基幹系システムと情報系システムの違いとは？運用のポイントも解説

基幹系システムと情報系システムはどちらも企業の業務を効率化させるシステムですが、目的やカバーしている業務範囲が異なります。この記事では基幹系システムと情報系システムの違いやそれぞれの具体例、運用の際に気を付けたいポイントを解説します。

目次

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1. 基幹系システムと情報系システムの違い
2. 基幹系システムとは
3. 情報系システムとは
4. 基幹系システムと情報系システムの比較
5. 基幹系システム・情報系システム導入時のポイント
6. 基幹系システム・情報系システム運用時のポイント
7. まとめ

基幹系システムと情報系システムの違い

企業が業務を円滑に遂行するために利用するシステムは、「基幹系システム」と「情報系システム」の2つのカテゴリに分けることができます。これらのシステムは、企業をさまざまな側面から支え、業務を効率的に進めるためには必要不可欠な存在です。

しかし、基幹系システムと情報系システムはその目的や役割、機能面で異なります。経営する上で必要不可欠なシステムのことを「基幹システム」、業務を円滑に行うためのシステムを「情報システム（業務システム）」と呼びます。

この記事では基幹系システムと情報系システムの違いやそれぞれの具体例、運用の際に気を付けたいポイントを解説します。

基幹系システムとは

「基幹系システム」とは、企業の主要な業務プロセスを一元的に管理するためのシステムです。その目的は、会計、人事、生産管理など、企業の基本的な業務を支える機能を統合し、効率的な運用と正確な情報提供を実現することです。

具体的な機能として、受注から出荷までのプロセス管理や在庫情報の管理などが挙げられます。この基幹系システムは、企業の中枢を支える極めて重要な存在であり、業務の円滑な進行と高いデータの信頼性を確保する役割を果たしています。

基幹系システムの種類

企業は「基幹系システム」を導入することで、業務の効率化と信頼性の向上を図っています。ここからは、さまざまな業界で使用されている基幹系システムの主な種類と、その具体的な機能や利点について見ていきましょう。

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生産管理システム

「生産管理システム」は、製造業において生産プロセスを効果的に計画、監視、管理などをするためのシステムです。受注から出荷までの一連の工程を統合的に管理することができ、生産効率の向上や品質管理の強化をサポートします。

そのメリットとして品質管理の向上が挙げられます。生産プロセスを監視し、製品の品質管理を強化することにより、不良品の早期発見や品質情報の記録を通じて、不良率の低減に貢献します。

また、生産計画の最適化もメリットの1つです。需要予測や在庫状況を元に生産スケジュールを立案し、材料やリソースの最適な配分を実現します。これにより、生産効率が向上し、在庫コストの削減や生産コストの最適化が可能です。

販売管理システム

「販売管理システム」は、企業が商品やサービスの受注から出荷・請求までのプロセスを管理してくれるため、業務の効率化が見込めます。顧客情報の管理や在庫管理、注文処理などを統合的に行い、販売業務全体の効率化を支援します。

効率的な受注処理や在庫管理の最適化、売上データ、顧客情報の一元管理を行えるなどのメリットがあります。顧客との関係を強化し、販売業務の効率と品質を向上させるための有力なツールです。

会計ソフト

「会計ソフト」は、企業や個人が財務データを整理・管理し、経理業務を効率的に行うためのソフトウェアです。経済活動の収支や資産、負債などを正確に記録し、帳簿を整理することで、信頼性の高い財務情報を提供します。

会計ソフトは自動的にデータを処理し、インターネット上で帳簿を生成します。そのため、手作業による煩雑な計算や記録作業を削減し、計算ミスや記録ミスを最小限に抑え、正確な予算の策定や経営判断を可能にします。

さらに、収支や利益、予算との比較などのデータ分析を通じて、事業の健全性や収益性を把握することが可能となります。

勤怠管理システム

従業員の勤務時間・出退勤情報・休暇申請などを管理するためのシステムが、「勤怠管理システム」です。従業員の勤務に関連する業務をサポートし、正確な勤務時間の記録や労働時間の最適化、給与計算の効率化などのメリットを提供します。

勤怠管理システムにより、勤務時間の自動計算や残業時間の正確な記録が可能となります。また、休暇申請と承認プロセスが簡素化され、従業員と管理者どちらの業務も効率的に遂行できます。

