受発注業務が難しい原因と慣れるコツ｜受発注管理システムについても解説

受発注業務は電話対応に時間がかかったり、取引先によって受注対応が異なったりなどの理由から難しさを感じやすい業務ですが、慣れたり効率化したりするにはいくつかのコツがあります。本記事では、受発注業務が難しいと感じる原因と慣れるためのコツなどを詳しく解説します。

目次

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1. 受発注業務を難しい・辞めたいと感じる理由
2. 受発注業務に慣れる・効率化するためのコツ
3. 受発注管理システムを選ぶ際のポイント
4. まとめ

受発注業務を難しい・辞めたいと感じる理由

受発注業務は、注文の受け付けから発送までの一連のプロセスと、発注から納品までのステップをきめ細かく管理しなければならず、煩雑な作業が多い業務です。

特にコンビニなどの店舗では、店舗運営と発注業務を毎日同時にこなさなければならず、忙しい上に休めないといった問題も抱えています。ここでは、まず受発注業務の煩雑さや難しさについて解説します。

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電話での受注は手間や時間がかかる

電話での受注業務は、受注時に確認しなければならない項目が多く、その確認作業に時間を要します。商品名、個数、納期など、通話中にさまざまな情報を確認しなければならないため、手間がかかります。

特に新商品や新サービスの場合は詳細な説明が必要で、時間を取られる要因です。通話中の説明作業は手間となり、ときには双方の誤解や意思疎通の難しさにつながります。これらの要因から、電話での受注業務は難しさや煩わしさを感じることが多いです。

取引先によって製品の呼称が異なる

取引先ごとの商品呼び名のバラつきは、いくつかのデメリットを招きます。まず、スタッフは異なる呼び名を覚える必要があり、これにより混乱とミスが生じやすくなります。ミスが発生した場合、本来不要な時間と労力が必要になり、業務効率が低下します。

さらに、信頼性も損なうリスクがあるため、取引先との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

紙による管理に負担がかかる

紙による注文書管理は、管理スペースの確保や紛失のリスクなど、さまざまな負担が発生します。まず、大量の紙文書を保管するスペースを確保しなければならず、事務スペースの圧迫や整理整頓の難しさが問題です。

また、紙の注文書は紛失のリスクが高く、必要なときに見つからないことがあります。さらに、紙文書のファイリングやアーカイブ作業には時間と手間がかかり、業務の効率性が低下します。

数字やデータに苦手意識がある

受発注業務は注文数や価格、顧客情報などの数字データを正確に取り扱う必要があります。数字への苦手意識があると、確認やデータ入力時にミスが発生しやすく、取引先との信頼関係に悪影響を及ぼします。

また、数字を扱う作業が難しく感じられ、業務へのモチベーション低下やストレスを引き起こすことも考えられます。

ミスによる心的負担が大きい

受発注業務は小さなミスでも大きく影響することから、ミスが発生した際の心的負担が非常に大きいです。受注業務で数量や商品を間違えた場合、取引先に多大なる迷惑をかけてしまいます。

発注業務で多く発注した場合はロスが増え、不要なコストが発生します。特に消費期限の短い食品を過剰に発注すると、ロスが生まれやすいです。受発注業務では10個を100個にするといった桁のミスが起きやすく、ミスのない受発注業務を実現するのは非常に大変です。

コミュニケーションが苦手

電話での受発注のやり取りでは取引先と直接会話をするため、受発注業務に向いてる人はコミュニケーション能力が高い人と言えます。反対に、コミュニケーションが苦手な従業員は電話での受発注業務にはあまり向きません。

一概に不向きというわけではありませんが、電話でのやり取りが多い場合は苦痛を感じやすい可能性があります。電話での受発注はコミュニケーション能力が必須なため、会話に苦手意識を持っている従業員にとっては苦痛になってしまいます。

在宅勤務での対応が難しい

電話やFAXによる文書管理はオフィスでの特定の機器に依存し、在宅勤務ではスムーズに行えないことがあります。このような制約が、業務の効率性やコミュニケーションの円滑さに影響を及ぼし、在宅勤務の受発注業務を難しくしています。

また、新規顧客開拓を対面で行う場合も、在宅勤務の阻害要因です。新規顧客開拓には情報収集やデモンストレーションの作業もあり、これらの活動もリモートでは制限を受けます。

受発注業務に慣れる・効率化するためのコツ

受発注業務を効率的に行うためには、いくつかのコツがあります。ここでは、受発注業務に慣れ、効率化するための実用的なアドバイスについて解説します。受発注プロセスをスムーズにし、業務のストレスを軽減するために実践してみましょう。

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業務の可視化・標準化を行う

受発注業務を効率化して作業に慣れるためには、業務の可視化と標準化が必要です。業務の可視化では、プロセスマップを作成し、業務フローを明確にします。また、各ステップのタスクを詳細に分析し、データを収集します。

業務の標準化には、プロセスの最適化、作業手順のドキュメント化、トレーニングと教育、フィードバックの収集が含まれます。業務プロセスが最適化され、スタッフは一貫性のある手順に従って作業できるようになります。

可視化と標準化を組み合わせることで、受発注業務が効率的に遂行され、スタッフのヒューマンエラーが軽減されます。

タスクに優先順位をつける

受発注業務を効率化するために、タスクに優先順位をつけましょう。最も重要なタスクから順に取り組むことで、効率的な時間管理が可能となります。優先順位を設定する際には、緊急性と重要性を考慮します。

