マイナンバーをクラウド管理するメリットとは？システムの選び方も解説

マイナンバー収集や保管にはさまざまなルールがあるため、管理業務は煩雑化しがちです。マイナンバー管理システムでクラウド管理し、効率化を図りましょう。この記事では、マイナンバーをクラウドで管理するメリットやおすすめのシステムなどを解説します。

目次

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1. マイナンバーをクラウドで管理しよう
2. マイナンバー管理システムでクラウド管理するメリット
3. マイナンバー管理システムを選ぶ際のポイント
4. おすすめのマイナンバー管理システム5選
5. まとめ

マイナンバーをクラウドで管理しよう

マイナンバーは、収集方法や利用目的、保管期間などが法律で厳しく定められており、取り扱いには細かなルールを守る必要があります。そのため、紙やExcelなどで管理していると、情報漏えいや管理ミスのリスクが高まり、担当者の負担も大きくなりがちです。

こうした課題を解決する手段として、マイナンバー管理システムを導入し、クラウド上で安全に収集・管理する方法が注目されています。クラウド管理を活用することで、セキュリティ強化と業務効率化の両立が期待できます。

本記事では、マイナンバーをクラウドで管理するメリットや、おすすめの管理システムについて解説します。

マイナンバー管理システムでクラウド管理するメリット

マイナンバー管理システムを利用することで、マイナンバーを安全かつ効率的にクラウド上で管理できます。また、手作業や紙での管理に比べてセキュリティ強化や業務効率化、法令対応のしやすさといった多くの利点があります。

ここでは、マイナンバー管理システムを活用してクラウド管理することで得られる主なメリットについて、順に解説していきます。

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安全管理措置に対応できる

マイナンバーを取り扱う企業には、法律に基づいて安全管理措置を講じることが求められています。具体的には、基本方針の策定や、情報漏えいや不正利用を防ぐための技術的・組織的な対策などを整える必要があります。

マイナンバー管理システムの導入によって、データの暗号化やアクセス制御、操作ログの記録など、必要なセキュリティ対策をあらかじめ備えた状態で管理できます。

例えば、マイナンバーにアクセスできる担当者を限定し、権限ごとに操作範囲を制御することで、不要な閲覧や不正な操作を防げます。また、操作履歴をログとして残せるため、万が一の際にも原因を特定しやすくなるでしょう。

紙やExcelによる管理と比較して、人的ミスや情報漏えいのリスクを抑えながら、安全性の高い運用が可能になる点はクラウド管理ならではのメリットです。

参考：（別添）特定個人情報の適正な取扱いに関する安全管理措置｜個人情報保護委員会

マイナンバーの収集を効率化できる

マイナンバーの収集業務には、利用目的の明示や本人確認書類の提出依頼など、細かな手続きが多く発生します。紙やメールで対応している場合、やり取りに時間がかかるだけでなく、管理ミスのリスクも高まります。

マイナンバー管理システムを利用すれば、Web上で提出依頼から回収までを完結できるため、担当者と従業員双方の負担軽減を図れます。

また、収集したマイナンバーはそのままシステム上で安全に保管でき、利用期限に応じた破棄まで一括での管理が可能です。保管期間の管理や廃棄忘れを防ぎやすくなり、法令に沿った運用ができるでしょう。

必要な帳票を簡単に作成できる

労務管理システムや給与計算ソフトと連携できるマイナンバー管理システムを導入することで、帳票作成業務の大幅な効率化が期待できます。

マイナンバーを手作業で転記する必要がなくなり、入力ミスや記載漏れといった人的ミスを防げます。特に年末調整や法定調書の作成時には、正確性が求められるため、システム連携の効果は大きいといえます。

また、必要な情報を一元管理した状態で帳票に反映し、作成から確認までにかかる時間を短縮できます。修正や再作成の手間も減るため、担当者の負担軽減にもつながります。

法改正に即時対応できる

マイナンバー制度や関連法令は、社会情勢や制度見直しにより変更されることがあります。こうした法改正に対して手作業や独自ルールで管理している場合、運用方法の見直しやシステム改修に時間と手間がかかり、対応が遅れるリスクも考えられます。

