無料で使える予算管理システムおすすめ2選｜比較のポイントも解説

予算管理システムには、無料で使えるものもあります。ただし、長期間完全無料で使えるとは限らず、機能や対応しているユーザー数・サポート体制などは限定されているため注意が必要です。本記事では、無料で使えるおすすめの予算管理システムや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. 予算管理システムは無料で導入できる
2. 予算管理システムを無料で導入するメリット
3. 無料で使える予算管理システムを導入する際の注意点
4. 無料で使える予算管理システムを選ぶ際の比較ポイント
5. 無料で使える予算管理システムおすすめ2選
6. その他の予算管理システムの選び方
7. その他の無料で予算管理を行う方法
8. まとめ

予算管理システムは無料で導入できる

予算管理システムは、企業や個人が収入・支出を効果的に管理し、適切に予算を立てて運用するためのツールです。これにより、財務の健全性を保ちながら無駄な出費を削減し、経済的な計画を実行することが可能です。

また、予算管理システムには、無料で使えるツールも存在します。無料ツールは、基本的な収支管理やカテゴリ分けを行うのに役立ちます。一般的には、デスクトップアプリケーションやウェブベースのサービスが提供されており、簡単な操作で利用できます。

近年は、クラウド型の予算管理システムが人気を集めています。クラウド型はインターネット経由でアクセス可能であり、複数のデバイスから情報を同期させることができます。その結果、リアルタイムで収支情報を確認し、柔軟に予算を調整することが可能です。

予実管理ツールとの違い

予算管理と予実管理は、組織の経営活動を効果的に管理するための重要な手法です。予算管理は、通常年度ごとに行われる計画的な活動を指し、収入や支出などの予算を策定します。年度ごとの限られた予算から将来の目標や計画を定め、事業の方向性を示します。

一方で予実管理は、予算と実績の比較と分析を通じて、事業活動の進捗状況を把握し、必要な修正を行うプロセスです。予算と実績の差異を特定し、適切な対策を講じることが目的です。

予実管理ツールは、予算と実績を追跡して分析するためのシステムやソフトウェアを指します。ツールの活用によって数値データの集計やグラフ化が容易に行え、効果的な意思決定を支援します。

予算管理システムを無料で導入するメリット

予算管理システムの導入・利用によって、いくつかのメリットが得られますが、無料で導入できればさらにメリットは大きくなります。ここでは、予算管理システムを無料で導入する主なメリットについて解説します。

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将来に向けた経営施策が簡単に行える

予算管理においては、予算編成を行う際に各部署ごとの詳細が素早く行えないという課題があります。特に人的コストを抑えた中小企業などにおいては、人的な作業によって予算編成を行っていた場合、入力ミスや無記入などが発生する可能性があります。

しかし、無料の予算管理システムの中には、各会計ソフトなどと連携が行えるものもあります。そのため、データとして一元化されたものから、迅速な予算編成を行うことができます。よって、コストを最小限に抑えながら、将来に向けた経営施策が簡単に行えます。

アップデートや管理に手間がかからない

無料で提供されている予算管理システムは、自社で管理・運用を行う必要がなく、完全にベンダー側に一任する形で利用します。そのため、システムのアップデートや管理を自社の人材で行うことがなく、人件費の削減にもつながります。

また、お試しの利用であっても、システム利用によって発生する新たな業務や、担当者の責任を明確化することで、上手く活用できるかを試験的に判断することも可能です。

無料で使える予算管理システムを導入する際の注意点

無料の予算管理システムにはさまざまなメリットがありますが、有料ツールと比較した場合の注意点も存在します。

まず、無料の予算管理システムには、保存できるデータ容量に上限がある場合が多いです。予算管理に関するデータ量が少ない中小企業や個人事業主などは問題なく利用できる可能性がありますが、大規模な企業ではデータ容量が不足するリスクがあります。

また、保存できるデータの期間にも制限があります。これにより、過去の予算と現在の予算を比較分析したい場合などに対応できない恐れがあります。このように無料で利用できる予算管理システムには注意点もあるため、これらの点に留意して導入を検討しましょう。

