Excel管理から採用管理システムへ移行するには？ポイントを解説

Excelで採用管理を行っている企業も多いですが、より管理を効率化するには採用管理システムへの移行がおすすめです。本記事では、Excelによる採用管理の方法を交え、採用管理システムを用いるメリットやシステムへ移行する手順などを解説します。

目次

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1. Excelから採用管理システムへの移行で業務を効率化
2. 採用管理をExcelで行う方法とその課題
3. 採用管理システムへ移行するメリット
4. Excelから採用管理システムへ移行する手順
5. 採用管理システムへ移行する際の注意点
6. まとめ

Excelから採用管理システムへの移行で業務を効率化

採用管理の手段は複数ありますが、Excel（エクセル）を用いて行っている企業も多いでしょう。Excelは自由度が高く、ニーズに合った採用管理表（採用管理シート）、いわば自作の採用管理システムを作ることができます。

しかし、採用管理の内容や管理規模によってはExcelでの管理に課題を感じるケースもあります。特に、以下のような業務は煩雑化しやすいです。

1. 応募者との面接日の日程調整・連絡
2. 応募者全員の履歴データ管理
3. 会場手配と関係者の日程調整・連絡
4. 交通費を含めた費用の算出

より業務を効率化させるには、採用管理システム（ATS）への移行がおすすめです。近年では、採用管理システムを導入する企業が増えている傾向が見られます。

採用管理をExcelで行う方法とその課題

Excelで採用管理表を作成する場合、一から自作する方法とテンプレートを利用する方法があります。一から作る際は、以下のような関数の活用が役立つでしょう。

関数	特徴	活用例
COUNTA関数	データを含むセルの数を カウントする	応募者の総数や選考フェーズごとの 応募者数などを数える
COUNTIF関数	条件に該当するデータの数を カウントする	条件に該当する応募者数を数える
SUM関数	指定範囲内の値を合計する	応募者の総数や応募者ごとの 評価点などを数える
COUNTIFS関数	複数の条件に該当する値を合計する	複数の条件で応募者数の合計を 算出する
VLOOKUP関数	指定範囲内のデータを検索し、 一致したデータを表示する	条件に該当する応募者のデータを 絞り込む

一方、テンプレートにはあらかじめ必要事項が設定されているため、より簡単に採用管理表を用意することができます。無料のテンプレートも多く、それらを活用すればコストもかかりません。

しかし、こういった利便性がある半面、次に挙げるような課題が浮上しやすいのがExcel管理のデメリットです。

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データの同時編集が難しい

多くの企業ではExcelをパソコンにインストールし、オフライン環境で使用しています。原則として、オフラインのExcelでは複数のユーザーが同時に同じファイルを編集することは難しいです。

Excelは複数のユーザーによる閲覧は可能ですが、同時に編集を行った場合、どの編集内容を優先させるかの判断を行う機能がありません。そのため同時編集は、思わぬ内容が反映されたり、エラーが発生したりする原因になります。

1つのExcelファイルを複数の担当者で共有したい場合は、1人の作業が完了してから最新のバージョンに更新し、閲覧・編集する方法が望ましいです。

最新データを共有しにくい

Excelはオフライン環境で使用されるのが一般的であるため、同時編集だけでなくデータの共有もしづらくなる場合があります。

例えば、編集者以外の人にもデータを共有しなければならないケースでは、編集・更新に伴ってその都度手動で最新のファイルを共有する必要があるでしょう。加えて、手動のためタイムラグが発生する可能性も考えられます。

また、複数の編集者がいる場合、バージョン管理がきちんとされていないと更新に抜け漏れが発生し、正しい最新データを共有できない恐れもあるでしょう。

データが増えるとファイルが重くなる

Excelでは、シートに記載されているデータの量に比例してファイルが重くなります。値の数だけでなく、セル内に含まれる計算式が多い場合や、グラフが挿入されている場合もファイルの容量が増加します。

ファイルが重くなると計算内容の反映に時間がかかったり、ファイルがフリーズして編集が滞ったりする原因になります。そのため、応募者の数が多い場合や、複雑な計算式や集計機能を設定して分析を行いたい場合には不向きです。

ヒューマンエラーのリスク

Excelでは基本的に全ての値や計算式を手入力で入力します。関数の活用によって自動化できる部分もありますが、手入力がメインであるためヒューマンエラーが発生する可能性が高まるでしょう。

