ERPの運用が失敗する原因・成功のポイントとは？わかりやすく解説

ERPの利用で、ヒト・モノ・カネ・情報といった企業の経営に重要な資源を一元管理でき、業務効率化などに繋がります。しかし、ERPは選び方などに気をつけないと運用に失敗するリスクがあります。本記事では、ERPの運用に失敗する原因と成功させるコツを解説しています。

目次

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1. ERPとは
2. ERPの運用が失敗してしまう原因
3. ERPの運用を成功させるポイント
4. まとめ

ERPとは

ERPとは、企業の経営資源を一元的に管理し、企業全体の最適化を実現するための経営手法です。現在は、企業全体の最適化を図るシステムをERPと呼びます。

ERPシステムやERPパッケージとも呼ばれ、生産・調達・在庫・販売・財務・管理会計・人事などの機能を有します。

ERPは、企業の基幹業務を統合的に管理するソフトウェアです。部門間でのデータ共有が簡単になり、業務の効率化やコスト削減、経営の見える化が実現します。

また、ERPは企業の規模や業種に合わせてさまざまな種類が販売されています。導入にあたっては自社の課題やニーズを明確にし、最適なパッケージを選ぶことが重要です。

ERPと基幹システムの違い

基幹システムは、企業の基幹となる業務を処理するためのシステムです。具体的には、販売管理・会計・人事・生産管理・在庫管理などの業務を支援するシステムを指します。

ERPは、基幹システムを統合することで、企業全体のデータを一元的に管理し、業務の効率化やコスト削減、経営の見える化を実現するシステムです。ERPを実現するための情報システムはERPソフトと呼ばれ、基幹システムの機能を統合して備えています。

基幹システムは業務ごとに独立したシステムを導入するため、部門間での情報共有が困難です。一方、ERPは基幹システムを統合することで、企業全体のデータを一元的に管理するため、部門間での情報共有が容易になります。

ERPの運用に必要な保守

ERPの運用には保守が必要です。保守作業の具体的な内容は提供形態によって異なるため、どのような保守作業を行わなければならないのか確認しましょう。

クラウド型

クラウド型のERPはインターネットを経由してベンダーが提供するERPを使用するため、保守作業は非常に少ないです。定期的なメンテナンスやバージョンアップなどはベンダーが行います。

そのため、法改正があった際も、特別な作業なしで法改正に対応できるケースも少なくありません。トラブルが起きた際もベンダーが対応するため、アップデート内容の確認など簡単な作業で保守が完了します。

パッケージ型

自社サーバーを利用するパッケージ型のERPは、クラウド型と比較すると保守作業が多いです。ハードウェアやネットワーク・ミドルウェア・アプリケーションといったシステムに関連するものすべてを自社内で保守しなければなりません。

定期的なメンテナンスや法改正時のアップデートといった作業も自社で対応しなければならず、高度な知識やスキルが必要です。

ERPの運用が失敗してしまう原因

企業がERPを導入することには、業務効率化や経営意思決定の迅速化など、さまざまなメリットがあります。しかし、ERPの運用が失敗してしまうケースも少なくありません。ここでは、その主な原因について、いくつか記載しています。

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導入をベンダーに丸投げする

ERPの導入は、システムの構築や運用などさまざまな工程を経る大規模なプロジェクトです。ベンダーに丸投げしてしまうと、自社の業務やニーズ理解の不十分さや、運用の責任が明確になっていないなどの理由で、運用に失敗する可能性があります。

運用に失敗すると、システムが十分に活用されなかったり、トラブルが発生したりするなど、さまざまなデメリットが生じます。ERPの導入を成功させるためには、ベンダーとユーザー企業が密に連携し、共同でプロジェクトを推進することが重要です。

ベンダーに丸投げせずに、自社の業務やニーズを十分に理解してもらった上で、運用の責任を明確にします。ユーザー企業が主体的にプロジェクトに参画することで、運用に失敗するリスクを低減できます。

経営者目線で導入を進めている

ERPの導入には、経営層と現場の担当者双方の協力が求められます。経営層は、経営目標を達成するためにERPを導入しますが、現場の業務やニーズが十分に理解されていないと、現場の担当者が操作しにくいシステムになってしまう可能性があります。

そのため、経営層と現場の担当者が十分にコミュニケーションを取り、理解を深めることが重要です。現場の業務やニーズを十分に反映したシステムを構築することで、運用に失敗するリスクを低減できます。

経営者目線で導入を進めてしまうと、現場の担当者の意見やニーズが十分に反映されず、運用に失敗するリスクが高まります。ERPの導入を成功させるためには、経営層と現場の担当者が協力してプロジェクトを推進することが重要です。

