API連携機能がある電子帳票システムのおすすめ2選｜選び方も解説

企業のあらゆる書類を電子化できる電子帳票システムには、API連携機能を備えたものもあります。連携により機能を拡張させ、複数のアプリケーションのデータを一元管理できます。この記事では、API連携機能がある電子帳票システムのメリットや、おすすめの製品を紹介します。

目次

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1. 電子帳票システムとは
2. APIとは
3. API連携機能搭載の電子帳票システムのメリット
4. API連携機能搭載の電子帳票システムを導入する際の注意点
5. API連携機能搭載の電子帳票システム2選
6. その他の電子帳票システムの選び方
7. まとめ

電子帳票システムとは

電子帳票システムとは、請求書や注文書などの書類を電子化して、簡単に作成・送付ができるツールです。紙の書類と違い、デジタル処理を行うことで大きく業務の効率化が図れます。

従来は、パソコンで作成した帳票を印刷して郵送したり、PDFにしてメール送付したりするのが主流でした。また、紙の帳票を管理するためには、控えのコピーをファイリングし、保管場所の確保も必要になります。

電子帳票システムを導入すると、今まで手作業で行ってきた業務を自動化できるのがメリットです。現在はAPI連携できるシステムも増えており、更に効率的に業務を進められます。

電子帳票とは

電子帳票は、紙の帳票や書類をPCやスキャナを使って電子化したものです。従来の紙の帳票と同様の情報を持ちながら、デジタル形式なので保存や共有が手軽に行えます。

電子帳票は通常、PDFや画像ファイルとして保存されることが一般的です。また、データベースやクラウドストレージに保存することも可能です。こうすることで、情報の管理やアクセスが簡単になり、紙の帳票よりも効率的に保管・管理できるようになります。

帳票管理における電子帳票の重要性

帳票管理とは、ビジネスや組織における情報管理の一環で、さまざまな種類の帳票や文書を効果的に管理する仕組みです。帳票管理を正しく行うことで、日々の業務がスムーズになり、確かなデータに基づいた戦略を立てることができます。

電子帳票を使うと、従来の紙の帳票よりも、効率よく正確に情報を管理できます。データの整理や分析も自動でできるので、ビジネスの状況把握にかかる時間を減らし、迅速な意思決定をサポートしてくれるでしょう。

セキュリティ面でも電子帳票は、データの暗号化やアクセス制限などの機能によって、情報漏えいや不正アクセスを防ぐことができるため安心です。

また、災害時にはデータがクラウド上に保管されているため、紙の帳票のように紛失したり、損傷したりするリスクも軽減されます。つまり、電子帳票で帳票管理を行うことで、効率性、正確性、セキュリティの向上が期待できる、ということです。

APIとは

APIは「Application Programming Interface」の略称で、アプリケーションをプログラミングするためのインターフェースという意味を持つ用語です。

APIとは「何かと何かを繋ぐ」という意味であり、外部のアプリケーションやソフトウェアと、プログラムを繋いで連携できるようにします。業務上で使用するソフト同士を連携することで、業務の効率化が図れるため、電子帳票システムにも活用されています。

Web APIとは

Web APIとは、Java・PHP・Ruby・Javascriptなどの開発言語や、http・httpsなどWeb技術を利用したwebシステムを、別のプログラム上で使えるようにすることを指します。

Web APIは、異なるソフトウェアやプログラムを連携させるAPIの一類型として位置づけられています。例えば、SMSで認証コードが発行されるログインサービスや、会計ソフトで銀行口座の残高が確認できるサービスなどがWeb APIの活用例です。

Web APIの技術を自社のアプリやサービスに導入すると、利便性が大幅に向上するため、導入する企業が増えています。特に電子帳票システムでは、クラウド上に構築されたWebシステムと安全に連携し、効率的な管理や出力を実現することが可能です。

API連携機能搭載の電子帳票システムのメリット

API連携機能を備えた電子帳票システムには、帳票作成の効率化や業務のシームレス化などのメリットがあります。ここでは、API連携機能がある電子帳票システムを導入するメリットについて解説します。

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帳票作成が効率化する

業務で利用する販売管理システムや在庫管理システムなどを、別々のソフトで運用している場合、それぞれにデータを入力しなければなりません。例えば、営業所と経理部など部署ごとに別々にシステム管理すると、重複する項目は二度の入力作業が必要で非効率です。

API連携機能がある電子帳票システムなら、既存のシステムと連携させることでこの問題を解決できます。一度入力すれば別部署で後から入力する必要がなく、自動でデータを取得できるため、業務の効率化が図れます。

