内定辞退の防止には採用管理システムがおすすめ｜活用方法を解説

内定辞退は企業にとって大きな痛手です。内定辞退を防ぎつつ、入社までの流れをスムーズにするには、採用管理システムの活用がおすすめです。本記事では、内定辞退が起きる理由を交え、内定辞退防止に役立つ採用管理システムの機能や活用方法を解説します。

目次

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1. 内定辞退の防止に採用管理システムが役立つ理由
2. 内定者フォローにおける課題
3. 内定辞退が起こる直接的な理由
4. 採用管理システムを利用して内定辞退を防ぐ方法
5. システムの導入以外で取り組むべきこと
6. 採用管理システムを導入するその他のメリット　
7. 採用管理システムの選び方
8. まとめ

内定辞退の防止に採用管理システムが役立つ理由

採用管理システムは、求人案件の管理・応募者情報や選考状況の管理・スケジュール管理・内定通知など、採用業務全般を一元管理できるシステムです。内定者のフォロー機能を備えたものも多く、入社までの期間に内定者とのコミュニケーションをサポートしてくれます。

具体的には、次のような機能が内定者フォローのための機能として搭載されていることが多いです。

1. 掲示板機能・チャット機能：企業と内定者または内定者同士のコミュニケーションを促進
2. eラーニング機能・コンテンツ配信機能：内定者向けの学習コンテンツなどを配信
3. 志望度スコアリング機能：内定者の入職への温度感に応じたフォロー・アプローチにつながる

こうした機能を内定者フォローツールとして活用し、内定者と信頼関係を積極的に築くことで、内定辞退の防止に役立ちます。

内定者フォローにおける課題

近年の採用活動では内定者フォローがより重視される傾向がありますが、そこにはいくつかの課題も見られます。ここでは、内定者フォローにおいてよくある課題について解説します。

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フォロー期間の長期化

近年では、通年採用の増加や新卒を対象とした採用活動開始の早期化により、内定後のフォロー期間が長期化しています。

長期にわたって内定者フォローを行う場合、人事部の負担が大きくなります。特に、大規模な企業は採用者の人数が多い傾向にあるため、人的なリソース不足に陥るケースも多いです。

その中で、応募者もさまざまな企業から自身に適した環境を柔軟に選択できるようになっており、企業側から積極的な内定者フォローがない場合、企業と内定者の関係は希薄化し、内定辞退につながりやすくなります。

コミュニケーションのオンライン化

オンラインでのやり取りが一般化したことに伴い、企業と内定者の接点が従来よりも少なくなっており、双方におけるコミュニケーション不足が課題となっています。

対面でのコミュニケーションが減り、テキストでのやり取りが増えることで、内定者の企業への関心度が低下しやすいのです。オンライン化のメリットも大きいですが、内定者との距離を縮めるための工夫も求められています。

魅力的なプログラムの必要性

社会的な人材不足によって求職者の選択肢が広がる中、特に複数の内定を得ている求職者に対しては、企業が提供するプログラムが魅力的でなければ、入社意欲の維持は困難となります。会社説明の繰り返しや形式的な研修では、内定者の期待に応えられません。

配属予定部署の業務体験、先輩社員との交流会、ビジネススキル向上のための研修、内定者同士のつながりを深める企画など、他社と比べても内定者にとって有益な情報や体験を提供することが重要です。

内定辞退が起こる直接的な理由

内定者フォローには上記のようにさまざまな課題が見られがちですが、内定辞退が起こる直接的な理由としては主に次の3つが挙げられます。

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応募時の希望やイメージと実際が違う

内定辞退の大きな理由の1つが、内定後の就業条件のミスマッチです。内定後に改めて就業条件を確認したところ、勤務地・勤務時間・福利厚生が希望条件と違い、内定を辞退するケースが多く見られます。

あるいは、企業風土や職場の雰囲気・人間関係が想像と違ったというのも、内定辞退でよく挙げられる理由です。

こうした情報の確認は、面接などの選考過程でも可能ですが、求職者は立場が弱いため、選考中に踏み込んだ質問をするのをためらう傾向があります。その結果、内定後にミスマッチが生じて内定辞退に至りやすいです。

内定後のフォローに不安が生じる

内定後、企業からのフォローに不安を感じると、内定者が内定辞退に踏み切る恐れがあります。内定者は新しい会社や同僚に対して、少なからず不安を抱えています。本来、内定者フォローとは、そういった内定者の不安な心情に寄り添い、ケアするためのものです。

しかし、内定者フォローがない・充実していない場合は、そういった不安を増幅させてしまうことがあります。特に、内定から入社までの時間が長い場合は、自分の将来について考える時間にもなるため、他の企業に心移りする確率が高くなります。

