無料で使える採用管理システム(ATS)おすすめ11選｜完全無料や有料との違いも解説

採用管理システムとは、応募から入社までに関わる情報・業務を一元管理できるシステムです。システムの導入を考えた際、コスト面が気になって導入を躊躇してしまう企業もあるでしょう。本記事では、無料で利用できる採用管理システムや選び方を解説します。

目次

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1. 完全無料で利用できる採用管理システム2選
2. 一部無料で利用できる採用管理システム3選
3. 無料トライアルがある採用管理システム6選
4. 【比較表】無料で使えるおすすめ採用管理システム
5. 無料の採用管理システムと有料版の違い
6. 無料の採用管理システムを導入するメリット
7. 無料版での運用をおすすめしない企業の特徴
8. 無料の採用管理システムの選び方
9. 無料の採用管理システムに関するよくある質問

完全無料で利用できる採用管理システム2選

ここでは、すべての機能が完全無料で利用できる採用管理システムを紹介します。

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一部無料で利用できる採用管理システム3選

ここでは、一部の機能が無料で利用できる採用管理システムを紹介します。

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無料トライアルがある採用管理システム6選

ここでは、無料トライアルや無料デモを実施している採用管理システムを紹介します。長期的な利用や本格的な導入を検討されている方は、合わせてチェックしておきましょう。

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【比較表】無料で使えるおすすめ採用管理システム

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採用管理システムは無料で利用できる

自社にとって本当に戦力となる人材を採用するには、応募者数を増やし、客観的データを基にした採用を行うことが必要です。それを実現できるのが採用管理システムであり、「選考管理システム」とも呼ばれます。

採用管理システムでは、求人の応募から入社までに必要な情報や業務を一元管理できます。採用業務の中には人の手で行わなければならないものがあり、ノンコア業務をできる限り採用管理システムで効率化すれば、社員をコア業務に集中させることが可能です。

採用管理システムの中には、無料で利用できるものも多くあります。本格的な採用管理システム導入前の利用や、システムのスモールスタートを切りたい企業の利用など、さまざまな活用方法が考えられます。

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採用管理システムが求められる背景

近年、各企業では少子高齢化による労働人口の減少により、人材不足と採用難が深刻な課題です。また、今までのような人事担当者の経験と勘に頼った人事採用では、自社に必要な人材の見極めが難しくなっています。

また、求める人材の情報が社内で共有されていなかったり、応募者への連絡漏れや求人欄の情報不足に気付いていなかったりなど、人事採用に関する問題は企業によってさまざまです。

これらが起こる理由としては、業務過多による連携ミスや単純なヒューマンエラーなど、人力では改善が難しい側面があります。そのため、採用管理システムの導入によって採用担当者の負担を軽減し、エラーやミスを起こりにくくさせるのが大切です。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムには、主に以下のような機能があります。

1. 応募者管理機能
2. 求人管理機能
3. 選考管理機能

「応募者管理機能」は、求人メディアとの連携によって自動で応募者情報を管理します。「求人管理機能」は、複数の求人サイトなどに連携することで、求人の掲載・更新・取り消しが可能です。「選考管理機能」は、選考に関する情報や共有事項を社内で共有できます。

無料の採用管理システムと有料版の違い

無料版は初期費用やランニングコストがかからず導入しやすい反面、有料版と比べると柔軟性と継続的な運用面で違いがあります。以下では無料版と有料版の違いについて詳しく解説します。

1. 業務をどれだけ「自動化」できるか

採用管理システムを導入する最大のメリットは、人事の事務作業をどれだけ自動化できるかです。無料版では、応募者情報の入力やステータス更新、面接日程の調整などを手作業で行う必要があり、応募者数が増えるほぼ対応負荷も急増します。

一方、有料版では自動返信や日程調整の自動化、選考ステータスの自動更新などの機能が充実しています。事務作業をシステムに任せることで、人事担当者が本来優先すべき「候補者との面談」や「適切な評価」に集中できる環境を作ることが可能です。

