オンライン商談とは？メリット・デメリットや課題・コツなどを解説

オンライン商談とは、Web会議システムを用いて、非対面で行う商談のことです。オンライン商談は、場所を問わない・移動コスト削減といったメリットもありますが、課題も存在します。本記事では、オンライン商談のメリットや課題などを詳しく解説しています。

目次

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1. オンライン商談とは
2. オンライン商談のメリット
3. オンライン商談のデメリット・課題
4. オンライン商談を上手に行うコツ
5. オンライン商談を行うならオンライン商談ツールがおすすめ
6. オンライン商談ツールを選ぶ際のポイント
7. まとめ

オンライン商談とは

オンライン商談は、ITツールやWeb会議システムを活用し、顧客と直接対面せずに商談を進める方法です。この方法では、遠隔地にいる顧客とリアルタイムでコミュニケーションを取り、商談を行います。

オンライン商談の魅力は、物理的な距離を乗り越えて効率的な営業活動が可能な点にあり、商談の録画やデータ共有を容易に行えるため、後で振り返りや評価がしやすいといった利点もあります。

なお、オンライン商談と似た言葉に「リモート商談」があります。リモート商談とは、ビデオ通話などを通じて遠隔で商談を行うことで、オンライン商談とほぼ同じ意味です。

オンライン商談のメリット

オンライン商談は、多くのメリットを提供します。特に、これまでの対面商談に比べて柔軟性、効率性、環境への配慮といった点で優れています。以下では、オンライン商談のメリットについて詳しく解説します。

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どこからでも商談が可能

従来の商談では物理的な距離や場所の制約があり、顧客や営業担当者が同じ場所に集まる必要がありました。しかし、オンライン商談を活用すれば、顧客と営業担当者は地理的な制約を気にせずにコミュニケーションを取ることができます。

これは国内外を問わず、世界中の顧客と接触する機会を大幅に拡大し、新たなビジネスチャンスの獲得にも繋がります。また、時間や交通の制約も軽減され、効率的な商談スケジュールを組めるため、アポイントメントを取りやすいメリットもあります。

移動コストを削減できる

対面商談では、営業担当者や顧客が物理的に会うためには移動が必要で、これには交通費・宿泊費・食事代などがかかります。また、移動は時間もかかるため、営業活動に割ける時間が制約されます。

一方、オンライン商談では顧客と営業担当者が自宅やオフィスから参加でき、移動コストを大幅に削減できます。さらに、移動時間を有効に活用して他の業務に集中することができ、生産性の向上にも貢献します。

商談機会の増加に繋がる

オンライン商談は、顧客側にとって非常に利便性が高く、商談に参加するハードルを大幅に低下します。物理的な会場に足を運ばずに、自宅やオフィスから気軽に商談に参加できるため、顧客の参加意欲が高まり、商談機会の増加に繋げることができます。

これにより、新たな商談の機会が増加し、営業担当者はより多くの顧客と接触し、ビジネスチャンスを獲得できるでしょう。オンライン商談は営業活動の効果を最大化し、ビジネスの成長を支援する強力な手段です。

録画した映像を研修に活用できる

対面での営業活動は、部下を同行することで実際の営業を学んでいました。しかし、同行できる人数には限りがある上に、ビジネスマナーなどの不安が拭えないというデメリットがあります。

しかし、オンライン商談の映像を録画すれば、実際の商談でのトーク術や進行のやり方などを映像資料として共有できます。同行した商談による差も生まれないため、平等な研修が行えるというメリットもあります。

ペーパーレス化を促進できる

従来の商談では、資料や契約書類を印刷して持参する必要があり、これが多くの紙と文書の印刷コストを要していました。しかし、オンライン商談ではデジタル文書と電子ファイルを活用し、紙の使用を大幅に削減できます。

顧客と営業担当者は、オンライン上で資料やプレゼンテーションを共有し、デジタル署名を用いて契約を締結できます。オンライン商談は、環境への負荷を軽減し、コスト削減を実現します。

