オンライン商談ツール・システムとは？仕組みやメリット・デメリット、選び方を解説

オンライン商談ツールとは、顧客と直接対面せずに、オンライン上で商談をスムーズに行うシステムです。オンライン商談ツールにより、移動コストの削減や営業業務の効率化に繋がります。本記事では、オンライン商談ツールのメリット・デメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. オンライン商談ツール・システムとは
2. オンライン商談ツール・システムの導入形態
3. オンライン商談ツール・システムの機能
4. オンライン商談ツール・システムのメリット
5. オンライン商談ツール・システムのデメリット
6. オンライン商談ツール・システムの選び方
7. オンライン商談ツール・システムを上手に活用するコツ
8. まとめ

オンライン商談ツール・システムとは

オンライン商談ツールとは、主に電話回線を利用して遠方の取引先との商談を行えるシステムを指します。新型感染症の影響により、ZoomなどのWeb会議システムが急速に広く知られたのと同様に、オンライン商談ツールも注目を集めるようになりました。

オンライン商談ツールを導入することで、商談にかかる時間やコストを削減でき、社内の研修にも役立ちます。 

ほとんどのオンライン商談ツールには、映像や音声を共有する機能・資料共有機能・チャット機能など、豊富な種類の機能が搭載されています。これらの機能の活用によって、効果的なオンライン商談が可能になります。

そもそもオンライン商談とは

オンライン商談とは、企業の担当者同士がどこかの場所で直接対面するのではなく、パソコンやスマホを使用して別々の場所にいながら商談を行うことです。これまで利用されてきたテレビ会議の場合には、導入するためにさまざまな設備や回線が必要でした。

しかし、オンライン商談ツールではそういった手間やコストをかけずに導入が可能です。オンライン商談ツールが注目を集めている大きな理由の一つに、新型感染症の感染拡大が挙げられます。

ただし、商談の場をオンライン商談の場に置き換えることは、移動時間のコスト削減やアポイント数の向上などから、新型感染症の流行前から大企業などでは取り入れられてきた手法です。

Web会議システムとの違い

Web会議システムとは、インターネット回線を使用して会議を実施することを目的としたシステムです。一方で、オンライン商談システムは電話回線を利用するシステムで、営業活動をする際に使用されます。
また、Web会議システムの多くは導入が無料で、機能がシンプルであることに対し、オンライン商談システムの導入にはコストがかかり、機能も豊富である点も異なります。

オンライン商談ツール・システムの導入形態

オンライン商談ツールには、クラウド型・オンプレミス型・ブラウザ型の3種類があり、自社かサービス提供者のサーバを利用するか否かで、選択肢が違ってきます。ここでは、オンライン商談ツールの特徴・メリット・デメリットについてまとめました。

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導入形態	主な特徴
オンプレミス型	自社サーバを設置カスタマイズが可能
クラウド型	気軽に使用可能保守管理不要
ブラウザ型	アプリのインストール不要保守管理不要

オンプレミス型

オンプレミス型のオンライン商談ツールは、オンライン商談時に必要なサーバーやソフトウェアなどを自社内に設置して運用する形態です。

オンプレミス型のオンライン商談ツールでは、自社ネットワーク内の専用サーバーに接続するため、機能のカスタマイズや、自社のニーズに合わせてセキュリティ対策ができるといった特徴があります。

メリット	デメリット
・セキュリティの安全性が高い ・柔軟にカスタマイズができる ・安定した品質で商談ができる	・初期費用が高額 ・構築に時間がかかる ・トラブル・障害への対応が必要

クラウド型

クラウド型のオンライン商談ツールは、サービス提供会社のシステムを利用するため、自社でサーバーを設置・管理する必要がなく、契約後すぐに利用できます。また、社内にいなくてもツールを利用できるため、在宅勤務にも適した形態です。

クラウド型は、手軽にオンライン商談を導入したい方や、すぐにオンライン商談を導入したい方などにおすすめです。

メリット	デメリット
・場所を選ばず自由に会議を開ける ・低コストで導入できる ・最新のサービスを常に利用できる ・システム管理者が必要ない	・カスタマイズがしにくい ・通信量をコントロールできない ・急なサーバーダウンの可能性もある

