アイスブレイクに役立つオンライン商談ツールおすすめ4選｜選ぶポイントも解説

近年では珍しくないオンライン商談ですが、対面と違って相手の感情が読みにくいため、緊張を和らげる「アイスブレイク」の重要度が増しています。本記事では、オンライン商談の際のアイスブレイクに役立つオンライン商談ツールの紹介や、成功させるコツを解説します。

目次

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1. オンライン商談でもアイスブレイクは必要
2. オンライン商談でのアイスブレイクを成功させるコツ
3. オンライン商談でのアイスブレイクの注意点
4. オンライン商談ツールのプロフィール機能が便利
5. アイスブレイクに役立つオンライン商談ツールおすすめ4選
6. その他のオンライン商談ツールの選び方
7. まとめ

オンライン商談でもアイスブレイクは必要

オンライン商談でのアイスブレイクは、お互いの距離を縮めるための大切な時間です。最初にちょっとした会話を交わすことで、相手との信頼関係が生まれ、その後の話し合いもスムーズに進みやすくなります。

ここでは、オンライン商談でのアイスブレイクの概要と重要性について詳しく説明します。

そもそもアイスブレイクとは

アイスブレイクは、話し相手との緊張状態を和らげ、会話をしやすくするためのコミュニケーション術です。最初の硬い空気を和らげて、リラックスした状態で会話を始められるよう、共通の話題や興味のあることについて軽く話すことから始めます。

ビジネスの打ち合わせや、セミナー、交流会など、人と人が出会う場面で活用でき、お互いを知るきっかけづくりに役立ちます。

アイスブレイクの重要性

アイスブレイクは、相手との良い関係づくりの第一歩として、大切な役割を果たします。特にオンラインでは、表情やしぐさが分かりづらいため、最初の会話でいかに打ち解けられるかが重要です。

上手にアイスブレイクを活用することで、お互いの距離が自然と近くなり、リラックスした雰囲気で話を進められるようになります。なぜアイスブレイクが大切なのか、詳しく見ていきましょう。

お互いにリラックスする

オンライン商談では、最初の雑談で和やかな雰囲気をつくることが大切です。画面越しのやり取りは、直接会って話すときと異なり、相手の表情や反応が分かりづらいものです。

そこで、ちょっとした会話で緊張をほぐし、お互いに打ち解けることで、自然体で話せる関係が生まれてきます。リラックスした雰囲気のなかでは、思っていることを素直に伝え合えるので、その後の話し合いもスムーズに進みやすくなります。

相手の本音を引き出す

アイスブレイクを通じて和やかな雰囲気をつくることで、相手の警戒心が自然とほぐれ、心を開いてくれやすくなります。ちょっとした会話を重ねることで、お互いの距離が縮まり、信頼関係も生まれていきます。

また、相手が安心して話せる環境があれば、本音や困りごとも共有しやすくなるものです。最初の雑談で相手の緊張をうまくほぐすことができれば、その後の商談でも率直な意見交換ができ、より良い話し合いにつながっていきます。

オンライン商談でのアイスブレイクを成功させるコツ

オンライン商談でのアイスブレイクを成功させるためには、いくつかの重要なコツがあります。ここでは、効果的なアイスブレイクのための基本的なアプローチを紹介します。

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名刺交換がない代わりに自己紹介をする

オンライン商談では、名刺交換のような直接のやり取りがないので、まずは自己紹介で自身について分かりやすく伝えましょう。お互いにどんな経験や専門分野を持っているのかが分かれば、共通の話題も見つけやすく、自然と打ち解けやすくなります。

自己紹介では「初めまして」などの挨拶とともに、名前、会社名や所属部署、役職、そして担当業務などを簡単に伝えましょう。そして、相手に質問をするのもおすすめです。

例えば、相手の経験や興味のあることについて、さりげなく尋ねてみると、会話が自然と広がっていきます。

オンラインでは結論から話す

オンライン商談でのアイスブレイクを上手く進めるには、伝えたいことを最初に話すのがおすすめです。要点を先に伝えることで、相手も話の内容をつかみやすく、興味を持って聞いてもらいやすくなります。

