士業事務所にSaaSを導入するメリットとは？選定のポイントも解説

業務が属人化しやすい、紙ベースの作業が多い、などの理由から、士業事務所においてもSaaS導入の必要性が高まっています。SaaSを活用すれば、コスト削減やサービス品質の向上も可能です。この記事では、士業事務所にSaaSを導入するメリットや選び方などを解説します。

目次

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1. 士業事務所にSaaS導入が必要な理由とは
2. 士業でSaaSを導入するメリット
3. 士業で活用されるSaaSの例
4. 士業向けSaaSの選定ポイント
5. 士業事務所におすすめのSaaS
6. まとめ

士業事務所にSaaS導入が必要な理由とは

SaaSは、インターネットを通じてソフトウェアを利用するサービスです。インターネット環境があれば最短即日で導入でき、どこからでもシステムにアクセスできるのが特徴です。

特に士業においては、業務の属人化や紙ベースの業務といった問題が生じやすく、解決策の一環としてSaaS導入の必要性が高まっています。本記事では、士業事務所におけるSaaS導入の重要性やメリット、選び方のポイントなどを解説します。

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業務が属人化しやすいため

士業事務所でSaaS導入が求められる理由として、業務の属人化が挙げられます。士業では、依頼に関するデータを担当者個人のパソコンに保存するケースが多く、同じ事務所の中でも誰が何の仕事を行っているか分からないという状態に陥ることも少なくありません。

その結果、業務の引き継ぎが発生した際に必要以上に時間がかかり、対応の遅れにつながる懸念もあります。個人ごとに分散した情報を1カ所に集約してスムーズに共有するために、SaaS導入が不可欠です。

紙ベースの業務が多いため

契約書や財務諸表など公的書類を多く扱う士業では、紙ベースの業務が中心になりがちです。その分、紙代や印刷代、保管スペースといった直接的コストに加えて、紙書類をやり取りする間接的コストの増大に悩む士業事務所は少なくありません。

さらに、紙書類には紛失や盗難などのリスクが伴う点も軽視できない問題です。その点、SaaSの中には「電子契約システム」をはじめ、重要な書類をオンライン上で安全に作成・管理できるツールが数多くあります。

このようにペーパーレス化を希望する士業事務所において、SaaS導入の意義は大きいでしょう。

多様な働き方に対応するため

上述のように、士業事務所では紙ベースの業務が中心であるため、在宅勤務やテレワークなど柔軟な働き方が進まない現状があります。例えば、署名捺印のためだけの出社を余儀なくされるケースは珍しくありません。

一方でSaaSでペーパーレス化を推進すれば、インターネットを通じてどこからでも業務に取り組めます。士業においても多様な働き方を推進するには、SaaS導入によってアナログな業務プロセスを根本的に改革することが重要です。

士業でSaaSを導入するメリット

士業におけるSaaS導入は、業務品質の向上やコスト削減、法改正への対応・BCP対策の強化などにつながります。ここでは、士業でSaaSを導入するメリットを解説します。

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コア業務に集中できる

SaaSの中には、業務の自動化につながるものも少なくありません。例えば、会計事務所ではデータ入力や計算が日常的に発生しますが、SaaSを活用すれば、あらかじめ設定されたルールに基づいて自動でタスクが処理されます。

システムによっては、記帳や申告書の作成といった業務までワンストップで自動化できます。つまり、今まで定型業務に費やしていた時間を顧客相談やコンサルティングなどのコア業務に充てられるようになり、生産性の向上を図れるでしょう。

コスト削減に繋がる

SaaS導入によって士業業務のペーパーレス化を進めることは、無駄なコストの削減につながります。代表的なのは、紙代や印刷代、保管キャビネットのコストです。基本的に電子書類には印紙代がかからないため、税金対策になるのもメリットです。

また、ペーパーレス化は業務能率の面でも大きな意義があります。ほとんどのSaaSは検索機能を備えており、過去の膨大なデータの中から、キーワードやタグ検索で必要な情報に素早くアクセスできます。

