内部通報システムの選び方は？重視すべきポイントや注意点を解説

内部通報システムは、企業の不正やハラスメントを早期に把握し、重大なリスクを未然に防ぐための重要な仕組みです。システム選定では制度対応に加え、運用できるかの見極めが求められます。本記事では、公益通報者保護法を踏まえ、内部通報システムの選び方をわかりやすく解説します。

目次

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1. 内部通報システムとは
2. 内部通報制度に関わる法制度とガイドライン
3. 内部通報システムは提供形態によって役割が異なる
4. 内部通報システムの選び方で重視すべきポイント
5. おすすめの内部通報システム・サービス9選
6. 内部通報システムを導入する際の注意点
7. その他の内部通報システム・サービスの選び方
8. まとめ

内部通報システムとは

内部通報システムとは、企業内で発生する不正行為やハラスメント、法令違反などを従業員や関係者が安心して通報できるシステムです。問題が深刻化する前に兆候を把握し、早期是正につなげることで、企業のコンプライアンス強化やリスク管理に役立ちます。

近年は、公益通報者保護法への対応が求められることから、制度の整備だけでなく実際に利用される運用体制を構築できているかが重要視されています。匿名通報や外部窓口の設置など、通報者が不利益を受けにくい環境づくりも欠かせません。

本記事では、公益通報者保護法を踏まえ、内部通報システムの選び方をわかりやすく解説します。

内部通報制度とは

内部通報制度とは、内部通報システムを含めた企業内の正式なルールや運用体制全体を指します。通報の受付方法、調査の流れ、是正措置、通報者の保護方針などを明確に定め、社内規程として整備することが一般的です。

制度が形だけのものにならないように従業員への周知や教育を行い、安心して利用できる土壌を整えることが重要です。適切に運用された内部通報制度は、不正防止だけでなく、企業への信頼性向上にもつながります。

内部通報制度に関わる法制度とガイドライン

内部通報制度を適切に運用するためには、関連する法制度やガイドラインを正しく理解しておくことが不可欠です。特に中心となるのが公益通報者保護法であり、通報者を保護する枠組みや、事業者に求められる対応が定められています。

さらに、法律の内容を実務に落とし込むため、国からは内部通報制度の運用に関するガイドラインも公表されています。ここでは、内部通報制度を整備・運用するうえで押さえておきたい法制度とガイドラインの基本的な考え方を整理します。

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公益通報者保護法の基本的な枠組み

公益通報者保護法は、企業や組織における不正行為や法令違反を通報した労働者等を保護することを目的とした法律です。

具体的には、通報を行ったことを理由に、解雇・降格・減給・不当な配置転換などの不利益な取扱いを受けることを禁止し、安心して通報できる環境を整えることを指します。

本制度は、国民の生命・身体・財産などの保護を図る観点から、事業者による法令違反の早期発見と是正を促進するために設けられました。通報先は事業者内部の通報窓口に限らず、行政機関や一定の要件を満たす場合には報道機関などの外部機関も認められています。

参考：公益通報受付窓口｜経済産業省

参考：公益通報者保護制度｜消費者庁

事業者に求められる制度整備の法的要件

公益通報者保護法では、一定規模以上の事業者に対し、内部通報に適切に対応する体制整備が義務付けられています。

具体的には、通報を受け付ける窓口の設置、通報内容を適切に取り扱う担当者の選任、通報者の秘密保持、不利益な取り扱いを防止する措置などが求められます。

また、通報を受けた後は、事実確認や是正措置を適切に行うことも重要です。形式的な制度整備にとどまらず、実効性のある運用が求められています。

参考：公益通報者保護法を踏まえた国の行政機関の通報対応に関するガイドライン（外部の労働者等からの通報） ｜消費者庁

内部通報制度運用のガイドライン

公益通報者保護法の施行に伴い、消費者庁を中心として内部通報制度の適切な運用を目的としたガイドラインが策定されています。ガイドラインでは、通報者の保護を最優先としつつ、不正や法令違反を早期に把握し是正につなげるための実務上の指針が示されています。

例えば、通報窓口を社内だけでなく外部にも設置すること、通報対応に関わる担当者の独立性を確保し、利害関係による影響を排除することが重要とされています。

また、通報受付から調査、是正措置、結果通知までの方法を明確にし、適切に記録・管理することも求められます。さらに、制度を形だけのものにしないため、従業員への継続的な周知・教育の実施も重視されています。

参考：公益通報者保護法｜e-Gov 法令検索

参考：公益通報者保護法を踏まえた国の行政機関の通報対応に関するガイドライン（外部の労働者等からの通報） ｜消費者庁

内部通報システムは提供形態によって役割が異なる

内部通報システムは、提供される形態によって担う役割や活用方法が異なります。単に通報を受け付ける窓口機能に特化したものから、通報管理を効率化するツール型、さらには制度設計や運用体制の構築まで支援するものまでさまざまです。