特にオンラインの場合は、時間に限りがあることも多いので、結論から話し始めると、その後の会話もスムーズに進みやすいです。大事なポイントを押さえた上で、必要な部分を掘り下げていく形が効果的です。

結論からスタートし、詳しい説明に入ることで、限られた時間でも充実した話し合いができるでしょう。

相手の情報などを事前にリサーチする

アイスブレイクを上手に進めるには、事前に相手のことをリサーチしておくと良いでしょう。例えば、会社の最近の話題や、業界の動きなどをチェックしておくと、会話のきっかけづくりに役立ちます。

このような下準備をしておくと、相手の興味のありそうな話題で質問ができ、「自分のことを理解しようとしてくれている」という印象を与えることができます。お互いの共通点が見つかれば、自然と話も弾みやすくなります。

心理テクニックを使用する

オンライン商談でのアイスブレイクは、心理テクニックを取り入れるのも効果的です。例えば「ミラーリング」は相手の言葉遣いや仕草をさりげなく真似ることで、不思議と親近感が生まれやすくなる方法です。

また「返報性の法則」は相手に何か価値を提供すると、相手も何かを返そうとする心理です。これを利用して、まずは自分から相手に役立つ情報を提供してみましょう。そうすると、相手も自然と情報を共有してくれやすくなり、お互いの理解が深まっていきます。

「両面提示の法則」は、商品やサービスのメリットだけでなく、デメリットも率直に伝えることです。良い面だけでなく、気をつけるべき点についても正直に伝えることで、かえって信頼関係が築きやすくなります。

これらの心理テクニックを使うことで、オンライン商談でのアイスブレイクを成功させ、その後の商談もスムーズに進みやすくなるでしょう。

BGMを流す

オンライン商談でBGMを流すと、リラックスした雰囲気を作り、会話をスムーズに進める効果があります。特にビデオ通話で無音の時間があるときなど、BGMがあることで自然な空気感が生まれやすくなります。

ただし、BGM選びは慎重に行いましょう。落ち着いた曲を選び、音量は会話の邪魔にならない程度に抑えめにするのがコツです。あくまでも会話が主役で、音楽は脇役として雰囲気づくりをサポートする程度が良いでしょう。

オンライン商談で話すネタを用意する

オンライン商談を実施する際は、事前に話すネタを用意しておきましょう。アイスブレイクのネタを考えておくと、相手との共通点を見つけやすく、打ち解けた雰囲気を作りやすくなります。以下、オンライン商談で使えるアイスブレイクのネタを紹介します。

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相手の会社の取り組み

Webサイトやニュースリリース、SNSなどで事前に相手企業の最近の取り組みをリサーチしておき、「御社の〇〇という取り組みに興味を持ちました」と切り出すのも効果的です。

例えば、新しいサービスのリリースや、SDGsへの取り組み、受賞歴などについて触れることで、相手は自社の話をしやすくなります。また、その話題から相手企業の課題や方向性も自然と見えてくるため、本題への良い導入にもなります。

ただし、表面的な理解で決めつけるような発言は避け、「詳しく教えていただけますか」といった姿勢で臨むことが重要です。

相手の背景や小物

オンライン商談での会話のきっかけとして、画面に映る相手の背景や小物について触れてみるのもおすすめです。背景に置かれた観葉植物や本棚、デスクの上の小物など、相手の趣味や関心事が自然と映り込んでいることも多いものです。

背景や小物に関する何気ない一言から会話を広げることで、相手との距離が縮まり、打ち解けた雰囲気で会話を始められます。

ただし、プライベートな空間を覗き見るような質問は避け、相手のプライバシーには十分配慮するようにしましょう。さりげなく関心を示し、相手が話したい範囲で会話を展開していくのがポイントです。

時事ネタ

時事的な話題は、お互いの関心を引き出し、会話を自然に広げるきっかけになります。例えば、最近のビジネストレンドや経済の動き、新しい技術の話題、話題のイベントなどについて触れることで、相手と興味を分かち合えることも多いです。

ただし、取り上げる話題は慎重に選び、特に政治的な内容や賛否の分かれるような話題については、相手の立場や心地よさに配慮しながら進めることが大切です。

季節や天気

季節の変化や天気に関する話題は、誰もが気軽に参加できる会話のきっかけになります。「今日は良いお天気ですね」「もう秋らしくなってきましたね」といった何気ない一言から、自然な流れで会話を始められるでしょう。

