採用管理システムの導入メリット｜解決できることや注意点を解説

採用業務は煩雑になりがちで多くのコスト・時間がかかるため、多くの企業で問題視されています。そんな時おすすめなのが、採用管理システムの導入です。本記事では、採用業務に関する課題に触れ、採用管理システム導入のメリットや導入時の注意点・導入方法について解説します。

目次

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1. 採用管理システムとは
2. 採用業務における課題
3. 採用管理システムの機能
4. 採用管理システムの種類
5. 採用管理システムを導入するメリット
6. 採用管理システムを導入するデメリット・注意点
7. 採用管理システムの導入がおすすめの企業
8. 採用管理システムの導入方法・導入フロー
9. 採用管理システムを選定する際のポイント
10. まとめ

採用管理システムとは

採用管理システム（Applicant Tracking System、ATS）は、企業や組織の採用活動において、人材募集や採用などに関わる業務を一元化し、スムーズに進めるためのソフトウェアツールです。

主な機能は、求人情報の作成や管理・応募情報の収集や整理・面接スケジュールの調整・面接時の応募者の評価・応募者との連絡手段など、多岐にわたります。

採用管理システムの導入により、採用プロセス全体を効率化して、採用担当者が本来の選考業務に集中することが可能です。本記事では、採用管理システムを導入するメリットや導入時の注意点、導入方法などについて解説します。

採用業務における課題

採用業務は組織にとって極めて重要ですが、その一方で多くの課題に直面しています。ここからは、適切な人材を見つけ、採用プロセスを効率的に進めるための障害となりうる、採用活動の主な課題について解説します。

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採用状況の把握に関する課題

手作業のプロセスや採用担当者同士のコミュニケーションの遅延、データの断片化などの背景から起こるのが、リアルタイムで採用状況を把握できないという課題です。

リアルタイムな情報が不足すると、それぞれの応募者がどのステップにいるのか、何人に内定が出ているのかなど、採用状況が採用担当者同士で共有・把握できなくなります。その結果、応募者との信頼関係や業務効率の低下、戦略策定の困難化を招きます。

応募者への連絡に関する課題

採用担当者や面接官、人事部門など関係者間での情報共有の不足は、重要な課題です。情報共有の不足が生じると、応募者の進捗状況や評価に関する共有が抜ける可能性が高まり、それに伴う応募者への連絡漏れが発生します。

応募者は自身の選考ステータスや次のステップに関する情報を正確に知りたいと考えるため、連絡漏れが生じると、採用プロセスが不透明で信頼性に欠けると感じ、他の求人機会を探す動機が高まるでしょう。

結果として、優れた応募者が他の企業や組織に流れてしまうリスクが高まります。また、連絡漏れが続くと、組織の評判にも悪影響を及ぼす可能性があり、採用プロセスの効率性も低下する可能性があります。

業務の煩雑さに関する課題

採用におけるセミナーや面接時間の設定・案内などの業務は煩雑で、応募者のスケジュール確認・場所確保・面接担当者の調整・詳細な案内・変更通知など、多くの手間がかかります。

万が一誤った情報提供をしてしまうミスが起こった場合、混乱を引き起こしたり、応募者との信頼関係の悪化が生じたりする可能性も否定できません。業務が煩雑な上、ミスが許されないために多くの時間を費やしてしまいます。

人材募集に関する課題

人材募集ページの情報不足も重大な課題です。募集情報が不足していると企業の魅力や特徴が伝わらず、また内容が不透明であることの不安感から、応募者が減少します。応募者が減少すれば、優れた人材を採用する機会損失にも繋がるでしょう。

また、自社が求める最適な人材のプロフィールを把握しないまま募集を進めると、ミスマッチが発生し、離職率が上昇するリスクがあります。効果的な人材獲得のためには、情報提供に注意を払い、自社のニーズと適合する人材像を明確に把握することが必要です。

コストに関する課題

採用業務には様々なコストが関与します。例えば、求人広告の掲載や人材紹介料・面接や評価のコスト・採用担当者の給与・応募者への経費などです。

さらに、新入社員の教育・離職に伴うコストも考慮されます。これらのコストは効率的な採用プロセスと適切な応募者選考によって最小限に抑えることが可能です。

採用管理システムの機能

採用業務における課題を効果的に解決し、スムーズな採用プロセスを確立するために、採用管理システム（Applicant Tracking System、ATS）が役立ちます。

採用管理システムは、応募者情報の収集と管理から始まり、面接の日程調整・評価・内部コミュニケーションの向上・応募者との迅速なコミュニケーション・データの分析までカバーする強力なツールです。

