Notionは何がすごいのか？Notionの機能や活用方法も解説

Notionとは、アメリカの企業が開発した多機能なドキュメントツールです。その機能の多彩さから、オールインワンツールと呼ばれ日本だけでなく世界中の企業から注目を集めています。本記事では、Notionの機能や活用方法とメリット・デメリットまで詳しく解説します。

目次

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1. Notionとは
2. Notionの基本機能と活用方法
3. Notionの料金
4. Notionのメリット
5. Notionのデメリット
6. まとめ

Notionとは

Notion（ノーション）とは、アメリカのNotion Labs Incが開発した、多くの機能を搭載したドキュメントツールです。その多彩な機能と柔軟性により、個人からビジネスまで幅広いユーザーに愛されています。

このNotionの何がすごいかというと、まずその多機能性が挙げられます。ノート作成、タスク管理、プロジェクト管理、データベース作成、ドキュメント共有など、さまざまな作業を1つのプラットフォームで実行できます。

それにより、複数のアプリやツールを使う必要がないため、業務が効率的に行えるのです。ユーザーはテキスト・画像・リンク・チェックボックスなどの要素を自由に組み合わせ、情報を整理・共有できます。

また、直感的なインターフェースと柔軟なカスタマイズ性が魅力であり、個人のタスク管理からチームのプロジェクトまで幅広く活用されています。 Notionはクラウドベースで動作し、ウェブアプリやデスクトップアプリ、モバイルアプリとして利用可能です。

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Notionがオールインワンと呼ばれる理由

Notionがオールインワンと呼ばれる理由は、幅広い機能を1つのプラットフォームで提供しているからです。

通常、異なる作業にはそれぞれ違うツールが必要ですが、Notionは多岐にわたる機能を1つのアプリケーションでカバーできます。そのため、作業の分散を防ぎ、効率的な作業環境を実現することが可能です。

これらの特徴によりNotionは単なるノートアプリ以上の価値を持ち、個人のプロダクティビティ向上からチームの協力まで、広範な用途に対応するツールとしてオールインワンと称されているのです。

ここからは、Notionがオールインワンと呼ばれる理由についてさらに詳しくご紹介します。

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多様な機能が備わっている

Notionはノート作成、タスク管理、プロジェクト管理、ファイル保存、カレンダー、データベース機能、ドキュメント共有など、これらの多くの機能を1つのアプリケーションで利用することが可能です。

ユーザーは複数のアプリを切り替える必要がなく、1つのプラットフォームでさまざまな業務を効率的にこなすことができます。

Wiki・ドキュメント作成

Notionは、Wikiやドキュメント作成に必要な機能と特徴を持っています。Wiki機能はページを自由に構築できる高いカスタマイズ性を備えているため、知識の整理が容易であり、個人のスタイルに合わせた情報を効果的に記録できます。

ドキュメント作成機能はシンプルでありながらも多彩な機能を持ち、テキスト以外にも画像・動画・表・リンク・埋め込みコードなどを組み合わせたドキュメントを作成できます。こうした多様なコンテンツの組み合わせにより、情報を魅力的に表現することが可能です。

プロジェクト・タスクの整理

Notionはプロジェクトとタスクの整理においても高いカスタマイズ性を誇っています。各プロジェクトごとに専用のページを作成し、タスクや情報を自由に編集できます。

また、タスクには期限や優先度、担当者などの詳細な情報を簡単に設定可能です。タグやチェックリスト、コメントなどの追加によって、タスクの進捗管理やチーム内での情報共有がスムーズに行えます。

これにより、プロジェクトの整理やタスクの管理が柔軟かつ効率的になり、チームの協力を強化します。

Notionの日本語版誕生

これまで、Notionは英語のみで提供され、英語が理解できないと利用が難しい状況でした。しかし、2022年6月にNotion Labs Japanが設立されたことにより、日本語を含む多言語対応が強化され、日本語を使用した操作ができるようになりました。

さらに、日本国内でのカスタマーサポートも充実しており、疑問や問題が生じた場合にも迅速なサポートが提供されます。このような変化により、日本のユーザーはNotionをより便利に利用できるようになりました。

