リファレンスチェックはオンラインでできる？メリット・デメリットも解説

オンラインで行うリファレンスチェックは、非対面で効率的に情報を収集でき、採用の質とスピードを高める手法として注目されています。この記事では、リファレンスチェックをオンラインで行う方法やメリット・デメリット、おすすめのサービスも紹介します。

目次

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1. リファレンスチェックの実施にはオンライン型もおすすめ
2. オンライン型リファレンスチェックサービスのメリット
3. オンライン型リファレンスチェックサービスのデメリット
4. オンライン型のリファレンスチェックサービスの選び方
5. おすすめのリファレンスチェックサービ2選
6. その他のリファレンスチェックサービスの選び方
7. まとめ

リファレンスチェックの実施にはオンライン型もおすすめ

リファレンスチェックとは、過去の上司や同僚など第三者に対し、採用候補者の前職での働きぶりや評価を確認する採用手法です。履歴書や面接だけでは把握しきれない実務能力や人柄、職場での行動特性を客観的に確認でき、より効果的な採用を行えます。

近年では、電話や対面で行う従来型だけでなく、オンライン上ですべて完結できるリファレンスチェックサービスも増えています。オンライン型を活用すれば、候補者・推薦者・企業側の負担を抑えつつ、効率的に情報を収集できます。

採用の精度向上と業務効率化の両立を図る手段として、オンライン型のリファレンスチェックは注目されています。この記事では、リファレンスチェックをオンラインで行う方法やメリット・デメリット、おすすめのサービスも紹介します。

リファレンスチェックサービスは主に2種類

リファレンスチェックサービスは、大きく「ヒアリング型」と「オンライン型」の2種類に分けられます。

ヒアリング型は、企業や外部委託先の担当者が推薦者に直接連絡し、電話や面談で質問を行う方法です。一方でオンライン型は、Web上のアンケートフォームなどを用いて、推薦者が回答する形式となっています。

それぞれに特徴や向いているケースがあり、採用人数やスピード感、求める情報の深さによって適したサービスは異なります。自社の採用方針や体制に合わせて、どのタイプを選ぶか検討することが重要です。

ヒアリング型とオンライン型の違い

ヒアリング型のリファレンスチェックは、担当者が推薦者と直接会話をするため、回答の背景やニュアンスを深掘りしやすい点が特徴です。ただし、日程調整や実施に時間がかかり、担当者の負担が大きくなりやすいという側面もあります。

これに対してオンライン型は、推薦者が好きなタイミングで回答できるため、協力を得やすく、短期間で複数名のチェックを行いやすい点がメリットです。また、質問内容が標準化されているため、評価のばらつきを抑えやすいという利点もあります。

スピードや効率を重視する場合はオンライン型、詳細な情報を重視する場合はヒアリング型が向いているといえるでしょう。

オンライン型リファレンスチェックサービスのメリット

オンライン型リファレンスチェックサービスは、Web上で質問票の送付や回答回収を行うケースが多く、採用業務の効率化に大きく貢献します。近年は採用スピードが重視される傾向にあり、オンライン型のメリットを活かして導入する企業も増えています。

ここからは、オンライン型のリファレンスチェックサービスのメリットについて詳しく解説します。

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時間や手間がかからない

オンライン型リファレンスチェックは、ヒアリング型と比較して、時間や手間を大幅に削減できる点がメリットです。ヒアリング型では、推薦者との日程調整や通話時間の確保、聞き取り内容の記録など、多くの工数が発生します。

一方でオンライン型では、あらかじめ用意された質問フォームを送付し、回答を回収するだけで実施できます。担当者が直接対応する必要がないため、採用業務と並行して進めやすく、短期間で複数名のリファレンスチェックを行うことも可能です。

比較的コストが安い

オンライン型リファレンスチェックサービスは、ヒアリング型と比較して1件あたりの費用が安い傾向にあります。

ヒアリング型の場合、専門スタッフが推薦者に直接連絡を取り、日程調整やヒアリングの実施、内容の整理・報告までを行います。そのため、人件費や運用コストがかかりやすく、1件あたりの料金が高額になるケースも少なくありません。

しかし、オンライン型はシステム上で質問票の送付や回答回収を行うため、人的工数を大幅に削減できます。ほとんどの作業を自動化できることで、効率的かつ比較的低コストで運用できる点が特徴です。

そのため、オンライン型は採用人数が多い企業や、複数の候補者に対して継続的にリファレンスチェックを行いたい場合も、費用負担を抑えながら実施しやすいメリットがあります。

リファレンス先も対応しやすい

オンライン型は、リファレンス先にとっても対応しやすい点が大きなメリットです。電話や対面でのヒアリングと異なり、場所を問わず都合の良い時間に回答できるため、協力を得られやすくなります。

