面接管理機能付き採用管理システムのおすすめ3選｜選び方も解説

応募者と面接官の日程を考慮しながら日程を調整し、連絡漏れを防ぐなど、面接管理における課題は多くあります。これらの課題解決におすすめなのが、面接管理機能付きの採用管理システムです。本記事では、おすすめの面接管理機能付き採用管理システムや比較ポイントを解説します。

目次

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1. 面接管理における課題
2. 面接管理機能付き採用管理システムのメリット
3. 面接管理機能付き採用管理システムの注意点
4. 面接日程の調整を自動化する仕組みと効果
5. 面接管理機能付き採用管理システムの比較ポイント
6. おすすめの面接管理機能付き採用管理システム3選
7. その他の採用管理システムの選び方
8. まとめ

面接管理における課題

面接管理は人事にとって重要な業務ですが、さまざまな課題が存在します。まず、面接の日程調整に時間がかかることが挙げられます。応募者や採用担当者のスケジュールを調整する際に、個別の都合や予定を考慮して日程を決めるのは容易ではありません。

また、面接のダブルブッキングのリスクも想定され、些細なミスが企業の信頼性を損なう要因にもなり得ます。特に、複数の応募者が同じ日時に面接を受ける場合、担当者の能力を超えてしまい、面接の品質が低下する可能性があります。

これらの課題を解決するためには、面接スケジューリングツールや採用管理システムといった、ソフトウェアの活用がおすすめです。円滑な面接管理を行うことで、優れた人材の確保にもつなげられます。

面接管理機能付き採用管理システムのメリット

面接管理機能を備えた採用管理システムは、企業の採用業務を効率化し、品質向上を実現する利便性の高いツールです。このシステムを導入することで、面接の日程調整やダブルブッキングの問題を解決し、担当者の負担を軽減できます。

ここでは、面接管理機能を備えた採用管理システムのメリットについて解説します。

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採用業務の効率化

採用管理システム導入による最大のメリットは、採用業務全体の効率化です。採用活動は多くの工程・手順を伴い、手作業で行う場合は時間とリソースを多く消費します。しかし、採用管理システムを導入することで、各工程や手順を効率的に簡略化できます。

例えば、応募者とのコミュニケーションや文書管理もシステム上で一元化が可能です。通知や連絡事項の管理が容易になることで情報の共有漏れを防ぎ、工程の簡略化で採用業務が迅速化すれば、組織は優れた人材をより効率的に採用できるようになります。

また、採用管理システム上で、各候補者の選考状況を可視化して確認できる機能を備えたシステムも多いです。選考の停滞をいち早く発見して対応できるため、候補者との信頼を築きつつ、優秀な人材の採用における機会損失を防げます。

面接の設定を自動化できる

従来の面接管理では、面接の日程調整に多くの時間と手間がかかり、調整ミスなどの問題が生じることがありました。しかし、採用管理システムの導入により、面接設定を自動化して業務を大幅に簡素化できます。 

そして、応募者と企業側の都合が上手く調整され、面接の設定が迅速かつ正確に行えます。応募者は自分のスケジュールに合わせて面接日時を選び、返答の待ち時間を最小限に抑えることが可能です。

さらに、最近ではLINEやSMSなどから面接日程の調整が可能なシステムも多く、日常的に利用するコミュニケーションツールとの連携により、企業の担当者と応募者、双方の利便性を高められます。応募のハードルを下げ、応募数の増加にもつながるでしょう。

内定辞退などの採用課題を改善

採用活動において、優秀な人材を選んだとしても、内定辞退が起こると人材を確保できないだけでなく、採用活動にかけた時間やコストが無駄になってしまいます。こういった採用課題を改善する際にも、採用管理システムが役立ちます。

具体的には、採用管理システムを活用することで、候補者との日程調整や進捗状況などの連絡をスムーズに行い、企業の応対品質・信頼性を高められます。キャンセル率や内定者へのフォローに課題を抱えている場合にも、メリットが大きいです。

人的ミスを防げる

採用管理システムを導入することで、人的ミスの大幅な削減が可能です。例えば、面接スケジュールの調整において、システムは応募者と企業の都合を適切にマッチングさせ、ダブルブッキングや調整ミスを防ぐため、面接日程におけるミスと混乱を回避できます。