また、経費ソフトや給与計算ソフトなどとも連携ができるため、帳簿の転記などの工数が減らせるのもメリットです。

各業務がシームレスにつながる

シームレスとは、ビジネスの場では「垣根がない」といった意味で使われる言葉です。API連携機能がある電子帳票システムは、複数のシステムとつなげるため、部署や業務の垣根を越えてシームレスに連携できます。

帳票には、注文書や請求書、旅費精算書などさまざまな種類があります。電子帳票システムを他のシステムとAPI連携すると、帳票作成のワークフローや請求書などの送付作業だけでなく、会計業務や顧客管理なども一連の流れの中で簡単に処理できるようになります。

これまでのように別々のシステムを立ち上げて確認する手間がなくなり、一括で管理できるようになるため、事業運営がスムーズになるでしょう。

開発コストを削減できる

API連携機能を搭載した電子帳票システムを活用することで、自社でシステムを開発する手間やコストを削減できます。新たなシステムや機能を自社開発する場合、要件の定義から実際に運用できるまでに非常に長い期間とコストがかかります。

しかし、API連携機能を搭載したシステムを導入すれば、複雑な開発作業は必要なく、すぐに効率的な運用を始められます。

API連携機能搭載の電子帳票システムを導入する際の注意点

API連携機能搭載の電子帳票システムは、業務効率を大きく向上させる一方で、導入時には慎重な検討が必要です。以下では、システムを導入する際の注意点について解説します。

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契約内容を確認する

API連携機能搭載の電子帳票システムを導入する際は、契約内容の詳細な確認が必要です。システムによっては全てのプランでAPI連携が提供されているとは限らず、最高位のプランのみ標準搭載されている場合や、オプションとして追加料金が発生するケースがあります。

導入前に、希望するプランでAPI連携が利用可能か、追加費用は発生するのか、明確に確認しましょう。将来的な拡張性を考慮し、データ量や利用頻度の増加に対応できるプランを選択することも重要です。

連携予定システムとの互換性を確認する

電子帳票システムの導入前に、既存システムとの互換性を詳細に確認することが重要です。多くのベンダーは、自社製品のAPI仕様書をWebサイトで公開しています。

これを参考に、特にデータフォーマットの適合性、APIの仕様、システム間のデータ通信方式の互換性などの技術要件を精査する必要があります。また、連携予定のシステムのバージョンやアップデート情報も確認し、将来的な互換性も考慮に入れましょう。

段階的な導入スケジュールを策定する

電子帳票システムの導入は、一度に全面的な切り替えを行うのではなく、段階的なアプローチを取ることがおすすめです。

API連携によって既存システムのパフォーマンスが低下したり、予期せぬエラーが発生したりする可能性もあるため、まずは小規模な部署や業務での試験運用を行い、システムの動作確認や課題の洗い出しを実施しましょう。

その後、得られた知見をもとに必要な調整を行い、影響を最小限に抑えながら徐々に適用範囲を拡大していくことで、スムーズな移行と安定した運用が可能となります。また、各段階での従業員教育や業務マニュアルの整備も計画的に進めましょう。

API連携機能搭載の電子帳票システム2選

その他の電子帳票システムの選び方

API連携機能搭載の電子帳票システムを選ぶ際は、まずはシステムが対応できる業務範囲を確認し、対応フォーマットにも注目しましょう。自社に必要な機能やフォーマットが整っていないとかえって効率が悪くなってしまいます。

また、データの処理能力やセキュリティ・サポート体制などもシステムによって異なるため、複数のシステムを比較検討するのがおすすめです。以下のポイントを抑えて、自社に適したシステムを導入しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 対応できる業務範囲を確認
2. 対応フォーマットを確認
3. 電子帳簿保存法に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. データ処理能力や検索能力を確認
2. 過去の帳票データを取り込みやすいか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

まとめ

電子帳票システムは、請求書や納品書などの企業で必要な書類を電子化できる便利なツールです。さらに効率的に運用するには、他のシステムと連携できるAPI連携機能を備えた電子帳票システムがおすすめです。

API連携機能がある電子帳票システムは、帳票作成がスムーズに行えるだけでなく、会計システムや給与計算ソフトなど他のシステムと連携することで、各業務をシームレスにつなぎ、効率化を実現します。

本記事で紹介した内容を参考に、API連携機能搭載の電子帳票システムを活用して、帳票作成や送付だけでなく業務全体の効率化を図りましょう。