従来のように紙のファイルを1冊ずつ探す手間がかからず、大幅な作業時間の短縮が見込めます。時間的コストを削減しつつ、効率的なタスク対応につなげられるでしょう。

サービスの品質を向上できる

SaaSは担当者ごとに入力したデータをシステムに集約し、スムーズな情報共有を手助けします。これにより、士業に起こりがちな業務の属人化を解消し、組織全体のサービス品質の向上にもつなげられます。

例えば、担当者ごとに収集したデータや過去の依頼内容、解決プロセスはすべて1つのシステムに集積されます。類似の依頼があった際もシステム内の過去の事例を見返すだけで、業務経験が少ない人でも最適な対応につなげられるでしょう。

また、現在の案件の進捗もすべて見える化されるため、担当者の交代があった際にもスムーズな業務の引き継ぎが可能です。顧客を待たせることなく、常に一定水準のサービスを提供でき、顧客満足度の向上にもつなげられます。

法改正にスムーズに対応できる

基本的にSaaSではシステムの改修や更新はベンダーが行います。法令改正にも自動で対応するため、自社でのシステムアップデートや改修は必要ありません。そのため、法令改正への対応にかかる負担を軽減しつつ、法令違反のリスクも回避できます。

例えば、電子帳簿保存法やインボイス制度においても、システムに従って処理をするだけで、法令に準拠できます。特に士業においては、法令違反は信頼の低下につながりかねないことから、常に最新の法例に自動で対応するSaaS導入の意義は大きいでしょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：インボイス制度について｜国税庁

BCPを強化できる

BCP対策の強化を図るうえでも、SaaS導入は効果的です。SaaSを導入すれば、オフィス外からでもシステムやファイルにアクセスできるため、自然災害や疫病などによって出社が難しい状況でも安定して顧客サービスを提供できます。

また、ほとんどのSaaSではデータを堅牢なデータセンターで管理しており、オフィスの端末が物理的に損壊してもデータの迅速な復旧が可能です。

特に専門業務を提供する士業においては、SaaSを活用して、緊急時でもスムーズに事業を継続できる体制を整えることが大切です。この取り組みは、顧客からの信頼の維持にもつながります。

士業で活用されるSaaSの例

SaaSにはさまざまな製品がありますが、特に士業向けとしては「会計ソフト」「CRM（顧客管理システム）」「電子契約システム」などが代表的です。ここでは、それぞれのSaaSの特徴や士業に導入するメリットなどを解説します。

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会計ソフト

会計ソフトでは、日々の売上や取引データをもとに仕訳や帳簿、決算書の作成などを自動で処理できます。特にSaaSの会計ソフトは法改正にも自動で対応するため、士業事務所として法令を遵守した会計処理が容易になるでしょう。

また、税理士事務所や会計事務所においては、SaaSを通じて依頼者の財務データをタイムリーに共有できる点もメリットです。

特に依頼件数が多い事務所では、定型業務の大幅な効率化が見込まれるでしょう。結果として、人手不足や業務の属人化の解消にもつなげられます。

CRM（顧客管理システム）

CRM（顧客管理システム）は、顧客情報を一元管理し、良好な関係の構築を手助けするツールです。例えば、顧客の名刺情報や相談、問い合わせ履歴、やり取りしたメールなど、顧客ごとの接点を1つのシステム上に集約できます。

特にSaaSのCRMは、複数人で同時編集できるものが多く、事務所内の人脈を簡単に見える化できます。さらに、紙ベースやExcelでの顧客管理に比べて検索性が格段に向上し、サービスの品質向上にも期待できるでしょう。

例えば、担当者不在の際でもCRMによって顧客ごとの情報が一目で分かり、他の人員がスムーズに対応しやすいです。顧客が置かれている状況や進捗がつぶさに把握できるため、より個別化されたフォローにつなげられるでしょう。

電子契約システム

電子契約システムは、PDFなどの電子ファイルに電子署名・タイムスタンプを付与し、オンライン上で安全に契約を締結できるツールです。多くの製品は、締結した契約書の保管や契約期限の管理までワンストップで対応します。

