基幹システムの統合とは？メリット・デメリット、統合方法を解説

基幹システムの統合とは、企業が管理する複数の基幹的システムを一つのシステムに統合することを指します。本記事では、基幹システム統合を検討している方のために、統合のメリット・デメリット、基幹システム統合の進め方を解説しています。

目次

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1. 基幹システムの統合とは
2. 基幹システムを統合するメリット
3. 基幹システムを統合するデメリット
4. 基幹システム統合の進め方
5. 基幹システムを統合する際のポイント
6. まとめ

基幹システムの統合とは

基幹システムとは、財務会計や販売管理をはじめとする基幹部門の管理を行うシステムの総称です。基幹システムは種類によって機能が異なり、業種や管理形態によって導入されるシステムはさまざまです。

基幹システムはERPのように基幹業務全体を管理する機能を持っていないため、用途や目的に合わせたものを導入できるという特徴があります。以下は、主な基幹システムの種類です。

1. 財務会計システム
2. 人事給与システム
3. 勤怠管理システム
4. 生産管理システム
5. 販売管理システム
6. 在庫管理システム

これらのシステムを個別に導入している例も少なくありませんが、複数の基幹システムを統合させることで相互の機能を最大化し、全社的な業務効率の改善に繋げることができます。

基幹システムを統合するメリット

基幹システムを統合することで多くのメリットが得られます。個別に運用されていたシステム同士の情報共有が可能になり、コスト削減や一元管理が実現します。ここでは、統合によって得られるメリットのうち代表的なものを4点取り上げ、解説していきます。

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情報を全体で共有できる

基幹システムの統合によって、異なる基幹システム間でのデータ連携が可能になります。これにより、個別に管理されていた複数のシステムが有するデータを共有することができます。
基幹システムを別々に運用している場合、各部門の担当者しかデータを把握していないことも少なくありませんでした。基幹システムの統合により正確なデータをリアルタイムで把握できるため、情報の透明性が向上し、常に最新のデータに基づいた計画策定が実現します。

情報処理のコスト削減

基幹システムを別々に運用している場合はデータが連携されないため、異なるシステムに同じデータを再入力するなどの対応が必要でした。また、人の手を介した入力業務には確認や修正の作業が伴い、人件費増加の一因となっていました。

しかし、基幹システムを統合することにより各部門のデータを自動的に取得できるため、このような重複作業が不要になります。スピーディーで正確な情報処理が可能になり、時間的なコストを削減できるというメリットが得られます。

企業戦略を立てやすい

効果的な企業戦略の立案には、自社の状況を客観的かつ正確に把握することが重要です。財務データや売上の数字だけではなく、人事関連データや資産状況を含めた全体的なビジョンの把握が不可欠だと言えます。
基幹システムの統合により、各部門における客観的なデータが集約され、リアルタイムで迅速に共有されます。企業戦略に必要な情報の収集が容易になります。また、これらのデータを分析することで、今後の戦略方針の策定にも役立ちます。

メンテナンスやアップデートの容易化

基幹システムを個別に運用している場合、システムメンテナンスやアップデートなどの作業も個別に行う必要があります。企業によってはシステムごとに異なる担当者を配置しており、アップデートの状況把握や適切なタイミングでのメンテナンスが困難な場合がありました。

基幹システムを統合することで、メンテナンスやアップデートの一括処理が実現します。部門ごとの状況が異なる場合も一元管理で状態を把握できるため、適切なメンテナンスを容易に実施できます。

また、機能の追加やシステム移行をはじめとする全社的な変更が発生した場合も、システムごとの対応が不要になるため業務効率が大幅に向上します。

基幹システムを統合するデメリット

基幹システムの統合は企業に多くのメリットをもたらしますが、注意が必要なデメリットも存在します。コスト面やセキュリティ面でのリスクを把握し、改善策を講じた上で導入しましょう。ここでは、統合を行う際のデメリットについて詳しく解説します。

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追加コストがかかる

システム統合の内容によっては、統合作業を外部へ委託する必要があります。また、そのままの状態で統合が難しい場合は、必要に応じてシステムの入れ替えなどが発生するケースもあります。

これらの作業にはいずれもコストがかかるため、統合によって得られるメリットとコストを比較した上で統合を実施しましょう。統合を計画する際は時間的な余裕を確保し、事前に複数社の見積りを比較しておくのがおすすめです。

また、システムの統合後に発生するコストにも注意が必要です。システムのインターフェースや操作方法が変わる場合は従業員への周知や教育が発生し、人的コストが一時的に増加します。短期的なコスト増をどこまで許容するかを定めた上で検討しましょう。

データの破損・損失リスクがある

部門間で異なるシステムを使用している場合、データの内容やフォーマットによっては完全に統合できない可能性があります。一般的にデータの移行時にはさまざまなトラブルが発生しやすく、データの破損や損失への備えが必要です。

