おすすめの内部通報システム・サービス9選｜選ぶ際のポイントも解説

内部通報システムとは、企業で起こる不正行為やハラスメントについて、従業員が安心して内部通報できるようサポートするサービスです。この記事では、おすすめの内部通報システム・サービスや選ぶ際のポイント、利用時の注意点などを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 内部通報システム・サービスで健全な労働環境を整えよう
2. 内部通報サービスはタイプ・匿名性・専門性で選ぶ
3. 内部通報サービスの選び方で重要な3つのポイント
4. 内部通報サービスのその他の比較ポイント
5. おすすめの内部通報システム・サービス9選
6. 内部通報サービスを利用する際の注意点
7. まとめ

内部通報システム・サービスで健全な労働環境を整えよう

内部通報システム・サービスとは、企業内で起こる不正行為やハラスメント、法令違反などについて、従業員が通報・相談できる仕組みを提供するサービスです。このサービスによって問題を早期に発見でき、トラブルの拡大防止に繋がります。

社内の上司に直接相談しづらい内容であっても、専用の窓口や外部サービスを通じて匿名で通報できる場合が多く、通報者の保護にも配慮されています。

また、内部通報システムの導入により、不正やハラスメントを放置しない姿勢を社内外に示すことができ、健全な労働環境づくりを図れます。企業の信頼性を守るうえでも重要な役割を果たすサービスです。

内部通報制度とは

内部通報制度とは、企業が組織内で発生する不正行為やコンプライアンス違反を早期に把握し、是正するために設ける仕組みです。従業員や関係者からの通報や相談を受け付け、内容を調査したうえで必要な対応を行うことで、問題が深刻化する前に対処できます。

また、通報者が不利益を受けないよう保護することも制度の大きな目的であり、企業と従業員の双方を守るための重要な制度といえます。

内部通報制度が整っている企業は、透明性が高く、安心して働ける環境を整えていると評価されやすくなります。さらに近年は、法令遵守の観点からも制度整備の重要性が高まっています。

参考：組織の不正をストップ！従業員と企業を守る「内部通報制度」を活用しよう｜政府広報オンライン

内部通報サービスはタイプ・匿名性・専門性で選ぶ

内部通報サービスを選ぶ際は、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。結論として、「サービスのタイプ」「匿名性」「専門性」の3点を確認することが、適切なサービス選定につながります。

内部通報サービスには社内向け・外部委託型など複数のタイプがあり、企業の体制や課題によって適した形は異なります。また、通報者が安心して利用できるように匿名性が十分に担保されているかも重要です。

さらに、不正やハラスメントといった問題に正しく対応するためには、法務や労務に関する高い専門性も欠かせません。次の章では、これら3つのポイントについて、それぞれ詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. サービスのタイプを確認
2. 匿名性は担保されるか
3. 専門性は高いか

【その他の比較ポイント】

1. 通報チャネルや受付時間を確認
2. 多言語に対応しているか
3. 費用は適正か

内部通報サービスの選び方で重要な3つのポイント

内部通報サービスを導入する際は、単に通報できる仕組みがあるかだけで選定するのは不十分です。ここからは、内部通報サービスを選ぶうえで特に重要な3つのポイントについて、順に解説していきます。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

サービスのタイプを確認

内部通報サービスにはいくつかのタイプがあり、それぞれ特徴や向いている企業が異なります。自社の人員体制や運用負担を考慮し、無理なく運用できるタイプを選ぶことが重要です。

内部通報は導入して終わりではなく、通報の受付や対応、是正まで継続的な運用が求められます。そのため、「どこまでを外部に任せたいのか」「社内で対応できる範囲はどこまでか」を整理したうえで、最適なサービスのタイプを選ぶ必要があります。

主なタイプは、大きく分けて次の3つです。

内部通報窓口を代行するタイプ

内部通報窓口を代行するタイプは、通報の受付を外部の専門機関が担うサービスです。外部の業者に委託できるため、社内に通報窓口を設置するリソースを割けない企業や、通報者の安心感を重視したい企業におすすめです。

また、第三者が窓口となることで、社内に知られるのではないかという不安の軽減に繋がったり、担当者の負担を減らせるでしょう。一方で、社内事情の把握には一定の連携が必要になるため、外部との情報共有体制を整えておくことが重要です。

専用ツールを提供するタイプ

専用ツールを提供するタイプは、社内に通報用のシステムやプラットフォームを導入し、自社で運用する形式です。社内に一定の人員や管理体制があり、通報対応を内製化したい企業に向いています。

Webフォームやチャット形式で通報できるため、利便性が高く記録の管理もしやすいです。ただし、自社のルールに合わせて柔軟に運用できる反面、対応の質は社内体制に左右されるため、担当者教育や運用ルールの整備が必要不可欠になります。

内部通報体制の構築までサポートするタイプ

内部通報体制の構築までサポートするタイプは、制度設計から運用ルールの策定、教育まで一貫して支援するサービスです。そのため、内部通報制度を初めて導入する企業や、制度を見直したい企業に適しています。

単なるツール提供にとどまらず、規程作成やフロー設計まで支援してもらえるため、形だけの制度になりにくいでしょう。コンプライアンス体制を本格的に整えたい企業にとって、心強い選択肢といえます。

匿名性は確保されているか

内部通報サービスを選ぶ際は、匿名性が十分に確保されているかを必ず確認する必要があります。通報者の身元が特定されにくい仕組みが整っているサービスでなければ、安心して通報することはできません。

