転職者にリファレンスチェックを実施するメリットとは｜注意点も解説

採用のミスマッチを防ぐ目的で、多くの企業がリファレンスチェックを実施しています。リファレンスチェックは、経歴詐称の検知や最適な人材配置を行う上で有効です。この記事では、転職者にリファレンスチェックを実施するメリットや効率化におすすめのサービスなどを解説します。

目次

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1. 転職者の採用で実施するリファレンスチェックとは
2. 転職者にリファレンスチェックを実施するメリット
3. リファレンスチェックの実施方法
4. リファレンスチェックの流れ
5. リファレンスチェックの質問内容
6. 転職者にリファレンスチェック実施する際の注意点
7. リファレンスチェックサービスの活用がおすすめ
8. おすすめのリファレンスチェックサービス2選
9. まとめ

転職者の採用で実施するリファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、採用選考において候補者の前職・現職の上司や同僚に、職務能力や実績、人柄などを確認する調査です。候補者の申告に虚偽・誇張がないかを確認するとともに、採用後のミスマッチ防止や最適な人材配置につなげる狙いがあります。

転職者のリファレンスチェックにはさまざまなメリットがある一方で、実施タイミングやその後の結果判定には注意すべき点もあります。本記事では、転職者のリファレンスチェックの流れや質問内容の例、実施時の注意点などを解説します。

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リファレンスチェックの目的

一般的に、転職者に対するリファレンスチェックは主に2つの目的から実施されます。1つ目は、入職後のミスマッチによる早期離職の防止です。

履歴書や短時間の面接だけで候補者のスキルや人柄をすべて理解するのは困難であり、理解不足が入職後のミスマッチにつながるケースは少なくありません。

その結果、「企業風土に合わない」「求めるレベルに達していない」などの理由で、せっかく採用した人材が早期離職し、採用コストが嵩むケースもみられます。さらに2つ目として、適切な人材配置につなげるためにリファレンスチェックを実施します。

同じく候補者のスキルや人柄をよく理解しないまま採用すると、入職後に配置のミスマッチが起こる可能性があります。入職者が実力を発揮できず、採用の費用対効果も低下するでしょう。

しかし、リファレンスチェックで候補者と一緒に働いた経験がある人物から本人の実態を聞き出すことで、候補者の本当の人物像をとらえやすくなります。適切な内定判断につなげやすくなり、入職後の配置を考える際にも最適な判断材料にできるでしょう。

バックグラウンドチェックとの違い

リファレンスチェックとバックグラウンドチェックでは、実施目的に主な違いがあります。前述のように、リファレンスチェックは候補者と自社とのミスマッチ防止を目的に実施します。

一方でバックグラウンドチェックとは、候補者の申告における虚偽を精査し、将来的に自社に不利益を与える可能性がないかを調べるための調査です。例えば、経歴詐称や問題行動が目立つ人物は、入職後にトラブルの原因になりかねません。

そのため、選考段階でふるいにかけるためにバックグランドチェックを実施します。また、基本的にリファレンスチェックは自社で実施しますが、バックグラウンドチェックは調査会社への依頼が一般的という点も両者の違いといえます。

転職者にリファレンスチェックを実施するメリット

転職選考でリファレンスチェックを実施すると、採用品質の向上とともに人材配置の最適化も図れます。ここでは、転職者にリファレンスチェックを実施するメリットを解説します。

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経歴・職歴の詐称を検知できる

過去に参加したプロジェクト・習得スキルについて、候補者が過剰な誇張や詐称を加える可能性はゼロではありません。リファレンスチェックは、履歴書や面接で申告された経歴・職歴に間違いがないかを知るのに役立ちます。

候補者と一緒に働いた経験がある同僚から話を聞き、本人の申告と矛盾がないかを確認することで、本当のスキルや実績、人柄を判断しやすくなります。ミスマッチな採用を減らし、企業のコンプライアンス強化にもつながるでしょう。

最適な人員配置に役立つ

リファレンスチェックは、入職後を見据えた人材配置にも役立ちます。第三者から客観的な意見をヒアリングすることで、候補者の実態と自社が求めている要件・人物像との適合性を見極めやすくなります。

これによって、入社直後から実力を発揮できる部署・ポジションも明確になり、本人が早期に活躍できる支援体制の整備にもつながるでしょう。企業側は入職社の早期離職を防止しつつ、中長期視点で人材マネジメントの効率化を図れます。

候補者の能力や実績を客観的に評価できる

通常の選考における判定材料は候補者の自己申告のみであり、これらをもとに採用官が主観や印象で判定を下すケースも少なくありません。

その結果、ミスマッチな採用が起こり、優秀な人材を取りこぼす恐れもあります。リファレンスチェックで第三者からの意見もヒアリングすると、候補者の能力や実績を客観視しやすくなります。

