バーコードが使える在庫管理システムとは？仕組みやメリットを解説

在庫管理システムには、バーコードやQRコードで管理が行えるものもあります。バーコードで在庫管理すればリアルタイムで在庫が把握でき、入出庫作業が迅速化します。本記事では、バーコード・QRコードで在庫管理を行う仕組みやメリット・デメリットなどを解説します。

目次

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1. バーコード・QRコード管理ができる在庫管理システムとは
2. バーコード・QRコードによる在庫管理の仕組み
3. バーコードとQRコードの違い
4. 在庫管理に使われるバーコードの種類
5. バーコード・QRコードで在庫管理をするメリット
6. バーコード・QRコードで在庫管理をするデメリット
7. バーコード・QRコードを使用した在庫管理方法
8. バーコード・QRコードで在庫管理を行う際のポイント
9. まとめ

バーコード・QRコード管理ができる在庫管理システムとは

在庫管理システムは、企業や組織が保有する商品・資産の在庫を効果的に追跡しながら、正確に管理するためのツールです。商品の入出庫・在庫レベルの監視・需要予測・発注の最適化など、さまざまな機能を提供します。

バーコード・QRコードを各商品や資産に付与し、機械でスキャンすればリアルタイムで在庫情報を把握できます。バーコードやQRコードを活用した在庫管理は、管理業務が効率化するため多くの企業が採用しています。

バーコード・QRコードによる在庫管理の仕組み

バーコード・QRコードを使用した在庫管理は、アイテムに固有の識別子を付与し、スキャナーやスマートフォンを活用して各識別子を読み取るシステムです。スキャナーを使用すれば、即座にバーコードやQRコードを読み取ってデータベースにアクセスできます。

スマホアプリを通じても同様の操作が可能です。読み取った識別子には商品情報や数量が関連付けられ、リアルタイムで在庫データが更新されます。在庫の追跡が容易になるため、過剰在庫や品切れを防止できます。

バーコードとQRコードの違い

バーコードとQRコードは、情報を表現するための符号化形式です。バーコードは1次元の線状コードで、通常数字と英字の組み合わせを表現します。

一方、QRコードは2次元のコードで、数字や英字だけでなく、テキスト・URL・画像・バイナリデータなど、多様な情報を保持できます。読み込むとWebサイトが開いたり、アプリが起動したりなど、様々なアクションを起こせるのが特徴です。

バーコードは主に商品識別に使用され、QRコードは広告・Webリンク・チケット・連絡先情報をはじめ、多岐にわたる用途に適しています。

在庫管理に使われるバーコードの種類

在庫管理には、商品やアイテムを識別するためにさまざまなバーコードが使用されます。これらのバーコードはスキャナーやバーコードリーダーを介して情報を読み取ることができ、データベースに記録されます。

また、各バーコード規格は異なる用途に適しており、業界や国によって異なる標準が採用されています。

種類	内容
JAN・EAN・UPC	商品の一意な識別と価格情報を含む、世界的に普及した標準識別子
ITF	箱や荷物の識別に用いられる工業用バーコード
CODE39	誤読が少なく工業分野で広く使用されているバーコード
NW-7	血液管理や宅配便伝票、図書の管理などで使用されるバーコード
CODE128	多様な文字をコンパクトに表現できるバーコード

バーコード・QRコードで在庫管理をするメリット

バーコードとQRコードを活用した在庫管理には、在庫状況の管理や入出庫作業が効率化するなど、多くのメリットがあります。以下では、バーコード・QRコードで在庫管理をするメリットについて解説します。

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リアルタイムで在庫状況を把握できる

バーコードやQRコードを活用すれば、リアルタイムで正確な在庫状況を管理できます。例えば、バーコードスキャンは人的ミスを最小限に抑え、読み取りエラーや入力ミスのリスクを大幅に低減します。 

また、バーコードやQRコードによる在庫管理では、常に最新の在庫情報に自動で更新されます。そのため、商品の受発注・在庫調整・追跡などがよりスピーディーになり、品切れや過剰在庫を防ぎます。

入出庫作業が迅速化する

バーコードやQRコードを活用すれば、どの製品がどの場所にあるのか、何がどれだけ在庫として存在するのかが一目でわかります。そのため、倉庫内の商品を探す手間が省かれ、作業時間を節約できます。

また、正確な在庫情報を基に必要な製品をすばやく取り出し、不要な在庫を効率的に管理できるため、入出庫作業が迅速化されます。その結果、注文にもスピーディーに対応できるようになり、顧客満足度の向上にも繋がります。

誤出荷を防げる

システムによっては出荷指示と異なる作業を検知し、警告する機能を搭載しているツールもあります。この機能により、誤ったアイテムや数量の出荷を事前に防止できます。正確な出荷業務が可能になり、返品やクレームのリスクも最小限に抑えられます。

出荷に関する作業工程は企業の信頼性に直結するため、誤出荷を防げるというメリットは大きいです。

棚卸し作業の負担を軽減できる

バーコードやQRコードで在庫管理を行えば、棚卸し作業の負担も大幅に軽減できます。従来の棚卸し作業は、棚にある商品を目視で数え、紙に記入するという方法が主流でした。時間がかかる上にミスが発生しやすく、効率的とは言えない作業です。

しかし、バーコードやQRコードでの管理なら、スキャンするだけで数量がカウントされます。作業に必要な人員や工数も減るため、人件費の削減にも繋がります。

バーコード・QRコードで在庫管理をするデメリット

バーコードとQRコードを用いた在庫管理には多くのメリットがありますが、手間やコストがかかるといったデメリットも存在します。デメリットについても把握した上で、システムの導入を検討しましょう。

