リアルタイムな在庫管理の必要性｜効果的な方法やメリットを解説

在庫管理をリアルタイムで行うことで、不要な業務やコストを削減できるなどのメリットが得られます。本記事では、リアルタイムな在庫管理が必要な理由や、実在庫と理論在庫が合わなくなる理由を解説し、リアルタイムな在庫管理を行う方法を詳しく紹介します。

目次

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1. リアルタイムな在庫管理が必要な理由
2. 在庫管理で重要な「実在庫」と「理論在庫」
3. 在庫管理の課題は「実在庫と理論在庫の不一致」
4. 実在庫と理論在庫が合わなくなる理由
5. 在庫データを正しく把握するのに効果的な方法
6. リアルタイムな在庫管理を行うメリット
7. リアルタイムな在庫管理の実現において注意したい点
8. まとめ

リアルタイムな在庫管理が必要な理由

在庫管理とは、顧客の需要に応じて必要な商品を供給できるように、適切な量や状態で保存・整理しておく作業です。在庫には完成した商品はもちろん、製造するための材料や部品なども含まれます。

また、在庫管理はリアルタイムで行うことで、その効果を最大限に発揮することができるとされています。それは、在庫の把握に時間的な誤差が生じるほど、商品や材料が余ったり、逆に足りなくなったりといったことが起こるリスクが高まってしまうからです。

特に、食品業などの業種においては、受注した商品や材料をその日のうちに出荷するのが常です。流通のサイクルに合わせて、在庫も都度正確に把握しておく必要があります。

商品を過不足なく提供するためのリアルタイムでの在庫管理は、企業の利益を上げるうえでも欠かせない大切な要素です。

在庫管理で重要な「実在庫」と「理論在庫」

在庫管理を行う上で理解しておきたい概念が「実在庫」と「理論在庫」です。在庫管理をリアルタイムに行うには、実在庫と理論在庫の差異をなくすことが大切です。まずは、2つの概念について解説します。

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実在庫とは

実在庫とは、倉庫などの保管場所において実際に確認できた在庫数を指します。動きのあった商品などに対して日常的に行われるものと、定期的にすべての品を確認する棚卸作業があります。

確認方法としては、決まった個数が入った品は袋や箱単位で、バラの商品・部品については1つずつ数えていくことが多いです。

理論在庫とは

理論在庫とは、実際の在庫数とは別に帳簿やシステム上に記載されている数字のことです。主に商品・材料の入出荷伝票をもとに計算したもので、企業によっては「伝票在庫」や「帳簿在庫」とも呼ばれています。

例えば、帳簿・システム上に「入荷200個、出荷170個」というデータがある場合、理論在庫は30個になります。

在庫管理の課題は「実在庫と理論在庫の不一致」

実在庫と理論在庫は、本来であれば数が一致するはずです。しかし、実際には2つの数値が一致しないケースがよく発生してしまいます。

実在庫と理論在庫が一致しないと、「帳簿を見て在庫が足りると思ったのに、実は十分な在庫がなかった」というトラブルが発生します。その結果、顧客にも迷惑をかけてしまうことにもつながります。

取引や倉庫での作業において、理論在庫の更新と実在庫の更新に時間差が発生することがありますが、できるだけリアルタイムに一致するように管理しておかないと、次第にその差が大きくなって重大なトラブルを招いてしまいます。

実在庫と理論在庫が合わなくなる理由

在庫管理を行っているのにも関わらず、実在庫と理論在庫とが合わないといった事態に発展するのには必ず理由があります。例えば、仕入れ先のミスや入荷作業・保管中・出荷作業でのミス、反映漏れなどです。これらの理由について、1つずつ解説します。

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仕入れ先のミス

実在庫と理論在庫に差異が生じる要因の1つに、仕入れ先のミスが挙げられます。商品や材料の仕入れを行う際、発注したのとは異なる数が送られてくる場合が考えられますが、気づかずに放置してしまうと数にズレが発生します。

そのため、注文した商品・材料を受け取る際は、注文書・納品書と照らし合わせて、なるべく早急に確認するようにしましょう。仮に間違いを見つけた場合は、仕入れ先へ問い合わせをするなど、すぐに対処することが重要です。