マスタデータ管理をできる人が少ない

マスタデータは企業の基幹となるデータのことです。マスタデータ管理ができる人が少なく、マスタデータが正確かつ最新の状態に保たれていない場合、システムの誤作動やデータの整合性の問題が発生する可能性があります。

マスタデータは、企業の基幹となるデータであるため、慎重かつ正確に管理しなければなりません。そのため、マスタデータを管理ができる人材の育成や外部委託により、運用に失敗するリスクを低減することができます。

運用・保守コストが負担になる

システムの運用・保守にはさまざまなコストがかかりますが、運用・保守コストが負担になると、運用に必要な人員や設備を十分に確保できず、運用に失敗する可能性があります。

運用・保守コストを削減するためには、運用・保守を外部委託したり、運用・保守の自動化を進めたりするなどの対策を検討しましょう。

ERPの運用を成功させるポイント

ERPシステムを導入しただけでは、その効果を十分に発揮することはできません。運用を適切に行うことで、ERPシステムの機能を最大限に活用し、企業の業務効率化やコスト削減、経営改善を実現することができます。

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導入の目的を明確にする

導入目的が明確になっていないと、システムの機能や性能が導入目的に合っていない、運用のコストや負担が大きすぎる、業務の効率化や生産性の向上が実現できないなどの問題が発生する可能性があります。

導入目的を明確にすることで、システムの機能や性能を導入目的に合わせて選択できます。導入目的や解決したい課題を明確にすることで、業務効率や生産性が向上するとともに、運用コストや負担の低減につながります。

自社に合った提供形態か確認する

ERPの提供形態には、クラウド型とパッケージ型の2種類があります。クラウド型とパッケージ型の違いはコストやカスタマイズ性、運用のしやすさなどです。

ERPの提供形態は、自社の規模・予算・業務内容などによって異なります。自社に合った提供形態を選ぶことで、運用コストを抑えて業務効率化を実現することができます。

クラウド型

クラウド型はインターネット経由で利用するERPのことで、初期費用が安く運用コストも低いため、小規模な企業や短期間でERPを導入したい企業に適しています。最新の機能がすぐに利用でき、メンテナンスやセキュリティの負担が少ないこともメリットです。

コストはおよそ月額数万円から数十万円程度で、初期費用は無料の場合もあれば、100万円程度かかる場合もあります。また、ユーザー数や利用する機能によって月額料金が変動する場合があります。

パッケージ型

パッケージ型ERPは、ベンダーが提供するシステムを自社に導入する仕組みです。初期費用や運用コストは高額ですが、カスタマイズ性が高いため、自社に合わせた運用が可能です。自社に適した形で導入できるため、業務効率化や生産性の向上を実現することができます。

およそのコストは、初期費用が数百万円から数千万円程度、月額料金が数万円から数十万円程度で、カスタマイズを行う場合には追加費用が発生します。大規模な企業や業務内容が複雑で、特定の機能にこだわりがある企業に適しています。

一部機能から徐々に利用を開始する

最初からすべての機能を導入するのではなく、一部の機能・業務範囲から利用を開始するスモールスタートを行いましょう。リスクを低減するだけでなく、要件定義を精査して運用コストを抑えることができ、運用に失敗しにくくなります。

業務の停滞や従業員の混乱などのリスクを軽減し、自社の業務に最適なシステムを構築することができます。運用コストを抑え、運用開始後の変更や撤退が容易になります。

拡張性の高いものを選ぶ

柔軟性・拡張性の高いERPを選ぶ理由は、ビジネス環境の変化や将来的なニーズに対応できるためです。新たな機能や業務要件に対応するため、容易にカスタマイズ・拡張することができ、ビジネス環境の変化にも柔軟に対応して、企業の成長を支えることができます。

また、将来的なニーズにも対応するために、カスタマイズや拡張を行うことも可能です。そのため、企業の成長に伴うニーズにも対応し、企業の継続的な発展を支えることができます。

従業員に周知・共有を行う

システムを導入する際には、従業員に対してシステムの目的やメリットを共有し、操作方法の研修を行うことが重要です。システムの目的やメリットを正しく共有することで、従業員はシステム導入の必要性を理解し、積極的に活用するようになります。

また、操作方法の研修の実施により、従業員はシステムを簡単に使いこなすことができ、システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。操作方法の研修では、順を追って操作方法の説明・実習を行うとともに、従業員の理解度を確認することが重要です。

まとめ

ERPの運用とは、ERPシステムを安定的に稼働させ、その効果を最大限に引き出すための活動です。ERPの運用を成功させるためには、経営層のコミットメント、従業員の理解と協力、継続的な改善の3つが重要です。

ERPは経営環境や業務の変化に合わせて改善していくことで、価値を最大限に引き出せます。ERPの運用を成功させることで、企業は業務の効率化や生産性の向上、意思決定の迅速化など、さまざまなメリットを享受することができます。