日報アプリのおすすめ2選｜失敗しない選び方・比較ポイントも解説

日報アプリとは、業務日報をPCやスマホなどで電子的に作成し、共有・管理を行うツールです。日報業務を効率化できますが、業界や業種に特化したものなど種類が多く、自社に適したアプリ選びは困難です。この記事では、おすすめの日報アプリや失敗しない選び方を解説します。

目次

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1. 日報アプリで日報の提出・管理を効率化
2. 日報アプリはタイプ・使いやすさ・セキュリティで選ぶ
3. 日報アプリ選びに重要な3つのポイント
4. 日報アプリのその他の比較ポイント
5. 日報アプリのおすすめ2選
6. 日報アプリの導入フローと注意点
7. まとめ

日報アプリで日報の提出・管理を効率化

日報アプリとは、インターネット環境を用いたクラウド上で日報の作成や共有を行うアプリのことです。日報アプリの利用によって、メールや手書きの業務日誌によって行われていた日報の作成・提出・管理に係る作業を大幅に効率化できます。

日報アプリはどこからでもアクセスが可能なため、出張や外回りなどの外出先からでも簡単に提出できるというメリットがあります。また、提出された日報の閲覧や管理が容易であり、管理者側の負担も軽減できます。

日報アプリにはさまざまな種類があり、個人事業主などに向けた自分用の作業日報アプリもあります。日報アプリは日報の作成や提出以外にチャット機能やスケジュール機能を備えたサービスも多く展開しています。

日報アプリをきっかけに社内の情報共有がスムーズになり、コミュニケーションが活発になる効果も期待できます。

日報アプリはタイプ・使いやすさ・セキュリティで選ぶ

日報アプリを選ぶ際は、目的に合ったタイプのものを選びましょう。また、使いやすさやセキュリティ対策も併せて確認するのがおすすめです。

日報アプリは多くの種類があるため、コストや連携機能などの詳細ポイントを比較することも重要です。次の章では日報アプリの選び方についてのポイントを取り上げ、詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 目的に合ったタイプを選ぶ
2. 使いやすさ・操作性を確認する
3. セキュリティ対策が万全か確認する

【その他の比較ポイント】

1. コストを確認する
2. 他システムと連携できるか
3. マルチデバイスに対応しているか
4. 必要な機能を備えているか
5. カスタマイズ性の高さはどうか
6. 無料プラン・無料トライアルがあるか

日報アプリ選びに重要な3つのポイント

日報アプリを選ぶ場合、まず目的に合ったタイプのものを絞り込みましょう。続いて、操作性・使いやすさ・セキュリティ対策などの確認を行います。これらは特に重要なポイントとなるため、しっかりチェックしましょう。

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目的に合ったタイプを選ぶ

日報アプリにはさまざまなタイプがあります。それぞれ異なる概要や特徴を備えているため、内容を把握した上で自社の目的に合ったものを選ぶことが重要です。

業務・工数管理ができるタイプ

プロジェクトや工数の管理を行うために日報アプリを導入したい場合は、業務管理に特化したタイプのものがおすすめです。業務管理や工数管理ができる日報アプリでは、日報のデータにより従業員の稼働状況を把握できます。

この機能により、業務にかかる作業時間や個人別の進捗状況などが可視化されます。また、アプリによってはチーム単位やプロジェクト単位での集計管理が行えるものや目標達成をサポートする機能を備えたものもあり、管理業務の効率化に役立ちます。

顧客管理ができるタイプ

日報アプリには従業員の業務報告だけでなく、顧客管理が行えるものもあります。中でも、データベース機能による顧客情報管理ができるものや、営業日報の作成に特化したものは営業職に最適です。

また、顧客管理システムと連携可能なものなら、日報作成と顧客データの蓄積を両立できます。業務報告や顧客との進捗を同時に管理できるため、営業職が多い企業には特におすすめです。

コミュニケーションに特化したタイプ

コミュニケーションに特化したタイプの日報アプリは、チャットやコメントなどの機能が充実しています。チャット形式でのやりとりによって、業務に関する情報共有が容易になり、進捗報告などを効率的に行えるというメリットがあります。

日報に対してコメントを付与でき、チャットによる業務連絡を行うことで従業員同士のコミュニケーションが活性化する効果も得られます。また、日頃からコミュニケーションを取ることで報告・連絡・相談がスムーズになり、業務改善に繋がりやすくなります。

