採用管理システムの費用と料金相場｜選び方・比較ポイントを解説

採用業務が効率化する採用管理システムですが、システム導入にかかる費用は種類や機能によって変わります。本記事では、採用管理システムの費用の内訳・種類別の料金体系・料金相場について解説し、費用以外でのシステムの選び方・比較ポイントも紹介します。

目次

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1. 採用管理システムにかかる費用とは
2. 採用管理システムの費用相場
3. 費用を重視した採用管理システムの選び方
4. 費用以外での採用管理システムの選び方・比較ポイント
5. 無料の採用管理システムが活用できる場合も
6. まとめ

採用管理システムにかかる費用とは

採用管理システム（ATS）の導入には、初期費用や運用費用などを中心にさまざまなコストが発生します。費用はシステムの種類や運用規模によっても大きく異なるため、あらかじめどのような項目に費用がかかるのかを把握しておくことが重要です。

また、導入形態によって費用構造も異なるため、それぞれの特徴と合わせて理解しておく必要があります。ここでは、採用管理システムにかかる主な費用項目と、システムの導入形態ごとの費用の違いについて解説します。

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採用管理システムの主な費用項目

採用管理システムの費用は「初期費用」と「運用費用」だけでなく、実際には複数の項目で構成されています。例えば、システムのセットアップ費用、利用ライセンス料、求人媒体との連携費用、操作研修やサポート費用などが代表的です。

また、選考管理やレポート機能などは基本料金に含まれていても、分析機能、拠点追加、権限管理の拡張などは別料金となるケースがあります。

あらかじめどの費用が基本に含まれ、どこからが追加費用になるのかを整理しておくことで、導入後の予算超過を防ぎやすくなります。

利用範囲によって変わる費用の考え方

採用管理システムの費用は、利用する範囲や規模によって変動します。例えば、採用担当者のみが利用する場合と現場の面接官や複数拠点で利用する場合とでは、必要なアカウント数が変わって費用にも差が出やすいです。

さらに、新卒採用と中途採用を同時に管理する場合や、アルバイト採用まで含めて運用する場合には、利用データ量と求人管理数が増え、上位プランが必要になることもあります。

どこまでの採用業務をシステムで管理するのかを明確にし、適切な費用感を把握しましょう。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の採用管理システムは、組織内のサーバーに導入され、データを自社のインフラで管理します。導入には、ハードウェア購入費用やシステムの構築・運用・保守費用がかかり、クラウド型と比べて初期費用が高額になる傾向があります。

ただし、運用・保守にある程度の費用はかかるものの、クラウド型のような月額・年額費用は基本的にかかりません。

クラウド型の場合

最近では、クラウド型の採用管理システムが非常に人気です。クラウド型はインターネット経由で利用する形態で、自社で必要になるのはインターネット環境のみです。

利用にあたっては、初期費用・サブスクリプション料金・カスタマイズ費用・サポート料金などがかかります。多くは月額料金や年額料金を支払う形態です。

採用管理システムの費用相場

システムによって費用に差はあるものの、大まかな相場を把握しておけば、導入における1つの大きな目安になります。ここでは、採用管理システムの初期費用・月額費用の相場について詳しく解説します。

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初期費用の相場

初期費用とは、システム導入で最初に発生する費用のことです。オンプレミス型システムでは、ソフトウェアの購入やハードウェアの設置作業が必要で、それらに関連するコストが数十万円〜数百万円ほど発生します。

一方、クラウド型システムは初期投資が低く、通常はライセンス料金やセットアップ料金が含まれます。一般的な費用は、高くても30万円程度です。

運用費用の相場

オンプレミス型の採用管理システムでは、月額費用は基本的に発生しません。ただし、システムのセキュリティを維持するために、ウイルス対策ソフト導入やバージョンアップなどの保守費用がかかります。また、運用・管理する人員の人件費も考慮しなければなりません。

一方、クラウド型では月々の定額料金や従量課金が発生します。これらの運用費用は、企業の規模や利用するユーザー数、データの処理量に応じて異なりますが、月額2万円〜8万円程度が相場です。

