採用管理システムを導入するには？メリットから導入フローまで解説

煩雑な採用業務を効率化させるには、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムにより、採用プロセスの一元管理が可能になります。本記事では、採用管理システム導入のメリットや導入フローなどについて解説します。

目次

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1. 採用管理システムを導入するメリットとは
2. 採用管理システムの導入で解決できる課題
3. 採用管理システムの導入がおすすめの企業
4. 採用管理システムの導入方法
5. 採用管理システムの導入フロー
6. 採用管理システムを導入する際の注意点
7. まとめ

採用管理システムを導入するメリットとは

採用管理システム（ATS）を導入すると、企業の採用活動における情報管理が効率化し、正確で負担の少ない業務遂行が可能になります。ここでは、採用管理システムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

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担当者の負担を軽減できる

採用業務は煩雑で業務量が増えやすく、担当者が負担を抱えるケースも多いです。採用管理システムを導入すれば情報の確認がしやすくなり、自動化できる業務も生まれるため、担当者の負担軽減を図れます。

また、採用担当者・面接官・人事部門など、関係者間での誤解やコミュニケーションの遅延を最小限に抑えつつ、円滑に業務を進められます。

人為的ミスを防げる

システムによって必要な情報をわかりやすく表示し、業務の自動化を図ることで人為的ミスの防止につながります。例えば、応募者への連絡漏れや遅れ、面接のダブルブッキング、関係者間での情報の食い違いなどの問題を防げます。

システムの活用は、ミスや余計な手間・コストが生まれたり、優秀な応募者を逃したりすることをなくすために有効です。

収集したデータを社内で活かせる

採用管理システムを使うと、採用活動の振り返りが簡単です。自動的にデータが蓄積されていくため、実績の可視化によって課題点・改善点が見えやすくなるでしょう。

分析・レポート機能を持つシステムも多く、迅速で戦略的な意思決定に役立ちます。手間をかけることなく、採用戦略の最適化や改善ができることは大きなメリットです。

コスト削減につながる

採用管理システムの導入には費用がかかることがほとんどですが、業務効率化によるコスト削減効果に期待できます。さまざまなタスクをシステムで効率的に行うことによって、人事部門・採用担当者の作業時間とそれに伴うコストを削減できます。

また、求人広告にかかる費用の削減も可能です。システムで収集したデータをもとに求人広告の内容や数を最適化することで、無駄な費用の発生を抑えられます。

採用管理システムの導入で解決できる課題

採用業務は組織にとって重要ですが、いくつかの課題に直面している企業も多いでしょう。ここでは、採用管理システムの導入で解決できる課題について解説します。

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採用状況の把握しにくさ

手作業中心の業務、採用担当者同士のコミュニケーション不足、データの断片化といった要因によって、リアルタイムで採用状況を把握できないという課題が生じます。

それぞれの応募者が現在どのステップにいるのか、何人に内定が出ているのかなど、採用状況が採用担当者同士で共有・把握できないと、ミスやトラブルにつながります。採用管理システムでは、こういった情報をすぐに確認できる形で可視化が可能です。

応募者とのやり取りの滞り

多数の応募者を抱えていたり、採用担当者が多くの業務を抱えていたりすると、応募者への連絡漏れや連絡の遅れが発生しやすくなります。また、担当者や面接官、人事部門など関係者間での情報共有の不足もその原因になり得ます。

連絡漏れなどが生じると、応募者は採用プロセスが不透明で信頼性に欠けると感じ、他の求人へ流れてしまう可能性が高まるでしょう。

採用管理システムを使えば、条件に基づいて自動的にメールを配信し、担当者が行うべきタスクもわかりやすく可視化できるため、やり取りの滞りを防げます。

タスクの多さ・細かさ

採用におけるセミナーや、面接時間の設定・案内などの業務は煩雑化しやすいです。具体的には、応募者のスケジュール確認・場所確保・面接担当者の調整・詳細な案内・変更通知など、多くの手間がかかります。

