採用管理システムの費用と料金相場｜選び方・比較ポイントを解説

採用業務が効率化する採用管理システムですが、システム導入にかかる費用は、種類や機能によって変わります。本記事では、採用管理システムの費用の内訳・種類別の料金体系・料金相場について解説し、費用以外で必要になるシステムの選び方・比較ポイントも紹介します。

目次

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1. 採用管理システム費用の内訳
2. 採用管理システムの種類
3. 採用管理システムの料金相場
4. 採用管理システムの主な機能
5. 費用を重視した採用管理システムの選び方
6. 料金以外での採用管理システムの選び方・比較ポイント
7. まとめ

採用管理システム費用の内訳

採用管理システムの導入には、通常、初期費用・運用費用などがかかります。具体的な料金は、システムの種類・提供者・機能、および導入規模によって大きく異なるため、企業がシステムを選択する際には総合的な費用と予算を考慮して検討することが重要です。

また、費用面だけでなくセキュリティやサポート体制なども導入時に確認すべきポイントとなります。本記事では、採用管理システム費用の内訳を詳しくご紹介します。

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採用管理システムとは

採用管理システムとは、組織が新たな従業員を募集し、効果的に採用プロセスを運営するためのツールです。

採用管理システムを導入することで、従業員の募集活動から選考プロセス、採用決定、そして最終的な雇用手続きに至るまで、多くの採用関連の業務を効率的に管理し、自動化することができます。

採用管理システム導入のメリット

採用管理システムの導入には費用がかかりますが、業務負担を削減できることから、生産性の向上やコスト削減にも繋がります。ここでは、採用管理システムの導入によって得られる主なメリットを2点解説します。

採用業務の負担を軽減できる

採用管理システムの導入によって、採用担当者の負担を大幅に軽減できます。応募者の情報を従来のようにExcelなどに手入力する必要がなく、一元的に管理できるようになります。また、必要な情報を迅速に検索・参照可能で、組織内での共有も容易になります。

さらに、採用管理システムを使えば応募者への一斉連絡も可能になります。応募者それぞれの選考段階に応じて個別に連絡するのは手間と時間を要しますが、システムでは自動でメッセージが送信され、連絡漏れも防止できます。

魅力的な採用サイトを作成できる

採用管理システムを使えば、採用向けのWebページを簡単に作成可能です。採用管理システムの多くには、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で、求人情報を掲載した採用Webページを簡単に作成できる機能が備わっています。

また、各種求人ポータルサイトと連携し、スムーズに掲載できるシステムもあります。より多くの求職者に情報が届くため、応募率の向上も期待できます。

採用管理システムの種類

採用管理システムにかかる費用は、採用管理システムの種類によっても異なります。採用管理システムには主にオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ独自の機能や特性を持っています。以下では、主要な採用管理システムの種類について紹介します。

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オンプレミス型

オンプレミス型の採用管理システムは、組織内のサーバーに導入され、データを自社のインフラで管理します。強固なセキュリティ対策とデータ管理が可能で、カスタマイズ性にも優れています。

導入にはハードウェア購入費用や、システムの構築・運用・保守費用がかかり、次項で解説するクラウド型と比べて初期費用が高額になる傾向があります。また、セキュリティ強化にもコストがかかることを考慮する必要があります。

クラウド型

最近では、クラウド型の採用管理システムが非常に人気です。これは、クラウド型がインターネット経由で迅速に導入できるだけでなく、柔軟性や拡張性に優れているためです。

クラウド型はインターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能であり、リモートワークにも適しています。また、多くは月額料金を支払う形態であり、予算の管理がしやすくなります。

利用にあたっては、初期費用・サブスクリプション料金・カスタマイズ費用・サポート料金などがかかります。これらの要素を考慮して、クラウド型の採用管理システムの導入を検討することが重要です。

採用管理システムの料金相場

採用管理システムを導入する前に、システムの料金相場を確認しましょう。ここからは、採用管理システムの初期費用・月額費用の相場を詳しく解説します。

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初期費用の相場

初期費用とは、システムを導入する際に最初に発生する費用のことです。オンプレミス型システムでは、ソフトウェアの購入やハードウェアの設置作業が必要で、これに関連するコストが100万円～数百万円ほど発生します。

一方、クラウド型システムは初期投資が低く、通常はライセンス料金やセットアップ料金が含まれます。ライセンス費用は一般的に高くても30万円程度です。また、機能は制限されるものの、クラウド型には一部無料で利用可能なものもあります。

