無料で使える予算管理システムおすすめ2選｜比較のポイントも解説

予算管理システムには、無料で使えるものもあります。ただし、長期間完全無料で使えるとは限らず、また機能や対応しているユーザー数・サポート体制などは限定されているため注意が必要です。本記事では、無料で使えるおすすめの予算管理システムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 予算管理システムは無料で導入できる
2. 予算管理システムを無料で導入するメリット
3. 無料で使える予算管理システムを導入する際の注意点
4. 無料で使える予算管理システムを選ぶ際の比較ポイント
5. 無料で使える予算管理システムおすすめ2選
6. その他の予算管理システムの選び方
7. その他の無料で予算管理を行う方法
8. まとめ

予算管理システムは無料で導入できる

予算管理システムは、企業や個人が収入・支出を管理し、適切に予算を立てて運用するためのツールです。ツールを活用することで、財務の健全性を保ちながら無駄な出費を削減し、経済的な予算計画を実行することが可能です。

予算管理システムの中には、無料で使えるツールも存在します。無料ツールは、基本的な収支管理やカテゴリ分けを行うのに役立ちます。一般的には、デスクトップアプリケーションやウェブベースのサービスの一部が無料提供されており、簡単な操作で利用できます。

特に近年は、クラウド型の予算管理システムが人気を集めています。クラウド型はインターネット経由でアクセス可能であり、複数のデバイスから情報を同期させることができます。そのため、リアルタイムで収支情報を確認し、柔軟に予算を調整することが可能です。

予実管理ツールとの違い

予算管理は、通常年度ごとに行われる計画的な管理業務を指します。具体的には、収入や支出などの予算を策定し、年度ごとの限られた予算から将来の目標や計画を定めて事業の方向性を示します。

一方で予実管理は、予算と実績の比較と分析を通じて、事業活動の進捗状況を把握し、必要な修正を行うプロセスです。予算と実績の差異を特定し、適切な対策を講じることが目的となります。

予実管理ツールは、予算と実績を追跡して分析するためのシステムやソフトウェアを指します。ツールの活用によって数値データの集計やグラフ化が容易に行え、効果的な意思決定を支援します。

予算管理システムを無料で導入するメリット

予算管理システムの導入・利用によって、いくつかのメリットが得られますが、無料で導入できればそれらのメリットをコストをかけずに享受できます。ここでは、予算管理システムを無料で導入する主なメリットについて解説します。

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将来に向けた経営施策が簡単に行える

予算管理においては、予算編成を行う際に各部署ごとの詳細な編成が素早く行えないという課題があります。特に人的リソースの少ない中小企業などにおいては、手作業で予算編成を行っている場合、時間がかかるうえ入力ミスなどが発生する可能性も高いです。

無料の予算管理システムであっても基本的な機能は使えるため、導入すれば大きな業務効率化につながります。さらに無料の予算管理システムの中にも、会計ソフトなどと連携が行えるものもあり、データを取り込んで迅速な予算編成を行うことも可能です。

作業が効率化された分、予算管理をもとにした経営施策の検討など重要な業務に時間を割くことができます。

アップデートや管理に手間がかからない

無料で提供されている予算管理システムはクラウド型のものが多いため、自社で管理・運用を行う必要がなく、完全にベンダー側に一任する形で利用できます。

そのため、システムのアップデートや管理を自社の人材を使って行う必要がなく、人件費の削減にもつながります。また、自社にシステム運用に詳しい人材がいない場合でも安心です。

加えて、無料の予算管理システムは機能もシンプルである場合が多いため、誰でも使いやすく、カスタマイズの手間や属人化のリスクも軽減できます。

自社への適合性をしっかり確かめられる

特に初めて予算管理システムの導入を検討している場合、そもそも予算管理システムを導入した方が良いのか、またどのような予算管理システムが自社に合っているのかわからないことも多いでしょう。

無料の予算管理システムは、こうした検討段階での利用にも便利です。無料のため気軽に試すことができ、実際にシステム化をしてみることで自社ではどのような機能が必要とされるのか確認しやすくなります。

また、システム化によって発生する新たな業務や、担当者の責任を明確化することで、上手く活用できるかを判断することも可能です。

無料で使える予算管理システムを導入する際の注意点

無料の予算管理システムにはさまざまなメリットがありますが、有料ツールと比較した場合には注意点も存在します。

まず、無料の予算管理システムには、保存できるデータ容量に上限がある場合が多いです。予算管理に関するデータ量が少ない中小企業や個人事業主などは問題なく利用できる可能性がありますが、大規模な企業ではデータ容量が不足するリスクがあります。