自社の体制やリソース、内部通報制度の成熟度によって、適した提供形態は変わるため、それぞれの特徴を理解したうえで選定することが重要です。ここからは、内部通報システムの提供形態について詳しく解説します。

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内部通報窓口を代行するタイプ

内部通報窓口を代行するタイプは、弁護士事務所や専門の外部機関など、社外の第三者が通報受付窓口を担うサービスです。

従業員は自社の人事部や上司を介さず、外部窓口へ直接通報できるため、「社内に知られるのではないか」「不利益を受けるのではないか」といった心理的な不安を軽減できます。

その結果、通報のハードルが下がり、不正やハラスメントの早期発見につながりやすくなります。また、第三者が関与することで中立性・客観性を確保しやすく、経営層が関与する不正や、社内では扱いづらい案件にも対応しやすい点が特徴です。

匿名通報への対応や初期ヒアリング、通報内容の整理までを任せられるケースも多く、内部通報制度をこれから整備する企業や、既存制度の実効性を高めたい企業に適したタイプといえます。

専用ツールを提供するタイプ

専用ツールを提供するタイプは、内部通報の受付・管理するためのシステムを企業に提供する形態です。Webフォームやチャット、専用管理画面などを通じて、通報の受付から対応状況の確認、履歴管理、記録の保管までを一元的に行えます。

紙やメールによる運用と比べて情報管理がしやすく、対応漏れや属人化を防げる点が大きな特徴です。一方で通報の一次対応や調査、是正措置の判断などは自社で行うケースが多いため、あらかじめ担当部署や責任者を定めた運用体制が求められます。

そのため、すでに内部通報制度を導入している企業や、一定の人事・コンプライアンス体制が整っている企業に向いています。

内部通報体制の構築までサポートするタイプ

内部通報体制の構築までサポートするタイプは、内部通報システムの提供にとどまらず制度設計から運用開始、その後の改善までを包括的に支援するサービスです。

具体的には、通報窓口の設計、運用ルールや内部規程の整備、マニュアル作成、担当者への教育・研修などを一貫してサポートします。公益通報者保護法や消費者庁のガイドラインを踏まえた体制構築が可能なため、法令対応に不安がある企業でも安心して導入できます。

また、内部通報制度を初めて整備する企業や、既存制度が形骸化している企業、第三者の視点を取り入れて運用を見直したい企業に適した形態といえるでしょう。

内部通報システムの選び方で重視すべきポイント

内部通報システムを選定する際は、法令要件を満たしているかどうかだけでなく、実際に「通報しやすく、適切に運用できるか」という視点が重要です。匿名性や通報者保護の仕組み、通報後の対応体制、運用の客観性などは、制度の実効性を左右する要素といえます。

ここからは、内部通報システムの選び方で重視すべきポイントについて詳しく解説します。

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匿名性と通報者保護の仕組み

内部通報制度では、通報者が不利益を被らない仕組みを整えることが重要です。完全匿名や仮名での通報が可能かどうかは、通報のしやすさに直結します。

また、IPアドレスやアクセスログの管理方法によっては、個人が特定されるリスクが生じるため、どこまで情報が取得・保存されるのかも確認が必要です。このように通報内容と個人情報が分離して管理されているかなど、通報者保護の仕組みを重視して選びましょう。

通報受付チャネルの多様性

内部通報制度では、通報受付チャネルの多様性が制度の利用しやすさを大きく左右します。例えば、Webフォームや電話、メールなど複数の通報手段に対応していれば、従業員は状況や心理的負担に応じて最適な方法を選ぶことができます。

特にWebフォームは匿名性を確保しやすく、電話は緊急性の高い通報に適しているなど、それぞれに特徴があります。また、勤務時間外や夜間でも通報できるよう、24時間受付に対応しているかも重要なポイントです。

さらに、海外拠点を持つ企業や外国籍従業員が在籍している場合には、多言語対応の有無が制度の実効性に直結します。誰もが不安なく利用できる通報チャネルが整っているかを確認しましょう。

通報後の対応フローと管理機能

内部通報システムを選ぶ際には、通報を受け付けた後の対応フローと管理機能が十分に整っているかを確認しましょう。通報内容に対して「誰が・いつ・どの段階まで対応したか」といった対応状況や履歴が可視化されていれば、対応の遅延や放置を防ぎやすくなります。

また、通報の受付から調査、是正措置、完了までの履歴を一元的に管理できる機能があれば、後から対応状況を振り返ることも可能です。さらに、閲覧や対応ができる担当者を限定できる権限設定機能があると、情報へのアクセスを最小限に抑えられます。

通報後の対応フローがシステム上で明確に設計・管理されているかどうかは、内部通報制度の信頼性と実効性を左右する重要なポイントです。

第三者関与と運用の客観性

内部通報制度の運用においては、第三者関与と客観性の確保が重要なポイントです。

社内のみで通報の受付から調査、判断までを完結させる場合、通報内容によっては「身内をかばっているのではないか」「公正な対応が行われていないのではないか」といった不信感を通報者や従業員に与える恐れがあります。