運用費用の相場

オンプレミス型の採用管理システムでは、月額費用は基本的に発生しません。ただし、システムのセキュリティを維持するために、ウイルス対策ソフト導入やバージョンアップなどの保守費用がかかります。また、運用・管理する人員の人件費も考慮しなければなりません。

一方、クラウド型では一般的に、月々の定額料金や従量課金が発生します。これらの運用費用は、企業の規模や利用するユーザー数、データの処理量に応じて異なりますが、月額2万円～8万円程度が相場です。

なお、クラウド型システムを1年単位で契約している場合は、採用活動のない時期でも月額料金が発生します。

オプション料金に注意

採用管理システムにオプション機能を追加する場合、通常は追加料金が発生します。一般的に、利用可能な基本機能を確認し、組織のニーズに合わせて必要なオプション機能を選択しましょう。

システムを導入する前に、予算に見合うかも検討しながら、どのような機能が必要かを明確にしましょう。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムは、組織が効率的に人材を募集・採用するためのツールです。システムの提供する機能の充実度によって費用が変動します。以下に、その主要な機能について解説します。

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求人管理機能

求人情報管理機能は、求人広告の効率的な作成・管理・掲載・追跡をサポートする機能です。

求人管理機能を利用することで、必要な情報を入力するだけで求人広告を簡単に作成できます。テンプレートが備わっているものも多く、魅力的な求人広告を素早く作成することが可能です。

さらに、エントリー情報の管理や応募者の進捗状況の確認もできます。応募者の情報はシステムに自動的に記録され、採用担当者は手作業で情報を入力する手間が省けます。

採用タスク管理機能

採用タスク管理機能は、採用プロセスを進める際、候補者がどのステップに進んでいるかを管理できます。例えば、候補者が書類審査を通過したら、面接ステップに移行するように自動的に設定できます。

さらに、採用プロセスに関連する様々なタスク（書類審査・面接・評価など）をそれぞれの担当者や関係者に割り当てることができます。タスクの進捗状況をリアルタイムに追跡することも可能で、チーム内での情報共有が円滑化されます。

スケジューリング機能

スケジューリング機能では、採用プロセスにおける重要なイベントやスケジュールの効率的な管理ができます。

採用担当者は候補者との面接日程をスムーズに調整でき、ダブルブッキングを防ぎます。また、面接の日程調整だけでなく、予約管理やカレンダーとの連携機能なども提供されています。

この機能を活用することで、素早く面接日程を設定し、場所を確保し、関係者に通知することができます。

応募者への連絡や内定通知機能

説明会開催の内容や一次選考通過のお知らせなど、応募者にはさまざまな連絡をしなければなりません。多くの採用管理システムでは、応募者へ一斉にメールを送信できる機能が用意されているため、個別で送信する手間がかからず、送信し忘れも防げます。

また、内定者への通知や内定後のフォローを行えるシステムもあります。近年は、LINEと連携できるシステムも増えており、応募者への連絡がより手軽に行えるようになっています。

分析・レポート機能

分析・レポート機能は、採用に関するデータ収集と分析をサポートする機能です。応募者情報・選考・面接・採用率・採用コストなどのデータを収集し、レポートを作成できます。

リアルタイムでデータが確認できることで、採用プロセスの遅れている部分なども把握でき、より円滑に採用活動を進めやすくなります。

費用を重視した採用管理システムの選び方

ここでは、費用を重視した採用管理システムの選び方を紹介します。導入後の失敗を避けるため、以下のポイントを抑えておきましょう。

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必要最低限の機能を選ぶ

上述したように採用管理システムには、初めから備わっている基本機能から、必要に応じて追加するオプション機能まで多くの機能があります。当然、機能が多ければ多いほどできることも増えますが、その分費用も高くなる傾向です。

例えば、適性検査情報の管理やSMS連携、応募者向けチャットボットなどはオプションになるケースが多い機能です。一般的には便利な機能ですが、これらを必要としない企業もあるでしょう。

費用を重視するのであれば、自社の採用管理においてどういった機能が本当に必要なのかを洗い出し、無駄な機能を追加しないことが大切です。

複数社から見積もりをとって選定する

複数社から見積もりを取得することで、費用はもちろん、機能やカスタマイズオプション、サポートプランなどを比較できます。同じ機能であっても、システムによって料金が異なることもあるので、1社だけを見て決めるのはおすすめできません。

