雇用契約書の電子化は可能？メリット・デメリット、注意点も解説

さまざまな書類のペーパーレス化が進められている中、2019年から雇用契約書も電子化できるようになりました。電子化することでリモートワークにも対応でき、業務効率化に繋がります。この記事では、雇用契約書を電子化するメリット・デメリット、注意点などを解説します。

目次

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1. 雇用契約書は電子化できるのか
2. そもそも雇用契約書とは
3. 雇用契約書を電子化するメリット
4. 雇用契約書を電子化するデメリット
5. 雇用契約の電子化モデル
6. 雇用契約書の電子化で注意したいポイント
7. 雇用契約書の電子化に必要なもの
8. 電子契約システムの利用がおすすめ
9. まとめ

雇用契約書は電子化できるのか

従来、雇用契約書は紙で作成し、手書きで署名するのが一般的でした。しかし、2019年4月1日より、雇用契約書の電子化が解禁されています。これは、労働基準法施行規則の一部改正により実現しました。

電子化された雇用契約書は、PDFやWordなどの電子ファイルで作成することができます。また、署名は電子署名で行うことが可能です。電子署名とは、電子文書に電子的に署名することであり、手書きの署名と同等の法的効力があります。

雇用契約書を電子化すると、紙の契約書を紛失するリスクが低下するほか、保管場所も節約可能です。そのほかにも、検索・閲覧がしやすくなるなど多くのメリットが得られます。

参考：平成31年４月から､労働条件の明示が FAX･ﾒｰﾙ･SNS等でもできるようになります｜厚生労働省

そもそも雇用契約書とは

雇用契約と労働契約の違い

雇用契約は民法で用いられる概念であり、労働者が労働に従事し、使用者がこれに対してその報酬を支払う契約と定義されています。

労働契約とは労働基準法などで用いられる概念であり、労働者が使用されて労働し使用者がこれに対して賃金を支払う契約と定義されています。

労働者の定義の範囲が微妙に異なりますが、一般的にはほとんど同じ意味です。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書とは、労働者と企業との間で締結される契約書です。労働者は雇用契約書に同意することで、企業から報酬を得て労働を提供する権利を得ます。企業は、雇用契約書に同意すると、労働者から労働を提供して貰い、事業を運営する権利を得られます。

労働条件通知書と混同されやすいですが、労働条件通知書は企業が労働者に労働条件を通知する書面です。

労働基準法第15条により、企業は労働契約の締結に際し、労働者に対して労働時間・賃金・休憩・休日・休暇・退職金等の労働条件を明示する必要があります。労働条件通知書は、この労働条件を明示するために使用されるものです。

雇用契約書は労働者と企業の間で締結される契約書であるのに対し、労働条件通知書は企業が労働者に労働条件を通知する書面であり、この2つには明確な違いがあります。

参考：労働基準法第15条｜e-Gov法令検索

雇用契約書を電子化するメリット

雇用契約書を電子化すると、効率の良い契約書の作成・管理ができるようになるほか、出社や郵送の必要がなくなるなどのメリットがあります。ここでは、雇用契約書の電子化で得られる主なメリットを雇用者側と被雇用者側に分けて解説します。

雇用者側のメリット

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出社や郵送の必要がない

雇用契約書を電子化すると出社や郵送の必要がなくなり、リモートワークにも対応できるようになります。完全リモートで業務を行って貰う場合、手書きでの署名が必要だと一度出社して貰うか、郵送で契約書を送付しなければなりません。

電子契約によって契約する際の企業側の手間を省けるだけでなく、雇用される側も契約のために会社に出向く必要がなくなり、スピーディーなやり取りが可能です。メールなどで契約書を送付し電子署名をして貰えば、直接のやり取りなしで契約を交わすことができます。

押印がなくても法的に問題ない

これまで、基本的に契約書には押印が必要でしたが、電子化すると押印はできません。しかし、現在は政府もハンコレスを勧めているため、押印ができないことに対する法的な問題はないと言えるでしょう。

政府がハンコレスを勧めているのは、手書きの署名に比べて電子署名の方が効率的で、紛失や改ざんのリスクも低いためです。2020年11月より、9割以上の行政手続きで原則押印が不要となりました。また、企業間取引においても電子契約の利用を推奨されています。

参考：契約における押印の見直し｜経済産業省

業務効率化に繋がる

電子化された雇用契約書は、紙の雇用契約書に比べて事務処理のミスが減るほか、アルバイトの人数が多くても一元管理できるのが大きなメリットです。また、更新のタイミングも知らせてくれるため、更新漏れやミスなどを効率よく防げます。

