日程調整を自動化する方法とは？日程調整ツールの選び方も解説

社内会議やイベント、商談相手との日程調整において、電話・メール・チャットを使った調整では多くの手間と時間がかかります。日程調整を自動化するには、日程調整ツールの活用がおすすめです。本記事では、日程調整を自動化する方法やツールの選び方について解説します。

目次

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1. 手間のかかる日程調整を自動化しよう
2. 日程調整を自動化する主な方法
3. 日程調整ツールでできること
4. 日程調整ツールを導入するメリット
5. 日程調整ツールの選び方
6. おすすめの日程調整ツール4選
7. まとめ

手間のかかる日程調整を自動化しよう

社内会議や商談、イベントなど、さまざまな日程の調整には手間がかかり、ミスのリスクも少なくありません。日程調整ツールを活用すると、登録内容をもとに自動で日程を調整してくれるため、業務の効率化とミスの防止につながります。

本記事では、日程調整ツールでできることや導入するメリット、選び方のポイントを解説します。日程調整業務に課題を抱えている場合は、ぜひ参考にしてください。

手動での日程調整で起きる課題

カレンダーやメール・電話を活用したアナログな日程調整は、調整業務に時間を割かれることも多く、人為的ミスや機会損失のリスクも伴います。そのため、業務自体はシンプルでも、担当者は細心の注意を払わなければなりません。

そのため、日程調整の自動化に役立つツールを活用し、次のような課題の解決を図ることが望ましいです。

調整に時間がかかって本来の業務が進まない

手動による日程調整では、仮の日程を決めたら会議や商談の相手に電話・メールで連絡し、承諾が取れてはじめて決定となるのが一般的です。仮の日程で承諾が得られない場合は、自分のスケジュールを見直さなければなりません。

さらに、途中で日程の変更・修正があると、同じ作業を繰り返す必要があります。また、複数の商談・取引が進行している場合は、複数の予定を仮押さえし、確定後に解除する手間もかかります。

このように、手動の日程調整業務には往復作業が多く含まれます。これらの作業に追われて、他の業務に充てるべき時間を大きく削られるケースは少なくありません。

認識違いや入力ミスが発生しやすい

日程調整に関する認識は担当者ごとに異なり、そこから認識違いや入力ミスが発生しやすいのも、手動による日程調整の課題の1つです。

例えば、商談の日を10時〜11時と伝えた場合は、「10時開始の11時終了」または「10時から11時の間に商談開始」と2通りの解釈方法があり、混乱が生じることがあります。それぞれの担当者が異なる認識をした場合、どちらかが商談に遅刻する恐れがあるでしょう。

その他にも、合意は取れたものの、その後のメモや登録を忘れてしまい、結果として約束を破るというケアレスミスの可能性もあります。

日程調整の遅れが原因で機会損失につながる

手動の日程調整には時間がかかりやすく、その遅れが取引や売上の機会損失につながる場合も少なくありません。例えば、日程が確定するまでに相手の意欲が冷めてしまい、取引を断られるケースが代表的です。

また、自分の日程を調整している間に競合他社が顧客のスケジュールを押さえ、契約に至る場合も多いです。日程調整に時間がかかると顧客からの信頼を失いやすくなり、離脱のリスクが高まる点にも留意しましょう。

日程調整を自動化する主な方法

さまざまなツールを活用すると、日程調整の自動化を図れます。ここでは、日程調整を自動化する方法を2通り解説します。

カレンダーアプリや入力フォームを活用する方法

日程調整の自動化には、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー、Googleフォームなどの無料ツールが活用できます。これらに自身の希望日を入力し、会議・商談の相手にリンクを共有して確認してもらいます。

ツール上でコミュニケーションが取れるため、個別の電話やメールが不要になるのがメリットです。また、1つのカレンダーを共有することで、認識違いのリスクも減らせるでしょう。

一方で重複や変更が生じた場合、相手とのやり取りは自分で行わなければなりません。つまり、完全な日程調整の自動化は難しく、あくまで半自動化の範囲に留まります。

日程調整ツールを利用する方法

日程調整ツールとは、それぞれが登録したスケジュールをもとに自動で日程を調整・確定するシステムです。予約の重複や変更が生じた場合は、変更内容を入力するだけで相手に共有され、他の日に予定が振り分けられるため、日程調整をほぼ自動化できます。

カレンダーアプリなどを活用する場合に比べても、日程調整にかかる工数を大幅に削減できるのが魅力です。

日程調整ツールでできること

一般的な日程調整ツールの機能例は次の通りです。

1. カレンダー連携・自動空き状況抽出
2. 日程の仮押さえ・確定
3. 共有用リンクの発行・送付
4. 予定変更時の自動調整・通知
5. 予定日のリマインド

日程調整ツールは、カレンダーの登録予定をもとに空き状況を抽出し、そこから希望日を選ぶだけで日程が仮押さえされます。会議や商談の相手には招待リンクを送付して確認してもらい、入力された希望日から最終的な日程が自動で確定される仕組みです。

