知財管理システムのおすすめ10選｜機能やメリット、注意点も解説

知財管理システムを活用することで、特許や商標といった知的財産情報の一元管理によって期限管理・進捗管理・情報共有などが効率化し、知財リスクの低減にもつなげられます。本記事では、知財管理システムの機能、メリット、注意点などを交え、おすすめのシステムを紹介します。

目次

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1. 知財管理システムとは
2. 知財管理システムで管理できるもの
3. 知財管理システムの主な機能
4. 知財管理システムを導入するメリット
5. 知財管理システムのデメリット・注意点
6. 知財管理システムが向いている企業の特徴
7. 知財管理システムの選び方
8. おすすめの知財管理システム10選
9. まとめ

知財管理システムとは

知財管理システムとは、特許・商標・意匠などの知的財産情報を一元的に管理するためのシステムです。出願状況や権利の有効期限、更新手続き、進捗状況などをまとめて管理できるため、手作業や個別管理によるミスを防げます。

期限管理の自動化や関係者間での情報共有がしやすくなることで、知財業務の効率化と知財リスクの低減にも有効です。そのため、近年では複数案件を抱える企業を中心に、知財管理システムの導入が進んでいます。

本記事では、知財管理システムの機能、メリット、注意点などを交え、おすすめのシステムを紹介します。

そもそも知財管理とは

知財管理とは、特許や商標、意匠などの知的財産を取得した後も、継続的に管理・活用していく業務全般を指します。

具体的には、出願状況や登録内容の把握、更新期限や維持年金の管理、権利範囲の確認、他社特許との関係整理など、長期にわたる対応が必要です。これらの業務は担当者の経験や記憶に依存しやすく、属人化や管理漏れが発生しやすい点が課題とされています。

特にExcelや紙による管理では、情報更新の遅れや共有不足、期限切れの見落としといったリスクが高まります。そのため、知財管理システムを活用して情報を一元管理することで、管理精度の向上や業務の効率化を図り、安定した知財運用につなげることが重要です。

知財管理システムで管理できるもの

知財管理システムでは、企業が保有・出願するさまざまな知的財産を一元的に管理できます。ここからは、知財管理システムで管理できるものについて詳しく解説します。

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特許

特許の管理では、出願日や出願番号、審査請求の実施・審査状況、登録日、年金の納付期限など、長期間にわたる多くの情報の継続的な管理が必要です。特許権の権利期間は出願から原則20年に及び、その間に対応すべき手続きや維持費の支払いなどが発生します。

知財管理システムを利用すれば、各特許の進捗状況や期限を一覧で確認でき、年金未納などによる権利失効リスクの低減を図れます。また、特許ごとの技術内容や担当者情報も紐づけて管理できるため、権利活用や見直しの判断もしやすくなるでしょう。

参考：そもそも特許とは？　特許権を取るメリットは？｜特許庁

商標

商標の管理では、商標の名称やロゴ、指定商品・役務、登録番号、権利期間、更新期限などを把握することが重要です。商標権は、登録日から10年ごとに更新手続きを行うことで存続期間を延ばせますが、期限を過ぎると権利が失効してしまいます。

知財管理システムを活用することで、更新時期を事前に把握でき、アラート機能や侵害監視機能により対応漏れを防ぎやすくなります。

また、出願中・登録済みの商標を一覧で管理できるため、類似商標の把握や新規ブランド立ち上げ時の確認にも役立ちます。複数の商標を扱う企業ほど、システムによる一元管理の効果が高まるでしょう。

参考：商標権の更新｜特許庁

意匠

意匠の管理では、製品デザインに関する出願情報や登録状況、権利期間などを管理します。意匠権は、形状・模様・色彩など製品の外観を保護する権利であり、登録日から一定期間保護されます。

意匠権は製品の外観を保護するだけでなく、商品企画や開発、販売戦略と密接に関係するため、知財部門以外にも企画・開発部門との情報共有も欠かせません。

知財管理システムを導入することで、意匠ごとの管理情報を整理し、どのデザインがいつまで保護されているのかも効率的に把握できます。そのため、権利の有効活用や模倣対策、次のデザイン戦略の検討にもつなげやすくなります。

