介護事業におすすめ電子契約システム4選｜メリットや選び方も解説

介護事業では、現場での介護業務に加え契約業務など、業務内容が多岐に渡ります。介護事業で契約業務を効率的に行うには、電子契約システムが有効です。本記事では、メリットや注意点を交えて介護事業におすすめの電子契約システムを紹介します。

目次

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1. 令和3年度介護報酬改定とは
2. 介護事業で電子契約システムを導入するメリット
3. 介護事業向け電子契約システムの選び方
4. おすすめの介護事業向け電子契約システム4選を一括比較！
5. 介護事業向け電子契約システムおすすめ4選
6. 介護事業で電子契約システムを導入する注意点
7. その他電子契約システムの選び方
8. まとめ

令和3年度介護報酬改定とは

3年ごとに行われる介護報酬改定ですが、令和3年度の改定の概要では、感染症や災害への対応強化を始め、自立支援や重度化防止の推進を図ることなどが記されています。詳細は厚生労働省のホームページから確認できますが、いずれも支援の強化につながるものです。

本記事に関係する内容では、「介護人材の確保・介護現場の革新」において、テクノロジーを活用し、文書に関する負担軽減を推進することが盛り込まれています。具体的には、「利用者等への説明・同意」「諸記録の保存・交付等」において電磁的な対応が可能になりました。

電磁的な対応とは、電子データ(PDF・CSVなど)のフォーマットで文書を作成・管理したり、電子署名を利用することなどです。ペーパーレス化によって、書類作成や手続きなどに関する業務負担の軽減に期待できます。

参考：令和3年度介護報酬改定について｜厚生労働省

令和3年度介護報酬改定の改定点

電子契約に関係する介護報酬改定については、指定訪問介護事業者と利用申込者(またはその家族)との間で行われる契約について、電子的な方法を原則的に認める内容になっています。以下に改定内容の詳細や条件について解説します。

参考：令和３年度介護報酬改定の主な事項について｜厚生労働省

利用者に対して電子文書での説明が可能

指定訪問介護事業者が、利用申込者やその家族との重要な事項を伝えるために、従来の書類交付に代わって電子的な方法で情報提供が可能になりました。電子的な方法として、電子計算機を介して通信回線で重要な情報を送受信する方法があります。

電子計算機は、パソコンを始めとするコンピュータ機器やスマホやタブレットなどの端末などが該当し、通信回線は一般的にインターネット回線が身近です。つまり、パソコンやスマホなどの端末とインターネット回線を利用した情報提供が可能になったことを意味します。

ただし条件として、指定訪問介護事業者だけでなく、利用申込者やその家族が情報をファイルに出力して文書を作成できることが重要です。また、情報提供の際には、電子的な方法を利用することやその内容について同意を得る必要があります。

書類の署名・押印なしでの契約が可能

電子的な方法が認められるのは、情報提供や情報の閲覧だけにとどまりません。電子的な方法による同意や、署名・押印なしでの契約も可能になります。電子的な方法による同意には、電子契約システム上で同意することも含まれます。

また、署名・押印なしでの契約ができることについては、指定訪問介護事業者と利用申込者の間で争いが生じない限り、署名や押印のないことが問題になることはありません。また、争いが生じた場合でも、署名・押印の証拠能力は限定的です。

そのため、手続きをスムーズに進めることに重点を置く場合は、署名・押印なしでも契約は可能です。ただし、慎重な対応が求められる文書や手続きに関しては、電子署名やタイムスタンプなどで文書成立の真正性を高めることができます。

電子化した文書での保存が可能

電子化された文書を電子的に保存することはもちろん。紙の文書を電子的に保存することも可能になりました。文書の保存期間については、文書に関連する制度上の取扱いを確認した上で、明確化することが重要です。

保存についても、指定訪問介護事業者だけでなく、利用申込者(またはその家族)もまた、電子計算機で記録や保存ができなければいけません。これらができない、あるいは電子的な方法を拒否した場合、電子的な方法で情報提供や契約を進めてはいけません。

契約者の交付に関しては、利用申込者の同意が得られれば、郵送や持参の代わりにEメールや電子契約システム上で送信することも可能です。いずれの場合においても、利用申込者が電子計算機を使えることと、電子的な方法に同意していることが前提となります。