また、タスクを細かく分割し、小さなステップに分けてアクションを起こすことで、大きな課題も扱いやすくなります。

情報管理を適切に行う

顧客情報と商品情報を適切に管理することも重要です。正確かつ包括的な情報は、注文処理や顧客対応をスムーズにします。データベースや専用ソフトウェアを利用して情報を整理し、検索性を高めましょう。

また、更新作業を定期的に行い、情報の鮮度を保ちましょう。これにより、間違った商品を発注したり、受注ミスを減少させたりすることができます。最新の情報を素早くアクセスできるようにすることは、業務の効率化と精度向上につながります。

Excelを活用

受発注業務にExcelを活用することは、効率化の手段として有効です。Excelはデータの整理、計算、リストの作成などに優れており、カスタマイズ性も高いため、業務に合わせて柔軟に利用できます。

また、直感的な操作性があり、多くの人が使い慣れているため、導入コストが低い点も魅力です。しかし、大量のデータや複雑な業務には限界があり、ヒューマンエラーやデータの整合性の問題が生じやすいことに注意が必要です。

受発注業務の規模や要件に合わせて、Excelを有効に活用し、業務プロセスを改善することが大切です。

受発注管理システムを導入

受発注管理システムは、企業が受注と発注プロセスを効率的に管理するためのソフトウェアです。このシステムは、注文受付から請求書発行、在庫管理までを一元管理します。

システムを導入するメリットは、業務プロセスの自動化によってヒューマンエラーや遅延を軽減し、正確なデータを提供する点にあります。また、リアルタイムの在庫管理と追跡が可能で、過剰在庫や品切れを防ぎます。

さらに、データの分析に基づいた意思決定をサポートし、業績向上にもつながります。受発注管理システムは、業務の効率化と品質向上に非常に有効なツールです。

受発注管理システムを選ぶ際のポイント

受発注管理システムを選ぶ際、適切な選択を行うためにはいくつかのポイントを考慮する必要があります。

こうしたポイントを確認し、適切なシステムを導入することが業務の効率化と品質向上につながります。以下では、受発注管理システムを選ぶ際の重要なポイントについて解説します。

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自社に必要な機能が揃っているか

受発注管理システムを選ぶ際には、システム内に必要な機能が十分に揃っているかどうかを確認しましょう。特に、請求書や納品書などの重要な文書のテンプレートがシステム内に用意されているか、または自動生成機能があるかを確認することをおすすめします。

自社のビジネスモデルや業務フローに合わせてカスタマイズ可能なテンプレートや自動作成機能が備わっていると、請求書の作成や発送などが効率的に行えます。これにより、手間と時間を節約できる上に正確な請求が可能となり、収益の最大化に貢献します。

選択肢のシステムが自社のニーズに合致するかどうかを詳細に検討し、必要な機能が十分に提供されているかを確認することが大切です。

誰でも使いやすい操作性か

受発注管理システムを選ぶ際は、誰でも使いやすい操作性を確認することが重要です。使い勝手が悪いシステムは、従業員が効率的に業務をこなす際に多くの問題を引き起こす可能性があります。

例えば、操作が複雑で理解に時間がかかる場合、従業員はシステムに適応するのに苦労し、業務の遅延やミスが生じやすいです。また、使い勝手が悪いシステムは、トレーニングやサポートへの時間と労力を増加させる傾向があり、コストの増大につながります。

操作性が良い受発注管理システムは直感的に操作できるため、従業員は効率的に業務を遂行し、受発注プロセスの円滑な進行が行えます。

リアルタイムでデータを管理・共有できるか

受発注管理システムの選定において、リアルタイムでデータ管理と共有ができるかは極めて重要です。この機能を備えたシステムは、ビジネスプロセスの迅速な進行が可能となり、情報をリアルタイムで関係者と共有できます。

データ共有により、受注状況や在庫状況などの最新情報を把握しやすくなり、スムーズな意思決定が実現します。また、データの整合性が保たれ、受発注ミスや重複を防ぎ、業務の効率化を促進します。

カスタマイズ性・拡張性が高いか

カスタマイズ性と拡張性の高いシステムは、ビジネスの成長や変化に柔軟に対応できます。カスタマイズ性が高ければ、独自の業務プロセスに合わせてシステムを調整でき、効率的な業務遂行が可能です。

拡張性が高いシステムは、新たな機能やモジュールを追加し、将来のニーズに対応できます。カスタマイズ性と拡張性が高いシステムのメリットは多岐にわたります。特定の業界や業種に合わせた適切なソリューションを構築できるため、競争優位性が向上します。

また、業務プロセスの改善や効率化が容易で、コスト削減に寄与します。さらに、将来の成長に対応し、新たな市場や顧客への対応もスムーズに行えます。カスタマイズ性と拡張性は、受発注プロセスの柔軟性と長期的な運用に重要なポイントとなります。

まとめ

受発注業務は多くの企業にとって不可欠なプロセスですが、その作業は複雑で、煩わしく感じる場面も多いです。電話やFAXによるやりとりは時間と手間を要し、業務に属人性をもたらし、在宅勤務の妨げにもなります。

また、取引先ごとの商品呼び名の違いや紙の管理もストレスの原因です。こうした課題を解決し、業務を効率化するためには、受発注管理システムの導入をおすすめします。システムは業務の可視化と標準化を促進し、データ管理と共有をリアルタイムで実現します。

受発注管理システムの選定に際しては、自社のニーズに最適なソリューションを選び、カスタマイズ性と拡張性を重視することが大切です。適切なシステムを選定し、受発注業務の煩わしさを軽減し、より効率的で正確な業務プロセスを確立させましょう。