タブレット対応のおすすめ電子帳票システム｜選び方も解説
Check!
- 紙の書類を電子化できる電子帳票システムには、タブレット端末対応のものもある
- タブレット対応の電子帳票システムなら、出先や製造現場でも閲覧・編集・報告が可能
- 電子帳票システムを選ぶ際は、対応している業務範囲やセキュリティ対策などを確認する
見積書・注文書・請求書・納品書など、企業が扱うあらゆる書類を電子化できる電子帳票システムには、タブレット端末で操作できるものもあります。本記事では、タブレットに対応したおすすめの電子帳票システムやメリット・デメリット、選び方を解説します。
目次
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電子帳票システムはタブレットでも利用できる
電子帳票システムとは、取引で生じる帳票の作成・送付・管理を一貫してコンピューター上で行えるシステムです。導入により、次のようなメリットが見込めます。
- 手動で行っていた帳票管理業務を自動化でき、業務効率の改善が可能
- 従来までの紙の帳票を廃止できるため、ペーパーレス化を促進できる
- 厳重なセキュリティ対策が行えることで、内部統制の強化につながる
クラウド型の電子帳票システムの中には、パソコンだけでなくタブレットで利用できるものもあります。タブレットで利用できる電子帳票システムのメリット・デメリットについて、次章から詳しく解説します。
電子帳票システムとは？機能や選び方、メリット・デメリットを解説
電子帳票システムとは、請求書や注文書などの帳票の作成や送付を電子化して管理できるシステムです。電子帳簿保存法の浸透などにより広く普及しています。本記事では、電子帳票システムをよく知らない方のために、機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。
タブレットで電子帳票システムを使うメリット
タブレットで電子帳票システムを利用できるメリットとしては、次のようなものが挙げられます。ここでは、それぞれについて詳しく解説します。
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タブレットで電子帳票システムを使うメリット
社外からでも帳票の作成・編集・閲覧ができる
電子帳票システムをタブレットで利用する最大のメリットは、携帯性に優れている点です。タブレットはノートパソコンなどと比べて持ち運びがしやすく、電子帳票システムをインストールしておけば、製造や販売の現場、営業先でも帳票の作成・閲覧が簡単に行えます。
これにより、帳票の作成や提出のための帰社が不要となるため、業務の効率化や残業の削減につながるでしょう。また、リモートワークや在宅勤務といった多様な働き方に対応できる点もメリットです。
商談中・会議中もすぐにデータを提示できる
業務の中で、社内で作成した帳票を商談や会議で使用することがあるでしょう。その度に紙で印刷をしていると、紙代や印刷代がかかるだけでなく、関係者の人数分用意する必要があり、作業にも手間と時間がかかります。
その点、タブレットで電子帳票を参照できれば、商談中・会議牛でも即座にデータを参照・提示することができます。したがって、時間の有効活用やコスト削減にもつながります。
大型デバイスの設置場所がない店舗でも利用可能
タブレットはパソコンと比べて広い設置スペースを必要とせず、小型の店舗や小規模な事業所でも導入しやすい点もメリットです。さらに、パソコンより画面の確認がしやすく、手元に持ちながら店内で作業を行うことも可能です。
また、クラウド型の電子帳票システムであれば、サーバーへの負荷などにも気を使う必要がなく、インターネット環境さえ整っていれば効果的な運用を行うことができます。
タブレットで電子帳票システムを使うデメリット
タブレットで電子帳票システムを利用する場合、情報漏洩のデメリットに注意する必要があります。例えば、タブレットは社外に持ち出して利用する頻度が高いため、その分部外者がデータを覗き見できる機会も多くなります。
そのため、タブレットのデータが丸ごと盗難されたり、利用者の不注意でタブレットを紛失したりする可能性もあるでしょう。また、フリーWi-Fiを利用する場合は、気付かない間にデータが抜き取られるといったリスクも存在します。
こういったセキュリティリスクに備えるには、セキュリティの精度が高いソフトウェアを選定することが大切です。具体的には、ログイン認証・アクセス権限・通信の暗号化に対応したものを選びましょう。なお、タブレットの盗難や紛失にも十分な注意が必要です。
タブレット対応のおすすめ電子帳票システム
GOOD
ここがおすすめ！
- 高精度なAI-OCRを備えているため、作業の効率がアップ！
- シンプルで直感的に使用できる画面設計が行われているため、ITの知識がない方や初心者の方でも扱いやすい
MORE
ここが少し気になる…
- 料金について問い合わせる必要があり、手間と時間がかかる
| 料金（税別） | 問い合わせで確認 | 帳票作成 | ◯ |
| 帳票配信 | - | 帳票自動振り分け・分類 | ◯ |
| 帳票の自動リネーム | - | 帳票レイアウトのカスタマイズ | - |
| 帳票プレビュー | - | 帳票への付加情報の付与 | - |
| 保存期間を過ぎた文書の自動削除 | - | タイムスタンプ | - |
| データバックアップ | - | メールアドレス収集 | - |
| 承認フロー | ◯ | 予約発行 | - |
| AI-OCR | ◯ | 全文検索 | - |
| ダウンロードURL発行 | - | 対応フォーマット | - |
| 過去の帳票データの取り込み | - | セキュリティ | ◯ |
| その他機能 | - | サポート | - |
その他の電子帳票システムの選び方
電子帳票システムは、自社に適したものを選ぶ必要があります。例えば、次のようなポイントに注目しましょう。
【重要なポイント3つ】
- 対応できる業務範囲を確認
- 対応フォーマットを確認
- 電子帳簿保存法に対応しているか
【その他の比較ポイント】
- データ処理能力や検索能力を確認
- 過去の帳票データを取り込みやすいか
- サポート体制は充実しているか
まとめ
電子帳票システムの中には、タブレットで利用できるものもあります。タブレットは携帯性に優れており、社外からでも簡単に帳票の作成・管理が行える点がメリットです。また、設置スペースが不要なため、規模の小さな事業所や店舗でも導入しやすいでしょう。
一方、タブレット対応の電子帳票システムには常に情報漏洩のリスクがつきまといます。したがって、主に部外者によるデータの覗き見やタブレットの盗難・紛失には十分に気をつけましょう。そして、フリーWi-Fi使用時のデータの抜き取りにも十分な注意が必要です。
情報漏洩のリスクに備えるには、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが大切です。その他にも、カバーできる業務範囲・対応フォーマット・電子帳簿保存法への対応可否などを基準にしながら、自社に適した電子帳票システムを導入しましょう。
