日程調整ツールとGoogleカレンダーを連携しよう｜選び方も解説

日程調整ツールには、Googleカレンダーと連携できるものもあります。両者をリアルタイムで同期できるようになることで、ダブルブッキングや二重管理を防止することが可能です。この記事では、Googleカレンダーと連携できるおすすめの日程調整ツールなどを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 日程調整ツールとGoogleカレンダーを連携しよう
2. Googleカレンダーとは
3. Googleカレンダーと日程調整ツールを連携するメリット
4. 日程調整ツールを選ぶ際のポイント
5. Googleカレンダーと連携可能な日程調整ツールおすすめ2選
6. 日程調整ツールを導入する際の注意点
7. まとめ

日程調整ツールとGoogleカレンダーを連携しよう

日程調整ツールは、打ち合わせや面談の日程をスムーズに決めるための便利なツールです。候補日の提示や回答の集計を自動化できるため、メールやチャットで何度もやり取りする手間を省けます。

近年は、Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールも多く登場しています。個人利用はもちろん、社内外との打ち合わせが多いビジネスシーンでも活用しやすい点が特徴です。

この記事では、Googleカレンダーと連携できるおすすめの日程調整ツールや、それぞれの特徴について解説します。

Googleカレンダーとは

Googleカレンダーは、Googleが提供するオンライン型のスケジュール管理ツールです。パソコンやスマートフォンから利用でき、予定の作成・共有・通知を一元的に管理できます。

個人利用だけでなくチームや組織内でのスケジュール共有にも適しており、Google Workspaceの一機能として多くの企業で活用されています。リアルタイムで予定が更新されるため、常に最新のスケジュールを確認できます。

ここでは、Googleカレンダーのメリットや機能について詳しく解説します。

参考：共有可能なオンライン カレンダーとスケジュール設定｜Google Workspace

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

Googleカレンダーを利用するメリット

Googleカレンダーを利用すると、メンバーの予定を瞬時に確認できるため、会議や打ち合わせの日程調整がスムーズになります。空き時間を把握しやすく、候補日のやり取りを減らせる点は大きなメリットです。

また、GoogleカレンダーはGmailやGoogle Meet、Google Driveなど、Google Workspaceの他ツールと連携できます。そのため、会議招集から資料共有、オンライン会議の設定までを一括で行え、業務効率化につながります。

有料プランでは、予約ページでの支払い受付や自動リマインダー送信、時間の使い方を可視化する分析機能を活用することで、より効率的なスケジュール管理が行えます。

Googleカレンダーの予約スケジュール機能とは

Googleカレンダーの予約スケジュール機能は、カレンダー上で予約受付用の専用ページを作成し、外部の相手に公開できる機能です。予約ページのURLを共有するだけで、相手は表示された空き時間の中から都合のよい枠を選んで予約できます。

予約が確定すると、その予定は自動的にGoogleカレンダーへ反映されるため、手動での登録や二重管理が不要になります。そのため、個別面談や商談、社内相談など、定型的な日程調整を効率化でき、日程調整ツールに近い感覚で利用可能です。

また、Gmailと連携した日程調整サポートでは、メールのやり取り内容やカレンダーの空き状況をもとに最適な会議時間を提案し、ワンタップで候補日を共有することも可能です。

予約スケジュール機能の使い方

ここでは、Googleカレンダーの予約スケジュール機能の使い方について、基本的な設定手順やポイントを順を追って解説します。初めて利用する場合でも迷わず設定できるよう、予約ページの作成から公開までの流れを確認していきましょう。

1. パソコンで Googleカレンダー を開く
2. 左上の 「作成」 をクリックし、「予約スケジュール」 を選択
3. 予約可能な日時や所要時間など、基本設定を行う
4. 予約ページの表示名や説明文を設定する
5. 会議の方法を選択する（Google Meet／対面／電話／後で指定）
6. 予約フォームの入力項目（氏名・メールアドレスなど）を確認・追加
7. 必要に応じて、メール確認必須設定でスパム予約を防止
8. 確認メールやリマインドメールの送信設定を行う
9. 設定完了後に 予約ページのURLを発行し、相手に共有する

参考：予約スケジュールを作成する｜Google カレンダー ヘルプ

予約スケジュール機能の注意点

Googleカレンダーの予約スケジュール機能を利用する際には、いくつか注意点があります。まず、この機能はGoogle Workspaceの有料プランを契約している場合にのみ利用可能で、無料アカウントでは使えません。

また、基本的に1つの時間枠につき1人（または1組）のみ予約できる仕様となっており、複数人が同時に参加する会議やイベントには向いていない点に注意が必要です。

さらに、予約ページのデザインや表示項目のカスタマイズ性は高くなく、ブランドカラーの反映や詳細な条件設定などは限定的です。柔軟な予約管理や高度なカスタマイズを求める場合は、外部の日程調整ツールとの併用を検討するとよいでしょう。