オンライン商談のデメリット・課題

オンライン商談は多くのメリットを持っていますが、一方でいくつかのデメリットや課題も存在します。ここでは、オンライン商談のデメリットと課題について解説します。

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相手の反応を把握しにくい

オンライン商談のデメリット・課題の1つは、相手の反応を把握しにくいことです。対面商談では、相手の表情や身振り手振り、声のトーンなどから感情や意思を比較的容易に読み取れます。

しかし、オンライン商談では画面を通じてのコミュニケーションが主要となるため、これらの非言語的な情報が制限されます。相手の微妙な表情やリアクションを見逃しやすく、その結果、コミュニケーションの誤解や解釈の不一致が生じやすい点に注意しましょう。

信頼関係の構築が難しい

対面商談では、顔を合わせてコミュニケーションを取ることで、相手との信頼感を築きやすい効果があります。しかし、オンライン商談では物理的な接触がないため、相手の表情や雰囲気を完全に感じ取ることが難しく、信頼感の構築に時間がかかりやすくなります。

特に、初対面の取引相手と信頼を築くのは一層難しく、この点を留意して商談を進めることが大切です。オンライン商談を成功させるためには、信頼感を築くための積極的なコミュニケーションと、信頼性を高める情報や実績の共有が不可欠です。

通信トラブルのリスクがある

オンライン商談はインターネットを介して行われるため、通信環境に関するトラブルが発生する可能性があります。例えば、ネットワークの不安定さ、帯域幅の制限、通信の遅延や切断などが挙げられます。

これらのトラブルが発生すると、商談の途中でコミュニケーションが途切れたり、重要な情報が失われたりする可能性があります。

通信トラブルは商談の進行を妨げ、円滑なコミュニケーションを困難にすることがあるため、事前に通信環境の安定性を確保し、バックアッププランを持つことが重要です。

事前準備が必要

オンライン商談を効率的に進めるには、専用のシステム・アプリの導入や安定したインターネット環境の整備といった準備が必要です。また、より快適な環境で商談を行うなら、カメラやマイクなどの機器も導入し、適切な位置にセッティングしましょう。

加えて、オンライン商談の効果を最大限に引き出すためには、プレゼンテーションの資料や画面共有の設定、セキュリティ対策など、事前に計画的に準備を行う必要があります。オンライン商談の直前は、これらの機器やシステムが不備なく動くかの確認も大切です。

顧客側で準備が必要な場合もある点に注意

オンライン商談で使用するシステムによっては、顧客がアプリをダウンロードしたり、ツールの設定が必要な場合もあります。ITスキルが高い顧客なら、容易に対応してくれる可能性が高いですが、中にはPCやタブレットの操作が苦手な顧客がいることも考えられます。

顧客の職種や経験、年齢によっては、準備に手間取ってしまい、スケジュール通りにオンライン商談を始められない恐れがあります。オンライン商談を実施する際は、この点も留意して、あらかじめ顧客にログイン方法をメールで案内するなどの工夫が求められます。

オンライン商談を上手に行うコツ

オンライン商談を上手に行うためにはいくつかのコツがあります。これらのコツを実践することで、オンライン環境でも効果的な商談を実現できます。ここでは、そのコツを解説します。

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台本を作成する

台本は商談の進行を整理し、スムーズなコミュニケーションや理解促進を確保するのに役立ちます。まず、商談の目的とゴールを明確にし、それに合った台本を作っていきます。伝えたいメッセージや情報を整理して、顧客が十分に理解できる内容かを確認しましょう。

質問と回答の時間も含めることで、内容の誤解を防いだり、顧客に丁寧な印象を与えられます。また、商談の時間配分を考慮し、各トピックに適切な時間を割り当てましょう。商談を終える際は、資料の送付といったタスクを明示すると、次の段階にスムーズに進めます。

台本を事前に用意することで、商談の進行がスムーズになり、重要なポイントを見逃すことなく効果的なコミュニケーションが実現できます。

結論から説明をする

相手に最初に結論を提示することで、商談の方向性が明確になり、相手の興味を引けます。その後、詳細な説明や根拠を提供し、結論を支持します。このアプローチは相手が情報を受け入れやすくし、効果的なコミュニケーションを促進します。