ブラウザ型

ブラウザ型のオンライン商談ツールは、ソフトウェアやアプリケーションのインストールが必要なく、Google ChromeやFirefoxなどのWebブラウザから簡単にオンライン商談が行えます。そのため、社内への導入を検討している企業も増えています。

メリット	デメリット
・アプリのインストール不要 ・保守管理不要	・セキュリティ性が低い ・カスタマイズがしにくい

オンライン商談ツール・システムの機能

オンライン商談ツールは、オンライン上での商談に特化したツールです。類似したツールとしてWeb会議ツールが挙げられますが、搭載されている機能は少々異なります。

オンライン商談ツールに備わった機能は、より有利に商談を進めるために役立つものばかりです。具体的にはどういった機能があるのか、確認してみましょう。

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機能	主な内容
商談機能	・ビデオ通話・音声通話ができる ・対面で商談ができる
資料共有機能	・メモのような書き込みができる ・ワンクリックで資料の共有が可能
商談への招待機能	接続URLやコードを入力して招待できる
チャット機能	・クライアントとチャットができる ・ファイルの受け渡しにも利用できる
録画・メモ機能	・商談の様⼦を録画できる ・スキルの平準化を実現できる ・相手に伝えておくべき事項をメモ書きとして保存できる

商談機能

オンライン商談ツールでは、カメラによってお互いの映像や資料のやり取りができます。そのため、オンラインでも相手の顔を見ながら商談ができます。音声だけでなく映像によってもさまざまな情報が伝えられるため、相手の状況を把握できやすくなります。

 オンライン商談ツールでは、セキュリティに配慮して大部分がマンツーマン専用にしており、また、電話での通話によって音質を確保しています。これにより、商談専用に設計されたオンライン商談ツールは使いやすいと言えます。

資料共有機能

オンライン商談ツールでは、提案する相手先へ向けた会議資料を使用してプレゼンテーションを行います。その場面で使われる資料は画面上で共有して、同じ資料が表示される必要があります。

多くのオンライン商談ツールでは、データの共有機能が標準搭載されているため、Excel・Word・PowerPointなどで作成した資料を画面に映しながら提案を行うことができます。

商談への招待機能

オンライン商談ツールの大部分は、ウェブブラウザ上で使用できるようになっているため、相手先に対してURLや接続番号を通知することで商談が開始できます。そのため、取引先が前もってツールを準備しておく手間がかかりません。

チャット機能

オンライン商談ツールでは、画面を通して会話をするだけでなく、チャットでの情報交換も可能です。商談を進めていく段階で、言葉だけでは伝えにくいと感じる場合には、チャットの活用がおすすめです。

連絡先の電話番号・メールアドレス・商材の詳細情報などを文字情報として表示すれば、商談の内容が伝わりやすくなります。

また、オンライン商談では映像や音声が乱れる恐れもあります。しかし、チャットを送り合うことができると、情報を正確に伝えることができます。

録画・メモ機能

オンライン商談ツールの録画機能では、商談や会議の様子をシステム上で録画し、後から見直しができます。これにより、商談では内容の確認やフィードバックができ、会議では議事録作成のために活用できるため利便性が向上します。

また、オンライン商談ツールには、商談で相手に伝える必要がある事項をメモ書きとして保存できる機能も備わっています。この機能を活用することで、資料には記載されていない情報などを集約でき、商談をスムーズに進められます。

新人社員など商談に慣れていない従業員の場合、話すべき内容をすべてメモに記載しておくこともできるため安心です。

オンライン商談ツール・システムのメリット

オンライン商談は、新型感染症の流行を契機にあっという間に浸透しました。オンライン商談のツールを導入するメリットは、顧客と対面しないため、感染症対策になるといった点が挙げられます。

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営業業務の効率化

取引先への訪問の必要がないオンライン商談なら、営業業務を効率化でき、顧客との1日の商談の件数を増やすことができます。また、商談の成約が見込める顧客に対して集中的にアプローチできるため、成約率の向上にも期待が持てます。

訪問営業では、電話によるアポイントメント・訪問日時決定・実際の訪問と、商談開始までに数日を要する場合があります。しかし、オンライン商談なら電話アポからただちに商談に臨めるため、リードタイムを短縮して機会損失の防止が可能です。