採用管理システムの主な機能について、以下に詳しく紹介します。

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求人管理機能

求人管理機能は、求人広告の作成・掲載・管理・応募者の追跡などを効率的にサポートします。この機能を利用すると、求人情報を簡単かつ統一的に作成でき、様々な求人プラットフォームに自動的に掲載することが可能です。

さらに、複数の求人広告の一元的な管理ができ、パフォーマンスを分析して、広告戦略の最適化に役立つデータも提供します。求人管理機能は、組織が求人プロセスをスムーズに進めるために必要な機能です。

応募者管理機能

応募者管理機能は、応募情報を効率的に収集・整理・管理するための機能です。応募者が提出した履歴書や応募情報をもとにプロフィールを自動的に生成できるため、情報が統一的に整理され、見やすくなります。

また、選考プロセスの一環として、応募者に対する評価やコメントを簡単に記録できます。面接結果やスキル評価などの情報を保存して、応募者を比較・評価することも可能です。

選考管理機能

選考管理機能は、応募者と面接官や選考委員の都合を調整し、面接日程をスムーズに調整するのに非常に役立ちます。ダブルブッキングやスケジュールの混乱を防ぐためにも効果的です。

さらに、選考の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、選考プロセス全体を効率化し、重要なスケジュールやタスクを見逃すことがありません。選考管理機能は、採用プロセスにおいて極めて重要な役割を果たします。

採用ページ作成機能

採用ページ作成機能は、企業が魅力的な採用ページを迅速にカスタマイズできる機能です。事前に設計されたテンプレートを活用し、企業のブランドイメージを反映させながら求人情報を掲載できます。

ビデオや写真の組み込みにより、企業文化や職場の雰囲気を視覚的に伝え、応募者の関心を引くことも可能です。さらに、SEO対策によって検索エンジンでの可視性を向上させ、応募者の検索や応募を促進します。

この機能を活用することで、企業は効果的な採用プロセスを確立し、優れた人材を獲得するためのブランド力を強化できます。

採用管理システムの種類

採用管理システム（ATS）には、「オンプレミス型」と「クラウド型」の２つの主要な種類が存在します。組織の規模やニーズに合わせて導入するために、それぞれの特徴について知ることが重要です。以下では、これら２つの種類について詳しく紹介します。

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オンプレミス型

オンプレミス型採用管理システムは、企業のサーバー内で運用されるシステムで、セキュリティの高さや、社内で完全にコントロールできることが特徴です。カスタマイズ性が高く、業界や組織に合わせて機能を追加・調整できます。

社内ネットワーク内であればオフラインアクセスが可能で、インターネットに接続できない状況でも利用可能です。ただし、導入にはハードウェアの調達とセットアップ、メンテナンスが必要で、クラウド型に比べて複雑さがあります。

オンプレミス型がおすすめなのは、セキュリティやデータプライバシーが重要視される企業や、カスタマイズが必要な場合です。

クラウド型

クラウド型採用管理システムは、昨今非常に人気が高まっています。その特徴は、インターネットを介してどこからでもアクセス可能なこと、導入が迅速かつ容易であることです。また、拡張性があるため、企業の成長に合わせて柔軟に適応できます。

リアルタイムの更新と協力が可能で、応募者の進捗状況や情報を迅速に共有するのにも便利です。さらに、無料トライアルを提供するクラウド型も増えており、導入前にシステムを評価できるため、企業にとって魅力的な選択肢となっています。

ただし、セキュリティとデータバックアップはベンダー側に委ねられるため、自社でコントロールできないこと、インターネット環境が切断されると利用できなくなる場合があることに注意が必要です。

採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムを導入すると、採用活動の効率化や応募者とのやり取りをスムーズに行えるなど、多くのメリットがあります。ここからはそのメリットに注目して詳しく紹介します。

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採用活動が効率化する

採用管理システムを導入する利点の一つは、リアルタイムで進捗情報を得られることです。これにより、採用プロセス全体にわたる情報の食い違いや、面接スケジュールのダブルブッキングなどの問題を効果的に防げます。

また、リアルタイムの情報共有により、採用担当者・面接官・人事部門など関係者間での誤解やコミュニケーションの遅延を最小限に抑えられるので、円滑な協力が可能です。採用プロセスにおける戦略的な調整や改善が容易になり、効率化が進みます。

応募者とのやり取りがスムーズになる

システムが提供する面接招集のメールテンプレートやフォローアップメッセージの自動化機能で、手動のコミュニケーション作業を大幅に削減可能です。

応募者との円滑なやり取りが実現し、連絡の漏れ・遅れなどの課題が解消されるため、人為的ミスや情報の食い違いを最小限に抑えます。そのため、正確で迅速な対応が保証され、採用プロセスがスムーズに進行可能です。

