マイナンバー収集時に必要な本人確認とは？書類の例や注意点を解説

マイナンバーを収集する際は、「番号確認」と「身元確認」を含む本人確認が必要です。どのような書類が必要なのかを把握し、適切にマイナンバーの収集・管理を行いましょう。この記事では、マイナンバー収集時に必要な本人確認書類の例や注意点などを解説します。

目次

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1. マイナンバー収集時には本人確認が必要
2. マイナンバー収集で必要な本人確認書類の例
3. マイナンバー収集で本人確認を行う際の注意点
4. マイナンバー収集にはマイナンバー管理システムがおすすめ
5. おすすめのマイナンバー管理システム5選
6. まとめ

マイナンバー収集時には本人確認が必要

マイナンバーの提供を受ける際には、なりすまし防止の観点から本人確認が義務付けられています。本人確認の際には、「番号確認」と「身元確認」の両方を行う必要があり、この2点がマイナンバーの適切な収集のために重要です。

番号確認とは、提出されたマイナンバーが正しいかを確認することで、マイナンバーカードや通知カードなどを用いて行います。一方で身元確認は、マイナンバーを提出した人物が本人かを確認し、マイナンバーカードや運転免許証など顔写真付き書類が必要です。

それぞれ必要書類が異なるため、どの書類で確認できるのかを事前に把握し、法令に沿った形でマイナンバーの収集・管理を行いましょう。この記事では、マイナンバー収集時に必要な本人確認書類の例や注意点などを解説します。

参考：本人確認に関するFAQ｜国税庁

マイナンバー収集で必要な本人確認書類の例

マイナンバーを収集する際には、法律に基づき本人確認書類の提示が必要です。ここからは、マイナンバー収集で使用される主な本人確認書類の例を紹介します。

参考：番号法に基づく本人確認方法｜国税庁

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マイナンバーカード

マイナンバー（12桁の個人番号）とマイナンバーカードは混同されがちですが、実際には別物です。マイナンバーとは、あくまで個人に割り当てられた番号そのものを指します。

マイナンバーカードは、その番号を持つ本人であることを証明するための顔写真付きICカード型の身分証明書です。カード表面に記載された顔写真・氏名・生年月日などで身元確認を行い、裏面に記載された個人番号によって「番号確認」が可能です。

そのため、1枚のカードだけで本人確認が完結する点が大きな特徴です。また、通知カードや住民票の写しと別の身分証明書を組み合わせる必要がないことで、書類不備や確認漏れを防ぎやすくなります。

通知カードもしくは住民票の写し＋顔写真付き身分証明書

マイナンバーカードを持っていない場合は、マイナンバーの通知カードやマイナンバーが記載された住民票の写しを用いて「番号確認」を行い、顔写真付きの身分証明書で「身元確認」を行えます。顔写真付き身分証は、以下のようなものが代表的です。

1. 運転免許証
2. パスポート
3. 在留カード
4. 身体障害者手帳

番号確認と身元確認は別々に行う必要があるため、必ず2種類の書類をセットで提出しましょう。また、通知カードを使用する場合は、住所や氏名などの記載内容が現在の情報と一致している必要があります。

この方法は、マイナンバーカードがない場合の代表的な本人確認であり、正しく書類を揃えることで、法律上の要件を満たしたマイナンバー収集が可能です。

通知カードもしくは住民票の写し＋顔写真なし身分証明書2点

顔写真付きの身分証明書を用意できない場合でも、条件を満たせば本人確認ができます。マイナンバー通知カード、またはマイナンバーが記載された住民票の写しで「番号確認」を行い、顔写真なしの身分証明書を2点提出することで「身元確認」が可能です。

顔写真なしの身分証明書は、以下のようなものが用いられます。

1. 健康保険証
2. 年金手帳（基礎年金番号通知書）
3. 印鑑登録証明書
4. 児童扶養手当証書 など

顔写真がない身分証明書は本人特定の精度が低いため、2点必要になることに留意しましょう。健康保険証と年金手帳、印鑑登録証明書など、氏名や住所が確認できる書類を組み合わせて使用します。

この方法は書類準備の手間がかかるものの、マイナンバーカードや顔写真付き証明書を持っていない人でも対応できます。番号確認と身元確認の役割を正しく理解し、書類の不足や組み合わせミスがないよう注意しましょう。
 

マイナンバー収集で本人確認を行う際の注意点

マイナンバーを収集する際は、単に番号を受け取るだけでなく、法律に基づいて本人確認を正しく行う必要があります。本人確認の方法を誤ると、法令違反や情報管理上のリスクにつながるため注意が必要です。

特に使用できる書類・できない書類の区別や、情報管理の方法について正しく理解しておきましょう。ここでは、マイナンバー収集時に押さえておきたい注意点を解説します。

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記載内容が変更された通知カードは使えない

マイナンバーの通知カードは、すでに制度上廃止されており、新たに発行されることはありません。過去に発行された通知カードを持っている場合でも、住所や氏名などの記載内容に変更がある場合は、番号確認書類として使用できない点に注意が必要です。

例えば、引っ越しや結婚などによる住所・氏名の変更があったにもかかわらず、通知カードの記載内容が更新されていない場合は利用できません。記載内容が現状と一致していない書類を使うと、本人確認が不十分と判断される恐れがあります。

そのため、マイナンバー収集時には必ず最新情報が確認できる書類かどうかを確認することが重要です。

個人番号通知書は使えない

通知カードの廃止後、新たに交付されるようになったのが個人番号通知書です。ただし、個人番号通知書はマイナンバーを本人に通知するための書類であり、本人確認書類としては使用できません。

個人番号通知書には顔写真がなく、氏名や住所などの情報も限定的なため、「番号確認」や「身元確認」のいずれにも該当しないとされています。そのため、マイナンバーを収集する際に個人番号通知書だけを提出しても、法令上の本人確認要件は満たせません。

マイナンバーを収集する際は、マイナンバーカードや、住民票の写しと身分証明書など、認められた組み合わせの書類を使用する必要があります。

マイナンバー収集にはマイナンバー管理システムがおすすめ

マイナンバーの収集・管理には、マイナンバー管理システムの利用がおすすめです。管理システムを導入することで、マイナンバーと本人確認書類をシステム上で安全に回収し、書類の確認や保管を効率化できます。

また、紙での管理に比べ、紛失や漏えいリスクを減らせる点も大きなメリットです。アクセス制限や暗号化などのセキュリティ対策が施されているため、法令遵守と業務効率化を両立しやすくなります。

おすすめのマイナンバー管理システム5選

まとめ

マイナンバーを収集する際は、なりすまし防止のために「番号確認」と「身元確認」を行う本人確認が法律で義務付けられています。使用できる書類と使えない書類を正しく理解し、誤った確認方法を取らないことが重要です。

また、通知カードや個人番号通知書の取り扱いには注意が必要です。マイナンバー管理システムを活用すれば、本人確認書類の収集や管理を効率化し、安全性も高められます。本記事を参考に、適切なマイナンバーの収集・管理体制を整えましょう。