在庫管理を自動化させる方法｜必要性・メリット・注意点を解説

在庫管理の自動化とは、手動で行っている業務に関して、AIやシステムを用いて自動で行う仕組みのことです。本記事では、在庫管理の自動化が必要な理由や自動化するメリット、在庫管理を自動化する方法・自動化させる際の注意点について解説します。

目次

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1. 在庫管理の自動化とは
2. 在庫管理を自動化するメリット
3. 在庫管理を自動化させる方法
4. 在庫管理を自動化させる際の注意点
5. まとめ

在庫管理の自動化とは

在庫管理の自動化とは、AIやシステムを用いて在庫の管理業務を自動で行うことです。人間が目視で確認し、手動で入力する日々の入庫・出庫の管理や、発注・棚卸などの業務を自動化します。

人手を削減しながらミスの少ない在庫管理を行えるため、需要を考慮した適正な在庫を保てます。現代の企業においては、在庫管理業務の自動化がより一般的な流れとなっています。

在庫管理の自動化が必要な理由

従来の手作業による在庫管理は、目視で在庫を確認して製品の入出庫の情報を記録し、紙の在庫管理表やExcelに入力する作業が中心でした。このようなアナログ管理では、人力が中心の作業となるため、人的ミスがどうしても避けられない問題があります。

また、在庫管理のための人件費が余計に発生してしまう点もデメリットです。しかし、在庫管理の自動化を取り入れると、さまざまなデメリットを解消できます。

従来の在庫管理の方法

Excelやかんばん方式といった在庫管理方法を採用する企業も多いですが、これらの方法には課題も生じやすく、作業を行うには限界があります。以下では、Excelとかんばん方式による在庫管理の方法について解説します。

Excel

Excelは最も一般的な在庫管理の方法で、多くの企業で採用されています。紙媒体での管理よりも作業を効率化でき、在庫管理に特化したシステムを導入するよりもコストを抑えられる点がメリットです。

ただし、Excelは複数人で同時に編集することが難しく、データ量が増えるとファイルが重くなりやすいデメリットがあります。そのため、扱う在庫数が多いと管理が煩雑になり、ファイルが破損する恐れもあるため、大規模な在庫管理には不向きと言えます。

かんばん方式

かんばん方式とは、商品名や品番、数量といった在庫情報をカードやラベルに記載して管理する手法です。出荷したタイミングでかんばんを外すことで、必要なものを必要な分だけ発注・補充できるため、無駄な作業を減らしたり、在庫過多を防げます。

ただし、かんばん方式は常に最小限の在庫を維持するため、在庫欠品のリスクがあります。例えば、突発的に注文が増えてもすぐには対応できない可能性が高く、在庫に余裕がなくなると現場の負担が大きくなりやすい点が課題です。

在庫管理を自動化するメリット

在庫管理の自動化を検討している場合は、まず従来の在庫管理と比べてどのようなメリットがあるかを知ることが大事です。ここでは、在庫を自動的に管理するシステムを活用した場合のメリットを5項目に分けて解説します。

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作業効率が上がる

在庫管理の全行程や一部を手作業で行うと、作業員が倉庫まで移動する場合や目視で在庫チェックをする際に、手間と時間がかかります。また、従来のアナログな在庫管理では発注業務も必要となり、担当者間の連携において時間と労力を要します。

しかし、在庫管理システムを取り入れることで、これらの作業がすべて自動化されます。従来の在庫管理と比較して、作業効率が向上する点も大きなメリットです。

人材不足に対応できる

在庫管理の自動化により、今まで手作業で負荷となっていた業務を削減し、少ない人員でも在庫の管理が可能です。そのため、多くの企業が抱えている人手不足の解消に貢献します。

また、人的ミスが生じやすい管理業務において、担当者のストレス軽減にも期待できます。在庫管理の自動化で残業時間が減れば、離職率の低下にもつながるでしょう。

さらに、在庫管理者が退職する場合にも、自動在庫管理システムを使用していると、引き継ぎ業務の効率化を図れます。

コストを削減できる

人によるアナログの在庫管理を行っていると、人件費だけでなく物流費などの費用が発生します。しかし、在庫管理の自動化を取り入れると、自動管理による適正な在庫保持が実現します。

また、過剰在庫を防止しながら倉庫の余分なスペースを作り出さず、維持費や管理費などの削減にも期待できます。ただし、システムの導入費や運用費は発生するため注意が必要です。

