業務アウトソーシングとは？主な形態やメリット・デメリットを解説

業務アウトソーシングとは、社内業務の一部を社外へ委託することです。近年は企業の人材不足や専門性の高い業務への対応などを背景に、業務アウトソーシングの需要が高まっています。本記事では、業務アウトソーシングの主な形態やメリット・デメリットなどについて解説します。

目次

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1. 業務アウトソーシングとは
2. 業務のアウトソーシングが注目されている背景
3. 業務アウトソーシングの主な形態
4. 業務アウトソーシングのメリット
5. 業務アウトソーシングのデメリットと注意点
6. 業務アウトソーシングの手段・手法はさまざま
7. 業務アウトソーシングで委託しやすい業務
8. 人事のアウトソーシングなら人事労務代行サービス
9. おすすめの人事労務代行サービス10選
10. 業務アウトソーシングの導入前に確認すべきポイント
11. まとめ

業務アウトソーシングとは

業務アウトソーシングは自社の業務を外部事業者に委託するサービスで、日本語では「業務委託」とも呼ばれます。外部人材が自社オペレーションに組み込まれる「人材派遣」と異なり、アウトソーシング先が業務の指揮系統を持つのが特徴です。

日常業務から人事労務・経理といった専門業務のアウトソーシングも可能で、企業は社内リソースを節約しながら、コア事業に集中できるようになります。本記事では、業務アウトソーシングの形態や手段・手法、委託できる業務などを解説します。

業務のアウトソーシングが注目されている背景

業務のアウトソーシングが注目されている背景には、業界・業種を問わず慢性的な人手不足があります。生産人口の減少に伴ってどの企業でも採用難が続いており、特に専門性の高い業務の人材確保は大きな課題です。

企業は少ない人員で売上や生産性を維持・向上させる必要があり、そのためには業務の効率化が不可欠です。その手段の1つとして、自社の業務を外部に切り出せるアウトソーシングが注目されています。

業務アウトソーシングの主な形態

業務アウトソーシングには、主に「BPO」「ITO」「KPO」の3形態があり、それぞれ委託できる業務分野が異なります。各形態の特徴をしっかりと理解した上で、自社に必要なサービスを検討しましょう。

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BPO

BPO（Business Process Outsourcing）は、業務プロセスを一括して外部委託する形態です。企画・設計から実施までをまとめて委託できるため、単なる作業代行に比べて、自社リソースの節約や業務効率化といった費用対効果が高いのが特徴です。

また、BPOは人事労務や経理、総務といったバックオフィス業務のアウトソーシングが中心で、コールセンターやヘルプデスクでの活用例も増えています。定型業務に充てていた人員を中核業務に集めることができ、組織全体で生産性の向上を図れます。

ITO

ITO（Information Technology Outsourcing）には、企業のIT関連業務関連の委託が可能です。例えば、新システムの設計や、基幹システムの運用・保守・管理などの委託が代表的です。

業種・業界を問わずDXが推進されている現在において、さまざまな企業が最新技術やITツールの導入に積極的な傾向にあります。一方でITの専門人材確保に苦心する企業も数多くありますが、ITOによって人手不足の解消や教育コストの削減を図っています。

KPO

KPO（Knowledge Process Outsourcing）の日本語訳は「知的業務委託」です。さまざまなデータを収集・加工・分析し、より戦略的な経営につながるような示唆や提案を行います。

委託できる業務には、ビッグデータ分析や市場調査、競合分析、マーケティングレポート作成など、付加価値の高いものがあります。各分野の専門人材が不足している組織でも、専門的見地にもとづく分析・示唆を受けることができ、意志決定の高度化を図れるでしょう。

業務アウトソーシングのメリット

業務アウトソーシングの活用により、経営資源を節約しつつ、業務の効率化や生産性の向上を目指せます。ここでは、業務アウトソーシングを利用するメリットを解説します。

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人件費・固定費を最適化できる

専門性の高い業務も外部に委託できる業務アウトソーシングを活用すると、自社での新たな人材確保が不要になり、採用・教育コストの節約につながります。業務内容によっては、設備投資にかかるコストも削減できるでしょう。

さらに、業務量を増減させることで委託コストも調整できるため、状況にあわせて人件費だけでなく、固定費を最適化できる点もメリットです。例えば、閑散期には委託量を減らして外注費を節約するなど、柔軟性のあるコスト管理を行えます。

法改正や制度変更に対応しやすい

人事労務分野における働き方改革関連法や、経理・財務分野における改正電子帳簿保存法・インボイス制度など、バックオフィス業務にはたびたびの法改正・制度変更への対応が求められます。