Notionの基本機能と活用方法

Notionは、その多彩な機能を武器として、個人からチームまで幅広い用途で活用されています。ここからはNotionの多彩な基本機能と活用方法について解説します。

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機能	活用方法
メモ機能	アイディアの記録・会議の記録・リンク集が作成できる
タスクリストの管理機能	Todoリストの作成・会議の議事録をまとめることができる
チームWiki機能	効率的に情報の共有ができる
ロードマップ機能	プロジェクト計画の可視化できる
ドキュメント機能	マニュアル作成・議事録作成ができる
ガントチャート作成機能	ガントチャートが作成可能
カレンダー機能	スケジュールの共有・リマインダー設定ができる
テンプレート機能	プロジェクトのタスクリスト作成・会議の議事録作成・アイディアのブレインストーミングページ作成が簡単にできる
NotionAI機能	情報整理・Notion機能の支援をしてくれる

メモ機能

Notionのメモ機能は、ユーザーがアイディアや情報を整理・保存するための便利なツールです。新たなアイディアをテキストや画像として記録し、後で整理・発展させるのに活用できます。

会議の議事録や重要なポイントをメモにまとめ、参加者と共有することも可能です。また、便利なウェブページのリンクやブックマークを整理し、簡易的なリンク集を作成することもできます。

タスクリストの管理機能

Notionのタスクリストは高度なカスタマイズが可能です。タスクには期限や優先度、タグなどの情報を追加でき、自分の作業スタイルに合わせて表示や整理ができます。

会議の議題や議事録をタスクリストとして作成し、議題ごとにタスクとして管理します。アクションアイテムの追跡や担当者の確認に活用できます。このタスクリストを利用して、Todoリストを作成することも可能です。

チームWiki機能

チームWiki機能により、チームの知識を整理するためのページを作成することができます。プロジェクトやテーマごとにページを作成して、関連する情報を集約します。

また、チームWiki機能は編集履歴やバージョン管理が可能です。誰がどのような変更を行ったかを追跡できるため、誤った情報を避け、情報の正確性を保つことができます。

ロードマップ機能

Notionのロードマップ機能は、プロジェクトの計画と進捗管理を効果的に行い、関係者とのコミュニケーションを円滑にし、成功に向けた方針を確立するためのツールです。

ロードマップの作成により、プロジェクトの計画や進行状況を一目で把握できます。タイムライン上にタスクや機能を配置し、各ステップの予定を表示します。

ドキュメント機能

Notionのドキュメント機能は、情報の整理や共有、コラボレーションを効果的に行うための重要なツールです。プロジェクトの詳細な計画書やアイディアのまとめ、レポートの作成などに活用できます。

複数のメンバーが同時にドキュメントを編集できるため、リアルタイムでのコラボレーションが可能です。コメント機能やチャットツールと連携して、意見交換やフィードバックをスムーズに行えます。

ガントチャート作成機能

Notionのガントチャート作成機能では、タスクやイベントを時間軸に沿って配置し、それぞれの期間や進捗をバーで表現します。また、タスクの開始日や終了日、依存関係などを設定することで、プロジェクトのスケジュールを詳細に計画できます。

ガントチャート作成機能は、視覚的で直感的な方法でプロジェクトを管理するための強力なツールであり、プロジェクトマネージャーやチームメンバーにとって非常に役立つ機能です。

カレンダー機能

Notionのカレンダー機能は、イベントや予定を管理し、日付ベースで視覚的に表示するためのツールです。Notionではカレンダービューを作成して、日付ごとにイベントを表示できます。プロジェクトの進捗やスケジュールを把握しやすくなります。

カレンダーをチームと共有して、プロジェクトの進行状況や予定を共有し、協力を促進します。また、イベントの日付や時間にリマインダーを設定することで、重要な予定を見逃すことなく通知を受けることができます。

テンプレート機能

Notionのテンプレート機能は、あらかじめ設計されたフォーマットやレイアウトを使用して、さまざまなコンテンツを迅速に作成できる便利なツールです。ページを作成する際、テンプレートから選択することで、特定の目的に合ったページをすばやく作成できます。

例えば、プロジェクトのタスクリスト、会議の議事録、アイディアのブレインストーミングページなどの作成が可能です。

NotionAI機能

NotionAI機能は、入力された情報を基に情報整理や機能をサポートする便利なツールです。AIに必要な情報を提供し依頼することで、Notionの機能を効果的に活用できます。