カスタマイズ性

無料版と有料版ではカスタマイズ性も異なります。無料版の採用管理システムは、あらかじめ決められた画面構成や項目設定が採用されており、自由に変更できる範囲が限られています。

一方で有料版では、項目の追加・編集、選考ステータスの細かい設定、通知設定の調整といったカスタマイズを柔軟に行うことが可能です。自社の採用スタイルと担当者の業務負担に合わせてシステムを最適化でき、ミスや対応漏れの防止にもつながります。

2. 「組織（チーム）」で動ける機能が豊富か

複数の部署や面接官が採用に関わる場合、情報共有や進捗管理のスムーズさは重要なポイントです。無料版ではアカウント数や共有機能が制限されることが多く、履歴書をPDFで送ったり、評価を別ツールで回収したりと、情報が分散しやすくなります。

有料版は、面接官全員が同じプラットフォーム上で評価を入力できるだけでなく、進捗リマインドやチャット連携機能も備わっています。そのため、情報が分散するリスクを防ぎ、チーム全体で一体となったスピーディーな選考フローを構築できます。

3. 「採用の質」を分析できるか

採用活動の費用対効果や選考の改善ポイントを把握するには、正確なデータ分析機能が不可欠です。無料版では、応募数の把握にとどまることが多く、どの媒体が内定・入社につながったか、採用単価はいくらだったかといった集計はExcelなどを使った手作業に頼らざるお得ません。

有料版では、複数媒体の応募状況や内定率、選考通過率などの統計をリアルタイムで自動集計・可視化できます。感覚ではなくデータに基づいて採用戦略を改善できるため、結果として無駄な求人広告費の削減にもつながります。

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無料の採用管理システムを導入するメリット

無料の採用管理システムでも、人事採用に必要な応募者管理・求人管理・選考管理などの基本的な機能は揃っています。ここでは、無料の採用管理システム導入のメリットについて解説します。

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コストを抑えた導入が可能

人事採用業務は一時期に集中するのが一般的で、年間を通して常に利用するとは限りません。有料システムの場合は、利用頻度に関わらず月額費用が発生し、予算次第では人事部の運営に影響を与えてしまいます。

しかし、無料で利用できる採用管理システムなら、導入費用とランニングコストがかからないため、コストに影響されずに運用が可能です。今まで通りの予算の使い方で採用業務の効率化を図りながら、人的コストの削減にもつながります。

比較検討が簡単に行える

採用管理システムには多くの製品があり、それらを提供するベンダーの中には有料プランと無料プランの両方を準備している場合もあります。採用管理システムの本格導入を考えているのであれば、事前に各システムの無料プランを利用するのもおすすめです。

例えば、操作性や画面の見やすさなどは、実際に使ってみないとわからないことも多いです。無料の採用管理システムを数社比較し、自社に最適な製品を選択すれば導入の失敗を防ぎつつ、プランが複数ある場合はプラン選択の参考にもなります。

自社で採用管理システムを使いこなせるか心配であれば、コストのかからない無料プランやトライアルでスモールスタートするのがおすすめです。実際の運用を通じて自社の要件が明確になってから、機能拡張された有料プランへ移行するといった方法も取れます。

採用実務の大幅な効率化

無料の採用管理システムに搭載されている機能は、製品によって異なります。しかし、基本機能としては、求人メディアと連携して応募者情報を自動で取り込む機能や、メールを自動返信する機能、面接日程を管理する機能、応募者の傾向を分析する機能などがあります。

これらの機能を活用することで、今まで人の手で行っていた採用業務の自動化を図れるため、担当者の負担を減らせます。また、自動化することでヒューマンエラーの削減にもつながり、エラー修正の手間を削減できるでしょう。

選考スピードの向上

応募者への迅速な対応は、企業への信頼性を高め、応募者の志望意欲を維持するために重要な要素です。そのため、書類選考結果の連絡や面接日時の調整など、多くの応募者とのやり取りをスムーズかつ正確に行わなければなりません。