さらに、勤怠情報の正確な管理により、給与計算の誤りを減少させ、従業員の満足度を向上させることができます。

勤怠管理システムの導入により、管理業務の手間と時間を削減し、効率的な労働管理が実現可能です。従業員は自身の勤怠情報を確認しやすくなり、企業は労働時間の最適化を図ることで生産性の向上に期待ができます。

情報系システムとは

「情報系システム」は、組織内外での情報の収集、処理、保存、伝達を支援するためのシステムです。異なる部門やプロセスからのデータを一元的に管理・統合し、一貫性のある情報を提供します。

また、情報系システムは、業務プロセスの効率化やコミュニケーションの強化を目的としており、拡張性が高いという特徴を持ちます。新しい機能やプロセスの追加にも柔軟に対応し、組織の成長や変化に適応することができます。

情報系システムの種類

情報系システムは多様な種類が存在し、それぞれ異なる機能を持っています。以下では、情報系システムの種類とその具体例を詳しく解説していきます。

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メールソフト

「メールソフト（メーラー）」は、情報系システムの代表例であり、電子メールの送受信を行うソフトウェアです。組織内外でのコミュニケーションを円滑に行うために広く使用されています。

電子メールは、テキストや添付ファイルを含むメッセージをインターネットを介して簡単に送受信できる手段です。オフラインでも受信したメールを確認できるメリットがあり、重要な情報の共有やコミュニケーションが効率的に行えます。

さらに、メールは広く普及しており、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなど、多くのデバイスとプラットフォームで利用できます。利用者はどこからでも重要な連絡や情報にアクセスでき、迅速な対応が可能です。

グループウェア

「グループウェア」は、組織内でのコミュニケーション、共同作業、情報共有を円滑に行うためのプラットフォームです。複数のユーザーがリアルタイムで情報を共有し、協力して業務を進めることができるため、多くの組織で広く活用されています。

グループウェアには、カレンダーやスケジュール管理、タスク管理、ドキュメントの共有、ビデオ会議など、多彩な機能が統合されています。

これらの機能を活用することで、チームメンバーは予定をカレンダーに登録するだけで共有ができ、会議やイベントのスケジュール調整が容易になります。

チャットやコミュニケーションツールを用いることで、メンバー間の意見交換やアイデア共有が迅速に行え、プロジェクトの進行や業務の効率向上が見込めます。

スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、個人やチームが効果的にスケジュールを管理するためのツールです。予定やイベントの作成・表示、タスクの追跡、重要な期限の管理など、時間に関連する業務を支援します。

また、重要なタスクやプロジェクトの期限をツールに登録することで、見逃しを防ぎ、タスクの優先順位を明確にできます。さらに、予定の時間にリマインダーや通知を送信できるため、重要な予定を適切に実行できるようサポートしてくれます。

社内専用SNS

社内SNS（ソーシャルネットワーキングサービス）は、組織内でのコミュニケーションと情報共有を活性化させるためのプラットフォームです。従業員同士が投稿やコメントを通じて円滑なコミュニケーションを取り、情報やアイデアを交換します。

また、異なる部門や立場の従業員が交流する機会を提供し、新たな視点やアイデアの発見を促進します。社内SNSを通じて、プロジェクトの進捗報告やアップデート、課題の共有、アイデアの提案などが容易に行えます。

さらに、専門的な知識や業界のトレンドを共有するためのグループやフォーラムも存在し、メンバー同士が質問やディスカッションを通じて学び合う場として利用されます。

CRM

「CRM（Customer Relationship Management）」は、顧客との関係を強化し、効果的な顧客対応を支援する戦略と技術を組み合わせたアプローチです。

顧客の嗜好やニーズを把握し、個別の対応を可能にします。CRMを導入することで、顧客をセグメント化し、ターゲットに合わせたマーケティングやキャンペーンを展開できます。

また、顧客データの集約と分析により、顧客の行動や傾向を把握し、売上の予測や改善点の特定に活用できます。これにより、カスタマーエクスペリエンスの向上やロイヤルティの強化が可能となります。

SFA

「SFA（Sales Force Automation）」は、「営業支援システム」とも呼ばれ、営業活動の効率化と売上データの収集・分析を支援するテクノロジーやプロセスのことです。営業プロセスの自動化や顧客情報の集約を通じて、営業チームの生産性を向上させます。