そのため、外部の弁護士や専門機関など、第三者が関与できる仕組みが整っているかを確認しましょう。第三者の視点が入ることで判断の客観性が高まり、企業側も感情や社内事情に左右されにくい対応が可能になります。

社内完結によるリスクを踏まえ、運用の透明性と信頼性を確保できる体制かどうかを重視して検討しましょう。

セキュリティ対策と情報管理体制

内部通報制度では、不正行為やハラスメントなど、極めて機密性の高い情報を取り扱うため、セキュリティ対策と情報管理体制は特に重視すべきポイントです。

まず、通報内容や個人情報が暗号化されて保存・送信されているか、第三者による不正アクセスを防ぐ仕組みが整っているかを確認しましょう。また、サーバーの管理体制やデータの保管場所、バックアップの有無などもチェックしておくと安心です。

万が一、情報漏洩やシステム障害が発生した場合の対応方針や報告体制、定期的なセキュリティ監査が行われているかどうかも、信頼性を判断する材料になります。

費用体系と自社規模への適合性

内部通報システムを選ぶ際は、初期費用や月額費用といった料金体系を把握したうえで、自社の規模に適しているかを見極めることが重要です。サービスによっては、導入時に初期費用が発生したり、月額費用が従業員数や拠点数に応じて変動する場合があります。

そのため、現在の従業員規模だけでなく、将来的な組織拡大や通報件数の増加も想定して検討することが大切です。機能が豊富であっても、自社にとって不要な機能が多いとコストが割高になる可能性があります。

一方で、費用を抑えすぎて必要な機能やサポートが不足すると、制度が十分に機能しない恐れもあります。料金と機能のバランスを踏まえて費用対効果を意識しながら、自社の規模や運用体制に無理なく適合するプランを選ぶことがポイントです。

おすすめの内部通報システム・サービス9選

内部通報システムを導入する際の注意点

内部通報システムは、不正やハラスメントを早期に把握する有効な仕組みですが、導入しただけでは十分に機能しません。制度の存在が形骸化してしまうと、通報が行われず、結果としてリスクの見逃しにつながる可能性があります。

ここからは、内部通報システムを導入する際の注意点について詳しく解説します。

社内周知と教育が重要

内部通報システムを有効に機能させるためには、従業員への十分な周知と教育が欠かせません。通報方法が分からない、利用すると不利益を受けるのではないかといった不安があると、制度は活用されにくくなります。

そのため、利用手順や受付窓口の説明だけでなく、通報者が保護される仕組みや不利益取扱いが禁止されていることを明確に伝える必要があります。研修や社内資料を通じて継続的に情報発信を行い、安心して利用できる環境を整えることが重要です。

運用ルールを明確にする

内部通報を受け付けた後の対応ルールが曖昧だと、対応の遅れや不透明な処理につながり、通報者や従業員の不信感を招く恐れがあります。

そのため、誰がどのように対応するのか、調査の流れや対応期限、結果のフィードバック方法などを事前に明確に定めておくことが重要です。

また、対応担当者の権限範囲や情報共有のルールを整理することで、情報漏洩が生じるリスクも抑えられます。明確な運用ルールは、制度への信頼性を高める基盤となります。

その他の内部通報システム・サービスの選び方

内部通報システム・サービスを選ぶ際は、匿名性や費用だけでなく、サービスの提供形態や運用面での適合性にも注目することが重要です。

まず、内部通報窓口を代行するタイプなのか、専用ツールを提供するタイプなのかなど、自社が求める役割に合ったサービスのタイプを確認しましょう。

また、法令や通報対応に関する知見を十分に備えているかといった専門性も欠かせない判断基準です。あわせて、Web・電話などの通報チャネルの種類や受付時間など、利用しやすさも比較ポイントとして確認しておくと安心です。

【重要なポイント2つ】

1. サービスのタイプを確認
2. 専門性は高いか

【その他の比較ポイント】

通報チャネルや受付時間を確認

まとめ

内部通報システム・サービスを選定する際は、まず自社に必要な役割を整理し、窓口代行型・専用ツール提供型・体制構築支援型といったサービスのタイプや専門性を見極めることが重要です。

あわせて、匿名性や通報者保護の仕組み、第三者関与の有無など、通報者が安心して利用できる環境が整っているかも確認する必要があります。

また、Webや電話などの通報チャネルの多様性、24時間受付や多言語対応といった運用面の使いやすさも、制度の実効性を左右するポイントです。

費用体系や自社規模との適合性を踏まえ、無理なく継続運用できるサービスを選ぶことで、形骸化しない内部通報体制の構築につながります。本記事を参考に、自社に最適な内部通報システムの導入を検討していきましょう。