採用管理システムには、応募者管理機能と連携した自動返信メール機能が搭載されているため、迅速で漏れのない確実な業務遂行が可能です。そのため、求人管理機能では求人情報のリアルタイムな掲載・更新・取消しができ、応募者を混乱させずに済みます。

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無料版での運用をおすすめしない企業の特徴

無料版の採用管理システムでも運用は可能ですが、企業の状況によっては効率低下や機会損失を招くケースがあります。以下の特徴に当てはまる場合は、まずは無料版を試しながら、課題を把握して有料版の導入も検討するのがおすすめです。

月間の応募者数が10〜20名を超えている

無料版では、履歴書のダウンロードや個別メールの作成、選考日程の入力・更新などを手作業で行う必要があり、応募者数が増えるほど管理工数は急激に増加します。一人あたりの対応時間を時給換算すると、実は有料版で自動化したほうが、結果的にトータルコストを抑えられるケースも少なくありません。

人事担当者が事務作業に追われると、本来注力すべき候補者の見極めやコミュニケーションに十分な時間を割けなくなるリスクがあります。応募数が一定規模を超えた場合は、運用負荷とコストの両面から、有料版の検討がおすすめです。

現場の面接官や各部署の責任者と密に連携したい

無料版ではアカウント数に制限があることが多く、人事以外の社員がシステムにログインできないケースがあります。その結果、履歴書をPDFで共有して、面接評価を別ツールで回収するなど、データを一元管理できず情報共有がアナログ化しがちです。

こうした運用は手間がかかるだけでなく、個人情報の取り扱いリスクや進捗の不透明さを招きやすくなります。選考遅延や連携ミスを防ぎ、組織全体で採用力を高めたい場合は、有料版の導入を検討するのが現実的です。

複数の求人媒体を併用して費用対効果を可視化したい

多くの無料版では、Indeedや求人ボックスなど、どの求人媒体が実際に内定（入社）につながっているかを分析する機能が限定的です。そのため、各媒体の管理画面を行き来し、Excelで集計し直すなど、分析に多くの工数が発生しがちです。

データに基づいた客観的な判断ができない場合、効果の低い媒体に広告費を投じ続けてしまう可能性があります。分析機能を備えた有料版を活用することで、無駄な広告費を特定・削減でき、結果的にシステム利用料以上の経営メリットを得られるケースもあります。

内定辞退を減らして採用競合に勝ちたい

優秀な人材ほど複数の企業からアプローチを受けており、選考のスピード感が合否を分けます。無料版では日程調整に手間がかかったり、連絡が数日遅れたりすることがあり、候補者の志望度低下や他社流出のリスクにつながります。

日程調整の自動化や即時のコミュニケーション機能など、候補者を待たせない仕組みは、内定辞退を減らしたい企業にとって必要不可欠です。有料版を活用すれば、これらの対応をスムーズに行え、採用機会の損失を防ぐことが可能です。

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無料の採用管理システムの選び方

無料の採用管理システムは、機能やサポート体制などを比較検討することが大切です。ここでは、数ある無料の採用管理システムの中から、自社で使えるシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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登録人数の上限数を確認

無料の採用管理システムの場合、登録できる採用担当者や候補者の人数に制限があるケースが想定されます。そのため、応募者数が増加している企業や多くの新卒をまとめて採用したい企業などでは、上限を超えてしまう可能性があるため注意が必要です。

また、具体的な上限数については、それぞれのシステムによって異なります。自社の採用活動に関わる人数を把握したうえでシステムを比較検討し、自社の利用規模に見合っているか確認しましょう。

求人サイト・他システムと連携できるか

求人サイトや他システムとの連携ができる採用管理システムは、採用業務の効率化に大きな効果をもたらすため、導入前に連携できるかどうか確認しましょう。自社の既存システムと連携できればデータ共有が可能になり、データ入力の手間が省けます。

さらに、求人サイトと連携して自動入力ができる機能を搭載したものもあります。求人サイト連携機能を選択する場合は、自社が利用しているサイトに対応しているか、登録できる数が自社に適合しているかなどについての確認が大切です。