具体的には、通報1件ごとに固有のIDが付与され、氏名や連絡先を明かさずに企業側とやり取りできる仕組みがあるかがポイントです。このような仕組みがあれば、通報後の追加質問や進捗確認も匿名のまま行えます。

反対に匿名性が不十分な場合、通報者は報復や人事上の不利益を恐れて声を上げにくくなり、内部通報制度そのものが形骸化してしまいます。従業員が安心して利用できる環境を整えるためにも、匿名性を担保する設計かどうかを慎重に見極めることが大切です。

専門性は高いか

内部通報には、ハラスメントや法令違反、労務問題など専門的な判断が必要なケースも多くあります。そのため、弁護士や社会保険労務士などの専門家が関与するサービスを選ぶと安心感を得られるでしょう。

専門性の高い対応が可能であれば、通報内容の整理や適切な初期対応、是正措置の判断もしやすくなります。企業側の対応ミスによるリスクを減らすためにも、専門知識を持つ第三者のサポートが受けられるかは重要なポイントです。

内部通報サービスのその他の比較ポイント

内部通報サービスを選ぶ際は、前章で解説した「タイプ・匿名性・専門性」に加えて、実際の運用を想定した細かな比較ポイントも確認することが重要です。ここでは、特に確認しておきたいその他の比較ポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

通報チャネルや受付時間を確認

内部通報サービスを選ぶ際は、どのような通報チャネルが用意されているかを確認しましょう。電話やメール、Webフォーム、専用ツールなど、複数のチャネルに対応していれば、状況や本人の心理的負担に応じて使い分けができ、最も通報しやすい手段を選べます。

また、ハラスメントや不正は時間を問わず発生する可能性があるため、24時間受付可能なサービスであれば、通報の機会を逃しにくくなります。通報のしやすさは制度の実効性を左右する大きな要素です。

多言語に対応しているか

外国人従業員や日本語話者以外のスタッフがいる場合、多言語対応は重要な比較ポイントになります。多言語に対応した内部通報サービスを選ぶことで、すべての従業員が平等に制度を利用できる環境を整えられます。

日本語のみ対応のシステムでは、内容を正確に伝えられず、通報自体を諦めてしまうケースも考えられます。英語や中国語などに対応しているサービスであれば、言語の壁によるリスクを減らし、グローバル人材を含めた健全な職場づくりにつながるでしょう。

費用は適正か

内部通報サービスを選ぶ際は、費用が適正かどうかを必ず確認する必要があります。価格だけで判断せず、内容と費用のバランスを見極めることが重要です。

多くの内部通報サービスでは、導入時の初期費用や月額費用が発生します。しかし、安さだけを重視すると、対応範囲が限定されていたり、サポートや専門家の関与が不十分だったりする場合があります。

一方で、自社の規模や通報件数の想定に対して機能が過剰なサービスを選ぶと、無駄なコスト負担につながります。そのため、あらかじめ通報件数を予測しておき、必要な匿名性や専門対応の有無などを整理したうえで、費用対効果を意識して選定するのがおすすめです。

おすすめの内部通報システム・サービス9選

【内部通報窓口を代行】おすすめの内部通報システム・サービス4選

【専用ツールを提供】おすすめの内部通報システム・サービス4選

【内部通報体制の構築までサポート】おすすめの内部通報システム・サービス

内部通報サービスを利用する際の注意点

内部通報サービスは、導入するだけで自動的に効果を発揮するものではありません。具体的には、通報者の保護や信頼関係の維持を意識しながら運用することが大切であり、健全な労働環境づくりには欠かせません。

ここでは、内部通報サービスを利用する際に特に注意すべきポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

従業員が利用しやすい体制を整える

内部通報制度を形だけのものにしないためには、従業員が利用しやすい体制を整えることが重要です。通報窓口の存在と使い方を分かりやすく周知し、安心して利用できる環境を作る必要があります。

例えば、社内ポータルや社内報、研修、就業規則などを通じて、どこに・どのように通報すればよいのかを繰り返し案内することが重要です。

また、困ったときに使ってよい制度であることを明確に伝えることで、通報への抵抗感を減らせます。あわせて、通報したことによる不利益が生じないことや、匿名での相談が可能である点を丁寧に説明することで、心理的なハードルを下げられます。

通報者が特定されないよう工夫する

通報後の調査において最も注意すべき点は、通報者が特定されないように慎重かつ客観的に進めることです。例えば、「内部通報があったから調査する」と公言するのではなく、定期監査や抜き打ち確認の一環として実施するなどの工夫が有効です。

通報者が疑われる状況が生じると、制度そのものへの不信感につながりかねず、問題が発生しても通報率は低下するリスクがあります。そのため、匿名性を守る姿勢を示すことが通報につながる重要な要素です。

調査の進捗を通報者に連絡する

内部通報後に連絡がない状態が続くと、通報者は「無視された」「意味がなかった」と感じる恐れがあります。そのため、可能な範囲内で調査の進捗や結果について通報者に伝えることが重要です。

すべての詳細を伝える必要はありませんが、調査を行った事実や対応状況を伝えることで、従業員の信頼を維持できます。誠実な対応は、内部通報制度を企業文化として定着させるためにも重要なポイントです。

まとめ

内部通報システムは、不正行為やハラスメントを早期に発見し、企業と従業員の双方を守るための重要な仕組みです。導入にあたっては、サービスのタイプや匿名性、専門性を確認し、自社に合ったものを選ぶことが欠かせません。

また、従業員への周知や通報者保護、調査後の丁寧な対応も制度を定着させるために大切です。本記事を参考に、信頼される内部通報体制を整え、健全な労働環境づくりを進めていきましょう。