クラウド型のマイナンバー管理システムを利用すれば、法改正に合わせてシステムが自動的にアップデートされるため、常に最新の法令に沿った管理が可能です。

自社で都度運用ルールを変更したり、担当者が制度変更を細かく把握したりする必要がなくなり、管理業務の負担も軽減されます。

マイナンバー管理システムを選ぶ際のポイント

マイナンバー管理システムは、セキュリティや利便性に大きく関わるため、自社に合ったものを慎重に選ぶ必要があります。機能や料金、管理できる範囲はシステムごとに異なり、安易に選んでしまうと、運用負担の増加や十分に活用できない恐れもあります。

ここでは、マイナンバー管理システムを選定する際に、特に確認しておきたいポイントを解説します。

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自社に合ったタイプのシステムを選ぶ

マイナンバー管理システムには、大きく分けて「マイナンバー管理に特化したシステム」と「労務管理システムにマイナンバー管理機能が搭載されているタイプ」があります。

特化型のシステムは、マイナンバーの収集・保管・廃棄に絞って利用したい企業や、小規模事業者に向いています。労務管理システム一体型は、勤怠管理や給与計算、年末調整などと運用できるため、従業員数が多い企業や業務を一元管理したい企業におすすめです。

既に労務管理システムを導入しているかどうかも踏まえて、自社の業務範囲や管理体制に合ったタイプを選びましょう。

マイナンバーの収集方法を確認

マイナンバーの収集方法は、システムによって異なります。例えば、従業員がWeb上で直接入力する方式や、専用フォームに書類をアップロードする方式、管理者が代理入力する方式などがあります。

それぞれの方法にはメリット・デメリットがあり、収集方法によって従業員や担当者の負担は大きく変わります。そのため、自社の従業員数やITリテラシー、運用フローを考慮したうえで、無理なく運用できる方法を選ぶことが大切です。

また、収集時に本人確認が適切に行えるか、利用目的を明確に伝えられるかといった点も確認しておきましょう。これらがスムーズに行えない場合、運用の手間が増えたり、管理上のリスクにつながったりする恐れがあります。

管理できるマイナンバーの件数を確認

マイナンバー管理システムごとに、管理できる件数の上限や料金体系は異なります。管理対象には従業員本人だけでなく、扶養家族のマイナンバーが含まれるケースもあるため、想定以上に管理件数が増えることがあります。

特に、扶養家族が多い企業や従業員数が増加傾向にある場合は、件数制限の影響を受けやすくなります。そのため、現在の管理人数だけで判断するのではなく、将来的な増員や組織拡大も見据えたうえで、自社の規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。

また、件数の上限を超えた場合に追加費用が発生するかどうか、料金がどのように変動するのかも事前に確認しておくと、想定外のコスト発生を防ぎやすくなります。

費用は予算に見合っているか

多くのマイナンバー管理システムの費用は、管理する人数に応じて変動します。具体的には、従業員数や扶養家族の人数が増えるほど料金が高くなることが一般的で、初期費用に加えて月額料金や年額料金が発生するケースも少なくありません。

そのため、導入前に一時的な費用だけでなく、長期的にかかるトータルコストを把握しておくことが重要です。また、機能が豊富であっても、自社の業務で実際に使わない機能が多い場合、コストが無駄になってしまう可能性があります。

そのため、必要な機能と不要な機能を整理し、現在の予算だけでなく将来的な人数増加も考慮するのがおすすめです。費用対効果に見合ったシステムを選ぶことで、安定した運用につながるでしょう。

おすすめのマイナンバー管理システム5選

まとめ

マイナンバーの収集や保管には厳格なルールが定められており、手作業での管理は業務負担やリスクが高くなりがちです。マイナンバー管理システムを活用してクラウド管理を行うことで、セキュリティの強化や業務効率化、法改正への迅速な対応が可能になります。

また、収集から保管、廃棄までを一元管理できる点も大きなメリットです。本記事を参考に、自社に合ったマイナンバー管理システムを選び、安全かつ効率的な管理体制の構築を検討してみてください。