介護事業で電子契約システムを導入するメリット

介護事業で電子契約が可能になったことで、電子契約システムを導入するメリットが大きくなりました。電子契約システムとは、契約書の作成・情報開示・合意の意思表示・法的効力の確保など、契約に関わる一連の手続きや処理を電子的に行うシステムです。

契約の関係者は、インターネット回線に代表される通信回線を介して契約を進めます。ここでは、介護事業で電子契約システムを導入するメリットを解説します。

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契約業務にかかる時間を削減できる

従来の書面での契約手続きは、印刷した重要事項説明書や個人情報同意書などの書類を利用申込者(またはその家族)に直接持参して説明を行う必要がありました。また、記名や押印も必要で、契約プロセスに時間がかかってしまいます。

電子契約システムを導入することで、重要な文書や同意書を電子的に提供することができ、利用者はオンライン上でアクセスして同意を示すことが可能です。書類提供や記入の手間が大幅に削減され、両者のスケジュールを調整する手間もなくなります。

契約業務にかかる時間と手間を削減できることにより、時間を節約でき、契約プロセスを迅速に進めることができます、さらにその分のリソースを介護計画書やケアプランの作成に充てることも可能です。

書類管理を効率化できる

従来の書面による契約プロセスでは、書類作成の際に、印刷・製本・押印・郵送などの手続きが必要でした。また、これらの書類をファイルやキャビネットに保管し、整理・管理する作業も伴います。

特に介護事業では書類が複数ページにわたることがあり、契約の数が増えると大量の書類が発生し、保管スペースを圧迫しやすい面があります。電子契約システムでは、デジタルフォーマットの電子書類をクラウド上に保管でき、物理的な保管の手間を省略できます。

印刷・製本・押印・郵送なども不要であり、システムのプラットフォーム上で全ての手続きを完結できます。物理的な保管スペースの必要性がなく、書類の整理や検索もデジタルで行えるため、書類管理の効率化に寄与します。

情報紛失の防止に繋がる

電子契約システムは、情報紛失の防止に繋がります。特に介護業界は、事業継続計画(BCP)の策定が求められています。BCPとは、地震や災害などの緊急事態から早期に事業を復旧するための手段・方法を決めておく計画のことです。

過去の大規模災害では、多くの介護施設が被害を受け、重要な情報が失われた例があります。電子契約システムを導入することで、情報の電子化とクラウド上での保管が実現します。これはBCP対策の一環として非常に有効です。

クラウド上に保管されるデータは災害時の影響を受けにくいため、大規模災害が発生した場合でも、電子契約サービスを利用していれば情報の喪失を最小限に抑えられます。情報の紛失や災害による影響を最小限に抑えるBCP対策としてメリットを発揮します。

ケアプランや報告書を共有できる

ケアプランや報告書の共有が効率的に行える点も電子契約システムのメリットです。特にケアプランは利用者や親族と共有する必要があるだけでなく、行政機関への提出も求められる場合が多いです。

こうした文書の共有と提出に関連する手続きは、電子契約システムを導入することで大幅に効率化されます。ケアプランや報告書をWEB上で作成・編集できるため、作成した文書はオンライン上で利用者や親族と共有することができます。

行政からの提出を求められるケースにおいても、システム上で作成した文書を必要な形式へ変換したり、必要な情報を追加したりすることが簡単で、従来の印刷・製本・郵送に比べて手間がかからず、提出までの時間を大幅に短縮できます。

実地指導対策になる

電子契約システムは、実地指導の対策としてのメリットもあります。実地指導とは、都道府県等の担当者が事業所の育成・支援のために行う取組みのことです。実地指導では、行政機関から事業所に対して契約書原本の提出を求める場合があります。

原本管理は各事業所で行う必要があり、書類の押印や管理状況の確認などのために各事業所と本部を行き来する手間が発生します。しかし、電子契約システムでは、クラウド上に保管したデータが原本となるため、事業所と本部間のデータのやりとりのみで完結します。

紙の書面を管理する方法では、契約書の原本を郵送したり、責任者を出張させたりする必要がありましたが、システムの場合は不要で、郵送料・出張費用などのコストも削減できます。データはリアルタイムで更新され、情報共有がスムーズに行えます。

