出張と社用外出の違いについて｜出張と異動の違いについても解説

会計担当者や従業員自身が出張管理をする際に、出張費や出張手当を算出する場合、出張と社用外出の違いについて疑問に感じたり、区別に迷ったりすることもあるでしょう。本記事では、出張と社用外出の違いや出張と異動の違いについて、それぞれの定義を交えて解説しています。

目次

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1. 出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ
2. 出張と社用外出の違い
3. 出張や社用外出における賃金の考え方
4. 出張や社用外出を適切に管理する方法
5. 出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM
6. まとめ

出張管理業務の簡略化には支援サービスの導入がおすすめ

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出張と社用外出の違い

企業や組織に勤務していると、よく出張や社用外出を依頼されることがありますが、この両者の違いは何でしょうか。「出張」は、仕事や業務関連の目的で行われる旅行で、会議や商談・イベント参加など、仕事の活動のために他の場所に移動することが目的です。

「社用外出」は、仕事とは直接関係のない日常的な業務活動や事務作業の一環として行われる外出です。例えば、郵便局に行って郵便物を送ることや銀行に行って経費を精算すること、大量のコピーを依頼をするために近くのコピー店に行くことなどが含まれます。

出張は、会社の就業規則で宿泊を伴う場合や移動距離が片道100km以上の場合などと規定されることがあります。本記事では出張と社用外出の違いや賃金の考え方、双方を適切に管理する方法について、それぞれの定義を交えながら解説します。

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出張の定義

「出張」とは、一般的に仕事やビジネス関連の目的で行われます。例えば、取引先との会議のための訪問や顧客訪問・研修・プロジェクトの現地調査などがあります。このように、出張は組織の業務に関連していることが一般的です。

出張は通常、組織の承認を受けて行われるもので宿泊を伴うことが多く、出張先での滞在費や交通費は会社が負担することが一般的です。また、出張後には出張報告書を提出し、出張中に支払った費用などの支出を精算する手続きを行います。

出張は、会社の業務計画などに基づいて事前に計画されて日程が決められ、一定の期間にわたり宿泊することが一般的です。ただし、トラブルの対処などの目的で突発的に出張に行く場合もあります。また、最近は交通機関の発達により日帰り出張も多いです。

社用外出の定義

「社用外出」とは、通常、就業時間中に仕事上の必要性により、社外に出掛けることを指します。一般的に、職務や組織の業務に関連して行われる外出活動となります。例えば、銀行での業務取引や郵便局での郵便物の発送、オフィス用品の調達などが該当します。

営業職の場合は外に出るのが当たり前の勤務スタイルとなっており、業務時間の半分以上が外回りになる場合がありますが、あえて社用外出の表現を使うことは少ないです。

社用外出の際に電車やバス、タクシーなどの交通機関を利用して料金を支払った場合には、交通費として精算されますが、社用外出としての手当は特に設定されていません。

出張か外出かを判断する基準

出張と社用外出を判断する基準は会社や組織によって異なることが多く、また、就業規則による規定内容も、会社や組織ごとにそれぞれ基準が異なります。

一般的に出張は、会社から一定の距離を移動し、一定期間の日数や週数の滞在を伴うことが多く、国内の他の地域や海外への訪問が出張の特徴となっています。また、社内の申請・承認や終了後の出張報告書などが必要となり、出張中の手当や費用が会社から支払われます。

一方、社用外出は会社の業務を行うために必要に応じて外出することが一般的です。比較的近距離で、同日中の短時間で済むことが多く、通常は同一都市や地域内での外出が含まれます。費用面では、外出にかかった交通費などが会社から支払われます。

出張や社用外出における賃金の考え方

出張と社用外出を判断する基準は、会社や組織によって異なっています。それでは、出張と社用外出における賃金の考え方はどのようになっているのでしょうか。ここでは、それぞれの賃金面に焦点をあてて、以下の4点について解説します。

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出張手当とは

出張手当とは、企業や組織の従業員が勤務地から離れた地域に出張する際に支払われる手当のことです。出張手当は法的に規定されているものではなく、企業や組織が独自の制度として出張手当の日毎の額などを設定し、運用している場合が多いです。

企業側のメリットとしては、社員が出張先で費用負担を心配せずに業務に専念できるようにサポートし、社員のモチベーションを高められることです。また、優れた人材を引き続き採用し、競争力を維持するために必要な要素の一つとして位置付けられます。