オプション料金に注意

採用管理システムにオプション機能を追加する場合、通常は追加料金が発生します。予算に見合うかも検討しながら、どのような機能が必要かを明確にしておかないと、オプション料金によって費用が高額になる恐れもあります。

利用可能な基本機能を確認し、組織のニーズに合ったシステムと利用方法を検討しましょう。

費用を重視した採用管理システムの選び方

導入後のコスト面での失敗を避けるため、いくつかのポイントを抑えておきましょう。ここでは、費用を重視した採用管理システムの選び方を解説します。

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必要最低限の機能を洗い出す

採用管理システムには、初めから備わっている基本機能から必要に応じて追加するオプション機能まで、多くの機能があります。もちろん、機能が多いほどできることも増えますが、その分費用も高くなるのが基本です。

例えば、適性検査情報の管理やSMS連携、応募者向けチャットボットなどはオプションになるケースが多い機能です。それぞれ便利な機能ですが、必要としない企業もあるでしょう。

費用を重視する場合、自社の採用管理でどのような機能が本当に必要なのかを洗い出し、無駄な機能を追加しないことが大切です。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムの基本的な機能について、あらためて確認しておきましょう。採用活動の内容や規模によっては、これらの基本機能のみで十分なケースもあります。

機能	概要
求人管理	求人広告の作成・管理・掲載・追跡を サポートする機能
採用タスク管理	候補者がどのステップに進んでいるか、 関連タスクを管理できる機能
スケジューリング	面接日程などの調整をサポートする機能
応募者への連絡や内定通知	メールやLINEで半自動的にお知らせや 内定通知などを行える機能
分析・レポート	採用に関するデータ収集と分析を行い、 現状把握や改善に役立てる機能

料金体系と費用対効果を確認する

オンプレミス型とクラウド型で費用の内訳が違うことに加え、クラウド型の場合はシステムによって料金体系が異なる場合があります。よく見られるのは、従量課金制と固定課金制です。

従量課金制では、その時期に管理する求人数や応募者数、利用ユーザー数などによって月額費用が変動します。一方、固定課金制ではこれらの上限があらかじめ決められており、利用状況にかかわらず月額費用は変動しません。

どちらのほうが費用対効果が高いかは採用活動の方法や規模によって異なるため、費用対効果をシミュレーションすることが重要です。

費用対効果の指標となる要素

採用管理システムの導入には費用がかかりますが、業務負担を削減できることから、生産性の向上やコスト削減にもつながります。主に以下のような要素が導入効果として挙げられ、削減される作業時間やコストを割り出せば費用対効果を予測できます。

1. Excelなどへの手入力の削減
2. 情報の検索・参照しやすさ
3. 応募者への連絡の自動化・連絡漏れの防止
4. 採用向けWebページ作成の工数削減
5. 応募率の向上

複数社から見積もりを取って選定する

同じような機能が備わっていても、システムによって料金が異なることもあるため、1社だけを見て決めるのはおすすめできません。複数社から見積もりを取得することで、費用だけでなく機能やカスタマイズオプション、サポートプランなどを比較できます。

また、複数社で見積もりを取れば、導入の際の価格交渉にも役立ちます。気になるシステムがあったらまずは見積もりを取って比較し、機能と価格のバランスを見ながら導入を決めるようにしましょう。

費用以外での採用管理システムの選び方・比較ポイント

採用管理システムを選ぶ際は、費用だけでなくその他の要因も重要です。ここでは、採用管理システム選びにおける費用以外のポイントを解説します。

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自社の採用形態に沿っているか

自社の採用形態に合わないシステムを導入すると、採用プロセスが複雑化し、効率性が低下する可能性があります。

例えば、アルバイト採用においては、短期間で大量の応募者を処理しなければならないケースが多いです。一方、新卒採用においては、大学との連携や新卒者のスキル評価など、異なるニーズも発生します。