また、保存できるデータの期間にも制限があります。このことから、過去の予算と現在の予算を比較分析したい場合などに対応できない恐れがあります。無料で利用できる予算管理システムを利用したい場合は、これらの点に留意して導入を検討しましょう。

無料で使える予算管理システムを選ぶ際の比較ポイント

無料で使える予算管理システムを選ぶ際には、いくつか比較したいポイントがあります。これらのポイントを確認し、自社の予算管理のニーズに最も合ったシステムを選ぶことが重要です。

ここでは、無料で使える予算管理システムを選ぶ際の比較ポイントについて解説します。

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完全無料のフリープランがあるか

無料で使える予算管理システムを選ぶ際には、完全無料のフリープランか、期間限定の無料トライアルのみなのかを確認しておきましょう。完全無料のフリープランとは、期間に縛りがなく、基本機能を完全無料で利用できるプランを指します。

一方で期間限定の無料トライアルでは、一定期間だけ無料で基本機能、または全ての機能を利用できます。システムの評価や比較検討の目的には適していますが、使い続けるには有料プランへ移行する必要があります。

必要な機能の有無・ユーザー数

先にも触れたように、無料ツールは通常、有料プランと比較して制約がある場合があります。そのため、保存可能なデータ容量や期間をはじめ、自社のニーズに合った機能が提供されているか、ユーザー数の制限が企業の成長に対応できるかもしっかり確認しましょう。

さらに、サポート体制も考慮すべき点です。無料ツールではサポートが限定的な場合が多く、FAQやコミュニティフォーラムを活用して問題解決ができるかを確認することが大切です。

有料プランの価格や機能

無料の予算管理システムは小規模かつシンプルな運用を想定しているため、事業規模が大きくなったり、より高度な管理を行う必要が出てきたりした場合には有料システムの導入が求められます。

そのため、無料プランを利用する際は、将来のニーズも考慮して有料プランの価格や機能も確認しておきたいところです。無料プランでは物足りなくなった場合に、同じツール内でプランの乗り換えができれば移行時の手間や負担を最小限に抑えられます。

無料で使える予算管理システムおすすめ2選

その他の予算管理システムの選び方

上述したポイント以外にも、予算管理システムを選ぶ際は以下のポイントにも注目するのがおすすめです。

重要度に応じて「重要な3つのポイント」「その他の比較ポイント」の2つの項目に分けてまとめましたので、自社のニーズと照らし合わせながら最適なシステムを選定しましょう。

【重要な3つのポイント】

1. 各会計基準に対応しているか
2. 他システムと連携できるか
3. Excelなど従来のシステムからスムーズに移行できるか

【その他の比較ポイント】

1. 複数の予算編成やシミュレーションができるか
2. 多言語・多通貨に対応しているか
3. 導入サポートは充実しているか

その他の無料で予算管理を行う方法

無料の予算管理システム以外で、コストをかけずに予算管理を行う方法として、ExcelやGoogleスプレッドシートの活用が挙げられます。ここでは、これらを使った管理方法のメリットや注意点について解説します。

Excel

Excelは多くの企業、多様な業務で利用されているツールであり、予算作成や管理にも適しています。予算作成の際には、インターネット上でテンプレートをダウンロードしたり、自身でフォーマットを作成したりして、予算表をつくることができます。

また、Excelの知識が豊富であれば、マクロやグラフ、チャートなどを活用して複雑な予算の可視化も可能です。すでにExcelを利用している企業が多いので、導入コストをかけずに済むケースがほとんどでしょう。

しかし、複数人での同時編集が難しく、更新を繰り返すとファイルが重たくなるといった注意点もあります。詳細な情報や手順については、下記リンクをご確認ください。

Googleスプレッドシート

GoogleスプレッドシートはGoogleが提供する表計算ツールで、Googleアカウントを持っていれば無料で利用することができます。操作性もExcelと似ているため、手軽に社内に取り入れることが可能です。

クラウドツールのため複数人で同時編集でき、シート内でコメントを送ることもできるため、データの誤編集や消去などを防げて、メンバーとの意思疎通が取りやすいです。ただし、Excelと比較して機能が少なく、複雑な処理に向いていない点には注意しましょう。

まとめ

予算管理システムの中には、無料で利用できるものもあります。基本機能は無料で使え、必要に応じて有料プランで追加機能を利用することができます。ただし、データ容量に制限があるなど、利用制限がある場合が多いため注意が必要です。

無料で使える予算管理システムを選ぶ際は、期間に縛りがなく完全に無料できるかや、機能・ユーザー数が自社に適しているかを確認しましょう。自社のニーズに合ったツールを選ぶために、複数のツールを比較し、詳細情報を確認することをおすすめします。