多くの業務アウトソーシングでは、このような法改正や制度変更にも自動で対応するため、社内で最新情報を確認し、都度対応する手間がかかりません。社内担当者に負担をかけることなく法令を遵守でき、組織として法令違反や罰則リスクの回避にもつながります。

外部のノウハウ・知見を活用できる

業務アウトソーシング事業者は、最新の専門知識やツールを活用しながら業務に対応することが多いです。依頼元にとっては外部専門家の知見に触れ、自社に蓄積できる機会といえるでしょう。

アウトソーシング先のノウハウを自社財産として蓄えることで、将来的には委託業務の内製化も図れます。事業者によっては社内ノウハウのマニュアル化も請け負うため、これまで暗黙知として蓄積されていたナレッジや業務プロセスを体系化する上でも役立ちます。

コア業務に注力して競争力を高められる

社内リソースの最大限の活用を手助けするのも、業務アウトソーシングのメリットです。給与計算や労働管理といった定型業務は組織運営に不可欠ですが、経営や売上に直接つながるものではありません。

そのため、これらに過剰に人員を割かれると、組織の競争力低下が懸念されます。しかし、これらのノンコア業務をアウトソーシングすれば、社内の限りある人材をコア業務に注力できます。

経営・売上に直結する業務に人手を集中させることで、少ない人員でも効率的な成果に期待できるでしょう。ひいては、組織として持続的な競争力の確保も見込めます。

業務アウトソーシングのデメリットと注意点

業務アウトソーシングにはさまざまなメリットが見込まれる一方で、導入時には次のようなデメリットも存在します。ここからは、業務アウトソーシングを利用する際に注意すべきポイントを解説します。

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業務がブラックボックス化しやすい

業務を外部に切り出してしまうアウトソーシングでは、業務プロセスやトラブル発生時の解決方法が社内から見えにくくなるのが懸念点です。最悪の場合はブラックボックス化し、契約満了時点で業務停止に追い込まれる恐れもあるでしょう。

これらのリスク回避対策として、月1つの定期報告やミーティングを通じて、業務に必要な知識やデータを共有してもらうことが大切です。また、アウトソーシング先によっては業務の内製化を支援しているため、必要に応じて活用しましょう。

社内にノウハウが蓄積されにくい

アウトソーシングが占める業務が多くなると、これらの分野のノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

例えば、経理分野においてアウトソーシング期間中に法改正や制度変更がなされると、契約満了時に「最新の法令や制度にどう対応すべきか分からない」といった事態になりかねません。

最低限の業務ノウハウを社内でも蓄積するために、定例ミーティングなどを通じて、アウトソーシング先と適切なコミュニケーションを図る必要があります。

委託先によって品質に差が生じる

アウトソーシング先によって、得意な業務分野や実績、体制、対応範囲が異なります。これらに伴い、成果物の品質に差が生じる可能性もあるでしょう。

そのため、アウトソーシング先を選ぶ際は、自社が求めるレベルで業務を委託できるかを確認する必要があります。公式Webサイトや資料に記載されている過去の実績や導入企業のほか、インターネット上で利用者の口コミや評価を確認するのも大切です。

業務アウトソーシングの手段・手法はさまざま

業務アウトソーシングにはさまざまな手段・手法があり、自社に合ったやり方を選択することで導入効果の最大化を図れます。ここでは、業務アウトソーシングの主な手段・手法について解説します。

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シェアードサービス

シェアードサービスは、特定業務をグループ内の1箇所に集約する委託方法です。例えば、これまで各グループ企業ごとにばらばらに行っていた経理業務をグループ内の1社に一括で任せる方法があります。

各企業で蓄積したナレッジを1カ所に集約でき、内部統制も強化できるのが魅力です。また、最小限の人員でグループ全体の業務を遂行するため、コスト削減や経営体制の整備にもつながります。

一方で、グループ全体で大幅な業務体制や制度の変更が必要であり、導入に大きなコストがかかる点に留意しましょう。また、その業務は特定拠点に属人化するため、トラブルやインシデント発生時に対応が遅れる懸念もあります。

クラウドソーシング

クラウドソーシングでは、フリーランスのような不特定多数の個人に自社業務を委託します。インターネットプラットフォームを介して委託先を探すのが一般的であり、さまざまな経験・スキルを持った人材を世界規模で探せます。