そのため、自社の主な採用形態と、それに伴うニーズを明確にし、複数のシステムの機能や特徴を比較検討することが大切です。

セキュリティは万全か

採用管理システムでは、応募者の住所・氏名・年齢・学歴といった個人情報を取り扱うため、強固なセキュリティ機能が不可欠です。情報の漏洩防止はもちろん、外部からのアクセス制限や情報の暗号化も検討する必要があります。

特に、クラウド型システムではベンダーのセキュリティ機能への依存度が大きくなるため、自社のセキュリティ要件に合致するシステムを厳選し、データを確実に保護しましょう。

担当者が操作しやすいか

採用管理システムの導入前に、操作性を確認することが重要です。使いやすいシステムを選ぶことで、採用担当者がストレスを感じにくくなり、効率的に業務を行えます。また、システムが直感的な操作性の場合、トレーニングにかかる時間も短縮できます。

さらに、操作性が高いシステムは人的ミスを防ぎ、データの正確性を保つのに役立ちます。採用活動全体の効率化のためにも、担当者が簡単に操作できるシステムを選びましょう。

応募者が使いやすいか

採用管理システムは、応募者にとっての使いやすさも考慮する必要があります。いくら社内での操作性が優れていても、応募者が使いづらいと感じれば、応募率の低下につながりかねません。

応募者目線で確認すべきポイントとしては、「ミスやストレスなく応募が可能か」「複雑な手順を踏まず短時間で記入できるか」「さまざまなデバイスからの応募に対応しているか」「修正や訂正を簡単に行えるか」といった点が挙げられます。

連携機能があるか

自社で導入済みのシステムと連携できることで、データの一元管理や効率的な情報共有が可能になります。

特に、一般的に普及しているLINEとの連携は非常に便利です。候補者が操作に慣れているLINEを介して応募できるため、応募率向上に期待できます。また、企業側も選考結果などを一斉に送信できるため、連絡業務の負担軽減が可能です。

無料トライアルがあるか

無料トライアルが提供されている場合は、積極的に活用してみましょう。無料トライアルを通じて、システムの適合性や機能性を評価し、導入すべきかどうかを確認できます。

さらに、複数のシステムを試すことで、最適な選択肢を見つけるのに役立ちます。まずは、無料トライアルを活用して必要な機能や操作性を確かめてみるのがおすすめです。

サポート体制は整っているか

システムを導入した後のサポート体制も重要なポイントです。システム運用では、操作方法に疑問が生じたり、トラブルで操作ができなくなったりする場面もあるでしょう。

その際、いつでも気軽に問い合わせができれば安心して運用を続けられます。導入時には無償サポートの期間、問い合わせの方法や時間帯などをしっかり確認しておきましょう。

無料の採用管理システムが活用できる場合も

採用管理システムの中には、数は少ないものの、初期費用・運用費用どちらも無料で利用できるものがあります。ほとんどがクラウド型のサービスですが、小規模な運用に適しています。

無料の採用管理システムでも基本的な機能は揃っており、コストをかけずに採用活動を効率化できるでしょう。ただし、有料のシステムと比べて利用可能な機能、管理できる応募者数や求人数、ユーザー数、データの保持期間などは制限される点には注意が必要です。

本格的な採用管理には有料のシステムがおすすめですが、コスト面で不安を抱えている場合は無料のシステムから始めてみるのも1つの方法です。

まとめ

採用管理システムには、主にオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は組織内のサーバーにインストールされ、高いセキュリティ性とカスタマイズ性を持ちますが、初期費用が高く、数百万円に達することもあります。

一方、クラウド型はインターネット経由でアクセス可能で、柔軟性・拡張性・リモートワークへの適応性を備え、初期費用を抑えて導入可能です。

クラウド型の料金は企業規模や利用ユーザー数、データ処理量によって変動し、約数千円からが費用相場となります。導入を検討する際には、組織のニーズ・予算・セキュリティ要件に合致するシステムを選び、複数のベンダーからの見積もりを比較することが重要です。