データ分析・活用ができる

在庫管理を自動化すると、さまざまなデータを分析して活用できます。例えば、システムから過去の出荷状況や売上実績などをデータ化して分析すれば、今後の経営戦略に活用可能です。

また、在庫管理の自動化は、担当者が簡単に在庫管理を行えるだけでなく、作業工程や棚卸のリアルタイムな状況把握を含め、品質管理における見える化も実現します。その結果、各作業の無駄が少なくなり、目視では見つけられなかった問題も簡単に把握できます。

さらに、生産率の向上や時間の無駄を省けることで、コストの削減にもつながります。

顧客満足度を上げられる

在庫管理を自動化し、常に適正な在庫を確保できると、顧客が必要とする商品を正確かつ迅速に届けられます。顧客が求める商品やサービスを素早く提供できると、機会損失のリスクも低減されます。

また、発注と商品管理などに関する一連の業務をよりスムーズに遂行できるようになり、無駄のない運営と商品管理・顧客管理に繋がります。顧客満足度が向上することで、リピーターの獲得にも期待でき、将来的な売上増加も見込めます。

在庫管理を自動化させる方法

在庫管理を自動化する際に、どのシステムを自社に取り入れるべきか分からないという担当者も多いでしょう。在庫管理の自動化には、主にAIや在庫管理システムなど6つの方法があります。ここでは、それぞれの方法のメリットとデメリットについて説明します。

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AI

近年増加しているのが、AIによる在庫管理の導入です。AI（人工知能）を活用した在庫管理は、過去の在庫情報を分析して需要予測が行えます。また、常に正確な在庫の把握ができ、余分な在庫を抱えるリスク軽減にもつながります。

一方、AIが搭載されたシステムは導入コストと運用コストが高く、既存システムとの連携がしづらい場合があります。AIは過去データを用いて予測する仕組みのため、最初に自社の在庫管理について学習させる必要があり、初期設定に時間と手間がかかります。

RFID

RFIDとは「Radio Frequency Identification」の略称で、電波を使ってICチップにある情報を読み込んだり、内容を書き換えたりするシステムです。ICチップからの読み取りは非接触でも行え、距離が離れていても一度に複数のタグを読み込めます。

RFIDは、バーコードを用いて管理するよりも作業時間が短いメリットがあります。箱の外側からやタグに汚れが付着している場合でも情報を読み取ることができ、高所などある程度離れている場所でも対応できるため、業務の効率化や安全性の確保に繋がります。

ただし、RFIDは電波受信によってタグを読み取る仕組みのため、電波が悪い環境下では情報が読み取れないケースがあります。また、金属などの電波を吸収する物質が多い場所や、水分が多い商品の場合は、読み込みが難しくなる点にも注意が必要です。

重量計

在庫管理における重量計とは、重さを利用して在庫を管理するシステムです。重量計は在庫数と重量が紐付けされていて、重さを測ることで自動的に在庫数が計算される仕組みです。重さは定期的に計測され、システムにはリアルタイムで数量が反映されます。

重量計は作業の手間がほとんど必要なく、大量の在庫がある場合も簡単に作業が完了し、正確な在庫管理によって棚卸業務も行わずに済みます。

一方、重量計による在庫管理はインターネットを用いるため、ネットワークが切断した場合や故障で機能不全となった際には、在庫管理ができなくなる恐れがあります。また、装置が故障した場合を想定し、他の管理方法も事前に準備しておくなどの工夫も必要です。

画像認識システム

画像認識システムは、カメラで撮った画像から在庫数や種類などを判別して、在庫管理を行う方法です。遠隔操作によるカメラの活用で、在庫の種類や数を確認できるだけでなく、撮影された画像のデータ記録も行えます。

また、画像認識システムは、IoTアプリケーションやカメラと在庫情報の連携もできます。これにより、倉庫の保管棚から商品が移動した際にカメラが感知し、在庫変更を記録するといった運用も可能です。

しかし、導入時には設置工事が必要となり、カメラを購入する費用も発生します。また、画像で管理する仕組みのため、カメラに映る範囲が限定される場合があるため、在庫商品がカメラに映るような配置が必要になる点も留意しましょう。

在庫管理システム

在庫管理システムとは、倉庫内の在庫情報を管理するシステムのことです。企業においては、現在どのくらいの在庫があるかなどの管理だけでなく、品質管理も求められます。その際は品質の維持だけでなく、製造年月日や材料情報などの管理も必要です。

在庫管理システムを導入すれば、在庫情報や在庫を管理する上で欠かせないデータ管理が簡単に行えます。在庫の不足や余分な在庫を抱えるなどの問題も減少し、常に正確な在庫管理が可能です。