また、その季節ならではの楽しみ方についても話が広がりやすいです。たとえば、夏ならばアウトドア活動やバーベキュー、冬ならばスキーやクリスマスに関する会話を通じて、親しみを感じ、より良い関係づくりにつながっていきます。

休日の過ごし方

誰もが経験のある身近な話題として、休日の過ごし方は有効なアイスブレイクの材料となります。「最近、休日はどのように過ごされていますか？」と質問することで、相手のプライベートな一面に触れることができ、会話が自然と弾みやすくなります。

また、共通の趣味や関心事が見つかれば、そこから親近感も生まれます。ただし、あまり詳しく立ち入りすぎないよう注意が必要です。自身の休日の過ごし方も簡単に話せる程度に用意しておくと、会話のキャッチボールがスムーズになります。

商談相手の地域

年齢関係なく自身の地元の話題は盛り上がるため、商談相手のオフィスがある場所など、地域の話題をアイスブレイクに利用するのがおすすめです。全国的に人気のテーマパークやグルメなど、地域の話題は広げやすくもあります。

ただし、商談相手が法人ではない場合、ピンポイントすぎる地域の話題は不信感を与える可能性があるため、プライバシーの配慮が必要です。

BGMを流す

BGMを流すことは、対話をリラックスさせ、雰囲気を整えるための効果的な手法です。BGMは無声のビデオ通話やチャットの際に、相手との間に感情的な繋がりや共感を促進するのに役立ちます。

選曲には慎重に注意し、商談の性格や相手の好みに合ったBGMを選び、過度に派手な曲は避けましょう。音量は会話を妨げないように調整し、BGMは背景で流れ、会話を主役とすることが大切です。

オンライン商談でのアイスブレイクの注意点

オンライン商談においてアイスブレイクは、その後の話し合いを和やかに進めるために重要ですが、注意点も存在します。オンラインでは、相手の反応が分かりづらいこともあるので、慎重に進めていくのがおすすめです。以下、注意点について解説します。

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アイスブレイクが不要な場合がある

オンライン商談において、アイスブレイクが必ずしも適切でないケースもあります。たとえば、相手が時間のない重要な用件を抱えている場合や、既に親しい間柄であれば、アイスブレイクは省略しても良いでしょう。

アイスブレイクを取り入れるかどうかは、状況や相手との関係性をよく考えて判断することが大切です。むしろ、すぐに本題に入った方が、スムーズに話が進むこともあります。

ラポールスキルが必要

ラポールスキルとは、相手との信頼関係を築く能力のことで、このスキルが高い人は、誰とでもすぐに打ち解けるのが得意です。商談では信頼関係が何よりも大切なので、対面でもオンラインでも、ラポールスキルは欠かせません。

特にオンライン商談では、画面越しでのコミュニケーションとなるため、対面以上に高いラポールスキルが求められます。

キャリブレーション

ラポールスキルを磨く上で大切なのが、相手の言葉だけでなく、表情やしぐさから気持ちを感じ取る「キャリブレーション」という能力です。これは相手の様子を繊細に読み取り、その場に合わせて自分の対応を調整していく技術といえます。

例えば、相手が「ありがとう」と言った時、その声の調子や表情、身振りから、本当に喜んでいるのかを感じ取ることができれば、それがキャリブレーションの一つといえます。

特にオンライン商談では、「和やかに会話は進んでいるものの、そろそろ本題に入りたい様子」といった相手の微妙な心境の変化を察知できると、より スムーズな進行につながります。

手短に終わらせる

アイスブレイクは緊張をほぐす目的で行うため、手短に済ませるのが基本です。商談をスムーズに進めるための準備なので、あまり時間をかけすぎない方が良いでしょう。

特にオンライン商談では、画面越しの対話が続くことで疲れやすくなります。長すぎるアイスブレイクが原因で集中力を切らしてしまっては本末転倒です。そのため、商談の冒頭では軽めの会話で場の雰囲気を整えつつ、さりげなく本題へと移行できるよう心がけましょう。