本人の申告からは読み取れない長所や短所、勤務態度などを含めた総合的な判断ができ、採用官ごとの判断基準のばらつきも抑えられるでしょう。公正な選考・評価につなげられるため、内定者の質が向上し、採用品質の強化も図れます。

リファレンスチェックの実施方法

転職選考におけるリファレンスチェックは、「書面・メール」か「電話・対面」の2通りの実施方法に大別されます。ここでは、それぞれの実施方法の特徴や流れを解説します。

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書面・メール

書面・メールによるリファレンスチェックは、依頼先に質問票を郵送・メールで送付し、回答を返却してもらう方法です。依頼先が自身のスケジュールにあわせて回答でき、負担を最小限に抑えられるのがメリットです。

また、採用企業にとっても回答を文書で残せるため、信頼性と客観性を担保できます。一方で、テキストだけの回答は温度感や微妙なニュアンスを察知しづらく、設定した質問範囲の回答しか得られない点に留意しましょう。

そのため、書面・メールのリファレンスチェックは、過去の参加プロジェクトや業務スキル、勤務態度など、客観的な事実を整理したい場合に効果的です。

電話・対面

電話・対面のリファレンスチェックでは、依頼先とあらかじめスケジュールを合わせて電話・対面で質疑応答します。この際にスケジュール調整が難航する恐れや、依頼先に大きな負担をかける懸念があります。

書面・メールのように文書で記録を残せないため、依頼先の承諾を得たうえで音声を録音するなどの工夫も必要です。一方で電話・対面のリファレンスチェックは、依頼先の表情や声色も判断材料にでき、より精度の高い結果に期待できます。

さらに、気になる回答があれば即座に深掘りでき、実態に限りなく近い候補者の人物像を把握できるのも魅力です。より詳細な人となりや実務スキルを知りたい場合や、メールなどでは訊きづらい事項を確認したい場合は、電話・対面での実施を検討しましょう。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックは、必ず候補者の同意を得たうえで実施する必要があります。ここでは、リファレンスチェックの実施の流れをみていきましょう。

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1. 候補者からの同意を得る

個人情報保護の観点から、リファレンスチェックの実施には必ず候補者の同意が必要です。候補者に無断で実施すると、個人情報保護法に抵触する恐れがあり、罰則の対象にもなりえます。候補者に拒否された場合の実施も同様です。

候補者に同意してもらうために、リファレンスの実施目的や、取得する情報の範囲を丁寧に説明することが大切です。また、口頭での合意形成は後々「言った・言わない」の問題に発展する恐れがあるため、必ず書面で合意を交わしましょう。

参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov 法令検索

2. リファレンス先の決定

リファレンス先は、候補者からの推薦で決定するケースと、自社や委託先の調査会社が決定するケースの2通りがあります。

候補者の推薦で決める場合は、候補者自身が依頼先にリファレンスチェック実施の事実や、ヒアリングしたい事柄・範囲を伝えて協力を取り付けるケースが多いです。採用企業側は実施工数を減らせますが、一方でヒアリング結果に偏りが生じる懸念があります。

自社や委託調査会社を決める場合は、候補者が避けたがるような人物からも話を聞くことができ、客観的な結果を得やすいメリットです。ただし、依頼先を探し、承諾を得るのに手間を要する恐れがあります。

3. 日程を調整する

リファレンス先が決まったら、相手に連絡を取って実施日を調整しましょう。自社や調査会社が依頼先を決める場合でも、初回の連絡は候補者にお願いするケースもあります。

また、原則として、日程調整ではリファレンス先の意向を優先することが大切です。あわせて、書面・メールまたは電話・対面にするか、リファレンスチェックの実施方法についても合意を取りましょう。

4. リファレンスチェックの実施

両者で決定した日程でリファレンスチェックを実施します。文書やメールで実施する場合は、質問票が必ず期日にリファレンス先に届くように手配しましょう。

電話・対面の場合は、約束した日までに質問票を作成し、時間・場所・方法で相手と落ち合います。

5. 結果を確認・共有する

リファレンスチェックの実施後は、リファレンス先から得られた回答を採用関係者と共有しましょう。具体的には、候補者から得ていた情報とどの程度一致しているかや、矛盾・気になる点がないかを確認し合います。

なお、個人情報保護のため、リファレンスチェックの共有範囲は採用に関わる人のみに限定することが求められます。採用チームに加えて、マネージャーや経営層に共有される場合もあります。

そのうえでリファレンスチェックと本人の申告内容を比較し、内定や次選考へとステップを進めましょう。

リファレンスチェックの質問内容

リファレンスチェックでは、主に「勤務」「人柄・性格」「スキル・実績」が分かるような質問を行います。ここでは、各項目ごとに具体的な質問内容を解説します。

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勤務に関する質問

勤務に関する質問は、候補者の客観的な勤務実績や職務態度を知るために重要です。自社への入職後にルールに従って勤務するかや、真面目に仕事に取り組むかを知る指標になります。