万が一誤った情報提供をしてしまった場合、混乱を招いたり応募者との信頼関係が悪化したりする可能性があります。煩雑な業務でミスが許されないことから多くの時間を費やしてしまいますが、システムによって効率化・自動化が可能です。

人材募集の計画不足

人材募集ページの情報不足も重大な課題です。募集情報が不足していると企業の魅力や特徴が伝わらず、内容が不透明である不安から応募者が減少します。応募者が減少すると、優れた人材を採用する機会損失にもつながるでしょう。

また、自社が求める人物像を明確にしないまま募集を進めた場合、ミスマッチが発生して離職率が上昇する可能性があります。採用管理システムには、採用ページの作成をサポートする機能や採用戦略に役立つ分析機能などもあるため、課題の解決に役立ちます。

採用コストの増大

採用業務にはさまざまなコストが影響します。例えば、求人広告の掲載料・人材紹介料・面接や評価のコスト・採用担当者の給与・応募者への経費などです。

さらに、新入社員の教育・離職に伴うコストも考慮しなければなりません。これらのコストは、採用プロセスが非効率的であるほど膨らみやすいです。ただし、効率的な採用プロセスと適切な応募者選考によってコストを最小限に抑えることが可能です。

採用管理システムの導入がおすすめの企業

採用業務の効率化や人材ミスマッチの削減、離職率の低下を望む企業にとって、採用管理システムの導入は非常に有益です。特に、以下のような企業に採用管理システムの導入がおすすめです。

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採用プロセスを効率化したい企業

採用プロセスの効率化を希望する企業は、システムによる自動化やトラッキング機能を活用して、時間とコストの節約を実現できます。大量の求人情報を取り扱う企業でも、求人の管理とコミュニケーションがしやすくなるでしょう。

業界ニーズや企業戦略ごとに異なる人物像を把握し、採用プロセスの変更にも柔軟に対応可能なため、素早いデータ分析につなげられます。また、リモートワークにも対応しやすく、採用担当者の業務負担を軽減できます。

採用活動の規模が大きい企業

採用活動の規模が大きい企業にも、採用管理システムの導入は非常に有用です。採用人数が多いほど、応募書類の管理や選考プロセスの進捗管理は煩雑になりやすいため、人事担当者の負担が大きくなります。

採用管理システムでタスクを自動化できれば、大きな導入効果を感じられるでしょう。なお、将来的な事業拡大計画がある企業も、採用管理システムを導入し、採用人数の増加に備えておくのがおすすめです。

高度な人材マッチングを求める企業

高度な人材マッチングを求める企業は、アルゴリズムに基づく機能やデータベースを活用して、最適な人材を見つけることができます。システムを使って応募者と組織の適合性を向上させ、長期的な雇用関係を維持しながら離職率を低下させたい場合にも役立ちます。

また、蓄積されたデータから採用におけるミスマッチの内容を分析し、次回の採用時に改善策を講じることも可能です。アンケート調査などを併用し、人材マッチングの精度を高められるのも大きなメリットです。

採用管理システムの導入方法

採用管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つの主要な導入形態が存在します。導入方法はシステムの形態によって異なるため、組織の規模やニーズに合わせて導入する場合、それぞれの特徴を把握しておくことが重要です。

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オンプレミス型の場合

オンプレミス型採用管理システムは、企業のサーバー内で運用される点が特徴です。導入にはハードウェアの調達・セットアップ・メンテナンスが必要で、クラウド型に比べて管理は複雑になります。

ただし、カスタマイズ性が高く、業界や組織に合わせて機能を追加・調整できます。また、社内ネットワーク内であれば、インターネットに接続できない状況でもオフラインで利用可能です。

クラウド型の場合

クラウド型採用管理システムは、インターネットを介してサービスを利用する形態で、導入が迅速かつ容易なため、近年人気が高まっています。自社で必要なのはインターネット環境のみで、契約などが済めばすぐに使い始められるものがほとんどです。