しかし、在庫管理システムは、初期に費用が発生する点がデメリットといえます。また、今までの管理体制からの変更作業も必要となり、一定の手間と時間がかかります。 

在庫管理アプリ

在庫管理アプリとは、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末を用いて、在庫管理を行えるアプリケーションのことです。在庫管理アプリの活用により、場所や時間を問わず在庫状況を確認できるため、複数拠点に倉庫がある場合にも適しています。

また、直感的かつ簡単に操作できるため、効率的に在庫管理ができ、従業員の研修時間の短縮化にも貢献します。ただし、アプリ向けに機能が制限されている場合や、端末のアップデートや不具合によってアプリが使えなくなる恐れがある点に注意しましょう。

在庫管理を自動化させる際の注意点

在庫管理を自動化させる際は、いくつかの準備と合わせて確認しておきたい注意点も存在します。ここでは、在庫管理を運用する際に注意したいポイントについて、6つの項目を解説します。

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在庫整理

在庫管理を自動化する際は、まず在庫整理を行いましょう。これによって、在庫数や品目の数値を把握でき、詳細な在庫データの作成が可能です。

また、保管場所に番号を割り当てる採番のルールを決めておくと、番号の重複などで起こるシステムエラーを防げます。正確な在庫管理の自動化に向けた事前準備として、既存在庫の整理が非常に重要です。

セキュリティ対策

在庫管理の自動化システムを選ぶ際には、セキュリティ面での体制が十分であるかも確認しましょう。システムでは、在庫情報だけでなく顧客情報を扱う場合もあり、悪意のある第三者によって改ざんや情報漏洩が発生することも考えられます。

特にクラウド型のシステムを導入する場合、セキュリティ対策はベンダーに依存するため、しっかり確認することが大切です。場合によっては、サーバーやソフトウェア、その他のハードウェアなどを準備し、環境を自社で整えなければならないケースも考えられます。

運用体制

在庫管理の自動化システムを導入する場合、自社の運用体制を整えなければなりません。例えば、導入前には、既存の管理システムとの連携が可能かどうかを確認し、必要であれば事前に操作マニュアルを作成したり、運用方法の説明会を開くなどの準備を行いましょう。

また、在庫管理のプロセスが変更する場合も想定しながら、部署ごと・担当者ごとに運用体制を整えることも大事です。

適合した仕組み

在庫管理の自動化に向けた仕組みは、自社の運用方法やニーズに適合していなければなりません。例えば、在庫管理システムの導入を検討する場合、企業のビジネス規模・業種業態ごとに適したシステムは異なります。

主に、利用者数や取引先の数、在庫管理に関わるデータ数によって、適合性は大きく変化します。そのため、自社における在庫管理の効率化を意識しながら、競争力の強化につなげられるような仕組みの選定が重要です。

カスタマイズ性

自社に適した仕組みの選定と合わせて、どのようなカスタマイズが可能であるかも確認しましょう。これは、企業ごとに取り扱う商品が異なり、部品数・商品棚数などを網羅した自社独自の在庫管理が必要となることが多いためです。

在庫管理業務で必要とされる機能や項目は、業界特有のものが多いことが考えられます。したがって、ほぼすべての在庫管理業務を自動化させるなら、カスタマイズ性に優れた仕組みを選定するのがおすすめです。

担当者のトレーニング

自動化ツールを利用する際には、最初に担当者や従業員に対する操作方法のトレーニングが必要です。特定の担当者しか操作できない事態を避けるため、社内で運用の流れを構築しておきましょう。

また、システムの導入時には、人材不足や人材育成に対応するため、サポート体制が手厚い在庫管理サービスを選ぶことも重要です。運用のサポート体制の手厚いサービスを選ぶと、在庫管理の専門性が高い従業員が不足している場合でも、迅速な対応に期待できます。

まとめ

在庫管理の自動化とは、今まで手動で行っていた在庫管理業務とは違い、システムを用いて自動化する仕組みのことです。在庫管理を自動化することで作業効率が上がり、人材不足にも対応できるメリットがあります。

また、在庫データや仕入れデータなどを記録することで分析ができ、データの活用によって売上アップにも貢献します。さらに、迅速な商品配達や常に必要数を不足させない在庫管理を徹底すれば、顧客満足度の向上にもつながります。

在庫管理の自動化システムには、さまざまなタイプがあります。自社に必要な機能が搭載されているだけでなく、運用コストなども考慮しながら、自社に適した在庫管理システムを導入しましょう。