例えば、次のような質問を投げかけましょう。

1. 欠勤・遅刻・早退・居眠りはどれくらいありましたか。
2. 欠勤・遅刻・早退の理由はどんなものでしたか。
3. 残業や休日出勤はしていましたか。
4. タスク・プロジェクトの期限の遵守状況はどうですか。
5. どのくらい前職・現職の職場に在籍していましたか。
6. どのような退職理由を語っていましたか。

人柄・性格に関する質問

人柄・性格に関する質問は、自社の企業風土にマッチするかを判断するための判断材料になります。特に候補者の申告だけでは客観的な判断が難しい事柄でもあるため、次のような質問をもとに、同僚から第三者視点での評価を得ましょう。

1. チームが困ったときにどのような行動をしましたか。
2. 同僚や取引先とトラブルを起こしたことはありますか。
3. 候補者が得意な人と苦手な人についてそれぞれどんなタイプだと思いますか。
4. 上司や部下への態度はどうでしたか。
5. 候補者の性格やメンタル面で気になる点はありますか。
6. 今後も一緒に働きたいと思いますか。それは何故ですか。

スキル・実績に関する質問

候補者の実際の職務能力を知るために欠かせないのが、スキル・実績に関する質問です。これらを通じてスキル面でのミスマッチを防止し、入社後のオンボーディングの最適化も図れます。質問例は次の通りです。

1. これまで候補者はどんなプロジェクトに参加しましたか。
2. チーム内でどのようなタスク・領域を担当していましたか。
3. 得意分野と苦手分野は何だと思いますか。
4. どんなプロジェクトでリーダーシップを発揮しましたか。
5. 他メンバーと比べて仕事の能率や生産性をどう感じますか。

転職者にリファレンスチェック実施する際の注意点

転職者へのリファレンスチェックは、実施のタイミングや、拒否された場合の対応に注意しましょう。ここでは、リファレンスチェック実施に関する注意点を解説します。

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内定を出す前に実施する

重大な経歴詐称などの合理的理由がない限り、リファレンスチェックの結果を理由にした内定取り消しは、労働契約法に抵触する恐れがあります。

そのため、リファレンスチェックは必ず内定通知前に実施しましょう。具体的な実施タイミングとしては、1次面接後や最終面接の前後が望ましいです。選考の初期段階での実施は、候補者を効果的に選別でき、選考の効率化につながります。

一方、最終面接前後で実施すると、面接の内容とあわせて内定を判断できるため、内定者の質向上を図れます。

参考：採用内定の取消｜厚生労働省

拒否されるケースもある

リファレンスチェックは候補者や依頼先から拒否される場合があります。例えば、候補者が前職に依頼できる人がいないケースや、依頼先が多忙で対応できないなどの場合が考えられます。

なお、前述の通り、候補者から拒否された場合は、企業はリファレンスチェックを実施できません。強行すると個人情報保護違反と見なされる恐れがあります。

拒否された場合の対処方法

候補者にリファレンスチェックが拒否された場合は、まず企業はその理由をヒアリングしましょう。前職に親しい人がいない・退職しているなど正当な理由がある場合は、前々職や退職した同僚にチェック範囲を広げるなどの対策を取ります。

一方で、理由を言いたがらない・矛盾がある場合には、自己申告内容に虚偽・誇張の可能性があります。信頼が置けないとして、選考・採用を見送るのも選択肢の1つです。

次に、リファレンス先に拒否された場合は、相手の負担を軽くするような実施方法を検討しましょう。書面・メールでの簡易的調査にする方法が代表的です。重ねて拒否された場合は、前々職や同企業の別部門の人にも協力を依頼してみましょう。

リファレンスチェックサービスの活用がおすすめ

リファレンスチェックにはさまざまなメリットがありますが、一方で採用工数が増えるため、自社の負担が増す場合があります。効果的に実施するなら、リファレンスチェックサービスの導入を検討しましょう。

リファレンスチェックサービスは、主にオンラインアンケート形式で依頼先にリファレンスチェックを実施します。結果をもとにしたレポートやグラフ作成をワンストップで行えるサービスもあり、リファレンスチェック業務の大幅な効率化を図れます。

ほとんどのリファレンスチェックサービスは個人情報にも精通しており、法的リスクの面でも安心です。

おすすめのリファレンスチェックサービス2選

まとめ

リファレンスチェックとは、転職者の前職での実務能力や人柄について、一緒に働いた同僚から裏付けを取る調査です。本当のスキルや人となりを見極め、ミスマッチな採用の防止につなげる狙いがあります。

また、事前に人物像を理解することで最適な人員配置も図りやすく、オンボーディングの効率化にもつなげられます。実施には必ず本人の同意を得る必要があり、原則としてリファレンスチェックを理由にした内定取り消しは法的に認められていません。

効率的にリファレンスチェックを実施するには、リファレンスチェックサービスの導入も検討しましょう。