作業現場からの報告に適したタイプ

作業現場からの報告が多い企業には、現場状況や現場作業の報告に特化した日報アプリが適しています。作業の報告には写真の添付が求められる場合が多くありますが、報告に特化したアプリは画像のアップロードを簡単に行える機能を備えています。

また、このようなアプリは外出先での使用が想定されており、複雑な操作が不要で直感的に使用できるインターフェースのものが多いです。シンプルな操作で使えるアプリを選びたい企業や、報告機能を重視したい企業におすすめです。

使いやすさ・操作性を確認する

日報は原則として毎日作成が必要なため、日報アプリも毎日使用することになります。そのため、日報アプリの使い勝手が悪いと、報告業務にかかる時間的なコストが増大する原因になります。

日報アプリはサービスによって使いやすさや操作のしやすさが大きく異なります。機能性の高さも重要ですが、不要な機能を多く備えたものは操作性が低下する原因にもなるため、自社にとって必要な機能を備えたものがおすすめです。

操作がわかりにくいアプリを導入すると、管理部門への問い合わせが増加し、業務効率を低下させてしまう場合もあります。操作がわかりやすく使い勝手の良いアプリを選び、スムーズな導入・運用を目指しましょう。

セキュリティ対策が万全か確認する

日報アプリは、従業員が社外から操作する機会も多くあります。そのため、社内で日報を作成する場合と比較して、情報漏えいのリスクは高いと言えます。

日報アプリには社内のさまざまな情報が蓄積されており、企業の機密情報が外部に漏れる恐れがあります。そのため、日報アプリを選ぶ際はアクセス制限やユーザー認証などのセキュリティ対策が万全かどうかを確認することが重要です。

また、アプリの選定とあわせて、従業員に対するセキュリティ教育の実施も効果的です。公共Wi-fiを使用しない・外部の人間の前でアプリを閲覧しないなどの基本的な対策を行い、さまざまな角度からセキュリティ対策を行いましょう。

日報アプリのその他の比較ポイント

自社に合った日報アプリの導入には比較検討が不可欠です。コストや機能はもちろん、マルチデバイスへの対応やカスタマイズ性の高さなどを確認しましょう。ここでは、比較を行う上で注目するべきポイントを6点取り上げ、詳しく解説します。

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コストを確認する

日報アプリのほとんどは、月額制の料金形態を取り入れています。また、ユーザー数やファイルアップロード容量などに応じて金額が変化する従量課金のサービスも多いです。

多くのアプリと同様に、日報アプリも機能の多さと価格が比例する傾向にあります。そのため、ただ機能が多いものを選ぶのではなく、自社が必要とする機能を具体的に把握した上で検討を行うことが重要です。

また、自社の予算を事前に定めておくことで、サービスを絞り込みやすくなります。自社が求める条件に基づき、費用対効果が適切な日報アプリを導入しましょう。

他システムと連携できるか

日報アプリの中には、顧客管理システム・勤怠管理システム・Googleカレンダーなどとの連携が可能なものがあります。日報に関連するシステムを連携させることで、それぞれのシステムを個別に管理する手間が不要となり、管理にかかる時間を削減できます。

他システムとの連携により、日報アプリに入力したスケジュール情報をGoogleカレンダーに自動反映させたり、その日やりとりを行なった顧客との進捗状況を顧客管理システムに反映させたりといった使い方が可能です。

また、勤怠管理システムとの連携が可能なものなら、出退勤時刻と業務内容を連動させて管理できます。このように、他システムとの連携機能によって日報作成以外の業務効率も同時に向上させる効果が見込めます。

マルチデバイスに対応しているか

営業や現場作業などで外出する従業員が多い企業には、マルチデバイスに対応できる日報アプリが適しています。外出先から日報作成を行う場合はスマホやタブレットが用いられることが多く、マルチデバイス対応によって日報作成のために帰社する必要がなくなります。

また、近年では働き方の多様化が進んでおり、在宅勤務やテレワークにおける業務報告に日報アプリを取り入れるケースが増えています。このような場合も、マルチデバイス対応のアプリなら自宅や出先からスムーズに利用できます。

必要な機能を備えているか

日報アプリには、基本的な報告機能に加え、報告へのコメント・スタンプ・アンケート・入力内容のデータベース化などをはじめとするさまざまな機能を備えたものがあります。

社内におけるコミュニケーションを活発化させたいなら報告へのコメント機能やチャット機能を備えたもの・営業支援に繋げたいならデータベース化機能や顧客管理機能と連携できるものなど、用途に応じて必要な機能を備えたアプリを選びましょう。