また、応募者情報などを手入力する作業には、多くの時間と手間がかかります。作業にかかる時間や作業工数がかさむことは、担当者にとって大きな負担となり得ます。

セキュリティ面での危険性

Excelファイルは、情報が持ち出されやすいというデメリットも抱えています。Excelのデータはアクセス制限は設定できても、中身の情報自体を保護する能力には乏しく、アクセス制限が解除されれば誰でも閲覧・複製が行えてしまいます。

つまり、社外から何らかの手段でデータが持ち出されるリスクはもちろん、社内においても情報漏洩の危険性を伴っていることを忘れてはなりません。人材に関する個人情報を取り扱う採用管理において、このことは大きな懸念となります。

採用管理システムへ移行するメリット

Excelでの管理から採用管理システムへの移行によって、上記のようなExcelの課題を払拭できることが期待されます。ここでは、採用管理システムへ移行するメリットについて詳しく解説します。

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情報を一元化できる

採用管理システムでは、採用管理に関する情報を一元的に管理できます。システムにログインさえすればすべての情報にアクセスでき、またデータの検索もしやすい仕組みになっているため、必要なデータを探す手間も減るでしょう。

また、データ量が多くなってもExcelのように動作が重くなることが少なく、快適な作業環境を整えられます。

最新情報を共有できる

Excelでは一度に1人の担当者しかデータを更新できず、ほかの人が最新情報を取得するまでに時間がかかる場合もあります。一方、採用管理システムでは、業務を担当する全ての従業員が同時に情報を更新することが可能になります。

また、採用管理システムでは更新された情報が常に最新の状態に保たれるため、情報更新のタイムラグが発生しません。Excelを使用する場合には最新の状態かどうかを目視で確認する必要があることから、比較すると大幅な時間短縮につながるのがわかります。

ミスや手間の削減につながる

Excelは手入力によるデータや計算式の更新が必要ですが、採用管理システムでは多くの作業を自動化でき、手作業を要する工程が少ないため、人的ミスや手間を削減できます。

例えば、応募ページなど応募者が入力するフォームと連携させれば、転記作業をすることなくデータがそのままシステムに登録されます。また、Excelにおける関数にあたる計算式においては、あらかじめ設定されているため式を間違えることはありません。

さらに、応募者とやり取りをする際も、メールやメッセージの自動送信機能によって連絡漏れを防止できます。多くの応募者と連絡を取る場合でも確実に必要な情報を届けられるでしょう。

データ分析が簡単に行える

採用管理システムでは情報が一元管理されているため、必要なときに必要なデータを自動的に取得できます。また、集計機能や分析機能が備わっているシステムも多く、Excelのように分析のためのシートなどを用意する必要がありません。

採用管理においては、応募の総数だけでなく、求人媒体や各進捗段階ごとの歩留まりを分析することが重要です。Excelで計算を行う場合は、複雑な設定や計算結果のチェックなどが都度必要になるため、システムの利用が望ましいでしょう。

セキュリティを強化できる

セキュリティを強化できる点も、採用管理システム導入の大きなメリットです。前述のように、Excelによる管理では情報の持ち出しや流出のリスクがあります。

一方、採用管理システムは一般的に応募者の個人情報や機密情報を扱うことを前提に設計されており、高いセキュリティ性を備えているものが多いです。データ暗号化やログ管理などの機能によって、情報流出を防止できます。

サポートが受けられる

Excelのデータ管理において破損や紛失といった問題が発生した場合、サポートを依頼することはできません。その点、採用管理システムであれば、提供元に問い合わせを行い、問題解決のためのサポートが受けられます。

また、システムの使い方や効果的な活用方法などについてサポートが受けられる場合もあります。サポートを上手く活用することにより、トラブル・障害を早期に解決、あるいは未然に防止するとともに、採用活動の仕組み作りにも役立てることができます。

Excelから採用管理システムへ移行する手順

Excelから採用管理システムへの移行を行う際は、段階を追って計画的に進めることが重要です。ここでは、Excelから採用管理システムへ移行する基本的な手順について解説します。

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業務フローの洗い出し・課題の明確化

まずは、現行の業務フローを洗い出し、どのような部分に課題が生じているのかを明確にします。こうすることで、システム導入によって何を実現したいかが明らかになり、システム選びもしやすくなります。また、導入後の効果検証もしやすくなるでしょう。