介護事業向け電子契約システムの選び方

電子契約システムを導入したいけどたくさんのサービスの中からどれを選んだらいいかわからないという方もいるかもしれません。そのような方のために、ここでは介護事業向け電子契約システムの選び方を紹介します。

使いやすさで選ぶ

電子契約システムはサービスやプランによって利用できる機能が異なります。コストパフォーマンスの高さで選ぶことも大切ですが、使いやすさで選ぶことも重要です。契約業務を効率化するために電子契約システムを導入したのにも関わらず、かえって使いづらくなってしまう場合もあります。

電子契約システムを本導入する前に無料プランや無料トライアルで使いやすさを確認することができます。無料プランや無料トライアルを利用することができる電子契約システムは以下の通りです。

サポート体制で選ぶ

電子契約システムの導入支援が豊富であるサービスは、電子契約業務を軌道に乗せやすくなります。また、運用サポートが充実しているサービスでは、トラブルが起こった場合に迅速に対応することができます。サポートの有無だけでなく、対応方法や対応時間帯等も必ず確認しましょう。

おすすめの介護事業向け電子契約システム4選を一括比較！

介護事業向け電子契約システムおすすめ4選

介護事業で電子契約システムを導入する注意点

電子契約システムは、契約業務を効率化しますが、導入にあたっては注意点もあります。契約相手に負担感を与えないよう契約について丁寧に説明したり、事業所内でスムーズに運用するための事前準備をしっかり行いましょう。ここではポイントを解説します。

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契約相手から電子契約の理解を得る必要がある

介護事業で電子契約が解禁になったとは言え、「契約相手が電子計算機を扱えること」「契約相手が電子契約に同意していること」の2つの条件は守らなければなりません。特に高齢の利用申込者本人の同意を得る場合には、新しい技術に不安を感じる場合もあります。

そのため、電子契約の理解を得るためにわかりやすく説明し、利用申込者が必要なプロセスについてサポートするようにしましょう。システムを選ぶ際にも、誰にも見やすくてわかりやすいシンプルな表示や直感的に操作できるシステムかどうか確認しておきます。

電子契約に同意するのが難しい場合は、一部の書類は電子で、一部の書類は紙で提供するといった対応も考えられます。場合によっては、従来の紙での手続きを完全になくすのではなく、利用申込者の選択の余地を残しておく必要があります。

事業所内で運用ルールの周知・整備が必要

従来の紙での契約方法から電子契約に切り替える場合、それまでとは異なるプロセスで業務を行う必要性が生じます。新しいルールや業務プロセスを覚えるのは、職員にとって負担感が大きく感じられる場合があり、事前の説明と理解促進を図ることが重要です。

電子契約の導入と目的・導入によるメリットについて明確にし、職員に説明します。また、情報漏洩や不正行為がないよう、セキュリティ対策やルールも決めておきましょう。従来の業務フローと比較して変更点は何かを明確にすることも不安軽減に役立ちます。

特に、実際の使い方や手続きについては職員にとって重要な部分となるため、必要に応じてシステムの操作を始めとするトレーニングやサポートを事前に行っておきましょう

その他電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶ際には、導入コストに対してどれだけのメリットが得られるのか、必要な機能は備わっているかなど重要なポイントがあります。他にも、セキュリティ対策やサポートが充実しているかなどもポイントです。

スマホに対応していると、どの利用者でも抵抗感なく電子契約に同意しやすくなる可能性が高まります。以下のポイントを押さえて、自分の事業所に合った契約システムを選ぶようにしましょう。

【重要な3つのポイント】

1. 電子署名のタイプは当事者型か立会人型か
2. 自社の契約件数とコストが見合っているか
3. 自社に必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. スマホに対応しているか
2. 複数言語に対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

介護事業に電子契約を取り入れると、紙媒体のような手間は削減され、情報共有が容易になり、ケアプラン作成や情報管理にリソースを注げるようになります。

導入の際は、職員の理解と協力を得て運用ルールを整備しておくことが重要です。利用者の負担も考慮して、わかりやすい説明とサポート体制を整えておきましょう。