修正や変更がある場合は別日への振り分けも自動で行い、変更内容の通知に加えて、予定日の前日や当日のリマインドまでカバーしてくれます。そのため、担当者同士の日程調整にかかるコミュニケーションが最小限で済むでしょう。

社内会議や商談、イベント開催など、複数の予定が同時進行している場面でも、日程調整から相手との共有まで自動化され、調整業務の大幅な効率化が見込めます。

日程調整ツールを導入するメリット

日程調整ツールを活用すると、日程調整業務における課題の解決が見込めます。ここでは、日程調整ツールを導入するメリットを解説します。

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日程調整にかかる時間を大幅に削減できる

日程調整ツールの導入により、手動での日程調整業務に比べてかかる時間を大幅に削減できます。そのため担当者は、会議や商談の資料作成、イベント準備、接客など、本来の重要業務に専念でき、生産性の向上も見込めます。

日程調整ツールでは、設定された候補日時をもとに、参加者が各自で空いている時間を選ぶだけで、日程が自動で確定します。担当者同士が連絡を取り合って日程をすり合わせる必要がなく、この分のリードタイムを削減可能です。

調整業務のミスや属人化を防げる

1つのカレンダーを参加者全員で共有する日程調整ツールでは、伝達漏れや入力ミスなどが起こりにくいのも魅力です。また、各自で日程を調整するため、主催者など特定の人物に日程調整業務が属人化する心配もありません。

ツールを見れば、いつ・何が予定されているのかをそれぞれで確認でき、日程変更の経緯も記録として残せます。「変更後の予定が分からない」という問題が起りにくく、大規模な会議や商談もスムーズな開催につなげられます。

リアルタイムに対応しやすい

ほとんどの日程調整ツールは常にカレンダーを同期しており、相手の予定が確定した時点で、その日にはブロックがかかります。他の予定が入れられなくなるため、ダブルブッキングや、予定変更を伝える連絡も必要ありません。

参加者の空き状況がリアルタイムで分かり、チームや取引先との日程調整が効率化します。また、変更・修正の度に個別連絡の手間がかからないのも魅力です。

日程調整ツールの選び方

日程調整ツールにはさまざまなものがあるため、組織や担当者ごとのニーズにあったものを選ぶことが大切です。ここでは、日程調整ツールの選び方のポイントを解説します。

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利用環境に合った機能が搭載されているか

「マルチデバイス対応」や「利用人数上限」など、利用方法は日程調整ツールによって異なります。日程調整以外の機能やサポート体制の有無も含めて、自社が求める機能・サービスを備えているかを確認しましょう。

日程調整以外の機能としては、予約ページのデザインやWeb会議用リンクの発行、アンケート・投票機能などが代表的です。他システムとの機能重複に配慮しつつ、社内業務の効率化につながるようなツールを検討しましょう。

既存のカレンダー・外部ツールと連携可能か

既にカレンダーアプリや関連する外部ツールを使っている場合は、これらと連携できる日程調整ツールを選ぶのもおすすめです。従来のフローを大きく変更する必要がないため、導入・運用に際して混乱が生じにくいでしょう。

また、日程調整ツールによっては、SFAやCRMなどの業務用システムとの連携も可能です。予定をもとに顧客や取引先を管理でき、営業活動やマーケティングの効率化が見込めるため、必要に応じて可否を検討するのもおすすめです。

無料プラン・料金体系を確認

日程調整ツールの中には、無料で利用できるものもあります。有料ツールに比べて機能・利用人数に制限があることが多いですが、小規模の利用や固定費を抑えたい場合は、無料プランの有無に注目しましょう。

また、有料ツールの場合は、料金体系の確認も必要です。1ユーザーあたりに料金が発生する「従量課金制」や、プランごとに一律料金で利用できる「月額固定制」などがあるため、自社の予算や運用状況を考慮しながら、無理なく運用できるツールを選びましょう。

おすすめの日程調整ツール4選

まとめ

手動の日程調整には、仮押さえや相手への連絡、予定変更時飲み直しなど、大きな手間と時間を要します。伝え漏れや入力ミスのリスクは常につきまとい、日程調整の遅れが売上機会損失につながるケースも少なくありません。

日程調整ツールを導入すると、日程調整業務をほぼ自動化でき、このような課題の解決にもつながります。参加者は候補日時から空いている日を選ぶだけでスケジュールが確定し、伝達漏れや入力ミスを防ぎながら、日程調整にかかる時間の大幅な短縮が見込めます。

ツールごとに搭載機能やサービス、料金体系が異なるため、組織のニーズに適したモノを選ぶことが大切です。本記事を参考に、使いやすい日程調整ツールを導入し、日程調整業務の効率化につなげましょう。