電子契約システムの導入によって、紙ベースからオンライン上に契約業務を移行でき、契約書類を多く取り扱う士業事務所でもペーパーレス化の推進が可能です。オフィス外からでも契約業務を進められるため、多様な働き方の推進にもつながるでしょう。

さらに、紙・印紙税などのコストに加えて、郵送で契約書をやり取りする時間を短縮でき、契約サイクルが迅速化するメリットもあります。

士業向けSaaSの選定ポイント

SaaS導入を通じて士業業務の効率化を図るには、要件に合ったシステム選びが重要です。ここでは、士業向けSaaSの選び方のポイントを解説します。

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課題や目的に合っているか

SaaSの導入効果の最大化を図るには、要件やニーズに合った製品選びが大切です。士業事務所において、現状の課題を洗い出し、その解決につながる機能を備えたSaaSを導入しましょう。

これによって、属人化の解消やペーパーレス化の推進、多様な働き方の実現など、士業事務所特有の課題解決を図れます。また、課題にもとづいたシステム選定により、必要以上に高機能なシステムを導入する恐れがなく、無駄なコストの削減も図れます。

セキュリティ対策は万全か

顧客の個人情報をはじめ機密情報を多数扱う士業においては、特にSaaSごとのセキュリティ対策に注視する必要があります。

例えば、サイバー攻撃やウイルス感染に備えて、通信の暗号化やIPアドレス制限、ファイアウォールなど、基本的なセキュリティ機能の有無を確認しましょう。また、社内向けのセキュリティ対策も確認すべき事項です。

多段階認証や、役職やユーザーごとに柔軟なアクセス権限を設定できるシステムは、安全なデータ運用に役立ちます。タイムスタンプや操作ログの確認など、内部の人間によるデータの改ざん・紛失対策に役立つ機能にも注目しましょう。

簡単に操作できるか

操作が難しいシステムは、事務所内に定着しない恐れがあるため、実際にシステムを操作する担当者にとって使いやすいものを導入しましょう。例えば、UI/UXがシンプルなものは比較的誰でも直感的に操作しやすく、導入直後からスムーズな運用につなげやすいです。

システムごとの操作性や使用感を試したい場合は、無料トライアルやデモを活用するのもおすすめです。複数のシステムを試験運用し、自社と相性が良いSaaSを導入しましょう。

既存システムと連携できるか

多くのSaaSはCSVやAPなどを活用し、外部システムとの連携に対応しています。特に複数のシステムをAPI連携すると、最新データがシームレスに反映されるため、二重入力の削減や意志決定の迅速化にもつながります。

しかし、連携可能なブランドやツールは、SaaSごとに異なります。そのため、すでに事務所内で運用中のシステムがある場合は、これらとスムーズに連携できるSaaSの導入を検討しましょう。

サポート体制は整っているか

SaaSの運用に不安がある士業事務所では、サポートが充実したベンダーを検討しましょう。導入支援や運用後のカスタマーサポートがあるSaaSは、導入効果の最大化につながるような運用につなげやすいです。

また、前述のようにSaaSではシステムのメンテナンスやアップデートもベンダーが担当します。基本的にはこれらがこまめに行われるほどシステムが最新の状態に保たれるため、改修・更新の実施頻度や内容もあわせて確認するのがおすすめです。

士業事務所におすすめのSaaS

おすすめの会計ソフト

おすすめのCRM（顧客管理システム）

おすすめの電子契約システム

まとめ

SaaSはインターネットを通じてソフトウェアを利用できるサービスです。インターネット環境があればどこからでもシステムやファイルにアクセスでき、紙ベースになりがちな士業業務においても、ペーパーレス化や多様な働き方の推進につなげられます。

さらに、SaaSは定型業務の自動化に長けており、導入によって業務の属人化の解消やサービスの品質向上を図れる点もメリットです。

特に士業事務所においては効率性や情報の安全性が求められるため、自社のニーズやセキュリティポリシーに合致した製品を選ぶことが大切です。本記事を参考に、士業事務所にもSaaS導入を進め、業務プロセスの最適化につなげましょう。