入荷作業ミス

実在庫と理論在庫の相違は、入荷・入庫作業時のミスから起こる場合もあります。商品・材料を保管場所へ入荷する際に数を数え間違えたり、伝票への記載ミスが発生してしまったりといった事例です。

入荷すべき棚を間違えてしまうと他の商品と交ざってしまい、在庫を数え間違いやすくなるため、各品を決められたスペースへ確実に納められるような工夫が必要です。

また、入庫作業のみに気をとられて、入荷伝票を切り忘れるといったケースも考えられます。このようなミスをなくすには、従業員同士で協力・確認しあいながら作業を行うことが大切です。

保管ミス

商品・材料の保管中に、ミスやトラブルが起こることもあります。例えば、棚から落ちて破損させたり、保存方法を誤って商品や材料を使えなくしてしまったりするケースです。

さらに、品物の取り出しや保管スペースの不足などで一時的に品物を移動させ、その後もとに戻されていなかったといったミスも考えられます。注意喚起・対策を行うのは前提として、万が一の場合は破損などで処分した品数を把握・記録しておくことが大切です。

また、盗難によって従業員も気づかないうちに商品が減ってしまう可能性もあります。そのため、外部からの不法侵入を防ぐのはもちろん、内部不正が起こらないように複数の従業員で在庫管理を共有するなど、セキュリティ強化に努めましょう。

棚卸ミス

棚卸では、実際に倉庫にある在庫を目視と手作業による数量確認で、帳簿との整合性を記録していきます。人的な作業のみで行う場合、数量のカウントミスが生じやすく、見落としや重複によって実在庫との差異が発生します。

さらに、商品コードが似ている別商品や不良品・保留品を誤ってカウントしてしまうと、実際とは違った数が記録されてしまいます。棚卸は作業者の負担が大きく、期限までに行わなければならない焦りからミスが生じやすいのも課題です。

セキュリティ管理のミス

セキュリティ管理とは、在庫が不正に持ち出されないようにするための管理・監視体制のことを指します。これにミスがあると、帳簿上では存在しているのに実際には存在しないという状態が生まれてしまいます。

主に、盗難、無許可での持ち出しや使用、廃棄または返品の処理漏れによって起こる事例です。セキュリティ管理にミスが生じる原因には、出入口の監視体制が甘い、倉庫や棚へのアクセス権限がない、社内ルールが曖昧で周知されてないなどが挙げられます。

会社の内部だけでなく、外部・第三者による持ち出しの危険性も考慮しながら、監視体制の強化、ログ記録の利用、アクセス権の管理などを行うことが重要です。

出荷作業ミス

入荷時と同様、出荷時にも移動する商品・材料の種類・数を確認します。その際、数え間違いや伝票への記載ミス、誤出荷といった原因で実在庫と理論在庫が合わなくなることがあります。特に、形が似た別種類の品と混同しないように注意が必要です。

出荷する商品・材料を整えたら、今度は倉庫へ残った商品・材料の確認を行います。また、出荷伝票を確実に処理するようにしましょう。

反映漏れ

在庫を破棄した際の記録漏れや入出荷時の伝票の切り忘れに加えて、メモや伝票作成までは行ったものの、帳簿への記載やシステムへのデータ入力がされていないこともあります。

理論在庫は帳簿やシステムデータで確認することが多いため、伝票を切っただけでは実在庫との間に差異があるように見えてしまう場合も考えられます。このようなデータの反映漏れがないよう、最後までしっかり処理を行いましょう。

在庫データを正しく把握するのに効果的な方法

実在庫と理論在庫の差異をなくすためには、ミスを防止する意識も大切ですが、より効果的な方法として「バーコードの活用」や「在庫管理システムの導入」による在庫データ管理の改革が挙げられます。

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バーコード等の活用

在庫管理を手作業・手入力でこなしている企業は現在も少なくありませんが、これをリアルタイムで行うのはなかなか難しいことです。ミスも発生しやすく、効果的な方法とはいえません。

そこで、リアルタイムな在庫管理を実現するために作業のデジタル化を進める企業が増えています。具体的には、品物や保管棚に添付されているバーコード、またはQRコードをハンディターミナルで読み取ることで、手入力をなくすといった方法が挙げられます。

その結果、作業が効率的になり、計算間違いなどのミスも減らすことができます。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムを導入すれば、在庫データの管理がより効果的に行えます。在庫管理システムは、企業が抱える商品や材料の在庫について、その数や保管場所、状態などを適切に把握・管理するためのシステムです。