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貼り付けの作業がある

流通用のバーコードがない商品の場合、独自にバーコードやQRコードを生成して貼り付ける必要があります。その際、各商品に固有の識別子を生成し、ラベルに印刷する手間と時間がかかります。

また、誤ったコードが生成される可能性があるため、ラベルが正確に貼られているかの確認が必要です。バーコードのない商品を扱っている場合は、手作業のコストやミスが発生してしまうため、自動化のメリットが十分に得られないでしょう。

システムの導入費用・ランニングコストがかかる

バーコード・QRコードによる在庫管理を実現するには、専用の在庫管理システムを導入しなければならず、導入と運用にはコストがかかります。

エクセルなどの一般的なソフトウェアを使用して、簡易的なバーコード管理システムを自作することも可能ですが、さまざまな制限があります。自作システムは機能が限定的であることから、大規模な在庫管理には向いていません。

また、エクセルなどの汎用ソフトウェアは在庫管理に特化しているわけではないため、管理が煩雑になりやすく、効率化が難しいこともあります。その点、専用の在庫管理システムはリアルタイムで正確な在庫情報を把握可能で、多くのタスクを自動化できます。

マニュアル作成や教育が必要

在庫管理システムの導入後は、従業員が問題なく操作できるよう、マニュアルを準備しておくことが重要です。使いこなせないシステムは定着せず、期待する費用対効果が得られません。

また、本格的に稼働する前に従業員をトレーニングし、実際の操作に慣れさせることも大切です。適切な教育とトレーニングを行うことで、システムの効果的な運用を実現できます。

バーコード・QRコードを使用した在庫管理方法

バーコード・QRコードを使用した在庫管理方法は、製品にバーコードがあるかないかで手順が異なります。ここからは、管理方法を個別に解説します。

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製品にバーコード・QRコードがある

バーコードやQRコードがある製品の在庫管理は、読み取りたい内容をシステムに登録するだけで準備が完了します。登録さえ完了すればスキャンをするだけで管理が可能なため、在庫管理をスムーズに開始できます。

このように、簡略化された管理によってミスが発生しにくいという利点があります。工程は少なければ少ないほどミスが起きにくいため、正確な在庫管理が実現します。

製品にバーコード・QRコードがない

製品にバーコードやQRコードがない場合は、自社で作成・貼り付けを行います。手順は以下のとおりです。

1. バーコード・QRコードを作成する
2. 製品に貼り付ける
3. スキャンし、在庫管理する

スキャンをして管理するという部分は、バーコード・QRコードがある製品と同じですが、自社でバーコード・QRコードを作成して貼り付けるという手間が生じます。すべての製品に貼り付ける作業は貼り漏れなどのミスが起きやすく、効率的とは言い難いです。

そのため、製品を保管する棚に各バーコードを貼り付けるなど、ミスを防止する対策を取っている企業が多いです。製品の仕様に合わせて、製造・入荷されたすべての製品に貼り付ける手間がなくなり、ミスも軽減できます。

バーコード・QRコードで在庫管理を行う際のポイント

バーコード・QRコードで在庫管理を行う際は、運用ルールや運用体制を整えることが重要です。ここでは、バーコード・QRコードで在庫管理を行う際のポイントを解説します。

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システムに合わせた運用ルールを徹底する

まず、自社独自のニーズや要件を詳細に理解することが大切です。各システムには異なる機能や特性があるため、自社の業務に合ったものを選ぶことが成功のポイントとなります。

また、システムの導入と並行して、現状の業務フローを見直し、新しいシステムに合わせたプロセスの設計も重要です。従業員に対するルールの周知やガイドラインの策定を行い、トラブルの防止に努めましょう。

新しいシステムを効果的に活用するには、運用ルールを徹底し、適切なトレーニングを提供することが大切です。

スマートフォンなど使用する端末を確認する

バーコード・QRコードで在庫管理を行う際には、必ずバーコード・QRコードを読み取るための機器が必要です。最近ではスマートフォン・タブレット端末の使用が主要となっていますが、システム・端末ごとに読み取り性能には差があります。

また、ハンディターミナルとスマホなど、端末ごとに購入金額に大きな差が生じることも考えられるため、各々の特性を理解し、どのような運用体制を敷くのかを明確化しておきましょう。

代表的な端末とそれぞれの特徴

バーコード・QRコードでの在庫管理に使える代表的な端末は、スマホとハンディターミナルです。それぞれの特徴を把握し、自社のニーズに合った端末を選びましょう。

端末	特徴
スマホ	・最も安価に導入でき、従業員のスマホも活用可能 ・暗所では読み取りが難しいことがある ・商品数の少ない倉庫や店舗向け
ハンディターミナル	・在庫管理専用のため精度や操作性に優れる ・導入コストは高め ・製造現場向け

また近年は、バーコードではなくRFID（電波を使ってICタグの情報を読み書きする技術）を導入する企業も増えてきています。RFIDリーダーでは一度に複数のタグを読み取ることができるため、大量の商品を抱える倉庫などに向いています。

まとめ

バーコード・QRコードを利用した在庫管理システムは、製品や商品にバーコードやQRコードを付け、読み取り機器でスキャンしてデータを記録します。導入によって、効率的で正確な在庫管理を実現できます。

バーコードで在庫管理する最大のメリットは、リアルタイムで在庫状況を把握できることです。品切れや過剰在庫を最小限に抑え、受発注プロセスが効率化されます。また、スキャン作業は手動よりも迅速で正確であり、人的ミスを低減します。

一方、バーコードやQRコードを製品に貼り付ける手間や、システムの導入コストと運用費用、従業員への教育が必要といったデメリットも存在します。システムのメリットを上手く活用しながら、在庫管理の正確性と効率性を高め、企業の競争力を向上させましょう。