オンプレミス型ほど柔軟性は高くありませんが、企業規模や企業ニーズに合わせたプランが複数用意されており、企業の成長に合わせて変更できます。

採用管理システムの導入フロー

採用管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の２つの主要な導入形態が存在します。導入方法はシステムの形態によって異なるため、組織の規模やニーズに合わせて導入するには、それぞれの特徴を把握することが重要です。

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業務フローの見直し

現行の業務フローには、作業の無駄や重複が潜んでいる可能性があります。まずは、どのステップを効率化すべきか、どのステップが遅延の原因となっているのかを特定しましょう。

具体的には、現行プロセスを詳細に書き出し、各ステップと関連する業務を徹底的に理解します。より効率的なステップを構築することで、システムの最適な活用が可能になり、採用プロセス全体のパフォーマンスが向上します。

導入目的・目標の明確化

採用管理システムの導入を検討する際は、業務フローの見直しと同時に、システム導入によってどのような課題を解決したいか、どのような採用活動を実現したいのかを整理しましょう。

課題や目的を洗い出すことで、自社に必要な機能や各機能の優先順位も明確になります。導入の効果を高めるためには、自社のニーズに合致した機能を持つシステムを選ぶことが重要です。

システムの選定

採用管理システムの選定では、システムの機能・操作性・サポート体制・コストなどを複数のシステムと比較検討することで、自社にとって最適な選択ができます。

資料請求や問い合わせによって、システムについてより詳しい情報を得ることが可能です。以下のようなポイントを意識し、多角的にシステムを比較・評価しましょう。

機能に過不足がないか

採用管理システムはさまざまなベンダーが提供しているため、機能も少しずつ異なります。また、同じベンダーのシステムでもプランによって機能が異なる場合もあります。そのため、自社にとって過不足のないシステム・プランを選ぶことが重要です。

主な機能としては次のようなものが挙げられますが、機能の有無だけでなく、具体的な使い方についても確認しておくと良いでしょう。

機能	概要
求人管理機能	求人広告の作成・掲載・管理・応募者の追跡などを サポートする
応募者管理機能	応募者情報を収集・整理・管理する
選考管理機能	応募者の選考状況の管理や面接日程などの調整を行う
採用ページ作成機能	テンプレートなどにより、採用ページの作成を サポートする

自社の採用形態に適しているか

採用管理システムは主に、「中途採用に強いタイプ」「新卒採用に強いタイプ」「中途・新卒両方の採用に強いタイプ」「アルバイト・パート・派遣の採用に強いタイプ」の4つのタイプに分けられます。

採用形態によって選ぶシステムが変わるため、どのような人材を求めているのか明確にしておくことが大事です。

誰でも操作しやすいか

採用管理システムを選ぶ際は、誰でも簡単に扱えるかも確認しましょう。操作が難しいシステムでは、導入しても定着しなかったり、人事担当者以外が操作できず業務が属人化したりといった問題が起こりやすいです。

導入前に無料トライアルやデモを利用して、操作性を確かめるのがおすすめです。また、応募者が応募しやすいかどうかも重要なポイントです。情報を入力しやすいか、スマホに対応しているかなどを確認し、応募の機会を逃さないようにしましょう。

他のシステムと連携できるか

タレントマネジメントシステムをはじめ、他の業務システムや採用活動に求人媒体などを活用している企業が多いため、自社がすでに使っている既存システムと連携できるかも重要なポイントです。

例えば、タレントマネジメントシステムと連携可能な場合、採用から人員配置までを一元管理できるため、さらなる業務効率化につなげられます。また、多くの求人媒体と連携できれば、求人掲載の効率化が可能です。

その他、カレンダー・SNS・メッセージアプリなど、どのようなシステムと連携して利便性を高められるか確認しながら選定しましょう。

セキュリティ性やサポート体制は十分か

セキュリティリスクや導入時・運用中のトラブルに備えて、システムのセキュリティ性やベンダーのサポート体制を確認することも大切です。特に、クラウド型のシステムはセキュリティや運用・保守がベンダーに依存するため、しっかりチェックしておきましょう。

