正確な取引が可能になるでしょう。

取引の可視化

EDI取引においては、どのようなデータのやり取りをしていたのかを把握しておくことも大切なポイントです。取引の可視化は内容を把握するために、取引の状況をビューアー表示したり、結果をレポートなどで出力したりできる機能を指します。

レポート出力ができれば、データとしての保管がしやすくなるだけでなく、印刷をして保管してきたいときにも便利です。出力できる形式は利用するサービスによって異なるため、使いたい形式がある場合には導入前に確認しておきましょう。

EDIのメリット

EDIには、取引業務の手間の削減やミス防止などのメリットがあります。また、電子データで取引を行うため、ペーパーレス化推進に対応できるのも魅力です。以下で、詳しい4つのメリットを解説します。

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取引業務の手間を削減できる

EDIを導入すると電子データでのやり取りが基本となるため、今まで行っていた印刷や郵送にかかる手間が削減できます。企業間の取引においては印刷や郵送だけでも、かなりの手間がかかってしまうため、EDIによって削減できると業務の効率化を図れます。

電子データでのやり取りでは履歴もしっかりと残るので、取引の内容を確認しやすいのもメリットです。今まで担当者が負っていた負担を軽減することができるほか、より正確でスピーディーな取引が実現できるでしょう。

業務効率化・ミス防止

EDI取引では帳票類のやり取りを自動化できるため、迅速な対応ができるのもメリットです。発注から納品までの時間を指すリードタイムを短縮でき、取引の流れを良くすることができます。FAXなどでやり取りするより、スピーディーな取引が可能です。

また、データを一本化することで正確な受注予測ができ、在庫管理や生産計画もしやすくなります。紙による書類の処理は工程や作業に携わる従業員が多く、トラブルや記入ミスなどが発生するケースもあるでしょう。

EDI取引なら、そのような人為的ミスが起きるリスクを軽減し、効率よく迅速な対応ができるようになります。自社の生産性をアップさせるだけでなく、取引先ともスムーズなやり取りができるため、双方に大きなメリットがあるのが特徴です。

ペーパーレス化推進に対応できる

EDIの導入によって取引が電子化すると、ペーパーレス化の推進に対応できるのもメリットです。取引のデータを電子化することでテレワークにも対応できるほか、印刷・郵送・紙媒体の管理コストを削減できます。

ペーパーレス化によってコストを削減できるのはもちろん、電子データの取引が可能になれば、自宅などで仕事をしている場合でも、問題なく取引業務を行えるようになるでしょう。紙媒体の保管も必要もなくなり、紛失等のリスクも軽減されます。

内部統制を徹底できる

EDIの導入をすると、一定のルールや業務プロセスの元で電子データのやり取りを行うため、内部統制が徹底されるのも大きなメリットです。会社を効率的かつ健全に運営するためには、内部統制が欠かせません。

EDIでは決められたプロセスの元で取引を行うので、細かなミスや誤認などもしにくいでしょう。正確な取引は、取引先からの信用性向上にも繋がるため、内部統制を徹底できることは非常に魅力的です。

EDIのデメリット

EDIには業務の効率化やペーパーレス化など多くのメリットがありますが、実はデメリットもあります。ここでは、覚えておきたい2つのデメリットを解説します。メリットだけでなく、デメリットもしっかり理解した上で導入を検討しましょう。

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企業間のEDIに互換性が必要

EDIは、あくまでも企業間のやり取りを電子データで行うものであり、お互いに互換性のあるEDIを導入していない場合には有効活用できません。互換性のないEDIではメリットを得られないほか、そもそも相手企業がEDIを導入していない場合は活用できないでしょう。

スムーズな取引を行うためには、相手企業にもEDIを導入して貰う必要があります。そのため、自社でEDIを導入するだけでなく、取引先に導入を働きかけることも大切です。

企業間取引が少ないと費用対効果を見込めない

EDIは企業間の取引を効率化させるためのものなので、そもそも企業間の取引が少ない場合には、大きな効果は見込めません。多少でも取引があればEDIを使うこともできますが、導入にかかるコストを考えると、十分な費用対効果は得られない可能性があります。