無料で使える予算管理システムを選ぶ際の比較ポイント

無料で使える予算管理システムを選ぶ際には、いくつかの比較したいポイントがあります。これらのポイントを確認し、自社の予算管理のニーズに最も合ったシステムを選ぶことが重要です。

ここでは、無料で使える予算管理システムを選ぶ際の比較ポイントについて解説します。

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完全無料のフリープランがあるか

無料で使える予算管理システムを選ぶ際には、完全無料のフリープランか、期間限定の無料トライアルのみなのかを確認しておきましょう。完全無料のフリープランとは、期間に縛りがなく、基本機能を完全無料で利用できるプランを指します。

一方で期間限定の無料トライアルは、一定期間だけ無料で全ての機能を利用できることです。一時的な予算管理やシステムの評価には適していますが、利用期間が終了すると有料プランへ移行する必要があります。

必要な機能の有無・ユーザー数

無料ツールは通常、有料プランと比較して制約がある場合があります。そのため、自社のニーズに合った機能が提供されているか、ユーザー数の制限が企業の成長に対応できるかを確認しましょう。

さらに、サポート体制も考慮すべき点です。特に、無料ツールのサポートが限定的な場合でも、FAQやコミュニティフォーラムを活用して問題解決ができるかを確認することが大切です。

必要な機能やユーザー数、サポート体制が整っているかを確実に把握し、自社の予算管理のニーズに適したツールを選びましょう。

無料で使える予算管理システムおすすめ2選

その他の予算管理システムの選び方

上述したポイント以外にも、予算管理システムを選ぶ際は以下のポイントにも注目することがおすすめです。

「重要な3つのポイント」「その他の比較ポイント」の2つの項目に分けて紹介しているため、自社のニーズと比較・検討を行いながら、最適なシステムを選定しましょう。

【重要な3つのポイント】

1. 各会計基準に対応しているか
2. 他システムと連携できるか
3. Excelなど従来のシステムからスムーズに移行できるか

【その他の比較ポイント】

1. 複数の予算編成やシミュレーションができるか
2. 多言語・多通貨に対応しているか
3. 導入サポートは充実しているか

その他の無料で予算管理を行う方法

無料の予算管理システム以外で、コストをかけずに予算管理を行う方法として、ExcelやGoogleスプレッドシートの活用が挙げられます。ここでは、これらの方法のメリットや注意点について解説します。

Excel

Excelを活用して予算管理を無料で行う方法もあります。Excelは、多くの企業で利用されているツールであり、予算作成や管理にも適しています。予算作成の際には、専用のテンプレートをダウンロードしたり、自身でフォーマットを作成したりすることができます。

これにより、簡単に収支データの入力や計算ができます。また、Excelの知識が豊富であれば、マクロやグラフ、チャートなどを活用して複雑な予算の可視化も可能です。しかし、複数人での同時編集が難しく、更新を繰り返すとファイルが重たくなる注意点があります。

詳細な情報や手順については、下記リンクをご確認ください。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供する表計算ツールであり、Googleアカウントを持っていれば無料で利用することができます。操作性もExcelと似ているため、手軽に社内に取り入れることが可能です。

クラウドツールのため複数人で同時編集でき、シート内でコメントを送ることもできるため、データの誤編集や消去などを防げて、メンバーとの意思疎通が取りやすいです。ただし、Excelと比較して機能が少なく、複雑な処理に向いていないため注意しましょう。

まとめ

予算管理システムには、無料で利用できるツールがあります。基本機能を無料で提供し、必要に応じて有料プランで追加機能を利用することができます。無料ツールの活用によって経営施策を簡単に行えますが、データ容量に制限がある場合が多いため注意しましょう。

無料で使える予算管理システムを選ぶ際は、期間に縛りがなく完全に無料できるかや、機能・ユーザー数が自社に適しているかを確認しましょう。自社のニーズに合ったツールを選ぶために、複数のツールを比較し、詳細情報を確認することをおすすめします。