安定した接続環境での商談

ネット回線を通してPC通話を⾏う場合、「⾳声が聞こえなくなる」「⾳声が中断する」「画⾯が固まる」など、さまざまなトラブルが発⽣します。また、安定した通信環境だけでなく、静かな環境の確保も必要でした。 

オンライン商談ツールは、電話回線の使⽤で安定した⾳声の通信ができるだけでなく、電話が通じる環境であれば、会社のデスク・⾃宅など場所を問わず商談ができます。

移動時間・コストの削減

オンライン商談ツールはオンライン上で商談ができるため、取引先への移動時間や交通費といったコストを削減できます。移動時間がなくなる分、さらに多くの商談機会が増えるでしょう。

訪問の商談では、1日の大半を移動時間に費やされますが、オンラインでの商談であれば移動時間を削減できます。これにより、1日に設定できる商談数を増やせるため、成約数の増加にも期待が持てます。

また、単に商談数を増やすだけでなく、営業の研究や教育・新サービスや製品の考案といった時間に充当することも可能です。社員や製品の質が向上すれば、さらに多くの商談機会を確保できるでしょう。

商圏の拡大化

社内へのオンライン商談ツール導入で、遠方の取引先でも気軽に商談ができるため、従来のように、宿泊施設・交通機関の手配などを考慮する必要がありません。また、遠方の潜在顧客に対しても、積極的に見込み客を見つけ出すために動けるでしょう。

さらに、ホームページ上に「全国対応」・「お問い合わせはオンラインでの対応も可能」と記載することにより、遠方からの問い合わせが増える可能性もあります。

資料の削減によるペーパーレス化の実現

オンライン商談はインターネット上で実施されるため、紙媒体の資料は必要なく、デジタルデータを取引先と共有するだけで情報の交換ができます。これによって、印刷費の削減・印刷作業の工数削減が可能です。

また、取引先への訪問途中の資料紛失・情報の漏えいなども防止できます。多くのオンライン商談ツールは、セキュリティ面での強固な対策が構築されており、紙媒体を携帯するよりも情報漏えいの可能性は低いと考えられます。

録画機能によるノウハウの蓄積

訪問での商談は、営業担当者と顧客の閉鎖的な場になりがちです。訪問商談を長く続けていると、商談のノウハウ・スキルが属人化して、集団として営業スキルにばらつきが出るといった課題を抱える企業も多いです。

こういった課題は、オンライン商談ツールを有効に活用し、商談スキル・ノウハウを効率的に共有することで、改善に期待が持てます。

たとえば、成功例の営業トークをテキスト化し、ほかの営業担当者がオンライン商談の場で台本にして利用できます。また、録画された映像を経験の浅い営業や新人の社員教育に利用して、指導もできます。

オンライン商談ツール・システムのデメリット

これまで紹介したように、オンライン商談ツールには多くのメリットを備えていることが分かりました。その一方で、デメリットがあることも把握しておく必要があります。事前にこういったリスクがあるということも認識し、対策を講じておきましょう。

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商品の詳細を伝えられない

オンライン商談ツールには、 実物を見せられない といったデメリットもあります。訪問商談であれば、顧客にサンプルを手にしてもらいながら商談を進めることも可能です。しかし、オンライン商談においては、カメラを通して商品を見せるしかありません。

この対策としては、あらかじめ商品サンプルを送付しておく方法があります。顧客の目の前に商品サンプルがあれば、手の感触なども確認してもらえるため、訪問対面に近い商談を実現できるでしょう。

顧客の理解が必要

オンライン商談ツールを採用する場合には、自社内だけでなく顧客の理解も必要です。新規客であれば、それほど支障なく理解してもらえる可能性が高いですが、昔からの得意客の場合、突然オンライン化すると不満を感じるかもしれません。

オンライン商談に移行するときには、事前に挨拶に訪問し、オンライン化することを伝えるようにしましょう。また、オンライン化に併せて顧客側にも最低限の通信環境を整えてもらう必要があります。

ツールの操作方法なども教え、問題なく利用できるようサポートするのも大切です。また、デジタル機器やネットに慣れていない方でも、簡単に操作できるツールを選ぶことも重要です。操作方法が簡単なほど、顧客が理解してくれる可能性が高まります。