また、複数社で見積もりをとれば、導入の際の価格交渉にも役立ちます。気になるシステムがあったらまずは見積もりをとって比較し、機能と価格のバランスを見ながら導入を決定するようにしましょう。

料金以外での採用管理システムの選び方・比較ポイント

採用管理システムを選ぶ際は、費用だけでなくその他の要因も重要です。ここからは、採用管理システム選びにおける費用以外のポイントを解説します。

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自社の採用形態に沿っているか

自社の採用形態に合わないシステムを導入すると、採用プロセスが複雑化し、効率性が低下する可能性があります。

特に、アルバイト採用と新卒採用のように異なる採用ニーズを持つケースでは、組織の要件に適さないシステムが使用されると、適切な管理や追跡が難しくなります。

アルバイト採用においては、短期間で大量の応募者を処理し、柔軟なシフト管理が求められることがあります。一方、新卒採用においては、大学との連携や新卒者のスキル評価など、異なる要因が影響します。

そのため、自社の主な採用形態と、それに伴うニーズを明確にし、複数のシステムの機能や特徴を比較検討することが大切です。

セキュリティは万全か

採用管理システムでは、応募者の住所・氏名・年齢・学歴といった個人情報を取り扱うため、強固なセキュリティ機能が不可欠です。情報の漏洩防止はもちろん、外部からのアクセス制限や情報の暗号化も検討する必要があります。

特に、クラウド型システムではベンダーのセキュリティ機能への依存度が大きくなるため、自社のセキュリティ要件に合致するシステムを厳選し、データを確実に保護しましょう。

操作しやすいか

採用管理システムの導入前に、操作性を確認することが重要です。使いやすいシステムを選ぶことで、採用担当者や応募者がストレスを感じず、効率的に業務を行えます。また、システムが直感的に操作できる場合、トレーニングにかかる時間も短縮できます。

さらに、操作性が高いシステムは人的ミスを防ぎ、データの正確性を保つのに役立ちます。採用活動全体の効率化のためにも、担当者が簡単に操作できるシステムを選びましょう。

連携機能があるか

自社で導入済みのシステムと連携できることで、データの一元管理や効率的な情報共有が可能になります。特に、一般的に普及しているLINEとの連携は大変便利です。

候補者が操作に慣れているLINEを介して応募できるため、応募率向上が期待できます。また、企業側も選考結果などを一斉に送信できるため、連絡業務の負担を軽減できます。

無料トライアルがあるか

無料トライアルが提供されている場合は、積極的に活用してみましょう。無料トライアルを通じて、システムの適合性や機能性を評価し、導入すべきかどうかを確認できます。

さらに、複数のシステムを試すことで、最適な選択肢を見つけるのに役立ちます。まずは、無料トライアルを活用して必要な機能や操作性を確かめてみることをおすすめします。

サポート体制は整っているか

システムを導入した後のサポート体制も重要なポイントです。システムを運用していくにあたっては、操作方法に疑問が生じたり、トラブルで操作ができなくなったりする場面もあるでしょう。

そんなとき、いつでも気軽に問い合わせができれば安心して運用を続けられます。導入時には無償サポートの期間、問い合わせの方法や時間帯といった内容をしっかり確認しておきましょう。

応募者が使いやすいシステムか

採用管理システムは、応募者にとっての使いやすさも考慮する必要があります。いくら社内での操作性が優れていても、応募者が使いづらいと感じれば、応募率の低下にもつながりかねません。

応募者目線で確認すべきポイントとしては、「ミスやストレスなく応募が可能か」「複雑な手順を踏まず短時間で記入できるか」「さまざまなデバイスからの応募に対応しているか」「修正や訂正を簡単に行えるか」といった点が挙げられます。

まとめ

採用管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つの主要な種類があります。オンプレミス型は組織内のサーバーにインストールされ、高いセキュリティ性とカスタマイズ性を持ちますが、初期費用が高く、数百万円に達することもあります。

一方、クラウド型はインターネット経由でアクセス可能で、柔軟性・拡張性・リモートワークへの適応性を備え、初期費用を抑えて導入可能です。

クラウド型の料金は企業規模や利用ユーザー数、データ処理量によって変動し、約数千円からとなります。導入を検討する際には、組織のニーズ・予算・セキュリティ要件に合致するシステムを選び、複数のベンダーからの見積もりを比較することが重要です。