必要な機能が備わっていないアプリを導入すると、一部の作業をメールによって行うなどの対応が発生し、かえって手間がかかってしまう場合があります。必要な機能の優先順位を決め、複数のアプリを比較するのがおすすめです。

カスタマイズ性の高さはどうか

日報アプリにはテンプレート機能を有するものが多く、必要な項目が揃った統一感のある日報を作成できます。また、カスタマイズ性に優れたものはテンプレートをカスタマイズでき、部署ごとに異なる形式の日報を作成することも可能です。

たとえば、営業部と管理部で同じ日報を使用するのではなく、営業部には顧客情報や進捗管理などの項目をテンプレートに追加します。このように、定型業務が多い部署とそれ以外の部署で異なる報告内容を設定できます。

また、テンプレートの項目を管理者側が設定することで、業務内容に応じて必要な内容を取得することも可能です。テンプレートによる日報の管理を行いたい場合は、カスタマイズ性の高さを確認するのがおすすめです。

無料プラン・無料トライアルがあるか

日報アプリは、多くの従業員が毎日のように使用するツールです。そのため、導入前に実際の操作性や使いやすさを確認しておくことが望ましいです。

日報アプリのほとんどは月額課金制であり、導入前の無料トライアルや、機能・人数を制限した無料プランを設けているものも多くあります。これらを活用することで、導入後の不具合や使いにくさなどのリスクを事前に回避できます。

日報アプリのおすすめ2選

日報アプリの導入フローと注意点

日報アプリを導入する際は、自社の課題を明確にし、自社にとって必要なタイプのものを選びましょう。これにより、導入の効果を最大限に発揮できるアプリを絞り込むことができます。

また、無料トライアル期間があるものなら実際の使用感をチェックでき、導入後のメリットや業務の流れを具体的にイメージできます。ここでは、導入におけるこれらの注意点を踏まえ、導入フローを解説していきます。

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日報に関する課題を明確にする 

日報アプリを導入する際は、まず現在の日報の問題点を把握し、課題を明確化しておくことが重要です。アプリの導入によって、何について・どのように報告させたいのかを明確に定めることで、本当に必要な機能を絞り込めます。

業務の内容や導入する部署によって異なる課題を抱えている場合も多いため、できるだけ多くの課題を解決できるアプリを選定しましょう。

自社に必要なタイプを選ぶ

日報の内容は業種や職種によって異なるため、必要な日報アプリのタイプも千差万別です。コストや導入実績だけで選ぶのではなく、最も自社業務の効率を向上させられるのはどれかという観点から検討しましょう。

例えば、BtoB営業の従事者が多い企業と、現場作業が中心の企業では必要なタイプが異なります。自社が必要な業務に特化したサービスのものを導入することで、導入効果を最大化できます。

無料期間で使いやすさをチェック

課題を明確化し、自社に合ったタイプのアプリを絞り込んだら、無料トライアルの期間や無料プランの有無についても確認しましょう。

日報アプリは、報告者側・管理者側の双方にとって使いやすいものを選ぶ必要があります。そのため、実際に両方の視点からアプリの操作を行い、画面の見やすさや入力のしやすさなどをチェックすることが望ましいです。

ルールを決めてアプリの使用を根付かせる 

導入するアプリが決まったら、使用に関するルールを制定し、社内に定着するよう根気よく利用を促しましょう。ルールがないまま導入すると、日報を提出するタイミングが統一されないなどの要因から、導入目的が果たせない可能性があります。

また、日報アプリはコア業務を直接的に支援するものではないため、導入するだけでは形骸化しやすいです。そのため、なぜ日報アプリを導入するのかなどの説明を十分に行い、アプリの使用が浸透するようサポートしていきましょう。

まとめ

日報アプリは、手書きやメールによる日報作成に代わって日報作成を効率化させてくれるツールです。日報アプリにはさまざまなタイプがあり、業種や職種に合わせて自社に合ったものを選ぶのがおすすめです。

日報アプリには、コミュニケーションに特化したものや顧客管理ができるものに加え、工数管理や現場報告に特化したものなど多くの種類があります。

また、従業員が日常的に使用するため、使いやすさやインターフェースは重要なポイントです。セキュリティ対策にも注目しましょう。

企業によって適したアプリのタイプは異なるため、自社にとって必要な機能を備えたタイプのアプリを選ぶのが重要です。本記事で紹介した選び方のポイントを押さえて検討を行い、自社に合った日報アプリの導入に繋げましょう。