内部通報規程のひな形は？基本の構成や作成のポイントを解説

内部通報制度とは、業務における不正行為や法律違反を内部から通報できる仕組みです。その際に必要なのが内部通報規程です。この記事では、内部通報規程のひな形や作成のポイント、さらにおすすめの内部通報システムについても紹介します。

目次

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1. 内部通報規程とは
2. 内部通報規程のひな形の構成
3. 内部通報規程の作成・運用におけるポイント
4. 内部通報制度の整備・運用には内部通報システムがおすすめ
5. おすすめの内部通報システム9選
6. 内部通報システムの選び方
7. まとめ

内部通報規程とは

内部通報規程とは、社内の不正やハラスメント行為について、従業員が専用窓口に通報するための手順やルールをまとめた社内規程です。公益通報者保護法にもとづいて作成・運用され、特に「通報者」の保護について厳格な要件記載が求められます。

内部通報規程は内部通報制度の運用に不可欠であり、従業員300人を超える企業は整備が義務づけられています。なお、適切な内部通報規程を作成するには、消費者庁に掲載されたひな形を参考にするのがおすすめです。

本記事では、内部通報規程のひな形や作成のポイントに加えて、内部通報制度の運用を効率化する専用ツールについて解説します。

そもそも内部通報制度とは

内部通報制度とは、企業や組織内の法令違反・不正・ハラスメントなどを従業員が専用窓口に通報できる仕組みです。企業の自浄作用を高めることを目的としており、通報者の身分や利益は公益通報者保護法によって保護されています。

2022年6月の公益通報者保護法の改正に伴い、300名を超える企業では内部通報制度の体制整備が義務化され、300人未満の企業にも整備に努めることが定められました。

内部通報制度の整備により、企業はコンプライアンスを強化し、社会的信頼の維持にもつなげやすくなります。

参考：組織の不正をストップ！従業員と企業を守る「内部通報制度」を活用しよう｜政府広報オンライン

参考：公益通報者保護法（平成十六年法律第百二十二号）｜e-Gov 法令検索

消費者庁ではひな形を公表している

内部通報制度の起点となるのが、その手順やルールをまとめた内部通報規程です。特に従業員数300名を超える企業は、内部通報制度の体制整備の一環として、内部通報規定の作成が義務づけられています。

また、300名未満の企業についても作成が推奨されているため、社会的責任やコンプライアンス強化の意味からも、業種・業界・規模を問わずすべての企業での作成が望ましいでしょう。

消費者庁の「はじめての公益通報者保護法」には内部通報規定のひな形や作成例が掲載されており、自社で作成する際の参考にもできます。

参考：はじめての公益通報者保護法｜消費者庁

内部通報規程のひな形の構成

消費者庁が提供する内部通報規程のひな形は、大きく分けて5つの要素で構成されています。これらの骨組みを参考に、要件を満たした内部通報規程を作成しましょう。ここでは、内部通報規程のひな形の構成と、各項目に組み込むべき事項を解説します。

参考：内部通報に関する内部規程例（遵守事項＋推奨事項版）

参考：「公益通報者保護法第 11 条第１項及び第２項の規定に基づき事業者がとるべき措置に関して、その適切かつ有効な実施を図るために必要な指針」の公表について｜消費者庁

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総則

「総則」とは、簡単に言うと内部通報規程の概要をまとめたものです。記載すべき事項や例は次の通りです。

1. 規程の目的：不正行為・法令違反・ハラスメントの早期発見・是正・再発防止
2. 適用範囲：自社の全ての役員・正社員・契約社員・パート・アルバイト派遣労働者を含み、み、必要に応じて退職者や関係者にも適用
3. 言葉の定義：「通報者」「法令等違反行為」が指す具体的な内容
4. 通報者の保護：通報による解雇・降格・減給などの不利益を禁じる
5. 通報者の責務：虚偽や誹謗中傷を目的にした通報を禁じる
6. 責任者：内部通報制度の担当部署・担当者を明確化

上記のような項目の明確化により、内部通報制度が健全に機能するための基盤を整えられます。

内部通報の体制整備

「内部通報の体制整備」の項目では、不正行為や法令違反を発見した際に、どこに・何を・どのように通報するのかを明確にすべきです。例えば、次のような事柄について具体的に記載しましょう。

1. 通報窓口の設置・明確化：社内窓口や外部専門家に相談
2. 目的・適用範囲：通報や相談できる内容・誰が通報できるか
3. 通報・相談の方法：書面・メール・電話・FAX・面会
4. 相談内容の共有範囲：正当な理由なく第三者に相談内容を共有しない
5. 通報後の調査手順：必要な調査の義務化・調査の担当部署
6. 是正の義務：不正行為や法律違反が明らかになった場合の対処法