使いやすい操作性か

操作性の優れたシステムは採用業務の効率化に効果的であるため、操作性の確認も重要です。特に、画面の見やすさは使いやすさにも影響することから、初めての操作でも直感的に操作できる製品がおすすめです。

また、システム導入後の課題として「素早いシステムの定着」が挙げられます。システム導入時には操作研修も必要ですが、できるだけ短い研修でマニュアルを見なくても操作できる製品なら、研修のためのコストも抑えられ、スムーズな運用が可能です。

サポート体制はしっかりしているか

初めて採用管理システムを導入する場合は、サポート体制がしっかりしている製品を選ぶのがおすすめです。どこまでが無料サポートでどこからが有料サポートになるのかなど、サポート範囲を確認しておきましょう。

また、サポートセンターへの問い合わせ方法の確認も必要です。メールでの問い合わせのみの場合は回答までに時間を要し、電話であればその場で解決できます。なお、電話は24時間対応・営業時間中の対応など、製品ごとに対応が異なります。

スムーズに運用を進めるためにも、自社の体制や運用スタイルに合ったサポートを受けられるかどうかを重視して選ぶのがおすすめです。

完全無料かトライアルか

無料で利用できる採用管理システムには、完全無料のタイプと一定期間だけ使えるトライアルタイプがあります。企業の特徴により、2つのタイプのどちらが適しているかは異なるため、自社に適した選択が大事です。

完全無料のタイプは、利用できる機能や人数が限定的なシステムが多いため、採用人数が少ない企業や、シンプルな運用で十分な中小企業に適しています。一方でトライアルタイプは、本格導入を見据えてシステムの機能や使い勝手を確認したい場合におすすめです。

機能や人数の制限の有無はシステムによって異なるため、すべての機能をフルで活用して自社への適性を見極められるシステムもあります。

無料で利用できる期間・機能制限を確認

無料の採用管理システムは、無料で利用できる期間が限定されていたり、機能に制限が設けられたりしている場合があるため、必ず確認が必要です。特に、無料トライアルの場合は必ず利用期間が設定されています。

いくつかの運用プランの中に無料プランが設定されている製品では、多くの場合利用期間の設定はありませんが、機能制限が付いている場合が多いです。有料プランと比較してどのような機能制限があるのかを把握し、自社の導入目的に合った製品を選択しましょう。

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無料の採用管理システムの利用手順

無料の採用管理システムを導入すると、応募から内定後のフォローまで、以下のような流れで採用活動が行えます。

1. アカウント登録・初期設定

まずは公式サイトからアカウントを登録し、管理画面にログインできる状態を整えます。会社情報や担当者情報などの基本設定を入力していきますが、無料の採用管理システムではサポートが限定的な場合も多いため、ガイドを確認しながら自社で設定を進めるのが一般的です。

この段階で、書類選考や面接などの選考ステップをあらかじめ整理しておくことで、運用開始後も迷わずスムーズに活用できます。

2. 求人票の作成・公開

次に、自社の採用ニーズに合わせて仕事内容や勤務条件をまとめた求人票を作成し、公開します。多くの無料システムでは、求人を公開するだけで Indeed などの求人検索エンジンと自動連携され、情報が掲載される仕組みが用意されています。

各媒体へ個別に投稿する手間をかけず、システムを窓口として効率よく応募を集める環境を整えられます。

3. 応募受付・情報の収集

応募が届き始めたら、応募者情報をシステム上で一元管理します。複数媒体からの応募を一つの画面で確認できるため、対応の優先順位がつけやすくなります。履歴書などの書類もデータとして集約されるため、メールや紙での煩雑な管理が不要になり、情報を安全かつ効率的に取り扱えることが可能です。

4. 選考日程の調整・コミュニケーション

あらかじめ用意されたテンプレートを活用し、面接の日程調整や合否連絡を迅速に進めます。選考ステータスをこまめに更新し、チーム内でリアルタイムに共有することで、「誰がどの段階にいるのか」を常に把握でき、対応漏れや選考の停滞を防ぐことが可能です。