企業間取引が少ない企業がEDIを導入すると、かえって効率が悪くなる場合もあるため、費用対効果を計算してから導入を検討しましょう。場合によってはFAXなどで取引をした方が楽な可能性もあるので、しっかり比較検討することが大切です。

EDIツール・システムの比較ポイント

EDIシステムの導入によるメリットを得るためには、自社に合うシステムやツールを選ぶ必要があります。ここでは、主な5つの選び方を詳しく解説します。

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データ交換の手順が自社に対応しているか

EDIは選ぶツールやシステムによって、データ交換の手順が異なります。銀行や流通など、業界ごとにデータ交換の手順が異なるため、自社に対応しているか確認することが重要です。通信プロトコルの種類を確認し、対応できるかどうかチェックしましょう。

通信プロトコルとは、異なるデバイスなどが、お互いに通信するために選定された手順です。通信プロトコルには、さまざまな種類があります。企業間で円滑な接続をするためにも、自社に対応している通信プロトコルを選びましょう。

導入形態は適切か

EDIの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社でサーバーを用意し、システムを開発する方法です。初期費用がかかりやすくインフラ管理の負担がある一方で、カスタマイズを自由に行えるメリットがあります。

クラウド型はベンダーから提供されたシステムを使う方法で、初期費用や運用コストが低く、Web EDIを多く提供しているのが特徴です。低コストで手軽に使えるものの、カスタマイズしにくい点には注意しなければなりません。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社に合った導入方法を選ぶようにしましょう。自社のシステムと上手く連携させたいならオンプレミス型、手軽に導入したいならクラウド型を選ぶのがおすすめです。

EDIの種類は適切か

EDIにはさまざまな種類があり、適切なものを選ぶ必要があります。2024年1月に行われるISDNサービスのINSネット廃止に伴い、ISDN回線を利用したEDI取引の影響が懸念されているため、Web EDIか従来型のEDIにも対応したシステムの選定がおすすめです。

また、その際は取引先のEDIと互換性があるかも確認しましょう。必ずしも同じEDIを導入する必要はありませんが、互換性のあるものを選ばなければ、取引がスムーズに行えません。メリットを最大限に引き出すためにも、互換性にも注目しましょう。

データ処理が高品質か

EDIは選ぶシステムやツールによって、データの処理能力や転送速度が異なります。よりスムーズで円滑な取引を行うためにも、データ処理が高品質かどうかを確認しましょう。データ処理能力が低い場合、業務の効率化が図れない可能性があります。

データ処理の速度について、Web EDIは、インターネット回線を使用しているため通信速度が速く、従来のEDIよりもスムーズにデータのやり取りを行えます。速度を重視したい場合は検討してみるといいでしょう。

サポート体制・セキュリティ対策は充実しているか

EDIは業界知識や特殊なプロセスなどが必要となるため、サポート体制について確認しておくことも大切です。トラブルがあった際に、どのような対応をしてくれるのか確認するのはもちろん、対応時間などもあわせてチェックしておきましょう。

また、セキュリティ対策についても確認しておくのがおすすめです。企業間取引では重要なデータをやり取りすることもあるため、情報漏洩などが起こらないように、セキュリティ対策をしっかり行っているツールやサービスを選びましょう。

まとめ

EDIは企業間の取引を電子化するシステムのことで、近年では多くの企業が導入しています。EDIの導入を行うと取引業務を効率化できるほか、ペーパーレス化の推進に対応できたり、人為的なミスを減らしたりと多くのメリットが得られます。

ただし、相手企業が互換性のあるEDIを導入していない場合には、上手く活用できない可能性もあるでしょう。また、企業間取引が少ないと思っていたような効果が得られない場合もあるため、費用対効果を計算してから導入を検討することが大切です。
EDIを上手く導入できれば取引できる企業が増え、新たなビジネスチャンスを生むこともできます。ぜひ本記事を参考にしながら、自社にあったEDIシステムやツールの導入を検討してみましょう。