参考：意匠制度の概要｜特許庁

実用新案

実用新案の管理では、登録内容や権利期間、実用新案技術評価書の取得状況などを把握する必要があります。実用新案は特許と比べて権利期間が10年と短く、審査も行われないため、権利の活用や維持の判断を早期に行うことが重要です。

知財管理システムを活用することで、実用新案を特許や商標とあわせて一元管理し、どの権利を維持・活用すべきかを判断できるでしょう。また、権利期間の把握や情報整理がしやすくなるため、管理負担を抑えながら効率的な知財運用が可能になります。

知財管理システムの主な機能

知財管理システムには、特許・商標・意匠・実用新案といった知的財産を効率的、かつ、正確に管理するためのさまざまな機能が搭載されています。知財業務は期限管理や関係者との連携、情報整理などが多岐にわたり、属人化しやすい点が課題です。

システムを活用することで、知財情報を一元的に可視化し、業務の標準化やリスク低減につなげることができます。ここでは、知財管理システムに備わっている代表的な機能について、それぞれの役割や特徴を解説します。

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知財情報の一覧・検索

知財管理システムでは、保有・出願中の特許や商標などの知財情報を一覧で表示し、条件を指定して検索できる機能が備わっています。例えば、権利の種類や出願番号、担当者、ステータスなどで絞り込めるため、必要な情報をすぐに確認可能です。

Excel管理では情報が分散しがちですが、システム上で一元管理することで確認作業の手間を削減できます。過去の出願や類似案件の参照もしやすくなり、知財調査や社内問い合わせ対応の効率化にもつながるでしょう。

知財ポートフォリオの管理・分析

知財ポートフォリオの管理・分析機能では、自社が保有する特許や商標、意匠などの知的財産を一覧化できます。具体的には、分野別・事業別・技術領域別・重要度別など、さまざまな切り口で整理・分析が可能です。

そのため、どの事業にどれだけの知財が紐づいているのか、競争力の源泉となる中核特許や、維持コストに対して活用度が低い権利を可視化できるのが特徴です。

この機能を活用することで、単なる件数管理だけでなく知財を経営資源として捉え、将来の成長戦略や研究開発方針の検討につなげられるでしょう。

出願期限・更新期限の管理

出願期限や更新期限の管理機能は、知財管理システムの中でも特に重要な機能です。特許の審査請求期限や年金納付期限、商標の更新期限などをシステム上で管理し、期限が近づくとアラートで通知できます。

そのため、対応漏れによる権利失効リスクを大幅に低減できます。複数の知財を扱う企業ほど、人手による管理には限界があるため、期限管理の自動化は業務の安定運用に欠かせません。

ワークフロー管理

ワークフロー管理機能では、出願申請や権利維持の手続きをシステム上で進められます。申請→承認→対応といった流れを可視化できるため、進捗状況を関係者全員が把握しやすくなります。

また、メールや口頭でのやり取りに比べ、対応漏れや認識のずれを防ぎやすい点がメリットです。業務プロセスを標準化することで、担当者が変わっても同じ品質で知財業務を進められる体制を整えられます。

関連資料・ファイルの管理

関連資料・ファイルの管理機能では、特許や商標などの知財情報に紐づけて、出願書類や拒絶理由通知、補正書、契約書、図面、社内検討資料などを一元的に保存・管理できます。

資料が個人のPCや部署ごとの共有フォルダに分散することを防ぎ、必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を整えられる点が特徴です。

また、過去のやり取りや判断経緯も時系列で確認しやすくなるため、担当者変更時の引き継ぎや内部監査、外部監査への対応にも役立ちます。資料管理をシステム上で統一することで、情報の抜け漏れや探す手間を減らします。