Excelなどのソフトを使用して、在庫管理のための表を作成することもできますが、その場合は在庫の変動がある度に手入力が必要です。一方、在庫管理システムでは、バーコードなどの情報からデータを自動的に更新することができます。

また、在庫管理システムであれば伝票もタブレットなどを使って電子化することが可能です。中には、ECサイトのカートと連携し、店舗の在庫数を自動更新できる機能を持ったものなどもあり、ネットショップを展開する事業主と数多くの企業から重宝されています。

その他、各システムごとに扱う品物の種類や業種・業界に合わせた機能が多数用意されており、導入しやすい価格帯のものも増えています。製造業をはじめ、倉庫業や小売業などのあらゆる業種で導入が進んでいるシステムです。

リアルタイムな在庫管理を行うメリット

在庫管理をリアルタイムで行うことで、過剰在庫や欠品を減らせるなど、さまざまなメリットが得られます。ここでは、リアルタイムな在庫管理を行うメリットについて解説します。

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過剰在庫・欠品を減らせる

在庫管理に時間的なラグが生じるほど、実際の在庫と帳簿上の在庫とが合わなくなる可能性が高くなります。その結果、どの品をどれくらい仕入れるべきかを見誤ってしまうなど、発注作業に悪影響を及ぼします。

しかし、リアルタイムな在庫管理によって適切な発注・仕入れを行うことができれば、商品の過剰な在庫や欠品を減らせます。

マーケティングに活かせる

リアルタイムな在庫管理は、マーケティングに活かせるのもメリットです。顧客・クライアントにとって価値あるものを提供し続けるには、リアルタイムでの情報が必要不可欠となります。

どの商品がどれくらい売れたかをリアルタイムで把握することで、企業におけるこれからの販売方針などを打ち出す際に役立ちます。

企業の機会損失を防げる

近年では、顧客が自らさまざまな販売元から購買を選択できるようになったことから、企業としての差別化をするのが大変になっています。特に、正しい在庫の数や生産・出荷までにかかる期間は必ず正確に表示しないと、顧客からのクレームにつながります。

また、クレーム以外にも口コミなどで即座に企業の信頼性が低下してしまいます。そのため、リアルタイムな在庫管理によって顧客からの信頼を獲得することで、企業の大きな機会損失を防げます。

業務を効率化できる

在庫管理をリアルタイムで行うことは、業務を効率化することにもつながります。例えば、実際の在庫数がリアルタイムでわかれば、従業員同士の連携がスムーズに行えます。

その結果、在庫の有無をクライアントへ誤って伝えてしまう、過重在庫や不足といった人為的なミスを防ぐことが可能です。

リアルタイムな在庫管理の実現において注意したい点

リアルタイムな在庫管理を実現するには、ツールやシステムの導入が効果的ですが、導入・運用には費用がかかります。システムの導入と利用にかかる初期費用・月額費用だけでなく、運用体制の整備、トラブルへ対応するための人材の確保に人件費がかかります。

また、実際にシステムを利用する現場の従業員への教育・周知にも手間や教育コストが発生します。ただし、適切な運用を続けていくことができれば、結果的に得られるメリットが大きくなる可能性は高いです。

特に、現在の業務が属人化を起こしているなど、課題を把握している場合はシステムの利用がおすすめです。どのような手法が自社に合っているのか慎重に検討し、コスト面などのデメリットも考慮した上で施策を行っていきましょう。

まとめ

在庫管理は、必要な商品を必要な時に顧客へ提供できるように、適切な量や状態で保存・整理しておく業務です。在庫には完成品だけでなく、製造するための材料や部品なども含まれ、実際の在庫数を示す実在庫と帳簿上の在庫数を示す理論在庫があります。

仕入れ先のミス、入出荷時や保管中のミスなど、さまざまな要因から本来であれば一致するはずの数に差異が生じることもあります。実在庫と理論在庫を一致させるには、各現場での在庫管理を確実に行うことが大切です。

また、在庫管理はリアルタイムで行うことによって、過剰在庫や欠品を減らしたり、データをマーケティングに活用したりできます。バーコードやQRコードを利用した作業のデジタル化、在庫管理システムの導入などで企業の利益向上を目指しましょう。