社員側のメリットとしては、出張手当により出張に伴う追加の費用や経費がカバーされ、経済的な負担が軽減される点が挙げられます。また、出張中に費用面で気を使う必要がなくなることで仕事に集中しやすくなり、出張の成果を高めることができます。

出張手当と出張経費の違い

出張手当は、出張者に対して出張日数などに応じて支給される金額です。一般的に、企業から出張者に、あらかじめ定められた金額が具体的な支出に関係なく支給されます。出張者は主に出張中の食事などの費用を賄うために使用し、領収書や経費の精算は不要です。

一方、出張経費は出張者が出張中に発生した必要費用をカバーするために支給されます。出張経費は、出張後に実際に発生した経費を元に精算され、精算申請書類に領収書などを添付して支出に対する払い戻しを受けることが一般的です。

出張手当は、出張者に出張中の生活のための費用を固定金額の前払いという形で支給する手当であり、出張経費は出張者が実際に発生した経費をカバーするために、出張後の精算処理により支給されます。

社用外出における手当の考え方

社用外出における手当の考え方は、企業や組織の社内規程によって異なります。通常、社用外出に関する手当は外出の性質や目的に応じて、異なるルールが適用されることが多いです。

一般的に、社内規程により単なる外出にあたる場合には、日当は支払われません。業務に関連する社用外出で交通費などの費用が発生した場合には、交通費として精算されます。

また、社用外出が業務に関連しており、仕事上の必要性がある場合は、交通費に加えて食事代などの追加経費がカバーされることがあります。この場合は、社内規程に基づいて外出先で支払った費用が精算されることが一般的です。

労働時間に関する注意点

出張中に時間外労働が発生した場合は、通常の労働時間外の勤務とみなされます。時間外労働には残業代や割増賃金が適用され、社内の規則や法律に基づいて時間外労働の処理と賃金支払いを行う必要があります。

また、出張中に上司や管理監督者から業務に関する指示や命令を受ける必要がある場合、移動時間であっても労働時間とみなされることがあります。移動中に仕事に関連する資料作成などの作業を行う場合も、その時間は労働時間に含まれます。

出張や社用外出を適切に管理する方法

出張と社用外出を適切に管理することは、組織や企業にとって効率的な業務遂行と労働者の権利保護を行うために重要な要素です。的確な管理により、出張や社用外出がスムーズに行われます。ここでは、適切な管理を行う方法として以下の2点について解説します。

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規程をきちんと定める

組織や企業にとって、出張の規程を明確に定めることは非常に重要です。的確な規程を定めることにより、出張活動が適切に管理され、組織と従業員の間で透明性と公平性が確保されます。

規定の内容としては、出張の定義や申請・承認プロセスを定義することが必要です。また、出張日当として支給金額や日数ごとの支給などの支給条件を規定します。さらに、宿泊費に関する規定として、宿泊先の選択や制限事項、宿泊費の支給条件などが定められます。

交通費に関する規定としては、移動手段(飛行機・電車・車など)の選択肢と制限、交通費の支給条件(実費精算・定額支給など)、駐車料金や高速道路料金などの扱いが定められます。また、経費の精算方法や労働時間と休憩時間などについての規則が定められます。

出張管理システムを導入する

出張管理システムは、出張活動全般を一元管理するためのオンラインプラットフォームやソフトウェアです。機能の1つに、出張する際に上司や管理者から承認を取得するプロセスのサポートがあり、出張の目的・日程・予算などを入力して承認フローを迅速に実行します。

システムの利用により、出張活動のデータを中央集約し管理者がリアルタイムで確認できるため、予算超過や規程違反の早期警告が可能となります。また、手動プロセスの削減により、ミスが減り出張手続きや経費精算が迅速かつ正確に行えます。

出張管理システムは、出張活動を効果的に管理し、企業と社員の双方にとって利益をもたらすツールです。特に出張が多く発生する企業や組織にとって、出張管理システムは非常に有効に利用できるのでおすすめです。

出張管理の最適化が実現するおすすめのBTM

まとめ

出張は、通常の勤務地から離れて業務目的で別の地域に移動する活動を指します。一方、社用外出は就業時間中に仕事上の必要性により社外に出る活動を指します。ただ、目的や期間・経費・労働時間などは企業や組織によって規定が異なります。

最近では、出張を効率的に管理するために出張管理システムが注目され、特に出張の多い企業や組織に多く導入されています。出張を効率的に管理するためには、出張管理システムの導入も視野に入れて検討しましょう。