例えば、「〇〇と〇〇の情報を使って表を作成してください」と指示すると、AIは迅速に表を生成します。このAI機能により情報整理が時短でき、業務の効率化が実現されます。NotionAIに頼ることで、機能のより幅広い活用が可能となります。

Notionの料金

Notionの料金体系は、無料プランを含めて4つのプランに分かれています。各プランには異なる機能と利点があり、ニーズに応じて選択できます。機能や利用可能なユーザー数が異なるため、適切なプランを比較して選ぶことが重要です。

現在（2024年1月執筆時点）の為替レートによれば、$10はおおよそ約1,400円程度となります。ただし、為替レートは変動するため、正確な日本円での金額は時期によって異なります。

プラン名	フリー	プラス	ビジネス	エンタープライズ
料金	無料	10ドル／ユーザー	15ドル／ユーザー	要問い合わせ
機能	Slack、GitHubなどとの連携	チームで使える無制限のブロック	SAML SSO（シングルサインオン）	ユーザープロビジョニング（SCIM）
	ベーシックなページアナリティクス	無制限のファイルアップロード	プライベートチームスペース	高度なセキュリティ設定
	7日間のページ履歴	30日間のページ履歴	PDFの一括エクスポート	監査ログ
	10名のゲストを招待可能	100名のゲストを招待可能	高度なページアナリティクス	カスタマーサクセスマネージャー
	友人や家族、同僚とコラボレーション	社外の共同制作者を追加	90日間のページ履歴	ワークスペースアナリティクス
			250名のゲストを招待可能	無制限のページ履歴
				500名のゲストを招待可能

Notionのメリット

Notionは、情報整理やチームコラボレーションの新しいスタンダードとして注目を集めています。

その多彩な機能は、個人からビジネスまで、さまざまな用途に対応可能です。ここからは、Notionのメリットに迫り、なぜ多くの人々が利用しているのかを探ってみましょう。

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データ管理がしやすい

複数のプロジェクトやタスクを1つのプラットフォームで管理できるため、データの分散を防ぎます。複数のページやデータベースを使ってもプラットフォームが1つのため、関連する情報を簡単に探すことができます。

また、柔軟で直感的なデータ管理機能により、複雑な情報を整理し、効果的にアクセスできる環境を提供します。

テンプレートが豊富にある

Notionのテンプレートには、ノート・プロジェクト管理・カレンダー・ガントチャートなどさまざまな種類があります。個人用途からビジネスプロジェクトまで幅広い領域に対応する豊富なテンプレートが用意されています。

豊富なテンプレートライブラリの提供により、ユーザーがさまざまな用途に合わせたコンテンツを簡単に作成できる環境が整っています。

豊富な記述方式を持つブロックエディタである

ブロックエディタは、ひとつ一つのコンテンツを「ブロック」として管理・編集するツールです。Notionでは、多種多様なブロックを組み合わせて情報を構築します。ブロックエディタであることで、情報の配置を自由に変更したり再構築したりできます。

例えば、見出しをドラッグアンドドロップで移動するだけでセクションの順序を変更することができます。また、情報を整理するために最適な構造を簡単に作成できます。

ブロックエディタは、ユーザーの創造性やコンテンツの多様性を最大限に引き出しつつも、整理や編集をシンプルに行えるため、幅広いニーズに応えることができます。

クラウドで同期できる

Notionはクラウドベースのプラットフォームで、データをオンライン上で同期させる仕組みを持っています。この同期機能により、異なるデバイスや場所からアクセスしても常に最新の情報を利用できます。 

データの安全性、アクセスの柔軟性、リアルタイムコラボレーションなど、効率的で便利な利点を提供します。データの保護と共有、作業の効率化を同時に実現し、個人からビジネスまで多くのユーザーにとって重要な要素となっています。

他のツールと連携できる

Notionは多くの異なるツールとの連携をサポートしており、これによってユーザーはさまざまな作業や情報の統合を実現できます。

他のツールとの連携は作業の効率化、情報整理の向上、チームコラボレーションの強化など、多くの利点をもたらします。さまざまなツールの得意分野を組み合わせることで、個々の業務をより効果的・効率的に進めることが可能です。