環境整備やスタッフ研修が必要

オンライン商談ツールを導入するにあたり、インターネット環境の整備やシステムの運用設定が必要です。しかし、それだけではなく、社内の環境も整える必要があります。

例えば、見込み客とアポイントの了解が取れて商談が開始しても、オフィス内が騒がしいと会話が聞き取りにくくなり、商談に支障をきたします。そのため、会議室の確保といった静かに商談ができるスペースを設置しなければなりません。

また、オンライン商談ツールをうまく活用するには具体的な目標などを定めたり、顧客とスムーズに商談するために、スタッフに対しての定期的な研修を実施したりする必要があります。

運用コストがかかる

オンライン商談ツールは、一般的に初期費用と維持費用が発生します。この点がオンライン商談ツールの最大のデメリットと言えるでしょう。

特にオンプレミス型ツールは、サーバーの導入費がかかることで、初期費用が高い点がデメリットです。また、システムを自社で構築しなければならないため、稼働まで時間がかかることにも注意が必要です。

通信トラブルの可能性がある

インターネットを通じて行うオンライン商談は、接続回線の通信状況次第で実施できない可能性があります。回線が不安定な状態で商談を続けても、音声や動画にタイムラグが発生して情報交換がしにくいためです。

通信障害に左右されずオンライン商談を行うためには、事前の確認を徹底的に行うことが大切です。そのうえで、回線が不安定になった場合のプランも考慮しておくと良いでしょう。例えば、チャット機能で資料を共有するといった対処法で解決できます。

オンライン商談ツール・システムの選び方

オンライン商談ツールやシステムを選ぶ際は、音質・画質やセキュリティ対策が万全かどうかなど確認しておきたいポイントが多くあります。ここからは、オンライン商談ツール・システムの選び方について解説します。

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自社サービスに合ったスペック・機能かどうか

オンライン商談ツールの導入を検討する際は、自社の商談に必要な機能が搭載されているかどうかも確認しましょう。

オンライン商談ツールには、音声・映像での情報交換やファイル共有といった基本的な機能のほかにも、商談に役立つさまざまな機能が搭載されています。まずは、自社でどのように使いたいのかを明確にして、自社のニーズに合うツールを選びましょう。

接続方法

オンラインで商談するには、ウェブサイトで自社の環境に取引先からのアクセスが必要です。その場合、自社も取引先側も簡単に接続できる方法を選んでおけば、商談がスムーズに進みます。

そのため、オンライン商談ツールの扱いに不慣れな取引先には、番号入力だけで簡単にアクセスできるツールを選択してもらうと良いでしょう。

また、どのデバイスに対応しているかも重要です。例えば、企業ではなく一般消費者を対象とした販売の場合は、スマホやタブレット端末からも簡単にアクセスできると便利です。

通話方式

オンライン商談で音声が聞きづらかったり、画質が粗かったりする場合、相手にマイナスな印象を与える原因となります。また、音声が何度も中断すると商談がスムーズに進まなくなり、商談の業績にも影響する恐れもあります。

そのため、ネット回線と電話回線の両方に対応したツールを選ぶとよいでしょう。通話するのに電話回線を使用すれば、安定した通話品質でやり取りができます。また、オンプレミス型・クラウド型・ブラウザ型も選べます。

無料トライアルを提供しているツールも多いため、テスト運用を行って導入を決めるのも一つの選択肢です。

商談機能

オンライン商談ツールには、商談管理機能が搭載されています。どんな機能が搭載されているかはツールによってさまざまです。

ただし、名刺交換システム・ログの保存・トークスクリプトの表示・重要なテキストを強調するマーキング機能・チャット機能は、ほとんど共通で利用が可能です。これらの商談管理機能を活用すれば、オンライン上でも円滑な商談・営業の実現ができます。

音声や画質は良いか

取引先の相手と訪問での対面商談を行わないオンライン商談は、画像や音声の品質も大切です。オンラインの商談で、音声や画像の質が悪かったりする場合には、取引先の相手に良くない印象を与える恐れがあります。

そのため、自動で画質や音質を調整するツールや、ネット回線と電話回線の両方が使えるツールがおすすめです。また、スムーズなオンライン商談を行うために、あらかじめ無料トライアルなどでチェックしておくと正確にシステムの評価ができます。