紙の雇用契約書では、手書きでの入力・印刷・郵送・保管などが必要です。そのため、ミスが発生する可能性があり、時間と手間がかかる可能性が高いでしょう。電子化された雇用契約書では、これらの作業をすべて自動化することが可能です。

自動化によってミスの発生を防ぎ、時間と手間を大幅に削減できます。紙の雇用契約書では、アルバイトの人数が増えると管理が煩雑になり、ミスが発生する可能性が高くなります。しかし、電子化するとアルバイトの人数が増えても効率的に管理することが可能です。

コストを削減できる

雇用契約書を電子化することで、紙を保管するスペースや印刷するためのコストを削減できます。紙の契約書は増えれば増えるほど管理が難しくなり、保管しておくためのスペースも必要です。また、契約書を印刷するための紙代やインク代もかさんでしまいます。

一方で、電子化した契約書であれば紙やインクのコストを削減できるほか、枚数が増えても保管場所には困りません。PDFなどの電子データで管理ができるため、閲覧したい契約書や情報がある場合に検索しやすいのも大きなメリットです。

閲覧制限をかけられる

雇用契約書を電子化すると、システム上でアクセス制限などがかけられます。その結果として、情報漏洩のリスクを下げるなどセキュリティを強化できるのも大きなメリットです。紙の雇用契約書は誰でも簡単に閲覧できるため、情報漏洩する可能性が高くなります。

一方で電子化された雇用契約書は、アクセス制限により不正アクセスなどによって起こる情報漏洩を防ぐことが可能です。

また、電子化すればデータで保存しておけるため、紛失するリスクが低い点もメリットと言えるでしょう。紛失や盗難が起こると情報が漏洩する可能性もあるため、情報を守るためにも雇用契約書の電子化を検討しましょう。

被雇用者側のメリット

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スマホがあればいつでもどこでも契約できる

電子契約の場合スマートフォン1台で手続きが簡潔するため、手続きのために来社する時間と費用が削減できます。時間の縛りもないため、よりスピーディーに契約業務を進めることができます。

郵送にかかる費用が不要

書面契約の場合、契約書の郵送が必要です。電子契約であれば、郵送のためにかかる費用や手間を減らすことができます。

雇用契約書を電子化するデメリット

雇用契約書の電子化では多くのメリットが得られる一方で、システムの導入費用がかかるなどのデメリットもあります。ここでは、雇用契約書の電子化によって発生する可能性のあるデメリットを雇用者側と被雇用者側に分けて解説します。

雇用者側のデメリット

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システム導入のコストがかかる

雇用契約書の電子化を行う際のデメリットとして、システム導入のコストがかかる点が挙げられます。電子契約システムの導入には、初期費用と月額費用がかかるのが一般的です。初期費用はシステムの導入に必要な費用であり、月額費用は毎月発生します。

システムの種類や機能によって初期費用と月額費用の金額は異なりますが、一定の費用がかかることを覚えておきましょう。電子化によって得られるメリットや効果とシステムの導入にかかるコストを比較し、費用対効果を計算した上で導入を検討するのがおすすめです。

操作方法の周知・労働者への説明が必要

電子契約システムの導入には、操作方法を習得するための時間と労力がかかります。電子契約システムは紙の契約書とは扱い方が異なるため、労働者側にも締結方法を説明しなければなりません。企業側も、システムの操作方法を習得するために時間と労力が必要です。

企業内でも操作方法の周知を行い、スムーズな契約ができるようにしておきましょう。システムを導入したからと言って、すぐに全てを電子化できるわけではないため、あらかじめ運用がスタートできる体制を整えておくことが大切です。

被雇用者側のデメリット

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スマホなどの端末が必要

電子契約をする際には、被雇用者側が電子契約のできる端末を所有していることが大前提です。しかし、場合によってはそのような端末を持っていないかもしれません。その場合には、書面での契約が別で必要となります。

誤操作が起きやすい

雇用契約書の電子化においては、誤操作が起きやすい点にも注意しなければなりません。労働者側はスマホなどで簡単に操作できるものの、誤ってタップして意図せず条件に同意してしまうなど、誤操作が起きやすいのが大きなデメリットです。