また、自動通知機能の活用で、重要なタスクや期限に関するリマインダーが自動的に送信され、作業漏れを防ぐことも可能です。このように、採用管理システムは、従来のExcel（エクセル）入力などによる人的ミスも最小限に抑え、採用の信頼性と品質を向上させます。

選考中のミスの発生は、候補者に不信感を与え、優秀な人材を採用する機会の損失を招く可能性もあるため、採用管理システムの導入による人的ミスの防止は大きなメリットです。

情報共有がしやすい

採用管理システムを活用することで、関係者は候補者の情報や面接スケジュールにリアルタイムかつ簡単にアクセスでき、情報の共有漏れ・不整合を防げます。

カレンダーアプリと連携できるシステムもあり、視覚的なスケジュール管理が可能です。そして、通知機能を活用することで、重要なアップデートや変更が行われた場合にも、関係者に即座に通知され、円滑なコミュニケーションが実現します。

つまり、システムの導入により、情報共有にかかる時間と手間が大幅に削減され、採用活動がよりスムーズかつ効率的に進行します。さらに、アクセス制御によって情報のセキュリティも確保され、機密性が守られるのもメリットです。

面接管理機能付き採用管理システムの注意点

面接管理機能を備えた採用管理システムは、優れた採用活動を確立するために重要なツールとなりますが、適切なシステムを選ぶためには、いくつかの注意点を考慮する必要があります。ここでは、システム導入の際の注意点について解説します。

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ランニングコストがかかる

採用管理システムの運用には、ランニングコストがかかります。ランニングコストは、一般的に登録人数によって増減します。登録人数が増えるほど、月々のシステム料に加えて、トレーニングやサポートにかかる費用も増大しやすいです。

そのため、システムを選定する際は、採用のスケールに合わせて予算計画を立て、適切なリソースを割り当てる必要があります。また、自社の採用ニーズを考慮し、費用対効果を検討することが重要です。

求める機能があるとは限らない

採用管理システムの導入を検討した際、必ずしも自社の採用基準や業務内容に適した機能が搭載されているとは限りません。自社がなぜ採用管理システムを利用したいのか、どのような課題を解決したいのかを、しっかりと認識しておく必要があります。

また、各採用管理システムによって搭載されている機能には違いがあり、すべての機能が自社に必要とは限りません。そのため、どの機能が必要なのか、採用フローの効率化や費用対効果に関しても十分に考慮しながら、慎重にシステム選びを行いましょう。

従業員への研修が必要

従業員への研修が必要

採用管理システムの導入に合わせて、従業員への研修が必要となります。従業員は研修でシステムの操作マニュアルや基本機能を習得し、データの正確性と作業効率を高めなければなりません。

採用管理システムは機密情報を扱うため、適切なセキュリティ対策が求められ、セキュリティ意識の向上も研修の一環として行うことが大切です。従業員のスキル向上とセキュリティ対策により、採用管理システムを効率的に運用できます。

面接日程の調整を自動化する仕組みと効果

面接日程の調整は、複数の面接官や候補者のスケジュールを同期させる必要があり、手作業ではミスや時間のロスが発生しやすい業務です。ここでは、面接日程の調整を自動化する採用管理システムの仕組みと効果について解説します。

システムによるスケジュールマッチング

採用管理システムは、面接官の空き時間や候補者の希望を取り込み、最適な面接日程を自動で提案します。重複や過密を避けながらスケジュールを調整・マッチングできるため、担当者の作業負荷を大幅に減らすことが可能です。

複数の面接官が関わる場合でも、最適な組み合わせを自動で算出して提案し、調整の精度向上を図れます。その結果、面接の機会損失や調整ミスを防ぎつつ、スムーズな選考につなげることが可能です。

自動化による戦略的な運用で確保率を高める

日程調整の自動化は業務効率化だけでなく、戦略的な運用にも活用できます。例えば、候補者の希望やキャンセルの傾向を把握し、柔軟に面接日程を提案できるため、内定辞退のリスク軽減につながります。

さらに、蓄積されたデータを分析すれば、面接官の割り当てや候補者への提案方法の最適化も可能です。それにより、優秀な人材の確保率を高め、採用業務全体の成果を最大化できます。