システムは使いやすいか

システムの使いやすさは、自社側と相手側の両者で考えなければいけません。直感的に操作できるオンライン商談ツールを選ぶと、自社だけでなく取引先の相手も簡単に駆使できます。

システムに多くの機能が搭載されているため、操作方法を思った通りに把握できず、商談の際に難航するといったケースもあります。そのためには、事前に無料プランを試すなどの方法で操作性を確認しておきましょう。

サポート体制は手厚いか

オンライン商談ツールを初めて導入する場合には、社内にツールを十分に使いこなせる社員が在籍しておらず、どうしてよいか分からないケースもあります。こういった問題に対応するために、ベンダーのサポート体制を確認しましょう。

ツールの運用中にトラブルが生じた際、ベンダーのフォロー体制が整っていると、適切なサポートをしてくれるため安心です。また、疑問点やトラブルが発生した場合に、すぐに対応してくれる相談窓口があるかも確認しておきましょう。

セキュリティ対策は万全か

多くのオンライン商談ツールにはセキュリティ対策が施されていますが、企業側のセキュリティに依存する傾向があります。その結果、情報漏洩やヒューマンエラーのリスクがあるため、セキュリティ対策を万全にする必要があります。

情報漏えい防止のセキュリティ対策として有効なのは、データを暗号化する技術・ISO認証を取得しているツールを選ぶことが挙げられます。また、社内でシステムを利用する際のルールを策定し、周知することも効果的です。

セキュリティ対策が万全のツールでも、利用する従業員が危機意識を持っていなければ、意味がありません。情報漏えいの防止には、セキュリティ対策が強固なツールの選択と利用者の危機意識が大切です。

費用対効果に見合う価格か

オンライン商談ツールを本格的に導入する際には、費用も確認も重要です。初期費用は導入形態によっても差があるため、長期的な目線で検討しましょう。

また、高機能で多機能だからといって選ぶと、操作が複雑になり、使いこなせないリスクが生じます。そのため、機能数と費用のバランスを考慮したうえで、自社に最適なオンライン商談ツールを導入しましょう。

ツールによっては、オンライン商談への利用頻度や機能数によって料金体系が複数用意されているサービスもあるため、自社のニーズに合ったツールを選びやすいでしょう。

オンライン商談ツール・システムを上手に活用するコツ

オンライン商談ツールやシステムを上手に活用するには、資料の添付や自己紹介を行うなど工夫を施す必要があります。ここでは、オンライン商談ツール・システムを上手に活用するコツについて解説します。

商談の前に資料を送っておく

オンライン商談を行う際は、事前に商談内容の資料を送っておくことが重要です。オンラインでの商談は、直接対話をするよりも説明が伝わりにくかったり、誤解が起きたりする場合があります。

そのため、オンライン商談を行う際は、事前に資料を送りましょう。また、資料は顧客向けにカスタマイズすると、内容がより伝わりやすくなります。多くのオンライン商談ツールには、資料を共有する機能が備わっているため、効果的な商談のために活用がおすすめです。

本題に入る前に自己紹介を行う

オンライン商談は、対面の面談とは違って名刺の交換ができません。また、相手がオンライン商談に慣れていない場合、緊張していることも考えられます。そのため、効果的なオンライン商談を行うためにも自己紹介をしておくことが大切です。

自己紹介によって本題の前に軽いトークができ、場を温めて緊張をほぐすことができます。また、互いのことを知ることで顧客の不信感を拭い、良い印象を与えることにも繋がります。

まとめ

オンライン商談ツールの概要・メリット・デメリットを解説しました。社内にオンライン商談ツールを導入することで、ネット回線や電話回線を利用して遠くの相手との商談を行えます。

しかし、商品の詳細を伝えられない・顧客の理解が必要・環境整備が必要・運用コストがかかる・通信トラブルの可能性がある・相手の通信環境も必要などのデメリットも存在します。

電子帳票システムを選ぶ基準として、自社に合った機能か・音声や画質は良いか・システムは使いやすいか・サポート体制は手厚いか・セキュリティ対策は万全か・費用対効果に見合う価格かなどに留意して、オンライン商談の改善に努めましょう。