雇用契約の電子化モデル

上記で労働条件通知書と雇用契約書について解説しました。これら2つを電子化する方法として、大きく3つの方法があります。

1.労働条件通知書のみを電子化

雇用契約書の交付は義務ではないため、労働条件通知書のみを電子化して雇用者に交付することも可能です。

しかし、被雇用者が就業規則に同意したことが証明できないためトラブルの原因になりやすいです。不安な要素をなくすためにも雇用契約書も交付しておくのがよいでしょう。

2.労働条件通知書と雇用契約書をそれぞれ電子化

労働条件通知書と雇用契約書はそれぞれ電子化することが可能です。2つを別々に作成することで雇用者に丁寧に就業条件を示すことができます。しかし、2種類の書類を作らなくてはならないので手間がかかります。

3.雇用契約兼労働条件通知書を電子化

労働条件通知書と雇用契約書はまとめて電子化することも可能です。手間も減らすことができ、トラブルも予防することができます。

雇用契約書の電子化で注意したいポイント

雇用契約書の電子化を行う際には、電子帳簿保存法に対応するなど気を付けるべき点がいくつかあります。ここでは、電子化の際に注意しておきたいポイントを見ていきましょう。

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電子帳簿保存法に対応する

雇用契約書の電子化を行う際には、電子帳簿保存法に対応しなければなりません。電子帳簿保存法とは、企業が作成した帳簿や書類の電子データ保存を認める法律です。電子契約書は企業が作成する帳簿や書類に該当し、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法では、電子データの保存方法・検索方法・保存期間などが定められており、各要件を満たさなければなりません。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

撤回の要件を明確にしておく

雇用契約書の電子化においては、撤回の要件を明確にしておくことも大切です。契約書は当事者の合意によって成立しますが、どちらか一方の意思によって一方的に解除することはできません。雇用契約書を電子化した場合でも、この原則は同じです。

契約を撤回するには当事者双方の合意が必要となりますが、撤回の要件を明確にしておくことで大きなトラブルを防げます。当事者双方が「いつ」「どのような条件で」契約を解除できるかをお互いに理解できるようにしておきましょう。

電子化を実現するための要件を満たす

労働基準法によると、労働条件通知書を電子化するためには以下の3つの要件を満たすことが求められています。

1)労働者が電子化を希望したこと

2)本人のみが閲覧できる状態であること

3)書面に出力できること

雇用契約書の電子化に必要なもの

雇用契約書の電子化には、電子証明書や電子署名ができるシステム、認定タイムスタンプなどが必要です。以下で必要なものを詳しく解説します。

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電子証明書

雇用契約書における電子証明書とは、電子署名の一種です。電子署名とは、電子文書に署名をすることで、電子文書の作成者や真正性を証明できます。電子証明書は、電子署名の作成者を認証する役割を果たすものです。

雇用契約書を電子化する場合、電子証明書を利用することで契約書の作成者や真正性を証明し、契約書の改ざんや偽造を防ぐことができます。

電子署名ができるシステム

雇用契約書の電子化には、電子署名ができるシステムが必要となります。電子署名とは、電子文書に署名をすることで、その電子文書の作成者や真正性を証明する技術です。

電子署名システムを利用することで、電子署名の作成や管理を効率化できます。また、電子契約を安全に行うことができ、契約書の改ざんや偽造を防ぐことも可能です。安全かつ効率よく管理するためにも、電子署名ができるシステムを導入しましょう。

認定タイムスタンプ

認定タイムスタンプとは、電子データにタイムスタンプを付与するサービスです。タイムスタンプとは電子データが作成された日時と作成者の署名を記録したものであり、タイムスタンプが付与されている電子データは改ざんされていないことが証明されます。

認定タイムスタンプは総務省が認定した事業者によって提供されており、セキュリティ要件や品質要件を満たしていなければなりません。

参考：認定タイムスタンプを利用する事業者に関する登録制度｜一般財団法人 日本データ通信協会

電子契約システムの利用がおすすめ

雇用契約書を電子化するには、電子契約システムの利用がおすすめです。電子契約システムとは契約書の締結を電子化するためのシステムであり、契約書の作成・送付・締結・保管をすべて1つのシステムで電子化することができます。

電子契約システムを利用すると、コストの削減や時間短縮など多くのメリットが得られます。セキュリティの向上にも役立つため、契約書の電子化を行う際は導入を検討しましょう。

まとめ

雇用契約書の電子化においては、コストの削減や業務の効率化など多くのメリットが得られます。電子契約システムを導入すれば電子署名などもスムーズにでき、契約の際に必要な手間が省けて非常に便利です。

ただし、システムを導入する際には一定のコストがかかることを覚えておく必要があります。雇用契約書の電子化を検討している方は、本記事の内容を参考に自社に合ったシステムの導入を検討しましょう。