他社からの内定が出て流れてしまう

他社から内定をもらったというのも、内定辞退の主な理由の1つです。つまり、簡単にいえば自社が競り負けたことを意味し、理由としてはスピード不足や魅力不足が挙げられます。

一般的に、内定者はできる限り早く就職先を決めたいものであり、同程度の希望条件の企業であれば、先に内定通知をもらった企業を優先する傾向があります。そのため、選考フローが非効率化・停滞化している企業は不利になりやすいです。

また、自社よりも魅力的な企業が他にある場合も、内定者は他社へと流れてしまうでしょう。したがって、必ず自社に入社したいという意欲を湧かせるような施策が求められます。

採用管理システムを利用して内定辞退を防ぐ方法

冒頭で、採用管理システムには内定者フォローのための機能が備わっていることも多いと述べましたが、それらの機能を使って具体的にどのように内定辞退を防げるのか、解説します。

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コミュニケーションの質を上げる

内定辞退を防ぐには、企業側が内定者と綿密なコミュニケーションを取ることが大切です。一般的には、コミュニケーションが深まるほど企業への信頼・愛着が強くなるため、自然と内定辞退が起こりにくくなるでしょう。

コミュニケーションの質の向上に役立つ採用管理システムの機能としては、次のようなものがあります。

1. 掲示板機能
2. チャット機能
3. SNS連携機能
4. 問い合わせ機能

掲示板機能やチャット機能では、アプリを通じて企業と内定者・内定者同士が気軽にメッセージをやり取りできます。SNS連携機能では、普段の職場風景や現場従業員の雰囲気などに関して、SNSを通じてカジュアルな雰囲気で内定者向けに紹介できます。

また、採用管理システムの中には、オリエンテーションなど内定者向けのイベント開催をサポートする機能に力を入れたものもあります。上手く活用しながら内定者とのコミュニケーションを後押ししましょう。

早期から新人教育を行う

eラーニング機能を搭載しているシステムなら、オンラインで内定者研修を行い、内定者に入社後のイメージを持ってもらいながら、安心感を与えることができます。また、新人の早期戦力化にも役立ちます。

eラーニング機能では、内定者ごとの学習状況なども確認できるので、それに合わせて追加のフォローを行うこともできます。

業務効率化で選考スピードを速める

内定者辞退率を下げるには、可能な限りスピーディーな選考が重要です。具体的には、面接と面接の間や最終面接から内定までの間隔が空きすぎると、求職者の入社へのモチベーションが下がったり、先に内定が出た他社に流れたりする可能性が高まります。

従来のような手動での採用管理は、どうしても選考スピードが落ちやすいです。したがって、現状の選考スピードに課題を抱えている場合は、採用管理システムを導入して管理業務そのものを効率化するのがおすすめです。

人材のミスマッチを防ぐ

採用管理システムには、人材のミスマッチを低減する効果も期待できます。例えば、次のような機能が役立ちます。

1. 内定辞退者分析機能：過去の内定辞退者の行動などを分析し、合致する応募者を割り出す
2. 応募者データ分析機能：応募者の履歴書やSNSなどをもとに人物像を浮き彫りにする

企業が求める人物像と求職者の乖離を選考段階で防ぐことで、内定後のミスマッチが減り、内定辞退の減少につながるでしょう。

システムの導入以外で取り組むべきこと

内定辞退を防ぐためには、次のような取り組みも意識しなくてはなりません。システムの導入以外の部分でも改善を図りましょう。

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求める人材像を明確にする

ミスマッチ発覚による内定辞退を防ぐには、企業が求める人材を明確に提示しておくことも大切です。例えば、チームワークができる人材・1人でも積極的に新しい仕事に挑戦していける人材など、具体的な人物像を描いて社内、そして応募者に共有しておきましょう。

求める人物像・求められる人物像がはっきりとしていれば、お互いに応募や選考の段階でミスマッチを防ぐことができます。

詳細な情報提供を意識する

内定後の就業条件においてミスマッチが発覚し、内定者都合による内定辞退を防止するには、募集・選考の段階で、できるだけ詳細な情報を求職者に開示しなければなりません。

例えば、給与・就業条件・福利厚生をはじめ、職場の雰囲気や人間関係などは、求職者が気にしやすいポイントのため、企業側から積極的に情報提示します。なお、情報の誤解もミスマッチにつながるため、誰が見てもわかりやすい表現や情報開示の方法を意識しましょう。

フォロー内容の見直しを行う

単に今までのフォロー施策をシステムに移行したり、システムの機能を取り入れたりするだけでなく、自社として独自の工夫ができないか模索することが大切です。ここでは、その参考としていくつかの施策例を挙げて解説します。