オンライン環境では対面よりも集中力が途切れやすいと言われているため、相手の注意を引き続けることが重要です。結論から始めることで関心を持たせられて、商談の成果向上を図れます。

資料は商談前に共有しておく

オンライン商談中に使用する資料は、商談前に顧客に共有しておきましょう。あらかじめ共有しておくことで、自社製品に関する疑問などを事前にまとめてくれる場合があります。また、資料の容量が大きい場合、読み込みに時間がかかります。

容量の大きな資料を商談開始後に共有すると、データの読み込みに時間を取られ、商談にタイムロスが生じます。商談時間は無限ではないため、少しの時間も無駄にしないよう資料は事前に共有しましょう。

リマインドメールを送る

オンライン商談は、移動コストが不要でスケジュール調整もしやすいことから、対面よりも簡単にアポイントメントを取りやすいメリットがあります。しかし、その一方でキャンセルや忘れられやすいリスクもあるため、事前にリマインドメールを送るのが効果的です。

リマインドメールには、オンライン商談の実施方法や入室手順も記載すると、顧客の事前準備を促しやすいです。また、丁寧な文面でメールを送ることで、顧客に好印象を与えられて信頼性を確保できます。

リマインドメールは、メールが埋もれにくい時間帯を見極めて、当日の3〜4時間前に送るのがおすすめです。

アフターフォローを行う

オンライン商談の実施後は、アフターフォローを行いましょう。お礼のメールと一緒に、オンライン商談の議事録やサービス資料を送付することで、顧客が商談内容を忘れることを防ぎ、サービスの検討を促進できます。

また、オンライン商談では、対面と比較して相手の反応が分かりにくく、顧客が十分に理解できたか把握しにくいケースもあります。そのため、商談中に分かりにくい点はなかったかを聞き、質問を促すこともアフターフォローとして効果的です。

オンライン商談を行うならオンライン商談ツールがおすすめ

オンライン商談を行う際には、オンライン商談ツールの活用が効果的です。これらのツールは、リモートでの商談を円滑に進め、効率的なコミュニケーションと情報共有を可能にします。

また、商談の内容を記録し、後で振り返ることができるため、重要な情報や行動アイテムを見落とすことがありません。セキュリティとプライバシーも保護され、機密情報を扱う場合も安全に共有できます。

商談ツールは、PC以外にもスマホやタブレットから利用できるものも多く、どこからでも利用できます。さらに、多くの商談ツールはカスタマイズ性が高く、特定の業界やビジネスニーズに合わせて拡張できます。

オンライン商談の効率化と成果向上を実現するなら、オンライン商談ツールの導入がおすすめです。

オンライン商談ツールを選ぶ際のポイント

オンライン商談ツールを選ぶ際には、適切なツールを選ぶポイントを把握することが重要です。ビジネスニーズや目的に合ったツールを選ぶことで、効果的な商談が実現できます。以下では、オンライン商談ツールを選ぶ際のポイントを詳しく解説していきます。

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誰でも簡単に使える接続方法か

オンライン商談ツールを選ぶ際は、誰でも簡単に使える接続方法を採用しているソフトを選びましょう。商談相手がツールを利用するために複雑な手続きを踏む必要があると、商談の前に時間とエネルギーを費やしてしまう可能性があります。

また、特定のアプリをダウンロードしたり、特定のブラウザを使用しなければならないツールは、相手側がその条件を満たすことが難しい場合、商談が円滑に進まないことがあります。

そのため、シンプルで直感的なインターフェースを持ち、Webブラウザを通じてアクセスできるツールが好ましいです。扱いやすい操作性のツールを選ぶことで、商談のスムーズな実施に期待できます。

回線のタイプを確認

オンライン商談ツールは、一般的に電話回線タイプとネット回線タイプの2種類があります。電話回線タイプのツールは、通信に電話回線を使用します。これは、一部の地域や場所でのインターネット接続が不安定なシーンでも利用できるという強みがあります。