採用担当者は応募者とのコミュニケーションに多くの時間を割くことなく、プロフェッショナルかつ一貫性のある対応を提供でき、応募者に良い印象を与えることができます。

情報を一元管理できる

採用管理システムは応募者情報や面接スケジュールを一元化し、データの整合性を保つ重要な役割を果たします。この一元管理により、採用業務が簡素化され、リアルタイムの情報共有が可能となり、応募者の情報を迅速かつ正確に把握できます。

さらに、統合されたデータは分析に活用でき、戦略的な意思決定を強化します。データに基づく洞察を行えることで、採用戦略の最適化や改善が可能となります。

採用業務のコストパフォーマンスが向上する

採用管理システムの導入により採用プロセスを効率化して、採用に関連する多くのコストや人事部門・採用担当者の作業時間を効果的に削減します。

まず、求人広告の最適化と無駄な費用の削減が実現可能です。ターゲット層に適した求人広告の配信とパフォーマンス分析により、採用広告にかかるコストやそれに伴う作業時間を最小限に抑えます。

また、選考プロセスの最適化により、面接や評価の効率が向上し、採用にかかるコスト・作業時間を削減できます。さらに、新入社員の教育プロセスの改善は離職率の低減が期待できるため、離職に伴うコストも削減されます。

採用管理システムを導入するデメリット・注意点

採用管理システムを導入する際には、そのデメリットと注意点について確認することが重要です。以下では、デメリットと注意点に焦点を当てて紹介します。

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システム導入・運用のコストがかかる

採用管理システムの導入においては、オンプレミス型とクラウド型で、それぞれ異なるコストがかかります。オンプレミス型では、ソフトウェアのライセンス費用がかかり、多くの場合、初期投資として一括支払いが必要です。

また、サーバーの購入とメンテナンスに関連するコストや、ハードウェアの保守やアップグレードにかかる費用も考慮する必要があります。セキュリティ強化に関連する費用も発生します。

一方、クラウド型では、月額または年間のサブスクリプション料がかかりますが、初期投資額が低く、拡張性が高いため、オンプレミス型に比べて総合的なコストを削減できる場合が多いです。

クラウド型は、自社でのハードウェアやインフラの維持・管理が不要で、セキュリティに関する対策もベンダー側が提供・管理します。基本的にこれらの費用もサブスクリプション料に含まれる場合が多いです。

このように採用管理システムの導入と運用にはコストが発生しますが、システムを活用することで業務が効率化されるため、従来の採用プロセスに比べるとトータル的なコスト削減が期待できます。費用対効果をよく確認してから導入に踏み切ることが重要です。

自社のプロセスとマッチしない場合がある

採用管理システムが自社の採用プロセスに適合しない場合、課題解決が困難な場合があります。そのため、現行プロセスを詳細に調査して具体的な問題を特定し、自社特有の要件を明らかにすることが必要です。

その後、採用管理システムのカスタマイズや新機能の開発を検討し、問題解決に取り組みます。同時に、従業員が新しいシステムに慣れるためのトレーニングプログラムを提供し、適応期間を設けて段階的にシステムによる改善策を導入します。

自社の採用プロセスに合った最適な解決策を見つけ、トレーニングとサポートを重視して従業員が操作に慣れる時間を考慮しながら、導入を進めましょう。

採用管理システムの導入がおすすめの企業

採用業務の効率化や人材ミスマッチの削減、離職率の低下を望む企業にとって、採用管理システムの導入は非常に有益です。

たとえば、採用プロセスの効率化を希望する企業は、自動化やトラッキング機能を活用して、時間とコストの節約を実現できます。大量の求人情報を取り扱う企業も、求人の管理とコミュニケーションを効率化できます。さらに、リモートワークにも対応可能です。

また、高度な人材マッチングが求められる企業は、アルゴリズムに基づく機能やデータベースを活用して、最適な人材を見つけることができます。システムを用いて応募者と組織との適合性を向上させ、長期的な雇用関係を構築し離職率を低下させるのにも役立ちます。

採用管理システムの導入方法・導入フロー

採用管理システムの導入においては、計画的なステップに従って行うことが重要です。以下では一般的な導入フローを解説します。

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自社の課題や目的の明確化

採用管理システムの導入を検討する際、どのような課題を解決したいか、どのような採用状況に対応したいのかを整理することが大切です。これらが明確になると、必要な機能や機能の優先順位が明らかになります。