実際に採用管理業務を行っている担当者やその関係者から、改善したい部分やシステムに求めることについて意見を募ることが重要です。

予算の策定・システム選定

自社の採用管理の規模感や、採用管理システムの相場などを参考に予算を策定し、システムの選定に入ります。システムの相場はオンプレミス型・クラウド型でも異なるため、いろいろなシステムを調べてみると良いでしょう。

また、システム選定の基準はコストだけではありません。機能や操作性などにも注目しながら選びましょう。気になるシステムについては資料請求を行うほか、無料トライアルで試すのもおすすめです。

導入スケジュールを計画

導入するシステムが決まったら、導入スケジュールを計画します。システムの導入にかかる時間はベンダーによって異なるため、データのボリュームや移行したい内容をベンダーに共有し、事前に必要な期間を確認しておくのがおすすめです。

また、Excelからのデータ移行と通常業務との調整が必要となるため、繫忙期などを避けながら余裕のある無理のない導入スケジュールを設定しましょう。

Excelデータの整備・データ移行

スケジュールまで決まれば、いよいよデータの移行です。まずはExcelデータの整備を行い、適切な形式に整えてからシステムにインポートします。

具体的には、Excelに不要なデータや重複データなどがないか確認し、システムでの運用に必要な項目をそろえます。移行前にはバックアップを取っておくと安心でしょう。

システムによってデータのインポート方法は異なりますが、Excelからの移行の場合はCSVファイルのインポートが一般的です。システム側の仕様に沿って進めましょう。

移行データの確認・テスト

データの移行後は、正しくデータが移行されているか、システム内の動作においてきちんとデータが反映されているかを確認しましょう。

また、システムを用いた一連の採用管理業務をテストしてみることで、運用開始後のトラブルを防げます。

社内トレーニング・運用開始

システム導入後は、従業員がシステムに慣れるためのトレーニングが必要です。システム導入によって変更となる業務フローやシステムの操作方法などについてマニュアルを準備し、研修を行いましょう。

スムーズに運用を開始できるよう、しっかりと社内教育を行うことが重要です。また、システムの導入目的や目標も社内周知しておくと、従業員の業務改善のモチベーションの向上にも期待できます。

採用管理システムへ移行する際の注意点

Excelから採用管理システムへ移行する際は、以下のポイントにも注意しながら、システム導入の判断や導入準備を行いましょう。

Excelとシステムの強み・弱みを把握しておく

採用管理をExcelで行う際の課題や採用管理システムの導入メリットは上記で解説したとおりですが、Excelにもメリットがあり、また採用管理システムにもデメリットがあります。これらを把握したうえで移行を検討し、社内体制を整えることが大切です。

例えば、多くの企業ではすでに業務にExcelを取り入れており、社内のパソコンにはExcelが搭載されている場合がほとんどであるため、Excelを採用管理に使用しても新たなコストをかけずに採用管理業務を行えます。

一方、システムの利用には基本的にコストが発生します。中には無料で利用できるシステムもありますが、機能などが制限されるため本格的な運用には向かないでしょう。そのため、中長期的な費用対効果を視野に入れた上で検討することが必要です。

移行プロジェクトの担当者を配置する

システムの導入が進行している間も、採用管理業務やその他の人事業務は継続しなければなりません。そのため、通常の採用管理業務とシステムの導入のための業務を分け、プロジェクト担当者を配置するのが望ましいです。

こうすることで、通常の業務が滞ることなくシステム導入を進められます。また、プロジェクト担当者は導入時や導入後の社内の窓口としても機能します。防止しなければなりません。そこで、システムのサポートを上手く活用することにより、多くのトラブル・障害を未然に防止することができます。

まとめ

採用管理は企業において必要不可欠な業務です。適切な採用管理を行うことにより、自社が求める人材を確保しやすくなります。

採用管理をExcelで行う場合、システム導入時に新たなコストが発生しないというメリットがあります。しかし一方で、同時編集や最新データの迅速な取得が難しく、入力のミスにより応募者との連絡が滞ってしまうなど、管理に限界を感じる場面も多いです。

採用管理業務を効率化したいなら、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムの導入によって採用管理業務を効率化し、より良い人材の確保と定着率の向上を目指しましょう。