データ破損や損失の度合いはシステムの種類や移行方法によっても異なるため、自社のシステムとの相性を考慮し、少しでも損失リスクが低い統合方法を選びましょう。

トラブルが起きる可能性がある

基幹システムは複雑な機能を有しており、複数のシステムを統合する際には予期せぬトラブルが発生するリスクがあります。特に企業にとってダメージの大きい情報漏洩や重要データの紛失などには注意が必要です。

セキュリティ対策を強固にする必要がある

基幹システムの統合により、企業経営に関わるさまざまな重要データを一元管理できます。一元化により多くのメリットが得られる一方、サーバー攻撃やシステムの不具合などが発生した場合に被害が拡大するというデメリットがあります。

システムを個別に運用している場合、不正アクセスなどによる被害の範囲も限定的でした。統合されたシステムが不正アクセスを受けると、多くの機密情報が漏洩し甚大な被害をもたらす可能性があります。

このような事態を防止するために、十分なセキュリティ対策を講じた上で統合に着手しましょう。また、社内におけるセキュリティ研修の実施も効果的です。

基幹システム統合の進め方

基幹システムの統合方法には複数の種類があり、統合を実施する際にはこれらの特徴や概要を把握した上で自社に合った方法を選ぶのがおすすめです。ここでは、代表的な3つの統合方法について解説します。

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片方にシステムを寄せる方法

よく採用される方法の一つが、統合するシステムのどちらか片方を廃止し、もう片方に集約する方法です。この方法は「片寄せ方式」や「巻き取り方式」とも呼ばれており、新たにシステムを構築する場合に比べて初期費用を抑えられるというメリットがあります。

この方法の注意点は、廃止する側のシステムの機能が一時的に使用できなくなることです。新しいシステムで廃止側のシステムの機能をカバーするなど、何らかの方法によって移行時の業務負荷を軽減させる必要があります。

機能を組み合わせてシステムを再構築する方法

既存のシステムの機能の中から必要なものを組み合わせ、システムの再構築を行う方法もあります。この方法では、両方のシステムの必要な機能だけをピックアップできるというメリットが得られます。また、新規開発に比べて少ないコストで実施できます。

一方で、組み合わせを行うために必要な機能を取捨選択しなければなりません。組み合わせるシステムの仕様が異なる場合は再構築の作業が複雑化するケースも多いため、追加の費用が発生する可能性も考慮しておきましょう。

新システムを開発する方法

古いシステムが混在している場合や統合が困難な場合は、既存システムを使用せず新システムを開発する方法が取られます。この方法では、必要な機能や統合後の業務フローを見越した上でシステムを新規開発するため、自社のニーズに合わせた運用が可能です。

システムの新規開発を行うためには自社の課題を洗い出し、業務の効率化に必要な要件を設定する必要があります。これらの作業には多くの時間がかかるため、導入までに時間を要するケースが多いです。また、この中では最も多くの費用がかかります。

基幹システムを統合する際のポイント

社内に初めて基幹システムを導入する際、事業の規模や市場などが異なっていく場合があります。システムの統合によるメリットを十分に活かせるように、3つのポイントをおさえて、適したシステムの統合や再構築をしていきましょう。

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社内設備や環境を考慮する

システム統合後に、運用する環境と過去の基幹システム構築時の環境が異なることがあります。そのため、社内設備などの環境を改めて考慮しましょう。システムの不便な部分や不要な機能までも統合せず、本当に必要な機能のみで再構築するようにしましょう。

既存システムの一部を利用できるか確認する

システムをゼロから再構築するよりも、既存システムの一部を土台にほかのシステムを肉付けするほうが効率的といえます。できるだけ低コストかつスムーズにシステム統合するためにも、既存システムの一部を利用することを検討することをおすすめします。

ただし、システムを統合することにより、コンピュータへの負荷は大きくなります。実際にシステムを稼働させるための条件や、必要スペックがどのくらいになるのかなどに気をつけましょう。

クラウド運用するかを検討する

システムをクラウド運用することで、場所を取らずにシステムを利用でき、システムの保守業務が不要になるなどのメリットがあります。また、地震や大雨などの災害による物理的リスクを抑えられます。

クラウド運用をすることは、リモートワークやテレワークが導入されている企業でも安定した経営にもつながります。さらに、クラウド運用は初期費用が比較的安いという特徴もあります。

まとめ

基幹システムとは、企業の基幹業務をサポートするシステムです。基幹システムにはさまざまな種類がありますが、それらを統合することで情報の一元管理が実現し、スムーズな企業戦略の立案に繋がります。

基幹システムの統合により、情報の全体共有が可能になります。これによって情報処理にかかるコストの削減やメンテナンスの容易化をはじめとする多くのメリットが得られます。一方で、統合にかかるコストの追加や技術的な問題が起こる可能性には注意が必要です。

基幹システム統合には大きく分けて3つの方法があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。統合時にはこれらの概要を把握し、適切な方法を採用しましょう。