一方、ネット回線タイプのツールは、インターネット接続を必要としますが、ビデオや画面共有など高度な機能を利用できます。

自社に合った選択をする際には、オフィスや拠点のインターネット環境を確認し、安定した接続が可能かどうかを考慮することが大切です。以下では、電話回線タイプとネット回線タイプについて解説します。

電話回線タイプ

電話回線タイプのオンライン商談ツールは、通信に従来の電話回線を使用するツールです。主なメリットとして、安定性が挙げられます。電話回線はインターネット接続の影響を受けず、信頼性が高い通信が可能です。

特にインターネット接続が不安定な地域や場所では頼りになります。また、通常の電話と同じように利用できるため、システムの操作に不慣れな場合でも特別な準備は不要です。また、音声通話の品質も高く、クリアで聞き取りやすいのが特長です。

一方で、デメリットとしては、ビデオや画面共有などの高度な機能が制約されることがあります。例えば、動画などで視覚的なサービスや商材の紹介ができない場合があるため、分かりやすい内容での提案が難しい点に注意しましょう。

ネット回線タイプ

ネット回線タイプのオンライン商談ツールは、ビデオ通話やチャットを通じて、顧客とリアルタイムでコミュニケーションを取れるシステムです。

メリットとしては、多機能性が挙げられます。ビデオ通話や画面共有、ファイル共有、チャットなどの多くの機能を備えており、効果的なコミュニケーションと情報共有が可能です。

また、リモートアクセスが容易で、どこからでもアクセスできるため、リモートワークが普及する現代のビジネス環境に適しています。さらに、通勤や出張の必要がないため、移動コストを削減できます。

デメリットには、通信の不安定さが挙げられます。インターネット接続の品質に依存し、通信の中断や遅延が発生する場合があります。また、参加者の技術的な問題やハードウェアの互換性に関する課題が生じる可能性があり、セキュリティに対する注意が必要です。

課金体系が自社に合っているか

オンライン商談ツールを選ぶ際、課金体系は重要なポイントです。一般的に、オンライン商談ツールの課金体系には、主にユーザー課金とルーム課金の2つのタイプがあります。

ユーザー課金は、ユーザーごとに料金が設定される方式で、ユーザーアカウントごとに月額または年額の料金が発生します。特定のユーザーが頻繁に商談を行う場合や長期的に利用する場合、コスト効率が高くなりやすいため注意しましょう。

ルーム課金は、オンライン商談のための仮想ルームごとに料金が発生する方式です。商談を行う際にルームを作成し、その都度料金を支払います。このタイプは、一時的な商談やプロジェクトに適しており、特定の商談ごとにコストを管理できます。

セキュリティ対策は万全か

オンライン商談ツールを選ぶ際は、セキュリティリスクにも考慮しましょう。不正アクセス、データ漏洩、セキュリティの脆弱性などが存在し、これらのリスクが顧客データや機密情報の漏洩に繋がる可能性があります。

特に重要な商談情報や機密情報を取り扱う場合、セキュリティ対策は欠かせません。セキュリティ対策を怠ると、信頼性が損なわれ、顧客や取引先との信頼関係に悪影響を与えます。適切なセキュリティ対策を実施し、ツールを安全に活用することが求められます。

まとめ

オンライン商談は、顧客とのリモートコミュニケーションを活用して営業活動を行う手法であり、多くのメリットがあります。どこからでも商談が可能であり、移動コストを削減できるため、効率的な営業活動が実現できます。

また、商談機会が増加し、ペーパーレス化も促進できます。しかし、オンライン商談には相手の反応把握や信頼関係構築の難しさ、通信トラブル、事前準備が必要な点などのデメリットや課題も存在します。

成功するためには台本の作成や結論から説明、そして適切なオンライン商談ツールの選定がポイントとなります。セキュリティ対策も重要で、適切な対策を講じることが不可欠です。オンライン商談を上手に活用すれば、新たなビジネスチャンスの獲得に繋がります。