使い慣れたツールとNotionを連携させ、自分やチームのニーズに最適なワークフローを構築しましょう。

無料プランがある

Notionは無料プランを提供しており、個人ユーザーや小規模なチームでも手軽な利用が可能です。このプランを通じて、Notionの基本的な使い方や機能を体験することもできます。

無料プランでは基本的な機能やツールを利用できますが、一定の制限があります。プロジェクトの規模やニーズに合わせて、無料プランから有料プランへのアップグレードを検討しましょう。

セキュリティ対策が施されている

Notionはビジネス利用を想定しているため、十分なセキュリティ対策が施されています。あらゆるセキュリティ対策が行われている中から、主なものを以下にまとめました。

1. データの暗号化
2. アクセスの監視
3. データのバックアップ

また、有料のビジネスプランとエンタープライズプランでは、SSO機能が使用できます。SSO機能は1度のログインで複数のアプリケーションを行き来できるため、不正アクセス対策に有効とされています。

上記以外にも多くのセキュリティ対策が施されているため、機密性の高い情報をNotionで扱う場合でも安心して使用できます。

Notionのデメリット

Notionは多くのメリットを提供する一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここからは、そのデメリットについてご紹介します。

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機能が多すぎる

多様な機能が魅力の1つである一方で、機能が多すぎて使いこなせないというデメリットも考えられます。初めて利用する人にとっては、どの機能をどのように使えばいいのかわかりづらく、使い方の学習に時間がかかることがあります。

さらに、必要のない機能が表示されることで使い勝手が悪化する可能性もあります。そのため、使いこなすためには時間と努力が必要であり、一度に全ての機能を活用することは難しいかもしれません。

使いこなすには理解力が必要

Notionを利用するには、ある程度の理解力が求められます。初めて使用する際には、各機能の目的や操作方法を理解するために時間と努力を要します。

ページを作成するためには、適切なブロックを選択し、自身のニーズに合わせて組み立てる必要があります。しかし、こうしたNotionの機能を使いこなすことで、非常に効率的な作業や情報整理が可能です。

Notionの多彩な機能を最大限に活用するためには、初めの段階での理解と努力が必要ですが、その結果として効果的な業務や情報管理を実現できることも事実です。初めは少々難しいかもしれませんが、努力によって得られる恩恵は非常に大きいです。

チームで活用するには費用がかかる

Notionは個人利用向けの無料プランが提供されていますが、チームでの活用には費用がかかるデメリットがあります。チームプランの料金はチームメンバーの数や利用する機能に応じて異なります。

特に大規模なチームやプロジェクトの場合、追加のコストが発生することで予算の調整が必要になるケースもあります。ただし、チームプランには高度な機能やセキュリティ対策が含まれており、効率的なチームワークをサポートする面もあります。

チームでの活用には費用がかかる側面がある一方で、その成果と効率向上の可能性もあるため、組織のニーズや予算に合わせた検討が重要です。

情報を外部に公開してしまう可能性がある

Notionには、ページの公開設定を誤ると社内の機密情報が外部に流出するいった危険性があります。

ページの公開設定自体は非常に簡単なため、Notionの使用に慣れていない従業員が誤って公開するといったトラブルが起きる可能性が考えられます。流出を防ぐには、編集権限を管理者のみに付与するなどの工夫が必要です。

まとめ

現代のビジネス環境は急速に変化し、効率的な情報管理と円滑なチームコラボレーションがますます重要となっています。このような課題に対応するための優れたツールが、Notionです。

Notionはオールインワンのプラットフォームで、メモ、タスク管理、プロジェクト管理、ドキュメント作成、チームワーク、AIサポートなど、多岐にわたる機能を提供します。シンプルながらも高いカスタマイズ性があり、さまざまなニーズに適した解決策を提供します。

柔軟なブロックエディタを通じて情報を整理するだけでなく、AI機能の活用により効率を向上させることができます。また、クラウドベースのプラットフォームなので、どこからでも最新の情報にアクセス可能です。

Notionは多機能かつカスタマイズ性が高く、使いやすいプラットフォームとして、個人やチームの効率を向上させ、情報整理や共有を簡単かつ効果的に行うための優れたツールです。

ビジネスの競争力を高め、持続的な成長を達成するために、Notionの導入を積極的に検討しましょう。