業務の合間や空き時間に対応できることで、心理的な負担も軽減されるでしょう。また、質問内容が整理されているため、回答しやすく情報の抜け漏れも防ぎやすくなります。その結果、質の高い回答を安定して得られる点もオンライン型の強みです。

オンライン型リファレンスチェックサービスのデメリット

オンライン型リファレンスチェックサービスは、効率性や手軽さに優れている一方で、いくつか注意すべきデメリットもあります。特に文面のみでやり取りする形式の場合、回答の背景や感情的なニュアンスを汲み取りにくい点が挙げられます。

ヒアリング型であれば、話し方や言葉の選び方、間の取り方などから補足的な情報を得ることができます。しかし、オンライン型ではこうした非言語的な要素の把握が難しく、解釈がズレてしまうリスクがあります。

また、用意された質問項目以上の内容を深掘りしにくく、想定外のエピソードや具体的な事例が引き出せない場合がある点にも留意しましょう。このような状態では、回答内容が表面的になり、評価の判断材料が限られてしまいます。

重要なポジションや慎重な判断が求められる採用では、オンライン型だけでなくヒアリング型との併用を検討することも有効です。

オンライン型のリファレンスチェックサービスの選び方

オンライン型のリファレンスチェックサービスは、採用業務の効率化やコスト削減に役立ちますが、サービスごとに機能や特徴が大きく異なります。

そのため、単にオンラインで完結するという点だけで選ぶのではなく、自社の採用方針やチェックしたい内容に合っているかを見極めることが重要です。ここでは、オンライン型リファレンスチェックサービスを選ぶ際に確認しておきたいポイントを解説します。

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質問のテンプレートが豊富か

質問のテンプレートが豊富なサービスを選ぶことで、質問設計にかかる手間を大幅に削減できます。あらかじめ実績のある質問項目が用意されていれば、採用ポジションや目的に応じて選択するだけで、一定水準以上のリファレンスチェックを実施できます。

また、質問内容が体系化されていることで、推薦者ごとの回答のばらつきを抑え、評価の比較もしやすくなります。加えて、自社独自の質問を追加できるなど、カスタマイズに対応しているかも重要な確認ポイントです。

テンプレートとカスタマイズを柔軟に組み合わせられるサービスであれば、より精度の高いチェックにつながります。

推薦者のなりすまし防止対策がされているか

オンライン型リファレンスチェックでは、推薦者が直接対面しない分、なりすましのリスクが高まる点に注意が必要です。そのため、本人確認や認証の仕組みがどのように設けられているかを確認しましょう。

例えば、企業側が推薦者のメールアドレスを指定する仕組みや、本人確認用の認証ステップがあるかどうかなどが判断材料になります。なりすまし対策が不十分な場合、チェック結果の信頼性が損なわれる可能性があります。

採用判断に影響を与える情報だからこそ、セキュリティ面や信頼性を重視してサービスを選ぶ必要があります。

インタビュー以外のサービスがあるか

オンライン型リファレンスチェックサービスの中には、インタビュー以外にもSNSチェックや反社チェック、バックグラウンドチェックなどを提供しているものもあります。

これらの付加サービスを活用することで、候補者に関する情報を多角的に確認でき、採用リスクの低減につながります。特に管理職や重要ポジションの採用では、リファレンスチェックだけでなく、周辺情報の確認が求められるケースも少なくありません。

自社の採用基準やリスク管理の方針に応じて、必要なサービスが含まれているかを確認しましょう。

おすすめのリファレンスチェックサービ2選

その他のリファレンスチェックサービスの選び方

リファレンスチェックサービスを選ぶ際は、機能や形式だけでなく、費用面や実績といった運用面にも注目することが重要です。まずは採用人数や利用頻度に見合った費用設定になっているかを確認し、過度なコスト負担にならないかを見極める必要があります。

また、グローバル採用を行っている企業の場合は、多言語対応や海外エリアでのリファレンスチェックが可能かどうかも重要な比較ポイントです。さらに、導入実績が豊富なサービスであれば、運用ノウハウが蓄積されており、安心して利用しやすいです。

これらの観点を踏まえ、自社の採用体制に合ったサービスを選びましょう。

【重要なポイント】

1. 費用は適正か

【その他の比較ポイント】

1. 多言語・海外エリアに対応しているか
2. 導入実績は豊富か

まとめ

リファレンスチェックサービスは、採用の精度を高め、ミスマッチを防ぐための有効な手段です。オンライン型やヒアリング型などの形式に加え、質問内容やセキュリティ対策、費用、対応エリア、導入実績といった複数の観点から比較検討することが重要です。

本記事を参考に、自社の採用方針や体制に合ったリファレンスチェックサービスを選び、より納得感のある採用を実現していきましょう。