5. 内定連絡・フォローアップ

最終選考を通過した候補者には、システムを通じて内定通知を行います。無料版でも内定連絡や承諾・辞退の管理は可能ですが、内定後のタスク管理や書類回収といったフォロー機能は制限されるケースが少なくありません。

そのため、事務的な連絡はシステムで効率化しつつ、内定面談などの重要なコミュニケーションは個別に丁寧に対応するなど、状況に応じた使い分けが重要になります。

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無料の採用管理システムを導入する際の注意点

無料の採用管理システムは、コストをかけずに導入できる点が大きな魅力ですが、利用にあたってはいくつか注意すべきポイントがあります。

特に注意したいのが、応募者の登録数やデータの保持期間、求人の公開数などに設けられた各種制限です。採用人数が多い場合や応募が集中するケースでは、想定以上に早く上限へ達してしまい、管理や選考に支障が出る恐れがあります。制限内容が実際の運用に影響しないか、事前に確認しておきましょう。

また、無料版ではサポート体制が限定されていることも少なくありません。操作方法や専門用語でつまずいた際に、自力で解決しなければならない場面も想定されます。初めて採用管理システムを導入する場合は、無料版でもチャット相談などのサポートが用意されているサービスを選ぶことで、導入後のトラブルを防ぎやすくなります。

無料の採用管理システムに関するよくある質問

以下では、無料の採用管理システムに関するよくある質問をQ&A形式で紹介します。

無料版の採用管理システムは、なぜ無料で使えるのでしょうか？

無料版は、基本機能に制限を設けることで、企業が気軽に導入できるように提供されています。無料版の利用者が増えることで、将来的に有料版へ移行してもらうのが目的の一つです。

中には完全無料で利用できるものもありますが、無料版の多くは小規模運用や試験導入向けの機能に絞られており、すべての機能を無制限で使えるわけではありません。システムによって制限の範囲は異なるため、自社の運用範囲に合っているか事前に確認しておきましょう。

無料版から始めて、後から有料版に切り替えることはできますか？

基本的には可能です。ただし、無料版のプランによっては「履歴書ファイルの一括エクスポート」に制限があり、移行時に手間がかかる場合もあります。将来的に採用人数が増える可能性を考慮し、有料版へのアップグレードがスムーズなサービスを選んでおくと、後の移行も安心です。

ハローワークや自社HPからの応募も一元管理できますか？

多くのシステムでは応募情報を一元管理できますが、無料版には注意が必要です。無料版でも、Indeedなどの特定の求人検索エンジンや、運営会社提供の媒体とは自動連携できる場合があります。しかし、ハローワークや他社エージェント経由の応募情報を取り込む際は、手入力やメールからの取り込みが必要になることが一般的です。

そのため、自社がメインで利用している媒体が、検討中のシステムの無料プランで自動連携に対応しているかを事前に確認しておくことが、スムーズな運用のコツです。

無料版のセキュリティは大丈夫ですか？

国内の大手企業が提供しているシステムであれば、無料版でも通信の暗号化やサーバー管理など基本的なセキュリティ対策は施されています。ただし、有料版で提供される「詳細なアクセス権限設定」や「操作ログの確認」などの機能は制限される場合があります。

機密保持が重要な企業は、事前に無料版で利用できるセキュリティ機能を確認しておきましょう。

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まとめ

採用管理システムは、応募から入社までにかかわる情報や業務を一元管理できるシステムです。企業における大きな課題として挙げられる「採用難」を解決できる可能性があります。

一般的にシステム導入にはコストがかかりますが、採用管理システムには無料で運用できる製品もあり、自社の採用業務の効率化を図る際に有効です。自社に合った採用管理システムが見つかれば、採用業務の効率化によってコア業務に人材を集中させることができます。

無料トライアル期間のあるシステムや無料で利用可能なシステムを活用し、コストを抑えて自社の採用管理の効率化・最適化ができるか確認しましょう。

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