上記の明確化により、実際に社内で不正や法令違反が発見された場合でも、発見者は迅速な通報が可能です。また、企業としての対処方法も体系化されるため、早期の問題解決を図りやすくなります。

窓口への通報又は相談に関する当社労働者及び役員の責務等

「窓口への通報又は相談に関する当社労働者及び役員の責務等」には、内部通報制度の適切な運用基盤を整備するための項目を記載します。特に通報者保護は重要であり、自社が必要以上の損失を受けるのを防ぐ狙いもあります。記載事項の例は次の通りです。

1. 通報者の保護：探索や不当な取り扱いの禁止
2. 秘密保持：通報者や相談者による外部への情報漏洩
3. 利益相反の回避：被通報者を含めた関係者による調査の禁止
4. 通知：通報者への調査開始や進捗に関する報告

これらの規定により、誰もが安心して内部通報を行える体制が整います。内部通報制度を効果的に機能させるためにも、消費者庁の内部通報規程ひな形を参考に、自社実態に沿った内容に仕上げましょう。

通報又は相談を行う者の責務等

「通報又は相談を行う者の責務等」は、内部通報制度の悪用を防ぐための事項です。具体的には、次のような事柄をまとめましょう。

1. 目的：虚偽や誹謗中傷を目的にした通報の禁止
2. 留意事項：良識にもとづく情報管理

制度の公正性を損なわず、円滑な運用につなげるためにも禁忌をまとめる必要があるでしょう。また、必要以上に関係者に不利益を与えないために、良識ある情報管理や秘密保持を通報者に求めることが大切です。

通報受付後の処理

「通報受付後の処理」では、通報後の調査の進め方や、調査によって不正行為や法律違反が明らかになった場合・公益通報に該当しなかった場合の処理方法を明確化します。

通報の受付後は、被通報者や該当案件の利権者を内部通報の受付・調査・是正措置のメンバーから除外しなければなりません。これには利益相反を回避する目的があります。

通報内容が正しい場合は、該当行為者を適切に処分する旨を明確化しましょう。処分方法は、原則として消費者庁が発表する指針を踏まえて決定する必要があります。また、内部通報が公益通報に該当しない場合にも、通報者のプライバシー保護のための対策が必要です。

必要に応じて、就業規則やハラスメント防止規程に基づいた調査や措置を検討しなければなりません。公益通報でないからとして放置すると、通報者に迫る危険性が増し、結果としてメディアやSNSを通じて外部に情報を漏洩される恐れがあります。

このようなリスクを防ぐために、秘密保持に抵触しない範囲で、通報者に調査の可否や進捗を共有することも大切です。「通報受付後の処理」には、上記のような事項を明文化する必要があります。

参考：「公益通報者保護法第 11 条第１項及び第２項の規定に基づき事業者がとるべき措置に関して、その適切かつ有効な実施を図るために必要な指針」の公表について｜消費者庁

内部通報規程の作成・運用におけるポイント

内部通報規程は消費者庁のひな形を活用すれば比較的簡単に作成できますが、いくつか留意すべきポイントもあります。ここでは、内部通報規程の作成・運用におけるポイントを解説します。

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通報者保護を確実にする規程内容を定める

内部通報制度において特に重要視されているのが、通報者の保護です。例えば、通報によって通報者が解雇・減給・ハラスメントなどの報復措置を受けると、忌避感情から内部通報制度が機能しなくなる恐れが高いです。

そのため、消費者庁による「公益通報者保護法に基づく指針の解説」においても、通報者の秘密保持については厳格な規程を求めています。

これに準拠する形で、自社の内部通報規程でも、通報によって解雇をはじめ不当な扱いをすることを明確に禁止しなければなりません。あわせて、被通報者には通報者の情報はもちろん、原則として通報による調査である旨も伏せることが望ましいです。

就業規則などと整合性を意識する

内部通報規程は、就業規則をはじめ他の社内規程と関連するため、それぞれ整合性を保つ必要があります。例えば、就業規則に記載されていない罰則を内部通報規程に組み込むと、不当な取り扱いとして労務訴訟などのトラブルに発展する恐れがあります。

特に重要なポイントとして、通報者に対する通報を理由にした解雇など不当な取り扱いは就業規則で禁止したうえで、違反した場合の罰則も明記することが大切です。

さらに、内部通報規程には不当な取り扱いをした人に対し、就業規則に準拠した処分を行う旨を記載することで、通報者保護における整合性を保てます。

参考：労働契約法（平成十九年法律第百二十八号）｜e-Gov 法令検索

公益通報者保護法を遵守する

公益通報者保護法とは、内部通報者に危険や不利益が及ぶのを防ぐための法律です。公益通報者保護法が定める通報者保護を確実に遂行するために、内部通報規程は法令を遵守した形で運用しなければなりません。