自社のセキュリティ基準を明確にし、導入実績や口コミなども評価として活用するのがおすすめです。

契約締結

契約締結時には、採用管理システムの価格体系を理解し、ライセンスの数・利用期間などを確認します。企業の採用ニーズや成長に合わせて柔軟に調整できるかが重要です。

将来的なスケーリングや変更に対応できるプランを選ぶことで、長期的なコスト効率の向上を図れます。アップグレードに関する条件も検討し、システムの最新化が円滑に行えるかどうかを確認して、長期間にわたる利用を見据えた選択を行いましょう。

導入・運用

採用管理システムを導入する際は、無料トライアルが利用できるかも確認しましょう。無料トライアルがあるシステムでは、そのシステムの操作性や機能を実際に試すことができ、導入前の評価に役立ちます。

なお、本格導入では、自社に合わせた設定やカスタマイズが必要になります。ある程度の期間・工数が必要になることも考えられるため、運用開始までの期間も事前に確認しておくことが大切です。

社内周知と運用定着

採用管理システムは、導入しただけでは効果を発揮しません。現場や面接担当者を含め、採用に関わる全員が同じルールで使い続けることで業務改善につながります。そのため、導入後は社内全体への周知と運用の定着が非常に重要です。

まずは「なぜ導入したのか」「どの業務が変わるのか」を明確に共有し、従来のExcel管理やメール運用から完全に移行する意識を持たせることが大事です。曖昧なまま使用すると情報が分散し、かえって管理が煩雑になります。

また、面接評価の入力方法やステータス更新のタイミングなどを統一し、誰が見ても同じ状態になるような運用を目指しましょう。運用定着には、操作説明会やマニュアルの整備、問い合わせ窓口の設置なども促進につながるポイントです。

採用管理システムを導入する際の注意点

基本的な導入フローに加え、以下2つの注意点にも留意しておきましょう。これらを意識することで、より失敗のリスクを抑えられます。

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複数のシステムを比較する

採用管理システムを選ぶ際には初めから1つのシステムに絞るのではなく、複数のシステムで資料請求・見積もりを依頼し、無料トライアルも積極的に活用しながら慎重に比較しましょう。

また、「料金が安いから」といった評価だけでなく、機能や操作性、セキュリティ性、コストなどを多面的に比較しながら、長期的な視点での比較が重要です。必要に応じて、採用に関わる従業員にいくつかのシステムを評価してもらうのもおすすめです。

社内でのサポート体制も構築する

採用管理システムの導入によって、これまでの採用プロセスが変更になるケースも考えられます。流れ自体はそれほど変わらなくても、システムに慣れるための期間は求められるでしょう。

そのため、従業員が新しいシステムに慣れるためのトレーニングの実施や、試用期間の設定、本格導入後の社内サポート窓口の設置など、社内でのサポート体制もスムーズな運用のために必要です。

導入後の運用ルールを決めておく

採用管理システムの導入で失敗しやすいのが、運用ルールを決めないまま使い始めてしまうケースです。ルールが曖昧だと、入力漏れや更新タイミングのずれが発生し、システムが形だけの存在になってしまいます。

例えば、「応募受付は誰が確認するのか」「ステータスはどの段階で変更するのか」「面接評価はいつまでに入力するのか」といった基本的な流れをあらかじめ決めておきましょう。担当者ごとにやり方が異なる場合、正しい進捗が確認できなくなります。

また、メール送信テンプレートの使い分け、不採用時の処理方法、個人情報の閲覧権限なども運用設計に含めるべきポイントです。ルールを文書化し、関係者全員に共有することでトラブル防止に役立ちます。

まとめ

採用管理システムの導入により、採用プロセスが効率化し、優れた人材を獲得しやすくなります。また、リソースの最適な活用や業務の効率化で、さまざまなコスト削減も可能です。

導入する際は、まず業務フローの見直しからはじめ、導入目的や目標を明確にしてからシステムを選定します。その際、複数のシステムを多角的に比較・評価することが重要です。本記事を参考に、効果的な採用管理システムの導入を目指しましょう。