自社の課題や目的を明確にすることで、必要な機能を洗い出し、自社のニーズに合致したシステムを導入しましょう。

業務フローの見直し・改善

現行の業務フローには無駄や重複が潜んでいる可能性があります。どのステップが効率的であり、どのステップが遅延の原因となっているのかを特定しましょう。業務フローの見直しと改善は、採用管理システム導入の前提条件です。

具体的には、現行プロセスを詳細にマッピングし、各ステップとそれに関連する業務を徹底的に理解します。より効率的なプロセスを構築することで、システムの最適な活用が可能になり、採用プロセス全体のパフォーマンスが向上します。

ベンダーの選定

採用管理システムを選定する際、システムの機能や操作性・サポート体制・コストなどを複数のシステムと比較検討することで、最適な選択ができます。

採用管理システムが、カスタマイズや柔軟性を備えているか、セキュリティとコンプライアンスへの遵守が確保されているか、モバイル対応や既存システムとの連携性はあるかなども、重視すべきポイントです。

セキュリティ面は、信頼性のあるベンダーをいくつか選定し、導入事例やユーザーフィードバックを通じて実績を確認しながら比較検討します。費用対効果を意識して、予算内で自社に適したシステムを選定しましょう。

契約締結

契約締結時には、採用管理システムの価格体系を徹底的に理解し、重要なポイントとなるライセンスの数、利用期間、アップグレードに関する条件などを確認することが非常に重要です。

採用管理システムの導入には様々なコスト要因が絡みますが、これらを明確に把握し、予算内で適切なプランを選択することが、効果的な採用プロセスの実現につながります。

特に、ライセンス数や利用期間は、企業の採用ニーズや成長に合わせて柔軟に調整できるかどうかを確認しましょう。

将来的なスケーリングや変更に対応できるプランを選ぶことは、長期的なコスト効率を向上させる重要な要素です。アップグレードに関する条件も検討し、システムの最新化が円滑に行えるかどうかを確認して、長期間にわたる利用を見据えた選択を行いましょう。

導入・運用

システムを導入する際、無料トライアルの提供を確認しましょう。無料トライアルがあるサービスでは、そのシステムの操作性や機能を実際に試すことができ、導入前の評価に役立ちます。

また、運用サポートも重要です。システムの適切な運用が困難な場合、時間とリソースを費やすことになりかねません。運用に関するサポートが提供されるかどうかを確認することで、スムーズな導入と運用を実現できます。

採用管理システムを選定する際のポイント

採用管理システムを選定する際は、採用したい人材に適したシステムか、他のサービスと連携できるかなど、いくつかのポイントがあります。ここでは、採用管理システムを選定する際のポイントを解説します。

新卒・中途など採用したい人材に適しているか

採用管理システムには、「中途採用に強いタイプ」「新卒採用に強いタイプ」「中途・新卒両方の採用に強いタイプ」「アルバイト・パート・派遣の採用に強いタイプ」の4つのタイプがあります。

採用したい人材によって選ぶシステムが変わるため、どのような人材を求めているのか明確にしておくことが必要です。新卒社員の採用には、企業の新陳代謝を促すこと、他企業の色に染まっていない柔軟な人材を育成できることなどのメリットがあります。

一方で、中途社員は既に他企業での業務経験・スキルを持っているため、即戦力が期待できること、教育コストがかからないこと、社内に新たなノウハウをもたらすことなどがメリットです。 自社が求める人材を把握して適切なシステム選定を行いましょう。

他のシステムと連携できるか

タレントマネジメントシステムや求人媒体などを活用している企業は多いため、このような既に活用している既存システムと連携できるかも重要なポイントです。

たとえば、タレントマネジメントシステムと連携可能な場合、採用から人員配置までを一元して管理できるため、さらなる業務効率化が期待できます。また、多くの求人媒体と連携できれば、求人掲載の効率化が可能です。

そのほかにも、カレンダー・SNS・メッセージアプリなど、どのようなシステムと連携して利便性を高められるか確認した上で選定するようにしましょう。

まとめ

採用管理システムの導入により、採用プロセスが効率化して優れた人材を獲得しやすくなるため、企業の競争力が向上し、成果を高めることに繋がります。また、リソースの最適活用や手間の削減により、コスト削減も可能です。

さらに、リアルタイムの情報共有により、連絡漏れやスケジュールの混乱を防ぐことができ、円滑な採用プロセスが実現します。データ分析も活用すれば、戦略的な採用戦略も構築可能です。

採用管理システムは、このように多くのメリットがあり、現代のビジネス環境で不可欠なツールとなっています。現行の採用プロセスに問題を感じ、よりスムーズかつ効果的に採用活動を行いたいと考えている場合は、採用管理システムの導入検討がおすすめです。