商談後に行うことも効果的

オンライン商談でのアイスブレイクは、商談前の緊張をほぐす効果がありますが、商談後にも有効な場合があります。商談後に少し雑談をすることで、お互いリラックスして、気軽に日常の話題を楽しめる余裕が生まれます。

商談の最中に雑談を挟みすぎてしまうと、話の流れが途切れてしまう可能性があるため、まずは本題をしっかりと進めることを意識しましょう。商談自体は効率的に進めて重要な点をしっかり押さえた上で、商談後に雑談を楽しむのがおすすめです。

雑談は商談後に行う

オンライン商談におけるアイスブレイクは、緊張感をほぐすために商談前に行われますが、商談後においても有効な場合もあります。商談後に雑談を行うことで、お互いがリラックスし、気軽に日常の話題を楽しむ余裕が生まれます。

商談中に雑談を挟むと商談が間延びし、効果的なコミュニケーションが難しくなる可能性があります。したがって、商談自体を効率的に進行させ、重要なポイントをカバーした後に、商談後の雑談を楽しむことがお互いにとってプラスとなるでしょう。

礼節を守る

対話が盛り上がったとしても、相手に対する尊重と礼儀を忘れてはいけません。軽い冗談やユーモアはコミュニケーションを円滑にする上で効果的ですが、相手の気持ちや価値観を尊重することが大切です。

軽い気持ちでの一言が、思わぬ形で相手の不快感につながったり、信頼関係を損ねたりすることもあるため、言葉選びには気を配りましょう。

また、打ち解けた会話の中でも、相手のプライベートな話題には慎重にアプローチするのが望ましいです。礼儀正しさは信頼を築き、円滑なコミュニケーションを支える基盤となります。

対立するネタは避ける

アイスブレイクの際に特に避けるべきなのは、意見が対立しやすい話題です。宗教・政治・スポーツなどは人によって考え方が大きく異なるので、議論になってしまう可能性があります。

商談では、お互いが心地よく話せる雰囲気づくりが大切であり、相手の大切にしている価値観や信念に関わる話題には、十分な配慮が必要です。

代わりに、共通の興味を共有できるトピックや軽い話題を選ぶことで、自然と和やかな雰囲気が生まれ、より良い関係づくりにつながっていくでしょう。

オンライン商談ツールのプロフィール機能が便利

オンライン商談ツールは、ビジネスコミュニケーションや仕事の効率化に役立つプラットフォームです。ビデオ通話・チャット・ファイル共有・画面共有といった機能を使って、遠くにいる相手ともスムーズにやり取りできます。

特にプロフィール機能は便利で、自分の情報を登録して相手に公開できるので、初めての相手との商談もスムーズになります。

例えば、プロフィールを見ることで相手の経歴や専門分野が分かり、スケジュール機能と組み合わせることで、打ち合わせの日程調整もスムーズに進められます。

また、お互いの得意分野や経験が分かることで、より深い専門的な対話も可能になります。ビジネスの成果を高める上で、とても心強いツールと言えるでしょう。

アイスブレイクに役立つオンライン商談ツールおすすめ4選

その他のオンライン商談ツールの選び方

オンライン商談ツールを選ぶ際は、以下に掲載しているポイントを考慮し、自社ニーズに合致したツールを選定しましょう。「重要な3つのポイント」「その他の比較ポイント」の項目に分けて紹介しているため、ツールを選定する際は参考にしてください。

【重要な3つのポイント】

1. 接続方式を確認
2. 通話方法を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. 料金体系を確認
3. 商談以外にも利用できるか
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制は充実しているか

まとめ

アイスブレイクは、商談の始まりに場の緊張を和らげ、相手との信頼関係を築くためのコミュニケーション方法です。相手の背景にあるものや共通の趣味などについて話すことで、お互いリラックスして話しやすくなります。

ただし、プライベートな話題に触れる時は、相手の気持ちを考えて、心地よい雰囲気を保つことが大切です。政治や宗教など、意見が対立しやすい話題は避けるようにしましょう。

オンライン商談ツールには、ビデオ通話やチャット、資料共有など便利な機能が揃っています。特にプロフィール機能を活用すると、お互いの経歴や専門分野が分かり、アイスブレイクを通じてより深い対話につながるでしょう。