入社前研修

入社前研修とは、入社後に必要なビジネスマナーや仕事の知識・スキルを内定者に習得してもらうための施策です。場合によっては、入社後に役立つ資格もあらかじめ取得できます。

入社後、すぐに即戦力として働くための知識・スキルをあらかじめ習得しておくことで、求職者が自信を持ちやすくなります。入社への不安が払拭されると同時に、入社へのモチベーションを維持しやすくなるでしょう。

前述したeラーニングを活用した研修のほか、従来の集合型研修のように対面で行うことも可能です。

内定者インターンシップ

内定者インターンシップとは、内定後から入社までに行われるインターンです。新卒採用の内定者に対し、内定から卒業まで実施することが一般的です。勤務パターンや仕事内容・職場の雰囲気について、身をもって知ってもらうのが内定社インターンの主な目的です。

インターンでは、内定者は本採用後とほぼ同じ条件で実際に職務にあたるため、内定者が本採用後のイメージを描きやすいでしょう。その結果、入社への不安などを払拭しやすくなります。

社内見学会

社内見学とは、実際に従業員が働いている現場を内定者に見学してもらうものです。職場の雰囲気などを肌で感じられるため、内定者が抱えている入社後の不安を減らせるでしょう。

インターンのように本格的に内定者を受け入れるわけではないため、企業側の負担が小さい点もメリットです。

交流会・懇親会

経営陣・従業員との交流会や、内定者同士の懇親会も内定辞退防止策として有効です。入社後に上司・同期となる相手にあらかじめ自己紹介し、互いの人となりを知っておくことで、内定者が抱える入社後の人間関係への不安を払拭できます。

また、経営陣との対話により、企業の在り方・従業員に対する考えを直に聞けます。企業が持つビジョンを具体的にイメージできれば、入社に対するモチベーションや企業への興味・愛着が高まりやすくなるでしょう。

採用管理システムを導入するその他のメリット　

採用管理システムを導入すると、内定者事態の防止以外にも多くのメリットが得られます。ここでは、採用管理システムを導入するメリットについていくつか紹介します。

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情報の一元管理で採用戦略を最適化できる

採用管理システムは応募者情報や面接スケジュールを一元化し、データの整合性を保つ重要な役割を果たします。一元管理によって採用業務が簡素化され、リアルタイムでの情報共有が可能となり、応募者の情報を迅速かつ正確に把握できます。

さらに、統合されたデータは分析に活用でき、戦略的な意思決定の強化につながります。データに基づいた洞察を行えることにより、採用戦略の最適化や改善が可能です。

人為的ミスを防止できる

採用管理システムの導入により、データの自動転記や応募者へのメール自動配信など、多くの作業を自動化できます。また、情報が一元化されていつでも最新の情報を確認できたり、やるべきタスクが可視化されたりすることで、業務の抜け漏れも防げます。

その結果、人為的ミスや情報の食い違いを最小限に抑えられ、正確で迅速な採用プロセスが実現するでしょう。

採用コストを削減できる

採用管理システムの導入により、採用コストを大幅に削減することができます。従来の採用活動では、書類選考や面接日程調整などの管理業務に多くの人的リソースを要し、人件費が膨らむ傾向にありました。

また、紙の履歴書や各種書類の保管スペース、印刷費用なども必要でした。システムの導入により、これらの業務を自動化・効率化することで、人件費や事務経費を削減できます。

採用管理システムの選び方

内定辞退の防止に採用管理システムを役立てたいなら、まず第一に確認すべきは内定者フォローのための機能でしょう。システムによってフォロー機能の詳細は異なるため、しっかりと比較することが大切です。

また、フォロー機能以外の機能や、新卒向け・中途向け・アルバイト/パート向け、オンプレミス型・クラウド型など、システム自体の仕様についても確認しましょう。

無料トライアルで試せるシステムも多いので、実際に使用感を体験して判断するのがおすすめです。また、その際は企業側の使用感だけでなく、応募者・内定者側の使用感についても確認しましょう。機能など、コミュニケーション機能が強化されたシステムを選びましょう。

まとめ

内定辞退の理由は、内定後のミスマッチの発覚・不十分な内定者フォロー・選考スピードの遅れなど多岐にわたります。内定辞退を防止するには、就業条件や求める人物像の詳細な開示・適切な内定者フォロー・選考のスピードアップといった対策が必要です。

内定者辞退の防止に役立つのが採用管理システムです。採用活動の効率化でスピーディな採用が可能になり、チャットツールやコンテンツ配信機能などを活用して、手厚い内定者フォローを行えます。

過去の内定辞退者のデータを分析し、内定辞退になりそうな応募者をあらかじめ選別できるシステムもあります。採用管理システムで採用活動全般を効率化しつつ、内定者に個別のフォローを行い、優秀な人材を効率的に囲い込みましょう。