なお、令和8年12月1日からは改正公益通報者保護法が施行されるため、事業者は以下のような要点を押さえておく必要があります。

1. 従事者指定義務（常時使用する労働者の数が300人超）に違反した事業者への罰則強化
2. 内部通報制度の周知義務の明確化
3. 公益通報者の範囲にフリーランスに追加
4. フリーランスの通報を理由にした業務委託契約解除や不当な取り扱いの禁止
5. 従業員による公益通報への妨害行為の禁止
6. 公益通報者の特定を目的とする行為の禁止
7. 通報後1年以内の解雇・懲戒は通報を根拠にするものと推定する

これらは、通報者の保護を強化するとともに、企業自身による不正行為・違反行為の早期発見と是正を強化する目的があります。改正法を遵守するためにも、既存の内部通報規程を今一度見直しましょう。

参考：公益通報者保護法の一部を改正する法律(令和7年法律第62号)｜消費者庁

コンプライアンス体制との連携を重視する

内部通報制度の体制整備は、企業や組織のコンプライアンスを強化するためにも重要な取り組みです。確実に機能することがコンプライアンスの遵守につながるため、内部通報規程にはコンプライアンス部門との連携体制についても定めることが望ましいです。

代表的なのは、コンプライアンス部門を通報窓口や調査担当部署として指定する方法です。また、コンプライアンス部から経営層への定期的な報告を仕組み化することで、PDCAサイクルの最適化につながります。

内部通報への対処が不適切な場合は、企業の重大な損失につながりかねません。組織におけるリスク管理の一環として、経営トップにも制度への積極的な関与が求められます。

従業員への周知と教育を徹底する

社内の従業員が内部通報の存在を知らない場合は、効果的な運用は見込めないでしょう。また、「内部通報をすると報復されるのではないか」という誤解も、制度の機能を妨げる要因となります。

そのため、企業は従業員に対し、内部通報制度の存在や通報者保護の原則などを徹底周知しましょう。同時に、内部通報の具体的な手順に関する教育も必要です。

これによって、従業員が安心して内部通報制度を活用できる環境が整い、企業における自浄作用の向上も見込めます。企業全体でコンプライアンス強化を図るためにも、組織全体で内部通報制度に関する意識付けを行いましょう。

内部通報制度の整備・運用には内部通報システムがおすすめ

内部通報制度を効果的に整備・運用するには、内部通報システムの利用もおすすめです。弁護士・法理事務所などが外部窓口を代行するサービスや、内部通報の受付・管理を効率化するツール提供など、さまざまなシステム形態があります。

また、内部通報規程を含めた社内体制の構築から支援してくれるシステムもあります。このようなシステムを活用することで、何から手をつけていいか分からないという企業でも、スムーズな内部通報制度の運用を図りやすいでしょう。

企業のリソースやコンプライアンスレベルに合わせて、適切な内部通報システムの導入を検討しましょう。

おすすめの内部通報システム9選

内部通報システムの選び方

内部通報システムを選ぶ際は、「サービスの範囲」「匿名性」「専門性」の3つのポイントに注目しましょう。これによって自社が求めるレベルのコンプライアンスを実現しつつ、公益通報者保護法など関連法案への対応も確実に行えます。

また、内部通報制度が義務化されている大規模企業においては、より高度な内部通報制度の運用が求められます。企業実態に合わせて、通報チャネルや多言語対応の可否に加えて、適正な予算内で運用できるかも確認する必要があります。

【重要なポイント3つ】

1. サービスの範囲を確認
2. 匿名性は担保されるか
3. 専門性は高いか

【その他の比較ポイント】

1. 通報チャネルや受付時間を確認
2. 多言語に対応しているか
3. 費用は適正か

まとめ

内部通報規程とは、内部通報制度の手順やルールをまとめた社内規程です。内部通報制度においては、公益通報者保護法にもとづき、特に「通報者保護」が重視されています。そのため、内部通報規程においてもこれを確実に実施するための記載が必要です。

消費者庁では、内部通報規程のひな形を無料で提供しているため、規程作成時の参考にするのがおすすめです。あわせて、自社の運用体制にあった内部通報システムを導入すると、効果的な内部通報制度の運用につなげられます。

本記事を参考に、適切な内部通報システムを導入し、自社におけるコンプライアンスの強化につなげましょう。