商談の録画・録音の許可の取り方｜無断録音は違法か？マナーを解説

商談や打ち合わせ内容を録画・録音するケースが増えていますが、録画や録音をする際はマナーを守ることが大切です。本記事では、商談の録画や録音の違法性について解説し、録画・録音がおすすめの理由や、許可を取る方法、録画・録音の仕方について紹介します。

目次

開く

閉じる

1. 商談や打ち合わせ時は録画・録音するべきか
2. 商談の録画・録音は法律違反になるか
3. 商談の録画・録音がおすすめな理由
4. 商談の録画・録音の許可を取る方法
5. 商談の録画・録音ができるツール
6. まとめ

商談や打ち合わせ時は録画・録音するべきか

近年では、オンライン商談ツールの普及によって、商談・会議・打ち合わせなどがオンライン上で行われるようになりました。オンラインで商談や打ち合わせを行うことで、遠方の顧客や取引先とも手軽に会話ができます。

また、オンライン商談や打ち合わせの普及に伴い、録画・録音を行うケースも増えてきました。必ず録画や録音をしなければならないわけではありませんが、記録を残しておくことで何かあった際に打ち合わせの内容を確認できます。

録画や録音を行えば議事録作成の手間が省けるほか、商談内容の分析や振り返りを行うことも可能です。ただし、録画や録音を実施することで相手に不快感を与えるケースもあるため、慎重に検討する必要があります。

ここでは、取引先や顧客と自社のそれぞれから録音・録画許可を取る理由について詳しく説明します。

取引先や顧客から録音・録画許可を取る理由

取引先や顧客から会話の録音・録画の許可を取る理由として、民事上で損害賠償請求をされないようにするためという点が挙げられます。損害賠償請求をされると、会社や担当者にとって大きな損失になってしまいます。

また、意図せず録音していたことが取引先や顧客に知られてしまった場合、相手方との関係が悪くなる場合もあります。どちらも業務に支障が出るものなので、トラブルを避けるためにも取引先や顧客から会話の録音・録画の許可を取りましょう。

自社から録音・録画許可を取る理由

社員が商談を録音・録画することで生じる問題もあります。例えば、録音・録画によってトラブルが起こってしまった場合、会社のイメージダウンにつながりかねません。

また、社員が録音機材を持ち歩くことで、社内の雰囲気が悪くなる可能性も考えられます。会社として、商談の録音・録画についてどう捉えているのかを確認し周知するようにしましょう。

商談の録画・録音は法律違反になるか

商談時、相手に無断で録画・録音を行うことは法律違反にはなりません。無許可での録音には「盗聴」と「秘密録音」の2種類があり、「盗聴」は会話に参加していない第三者が商談や打ち合わせを行う当人に同意を得ず、勝手にこっそりと録音することを指します。

一方で、「秘密録音」は会話に参加している方が相手の同意を得ずに録音することを指します。盗聴は電気通信秘密保護法違反ですが、秘密録音は原則として法律違反になりません。ただし、無断で録音を行うとマナー違反とみなされ、トラブルに繋がる可能性があります。

また、秘密録音によって得た情報を第三者に漏らした場合、名誉棄損やプライバシー侵害などの罪に問われるケースもあるでしょう。そのため、録画・録音を行う際は必ず相手に同意を求め、得たデータは慎重に管理することが大切です。

参考：犯罪捜査のための通信傍受に関する法律

商談の録画・録音がおすすめな理由

商談を行う際には、録画・録音を実施するのがおすすめです。ここでは、商談時の録画・録音がおすすめな理由を3つに分けて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

聞き漏らしをなくせる

商談や打ち合わせの内容が複雑だったり、長期間に渡ったりする場合には聞き洩らしが起こる可能性があります。複数人が商談や打ち合わせに参加している場合も、聞き洩らしが発生しやすいため注意が必要です。

商談や打ち合わせを録画・録音しておけば、聞きもらしがあった際でも簡単に内容を振り返ることができます。内容を聞き返すことで、より内容を深く理解できるのも大きなメリットでしょう。商談に食い違いなどが起きた際も、データを残しておくと安心です。

営業スキル向上に繋げられる

商談や打ち合わせ時に録画・録音をしておくと、営業スキルの向上に繋げられます。客観的な目線で改めて商談を振り返ると、内容を深く理解しながら商談の成功要因や失敗要因を分析し、今後の商談に活かすことが可能です。

また、内容を振り返りながら自分の強みや弱みを把握し、改善のためのアクションを起こせます。当事者として参加時に話を聞くのと客観的に見返すのとでは目線が異なり、新たな発見ができる可能性もあるでしょう。

商談のフィードバックをもらえる

録画・録音により、商談のフィードバックをもらえるのも大きなメリットです。商談のフィードバックとは、商談の参加者や第三者から商談の内容やパフォーマンスに対する意見や提案をもらうことを指します。