SFAの導入により、営業プロセスが効率化され、顧客データや取引履歴が一元的に管理されます。これによって、新たなビジネスチャンスの特定や顧客との関係強化が図れます。

また、売上データの収集と分析により、売り上げの予測や傾向の把握が可能となり、戦略的な意思決定を支援します。

基幹系システムと情報系システムの比較

基幹系システムと情報系システムの種類をご紹介しましたが、以下の表にその目的や特徴などを簡潔にまとめます。

	基幹系システム	情報系システム
目的	主要な業務プロセスを統合的に管理する	組織内外での情報の収集、処理、保存、伝達を支援する
特徴	会計、人事、生産管理などの機能を統合できる	情報の効率的な管理と共有ができる
具体例	販売管理システム、生産管理システム、会計ソフト、勤怠管理システムなど	メールソフト、グループウェア、データベース管理システム、業務フロー管理ツールなど
コスト	月額10万円～数百万円	月額5万円～数百万円

基幹系システム・情報系システム導入時のポイント

基幹系システム・情報系システムを導入する際は、システムごとの機能やコスト以外にも注視すべきポイントがあります。システムの種類を問わず導入時におさえるべきポイントを解説します。

セキュリティ対策が十分か確認する

情報漏えいなどのトラブルを避けるには、十分なセキュリティ対策が施されているかを確認する必要があります。その際、クラウド型とオンプレミス型のどちらを導入するかが重要なカギになります。

現代においてはシステムの導入が容易なクラウド型システムの広がりが強いですが、ベンダーに依存するという点に不安を感じる場合もあります。万が一に備えたい企業は、機密情報の扱いが多い基幹系システムはオンプレミス型を導入するなどの工夫をしましょう。

フォロー体制を整えておく

新たなシステムを導入する際は、導入直後の混乱を防ぐためにフォロー体制を整えましょう。マニュアルの用意はもちろん、本格運用前のトレーニングやレクチャーもフォロー体制整備の1つです。

また、システムに関する質問や問題が生じた際、誰に報告すべきなのかなどを明確にする必要もあります。システム利用範囲などを考慮し、適切なフォロー体制を整えましょう。

基幹系システム・情報系システム運用時のポイント

ここからは、基幹系システム・情報系システムの運用におけるポイントを詳しく解説します。以下のポイントを把握し、効果的なシステムの導入と運用をしましょう。

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基幹系システムと情報系システムは分けて運用する

「基幹系システム」と「情報系システム」は、それぞれ異なる目的や機能を持つため、一元管理することは大きなリスクを伴います。

もしシステムに不具合やセキュリティの脆弱性が存在する場合、基幹業務と情報共有を一元管理していると双方に影響が及ぶ可能性があります。

情報漏洩・停止・データ破損などのトラブルが発生すれば、全体への影響が甚大となる可能性があります。そのため、適切な運用とセキュリティ確保の観点から、基幹系システムと情報系システムを別々に運用することが重要です。

ERPを導入する

「ERP（Enterprise Resource Planning）」は、企業内のさまざまな業務プロセスを一元的に統合・管理するためのITシステムです。会計、生産、在庫管理、人事などの基幹業務を一つのプラットフォームで統合し、運用の効率化と情報共有を実現します。

ERPを用いることで、「基幹系システム」と「情報系システム」の一括管理が可能となり、部門間の情報共有が円滑に行え、データの一元化によって情報の整合性と正確性が向上します。

統合されたシステムにより、業務プロセスがスムーズに連携され、重複作業が減少、タスクの自動化による生産性向上が期待されます。また、リアルタイムな情報把握と分析が可能となり、経営戦略の策定や意思決定に大いに役立ちます。

ただし、情報漏洩のリスクに対処するため、システムのセキュリティ対策を確認することが非常に重要です。

まとめ

基幹系システムと情報系システムは、企業の運用と成長に欠かせない2つの側面を支える重要なシステムです。

「基幹系システム」は主要な業務プロセスの効率化と統合を通じて、円滑な運用を確保します。一方の「情報系システム」は、コミュニケーションの促進と情報共有を通じて、効果的な情報フローと戦略的な意思決定をサポートします。

これらの異なる側面を統合管理する際には、両者の特徴と目的を理解し、システムの一元化によってもたらされる効果的なコラボレーションと運用効率向上のメリットを最大限に引き出すことが重要です。