Googleカレンダーと日程調整ツールを連携するメリット

多くの日程調整ツールは、Googleカレンダーとリアルタイムで同期できる仕組みを備えています。連携することで、Googleカレンダー上の予定が自動的に反映され、空き時間のみを相手に提示できるため、ダブルブッキングや二重管理を防止できます。

予定が確定すると、カレンダーへの登録も自動で行われるため、手動入力の手間もかかりません。また、ツールによっては、日程確定後に自動でリマインドメールを送信したり、Google MeetやZoomなどのオンライン会議URLを自動発行したりする機能もあります。

当日の連絡漏れやURLの共有忘れを防げるため、日程調整から会議実施までをスムーズに進められる点が大きなメリットです。

日程調整ツールを選ぶ際のポイント

日程調整ツールを選ぶ際は、Googleカレンダーと連携できるかどうかだけでなく、機能面や操作性、自社の利用シーンに合っているかといった点も重要です。社内外の打ち合わせや面談など、利用目的によって求められる機能は異なります。

導入後に使いづらさを感じないよう、事前に確認すべきポイントを押さえておくことが大切です。ここからは、日程調整ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

必要な機能があるか

日程調整ツールには、空き時間の自動抽出、予約URLの発行、複数人の日程調整、リマインド通知、オンライン会議ツールとの連携など、さまざまな機能があります。そのため、自社のニーズに適した必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。

例えば、外部との面談が多い場合は予約URLの発行機能、社内会議が中心の場合は複数人調整機能が役立ちます。不要な機能が多すぎると操作が複雑になることもあるため、必要十分な機能を見極めましょう。

自社に合った日程調整が可能か

日程調整ツールには、主に2つのタイプがあり、自社の利用目的や業務フローに合ったものを選ぶことが重要です。面談や商談など、相手に空き時間から選んでもらいたい場合は予約受付型が適しています。

一方、社内会議や複数人が参加する打ち合わせでは、候補日を提示して回答を集める候補提案型が向いています。ツールによっては、両方の調整方法に対応しているものもあるため、柔軟に使い分けられるかどうかも確認するとよいでしょう。

自社の業務スタイルに合った方法を選ぶことが大切です。

予約受付型	・空いている時間枠を公開し、 相手が自由に予約する形式 ・面談や商談向き
候補提案型	・複数の候補日を提示し、 参加者の回答をもとに日程を決定する形式 ・会議向き

操作性・マルチデバイス対応可否を確認

日程調整ツールは、管理者だけでなく、予約する側も操作することが前提となります。そのため、画面が分かりやすく、直感的に操作できるかどうかは重要なポイントです。

また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスに対応しているかも確認しておきましょう。外出先からでも確認・調整ができる環境が整っていれば、利便性が高まります。

カスタマイズの自由度を確認

日程調整ツールを選ぶ際は、カスタマイズの自由度も確認しておくことが重要です。たとえば、自社のブランドカラーやロゴを反映できる、説明文や注意事項、所要時間の補足などを自由に追加できると、予約時の認識違いや問い合わせの防止につながります。

さらに、用途ごとに表示内容を切り替えられるツールであれば、商談・面談・社内調整など複数のシーンに対応しやすくなります。運用後に調整が必要になるケースも多いため、どこまで柔軟に変更できるかを事前に確認しておくと安心です。

Googleカレンダーと連携可能な日程調整ツールおすすめ2選

日程調整ツールを導入する際の注意点

日程調整ツールを導入する際は、事前にいくつかの注意点を把握しておくことが大切です。まずは社内での利用ルールを明確にしないと、調整方法が人によって異なり、かえって混乱を招く可能性があります。

どの場面でツールを使うのか、カレンダーの公開範囲はどうするのかなど、基本的な運用方針を決めておく必要があります。また、ツールの操作に慣れるまでには一定の時間がかかるため、導入初期は簡単なマニュアルの用意や説明の機会を設けると安心です。

さらに、人によっては自身のスケジュールを他者に開示することに抵抗を感じる場合もあります。公開範囲を調整できる設定があるかを確認し、心理的な負担を減らす配慮も重要です。

まとめ

日程調整ツールは、Googleカレンダーと連携することで、予定の重複や二重管理を防ぎながら、日程調整を効率化できる便利なツールです。

リアルタイム同期により空き時間を正確に共有できるほか、リマインドメールやオンライン会議URLの自動送信など、調整後の手間も削減できます。

ツールを選ぶ際は、Googleカレンダー連携の有無だけでなく、必要な機能や調整方法のタイプ、操作性、カスタマイズ性なども確認することが重要です。本記事を参考に、自社の利用シーンに合った日程調整ツールを選び、日常業務の効率化につなげていきましょう。