外部との情報共有・連携

外部との情報共有・連携機能では、弁理士や特許事務所と知財情報や関連書類をシステム上で共有できます。出願状況や補正内容、期限情報などをリアルタイムで確認できるため、メールや紙資料でのやり取りを減らし、情報の行き違いや確認漏れを防げます。

また、特許庁の公開情報や審査状況を自動で取り込める機能を備えたシステムであれば、手動更新の手間を省き、常に最新情報の把握が可能です。外部専門家との連携を前提に設計された仕組みにより、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

担当者・権限管理

担当者・権限管理機能では、知財ごとに担当者の設定や、閲覧・編集権限の細かい制御が可能です。例えば、管理者・編集者・閲覧者といった権限区分に応じて、アクセスできる情報や操作範囲を限定できます。

すべての社員が同じ情報にアクセスできる状態はリスクが高いため、必要な範囲に限定した権限設定が重要です。役割に応じたアクセス制御を行うことで、情報漏洩や誤操作を防ぎながら業務に必要な情報共有は円滑に行え、内部統制の観点でも重要な機能といえます。

知財管理システムを導入するメリット

知財管理システムを導入することで、特許や商標などの知的財産の正確な管理だけでなく、戦略的な活用も可能になります。知財管理は期限管理や情報整理など煩雑な業務が多く、紙やExcelでの運用では属人化やミスが発生しやすい分野です。

システムを活用することで、管理業務の効率化や知財リスクの低減につながるだけでなく、経営や事業判断に知財情報を活かしやすくなります。ここでは、知財管理システムを導入する主なメリットについて解説します。

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管理業務の効率化

知財管理システムを導入することで、手作業や属人的な管理を大幅に削減でき、管理業務の効率化が図れます。紙やExcelでの管理では、情報の更新漏れやファイルの分散、担当者依存といった課題が生じやすく、確認や引き継ぎにも手間がかかります。

一方でシステム上で知財情報を一元管理すれば、一覧表示や検索が容易になり、進捗や期限の把握もスムーズです。作業の標準化によって、担当者が変わっても安定した運用が可能となり、知財部門全体の負担軽減につながります。

知財リスクの低減

知財管理システムは、企業が抱える知財リスクを低減できる点も大きなメリットです。特許や商標の更新期限を失念すると、権利失効という重大なリスクにつながります。しかし、システムによる期限管理やアラート機能を活用することで、対応漏れを防ぎやすくなります。

また、保有知財や出願状況を正確に把握できるため、他社権利の侵害リスクにも早期に気づけるでしょう。このように、知財情報を可視化して管理精度を高めることで、法的・事業的リスクの最小化を図れます。

経営・事業戦略への活用

知財管理システムによって知財情報を見える化することで、単なる管理業務にとどまらず、経営や事業戦略への活用が可能になります。例えば、技術分野別の特許保有状況や出願傾向を分析すると、注力すべき事業領域や投資判断の材料として活用できます。

また、不要な権利の整理や維持コストの見直しにも役立ちます。このように知財を「守るもの」ではなく、「活かす資産」として捉えて経営判断に反映できる点は、システム導入ならではのメリットといえるでしょう。

知財管理システムのデメリット・注意点

知財管理システムは多くのメリットがある一方で、導入にあたってはいくつかのデメリットや注意点も存在します。ここからは、知財管理システムのデメリットと注意点について詳しく解説します。

導入・運用コストがかかる

知財管理システムのデメリットとして、導入・運用コストがかかる点が挙げられます。多くのシステムでは、初期費用に加えて月額または年額の利用料が発生し、管理件数や利用人数に応じて費用が増えるケースもあります。

紙やExcelで管理していた場合と比べると、コスト負担が大きく感じられることもあるでしょう。また、オプション機能やサポートを追加すると、想定以上の費用になる可能性もあります。

導入前には、必要な機能と予算のバランスを整理し、費用対効果を十分に検討することが重要です。

定着には時間や手間がかかる

知財管理システムは、導入しただけで効果が出るものではなく、社内に定着させるまでに時間と手間がかかります。しかし、担当者への操作教育や、業務フローに合わせた運用設計を丁寧に行わなければ、かえって管理が煩雑になる可能性もあります。