専門会社に委託するより安価で依頼できるケースが多く、依頼内容に柔軟性を持たせやすいのがメリットです。例えば、人事労務業務を細分化し、業務ごとに複数の個人業者に委託できます。

一方で、成果物の品質が個々のスキルに大きな影響を受けやすく、求めるレベルに達しない可能性もあるでしょう。また、専門会社に比べると納期の遅れや、依頼途中で連絡が取れなくなるなどのリスクも高いといえます。

オフショアソーシング

オフショアソーシングでは、海外の企業・拠点先に業務をアウトソーシングする方法です。特にインドや中国などのアジア圏はIT人材が豊富で、人件費も安い傾向にあります。

これらの国へのオフショアソーシングによって、専門業務の効率化と大幅なコスト削減を同時に図れるでしょう。また、コールセンターなど24時間稼働が必要な業務は、時差を利用して委託先を探せるのもメリットです。

ただし、言語の壁や文化・価値観の違いによるトラブルのリスクには留意が必要です。品質管理や従業員管理の基準について、自社の考え方を委託先にしっかりと伝える必要があります。

マルチソーシング

マルチソーシングとは、業務の内容ごとに、複数の異なるアウトソーシング先に委託する方法です。例えば、IT分野はIT専門会社、法務業務は法律家の在籍サービスのような使い分け方ができます。

各業務ごとに専門事業者に委託できるため、高い業務品質を見込めるのがメリットです。また、委託先を分散させることで、アウトソーシング先が倒産やサービス停止になっても、自社の被害が最小限で済みます。

その反面、複数のアウトソーシング先を同時進行するため、コストや納期などの管理業務が煩雑化する恐れがあります。

コ・ソーシング

コ・ソーシングでは、自社担当者とアウトソーシング先が協力して業務にあたるのが特徴です。受託側と委託側はパートナーとして連携し、得られた利益は共同で分配します。

この手法は、外部の専門家の知識やノウハウを社内に蓄積しやすく、自社に合わせたプロセスやルールを形成できるのも魅力です。

一方で緊密な連携を必要とする分、コミュニケーションに時間がかかるほか、セキュリティ面のリスクにも配慮しなければなりません。また、業務を完全に委託するアウトソーシングに比べて、コストの節約効果も薄まる点に留意しましょう。

業務アウトソーシングで委託しやすい業務

業務アウトソーシングに委託できる業務領域は比較的広範で、中でも定型業務や付加価値の高い業務で活用すると高い費用対効果に期待できます。ここでは、業務アウトソーシングで委託しやすい業務の例を解説します。

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バックオフィス業務

バックオフィスは業務内容がある程度定型化されており、マニュアル共有が容易なため、アウトソーシングしやすい分野です。次のような業務の委託が代表的です。

1. 経理業務：データ入力・仕訳・帳票作成・請求書発行
2. 労務業務：勤怠管理・給与計算・入退社手続き
3. 総務・秘書業務：契約書管理・備品管理・スケジュール管理・窓口業務
4. コールセンター：受電・架電・予約受付：データ入力

バックオフィスの中でもノンコア業務をアウトソーシングすると、リソースを他のコア業務に集中でき、無駄な人件費や固定費の削減につなげられます。また、プロに依頼することで、業務品質の安定化につながるのもメリットです。

IT・システム関連業務

現在はIT技術の普及を背景に専門の委託事業者が増えているため、IT・システム関連も比較的委託しやすい業務です。例えば、次の業務などを委託できます。

1. ヘルプデスク：テクニカルサポート・問い合わせ対応・アカウント管理
2. システム開発・運用：プログラミング・アップデート・サーバー管理
3. ネットワーク管理：ルーター管理・VPN設定・障害対応
4. セキュリティ対策：監視・ウイルス対策・マルウェア対策・トラブル対応
5. データ分析・活用：ビッグデータ分析・結果にもとづく示唆

IT分野は専門性が高く、最新技術のキャッチアップにはコストもかかります。これらをアウトソーシングすると、IT人材が不足している企業でも高品質なIT関連業務を実現でき、採用・教育コストの節約にもつなげられます。

プロジェクト期間のみのスポット契約など、状況にあわせて柔軟に活用しましょう。

営業・マーケティング関連業務

営業・マーケティングにおいても、定型業務を中心にアウトソーシングが可能です。また、外部の専門家に高付加価値の業務を委託し、高い成果を狙うといった活用方法もあります。例えば、次のような業務のアウトソーシングを検討しましょう。