フィードバックを受けると、自分の強みや弱みを客観的に把握できるほか、改善すべき点や伸ばすべき点を明確にできるでしょう。また、営業スキルを向上させられるなど多くのメリットが得られます。

商談の内容を振り返っても、自分の思い込みや偏見が邪魔をすれば、客観的な分析が難しい場合があります。録画・録音した内容があれば第三者の視点から分析できるため、新しい知識やノウハウを学ぶことが可能です。

商談の録画・録音の許可を取る方法

商談の録画・録音を行う際は、顧客側と自社の2箇所にしっかりと許可を取る必要があります。自社と顧客側の両方に許可を得ていない場合、トラブルに繋がる可能性もあるでしょう。ここでは、商談の録画・録音の許可を取る方法を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

目的を伝える

まずは、商談の録画・録音を行う目的を相手に伝えましょう。目的を伝える理由は、「相手に安心感を与える」「トラブルを防止する」の2つです。録画・録音の目的が不透明だと、相手が不安になってしまう可能性があります。

また、相手が録画・録音の目的を理解していれば、データを悪用するような行為をすることは少なくなります。第三者に漏洩するような行為も未然に防止できるため、大きなトラブルを防止できます。お互いにメリットがあるため、目的は必ず伝えましょう。

用途を伝える

商談や打ち合わせの録画・録音の許可を得る際には、データの使用用途をしっかりと伝えましょう。用途を伝えることで悪用を防ぎ、相手に安心感を与えられます。内容の振り返りや記録のために使う以外では使用しないと伝えれば、許可が得やすくなります。

何に使われるか分からない状態では録画・録音に応じてくれないだけでなく、不安や不信感を与えてしまう可能性もあるので注意が必要です。「正しい用途で使うこと」「不正な用途では利用はしないこと」をしっかりと伝えましょう。

管理方法を伝える

商談の内容には個人情報や機密情報などが含まれるケースもあるため、必ず管理方法を伝えましょう。管理体制がしっかりしていると分かれば相手は安心でき、録画・録音に応じてくれる可能性が高まります。

情報漏洩や流出がない状態で厳密に管理し、安全にデータを保管しておくことを伝えるのがおすすめです。管理体制が分からないと相手は不安になり、情報漏洩の心配から商談内容の録画・録音に応じてくれなくなってしまいます。

商談の録画・録音ができるツール

商談の録画・録音ができるツールには、スマートフォンやICレコーダーなどが挙げられます。また、効率よく録画・録音を行いたい場合はオンライン商談ツールの利用がおすすめです。以下では、録画・録音ができるツールを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

スマートフォン

商談内容の録画・録音を手軽に行いたい場合には、スマートフォンの利用がおすすめです。スマートフォンにはボイスレコーダーなどのアプリがあり、アプリ内の機能を利用することで簡単に商談内容を録音できます。

また、カメラ機能によって録画することも可能です。ただし、スマートフォンは画質や音質が悪く、置く場所によってはしっかり録画・録音できない可能性があります。バッテリーの消耗が激しい点や、情報漏洩のリスクがある点にも注意が必要です。

ICレコーダー

市販のICレコーダーを使うと、簡単に商談内容を録音できます。安価なものや小型の商品も多く販売されているため、用途にあわせて選べるのがメリットです。ただし、安価なレコーダーの場合、スマートフォンと同じく音質が悪い可能性があります。

また、ICレコーダーの紛失などで情報漏洩したり、データが消えたりするリスクもあるので注意が必要です。録音できる容量が小さいものもあるので、商談の長さに合うものを選びましょう。

ビデオカメラ

ビデオカメラを設置すれば、録画・録音の両方を一度に行えます。三脚などで固定すればしっかりと録画・録音できる可能性が高いものの、ビデオカメラ自体が高額であり、複数台購入する必要がある場合にはコストがかかるでしょう。

また、故障などによってデータが消えてしまうリスクもあります。スマートフォンやICレコーダーと比較すると画質や音質が良いケースが多いですが、一定のコストがかかる点や故障のリスクがある点には注意しなければなりません。

オンライン商談ツール

商談内容を効率よく録画・録音したい場合には、オンライン商談ツールの利用がおすすめです。ツールを使えば場所を問わずに商談や打ち合わせができるほか、移動時間や交通費を削減できます。また、資料や画面を共有できるのもメリットです。

録画・録音したデータの情報をしっかり管理できるため、情報漏洩のリスクがありません。加えて、音質や画質も商談の録画・録音に適したものとなっているのもメリットの1つです。

まとめ

最近ではオンラインで商談や打ち合わせを行う企業が増えてきており、録画・録音が必要なシーンも増加しています。無許可での録音は原則として法律違反にならないものの、取引先や顧客とトラブルにならないためにも、許可を得てから実施するのがおすすめです。

また、効率よく商談内容を録画・録音したい場合はオンライン商談ツールの導入を検討しましょう。スマートフォンやICレコーダーなどを使う方法もありますが、オンライン商談ツールを活用した方がスムーズな録画・録音が行えます。