特に従来の管理方法から移行する際には、過去データの整理や登録作業が必要となり、一時的に負担が増える点にも注意が必要です。システムを有効活用するためには、利用ルールの整備や継続的な運用改善を行う姿勢が求められます。

知財管理システムが向いている企業の特徴

知財管理システムが向いているのは、知的財産の件数や管理体制が複雑化してきた企業です。すべての企業に必須というわけではありませんが、以下のような企業には特に向いています。

1. 特許・商標などの知財件数が増えてきて、手作業での管理に限界を感じている企業
2. 知財管理を複数人や複数拠点で行っており、情報共有や引き継ぎに課題がある企業
3. 更新期限や進捗管理の漏れを防ぎ、知財リスクを低減したい企業
4. 知財情報を経営や事業戦略に活かしたいと考えている企業

知財管理システムの選び方

知財管理システムは、製品やサービスごとに機能や強みが大きく異なるため、自社の目的や管理体制に合ったものを選ぶことが重要です。

単に「知財を管理できる」という点だけで判断すると、必要な機能が不足していたり、逆に使いこなせないほど多機能で運用負担が増えたりする可能性があります。ここでは、知財管理システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説します。

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管理できる知財の範囲

知財管理システムを選ぶ際は、特許・商標・意匠・実用新案など、どの種類の知財を管理できるかを確認することが重要です。システムによっては特許管理に特化しているものや、商標・意匠まで含めて幅広く対応しているものがあります。

現在管理している知財だけでなく、今後増える可能性のある知財も見据えて選ぶことがポイントです。管理対象が限定されていると、結局別の管理方法を併用する必要が生じ、業務が煩雑になる恐れがあります。自社の知財戦略に合った対応範囲かを事前に確認しましょう。

機能の範囲・強み

知財管理システムは、機能の範囲や得意分野にも違いがあります。例えば、期限管理に強いもの、ポートフォリオ分析に優れたもの、ワークフロー管理や承認機能が充実しているものなどさまざまです。

自社にとって「何を重視したいのか」を明確にし、その機能が十分に備わっているかの確認が重要です。必要以上に多機能なシステムは運用が複雑になりやすく、機能不足の場合は管理効率の向上を見込めないため、業務内容と機能のバランスを見極めて選定しましょう。

操作性・使いやすさ

知財管理システムは、専門知識を持たない担当者でも使えるかどうかが重要な判断基準です。操作が複雑だったり、画面が分かりにくかったりすると、入力ミスや利用されなくなる原因になります。

日常的に使うシステムだからこそ、直感的に操作できるUIや、検索・登録のしやすさを確認することが大切です。

多くのサービスではデモ画面や無料トライアルが用意されているため、導入前に実際の操作感を試しておくと安心です。現場で無理なく使えるかを重視しましょう。

外部サービスとの連携性

知財管理システムを選ぶ際は、弁理士や特許事務所との情報共有、他の社内システムとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。外部専門家とデータを共有できれば、やり取りの手間が減り、情報の行き違いも防ぎやすくなります。

また、既存の文書管理システムや業務システムと連携できる場合、知財情報をより効率的に活用可能です。そのため、連携機能の有無や対応範囲を確認し、自社の運用フローに無理なく組み込めるかを検討しましょう。

おすすめの知財管理システム10選

まとめ

知財管理システムを活用することで、特許や商標などの知的財産を一元的に管理し、期限管理や進捗管理、社内外での情報共有を効率化できます。紙やExcelによる属人的な管理と比べ、更新漏れや対応遅れといった知財リスクを抑えられる点も大きなメリットです。

一方で、導入・運用コストや定着までの手間といった注意点もあるため、自社の知財件数や体制に合ったシステム選びが重要となります。

本記事を参考に、自社の課題や目的を整理したうえで、知財管理システムの導入を検討し、戦略的な知財管理体制の構築につなげていきましょう。