1. 定型業務：データ入力・書類作成・顧客対応・メールや電話によるリード獲得
2. 高付加価値業務（非定型業務）：ビッグデータ分析・市場調査・競合分析・レポート

アウトソーシングを利用した定型業務の削減により、自社社員は商談や接客などのコア業務へ専念できるようになります。また、コア業務のアウトソーシングでは、プロの最新知識やノウハウを社内に蓄積できる可能性があります。

人事・採用に関わる業務

人事・採用関連業務は専門性は高いものの、定型業務も多いため、アウトソーシングに向いています。委託できる業務例には次があります。

1. 人事業務：人事評価制度設計・労務管理・福利厚生管理・就業規則管理
2. 採用関連業務：求人・応募受付・候補者管理・選考進捗管理

人事・採用関連業務は範囲が広いため、一部を切り出すだけでも大幅な効率化が見込めます。また、専門家への委託によって法令改正や制度変更にも正しく対応でき、法令に準拠した事業運営を実現できます。

人事のアウトソーシングなら人事労務代行サービス

業務アウトソーシングの中でも、人事関連の業務を委託したい場合は、人事労務代行サービスがおすすめです。人事労務代行サービスとは、人事・労務分野に特化した業務アウトソーシングです。

給与計算や年末調整、入退社手続きなどに加えて、法令改正・制度変更への対応や採用業務など、専門性の高い業務の委託を請け負うサービスも数多くあります。

人事労務に精通したプロに業務を委託することで、安定した業務品質に期待でき、社内リソースの有効活用も図れるでしょう。

人事労務代行サービスがおすすめな企業

人事・労務関連業務に課題を抱えている企業は、人事労務代行サービスの利用がおすすめです。例えば、人事と労務を兼任し、特定担当者の負担が大きい・業務が属人化しているなどのケースが代表的です。

人事労務代行サービスへの委託を通じ、業務の標準化・マニュアル化が進むため、属人化の解消につながるでしょう。また、業務が偏る心配もなく、担当者は他のコア業務に注力できるようになります。

さらに、法令改正・制度変更への対応に不安がある企業にも大きな導入効果が見込めます。法的知識が少ない組織でも新しい法令・制度に準拠しながら事業を継続でき、事業者や担当者の心理的負担の軽減も図れます。

おすすめの人事労務代行サービス10選

業務アウトソーシングの導入前に確認すべきポイント

業務アウトソーシングは闇雲に導入しても効果があらわれにくく、かえって現場の混乱や業務コストの高額化を招く恐れもあります。ここでは、業務アウトソーシングの導入前に確認すべきポイントを解説します。

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アウトソーシングすべき業務を整理する

業務アウトソーシングにはコストがかかるため、闇雲に導入すると金銭的な負担が大きくなります。特に課題点が多い業務から導入し、効果を見ながら段階的に適用範囲を拡大するのが望ましいです。

そのため、まず社内における業務を整理し、どれをアウトソーシングすべきか検討しましょう。アウトソーシングすべき業務に優先順位を付けると、最適な委託先も見極めやすくなります。

委託範囲と責任分担を明確にする

社内のデータやマニュアルを外部に委託する業務アウトソーシングには、一定のセキュリティリスクが伴います。また、依頼元とアウトソーシング先が互いに「相手がやっているだろう」と思い込み、業務が停滞するケースも少なくありません。

トラブルを避けるために、委託先にアウトソーシングする業務範囲や作業内容は明確にしましょう。また、それぞれの責任分担も明らかにすることで、トラブルや緊急時にも迅速な解決を図れます。

費用対効果は多面的に判断する

業務アウトソーシングの費用対効果を算出する場合は、単にコストの高低だけでなく、導入によって得られた効果も含めて多面的な判断が求められます。

例えば、利用料金が高額でも、それを上回る売上拡大や業務コストの削減があれば、戦略的投資として運用を継続する価値があるでしょう。導入前に適切なKPIやKGIを設定すると、費用対効果の測定が容易になります。

まとめ

業務アウトソーシングは、自社の業務を外部の事業者に委託する手法です。代表的なのは定型業務のアウトソーシングで、社内のリソースをコア業務に集中できるようになります。

また、営業やマーケティングといった専門分野に特化したアウトソーシングサービスも少なくありません。これらをデータ分析や戦略提案など付加価値の高い業務に導入し、組織全体でパフォーマンスアップにつなげるといった活用方法もあります。

業務アウトソーシングにはさまざまな形態・手段があるため、費用対効果を多面的に判断しながら最適な導入方法を十分に見極める必要があります。本記事を参考に、自社の実態にあった業務アウトソーシングを導入し、業務の効率化につなげましょう。