面接管理機能付き採用管理システムの比較ポイント

採用管理システムを選ぶ際は、いくつかのポイントについて比較検討しましょう。組織の採用ニーズに最適なシステムを選択することが、効果的な採用管理につながります。ここでは、システムの比較ポイントについて解説します。

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面接日程を調整できるか

面接日程の調整機能は、候補者と採用担当者のスケジュールを効果的に調整し、面接を円滑に進行させる機能です。システムは、候補者と担当者の予定を自動的に比較し、最適な日程を提案します。

この機能により、時間の節約やヒューマンエラーを減らしながら、採用の工程を効率化できます。システムの選定時には、面接日程の調整機能の有無や内容を確認し、候補者との円滑なコミュニケーションとスケジュール管理の効率化を図りましょう。

面接内容の評価機能があるか

面接内容の評価機能では、採用担当者が面接中に候補者の回答やパフォーマンスを記録し、後で簡単にアクセスできます。これにより、候補者同士の比較や評価基準の一貫性が確保され、客観的な意思決定を図ることが可能です。

また、面接評価のデータがシステム内に集約されるため、報告書の作成や評価課程の追跡が簡素化し、情報の一元管理が実現します。そして、採用の透明性と効率性の向上も図れます。

従業員・応募者が使いやすいか

従業員と応募者の双方が、使いやすい機能を備えているかどうかも重要なポイントです。例えば、メール自動返信機能やLINE連携機能は、従業員の快適な労働環境を整え、応募者との円滑なコミュニケーションを支援します。

メール自動返信機能は、応募者に対して迅速な応答を提供し、LINE連携機能は若い世代の応募者がアクセスしやすく、コミュニケーションの手段を多様化します。このような機能により、候補者との良好な関係構築と情報共有を実現し、スムーズな採用活動が可能です。

従業員側にとっても、使いやすいインターフェースやタスクの簡略化は、時間の節約につながります。

利用したい求人媒体と連携できるか

採用管理システムは、求人情報の発信と候補者情報の収集のために求人媒体と連携できますが、システムごとに連携可能な求人媒体は異なります。

例えば、アルバイトや短期バイトを採用対象とする企業や、中途採用・新卒採用を求める企業など、採用ニーズに合わせたシステムの検討が必要です。また、選択肢は多様に存在し、求人媒体の種類・地域・業界によっても異なります。

他システムと連携できるか

現代のビジネス環境では、異なるソフトウェアやツールが企業内で使用されており、それらを連携させて業務遂行を支えることが重要です。

例えば、採用管理システムと人事情報システム、給与計算ソフトウェア、労働時間管理ツールとの連携により、新入社員のデータがシームレスに統合され、一人ひとりの情報をトラッキングしやすくなります。

その他、外部のサービスやプラットフォームとの連携も重要です。求人媒体、求人広告サービス、ビデオ面接ツールなどの外部ツールと連携することで、候補者の応募情報や面接データの取り込みが簡単になり、効率的な採用業務を実現できます。

おすすめの面接管理機能付き採用管理システム3選

その他の採用管理システムの選び方

採用管理システム選びでは、以下のポイントも比較検討して、より自社の採用ニーズに合致したシステムを選定することで、採用管理の効率化に期待できます。特に、重要な2つのポイントである「採用形態」「必要な機能」に注目しましょう。

【重要な2つのポイント】

1. 採用形態を確認
2. 自社に必要な機能があるか

【他の比較ポイント】

1. 採用人数を確認
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 無料トライアルはあるか

まとめ

面接管理における課題を解決し、採用業務を効率化するためには、面接管理機能付き採用管理システムの導入がおすすめです。面接管理機能では、面接の設定を自動化し、候補者とのコミュニケーションの円滑化や適切な面接日程の調整ができます。

また、面接内容の評価機能を活用して客観的な評価を確保でき、従業員間での情報共有も容易です。システムの比較ポイントとしては、面接日程調整機能や面接内容の評価機能、使いやすさ、求人媒体との連携、他システムとの連携が挙げられます。

これらのポイントを検討し、自社の採用ニーズに合致するシステムを選定することで、効率的な採用業務が可能となり、優秀な人材の確保にもつながります。