在庫の見える化とは？見える化するメリットや具体的な方法を解説

在庫管理を行う企業において、在庫の見える化・可視化は、商品の場所を一目でわかるようにしたり、在庫数や商品の移動をしやすくしたりします。本記事では、在庫の見える化について、在庫を見える化するメリットや具体的な方法、在庫管理システムの導入についても解説します。

目次

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1. 在庫管理の見える化とは
2. 在庫管理を見える化するメリット
3. 在庫管理を見える化する具体的な方法
4. 在庫管理システムを導入する際の注意点
5. まとめ

在庫管理の見える化とは

在庫管理における「見える化」とは、在庫に関する情報やストック場所を一目でわかるようにすることです。在庫管理を見える化するには、「現物」と「情報」の両方を可視化する必要があります。

在庫管理の見える化ができていない場合、在庫切れや過剰在庫が発生し、生産ロスや販売機会の損失といった不利益が生じる可能性があります。

その点、在庫管理を見える化することにより、適正在庫を保ちながら在庫切れ・過剰在庫を防ぎ、在庫管理の効率化やコスト削減、商品の品質保持を実現することができます。

在庫管理を見える化する方法としては、在庫管理システムの導入がおすすめです。在庫管理システムで受注から出荷までの流れを一元管理することで、在庫数の確認や入出庫の記録が容易になり、在庫管理の効率化につながります。

現物商品の見える化

現物商品の見える化とは、現物の商品が一目でどこにあるかを判断できるようにすることです。現物商品を見える化するには、倉庫内を整理整頓するだけでなく、どこに・どの商品を保管するかをルール化し、徹底していくことが必要です。

現物商品の見える化には、在庫の数量や状態が把握しやすくなったり、ピッキング作業にかかる時間を短縮できたりするメリットがあります。

情報の見える化

情報の見える化とは、在庫数や商品の移動などを紙やデータで記録することです。情報の見える化を行う際は、記録する項目や記録の仕方をルール化しておく必要があります。

ただし、Excel（エクセル）や紙を使った手作業での記録は、入出庫の度に記録をしなければならず、1つのミスによって正確な在庫数を把握するのが難しくなります。

そこで、情報の見える化を確実に行うには、バーコード・RFIDテクノロジー・GPSなどのトラッキングツールや、在庫管理システムの導入がおすすめです。

在庫管理を見える化するメリット

在庫管理の見える化にはさまざまなメリットがあります。ここでは、特に注目すべきである5つのメリットを解説していきます。

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適正在庫を保つことができる

在庫管理の見える化により、在庫の状況をリアルタイムで把握できれば、適正在庫を保つことができます。適正在庫を保つことは、在庫切れや過剰在庫による食品廃棄といったロスの軽減につながります。

在庫切れや過剰在庫は、放置しておくほどに機会損失を招きます。例えば、顧客から注文が入った際に在庫切れだった場合、納品に遅れが生じて顧客満足度が低下してしまいます。特に、ECサイトの場合、在庫切れが表示されることで大きな販売機会の損失になります。

不良在庫による損失を防ぐ

過剰在庫は品質の低下だけでなく、保管における手間とコストの増加につながります。そして、不良在庫を抱えることにもつながり、企業全体のキャッシュフローの悪化や黒字倒産に発展する可能性もあります。

また、形のある製品を在庫管理する場合、生産元の影響などにより不良品を抱えることも考えられます。そのため、不良在庫と不良品が混ざって管理されてしまう恐れもあり、間違って顧客に届けるようなことがないように、在庫管理を徹底して損失を防ぐ必要があります。

業務効率化と顧客満足度向上

在庫管理の見える化により、倉庫内で一つひとつ在庫確認をする手間が省けるため、発注業務にかかる時間を削減することができます。

在庫管理は需要予測が難しく、人員を多く割けないことなどから、属人化しやすい傾向にあります。在庫管理の見える化ができていれば、誰でもすぐに在庫状況を確認できるため、属人化の防止につながります。

そして、属人化が解消できれば、担当者の不在時もスムーズに業務が行え、顧客からの問い合わせにも迅速に回答できるため、顧客満足度の向上にも貢献します。

商品品質の低下を防止できる

過剰在庫による長期保管は、商品品質の低下に影響します。特に、賞味期限が定められた食品の場合、賞味期限までに余裕を持って出荷できなければ、廃棄処分となったり、値下げロスが発生したりします。

また、食品以外の商品であっても、保管場所の環境によっては商品の劣化が進むため、品質低下を完全に回避することはできません。

しかし、在庫管理の見える化により、入庫した日付が確認できれば、古い在庫から順番に出荷できるようになり、過剰在庫を防ぎつつ商品品質を保つことができます。

人件費などのコスト削減が可能

在庫管理の見える化で倉庫内が整理されれば、ピッキング作業や発注業務が効率化され、人件費や工数を削減することができます。

そして、過剰在庫がなくなることで保管スペースにも余裕が生まれ、スペースの有効活用ができ、スペースを確保するための作業コスト削減にもつながります。

在庫管理を見える化する具体的な方法

在庫管理を見える化する具体的な方法として、ロケーション管理・Excel管理・5Sの徹底・在庫管理システムの導入が挙げられます。ここでは、在庫管理を見える化するこれらの具体的な方法について解説します。

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ロケーション管理を行う

ロケーション管理とは、商品を保管する場所に住所（棚番）を割り振り、商品を保管する方法のことです。ロケーション管理により、商品がどこに保管されているかがすぐに把握できるため、ピッキング作業や棚卸業務の効率化が図れます。

ロケーション管理には、主に「固定ロケーション」と「フリーロケーション」の2つの方法があります。固定ロケーションとは、商品の種類ごとに保管場所を固定することです。

固定ロケーションのメリットは、なにが・どこにあるかを覚えやすくなり、欠品が見つけやすい点です。一方、保管場所が固定されるため、余ったスペースが無駄になりやすいのがデメリットと言えます。

対してフリーロケーションとは、空きスペースに自由に商品を保管することです。フリーロケーションのメリットは、スペースを最大限に活用でき、商品の入れ替えの際も倉庫内のレイアウトを変更する必要がない点です。

ただし、保管場所が固定されていないため、ピッキング作業に時間がかかるのがデメリットと言えます。なお、フリーロケーションのデメリットを解決するには、在庫管理システムの活用が有効です。

Excelで管理する

在庫管理を見える化するには、Excelでの管理も可能です。Excelの在庫管理では、在庫管理表を作成し、以下の項目を記載するのが一般的です。

1. 商品コード（商品名）
2. ロケーションナンバー
3. 入出庫の日付
4. 入出庫数
5. 在庫数
6. 担当者
7. 入出庫先

在庫管理表の作成に不安がある場合は、ネットから無料ダウンロードできるテンプレートを利用することもできます。Excelでの管理は比較的コストが安いのが魅力ですが、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすいのがデメリットと言えるでしょう。

5Sを徹底する

倉庫内の在庫管理においては、整理・整頓・清掃・清潔・しつけの「5S」を徹底することで、在庫管理の見える化が行えます。

1. 整理：必要なものと不要なものを分けて、不要なものは処分する
2. 整頓：必要なものは場所を決めて保管する
3. 清掃：倉庫内を清掃して商品を綺麗な状態に保ち、いつでも使える準備をする
4. 清潔：整理・整頓・清掃した状態を維持する
5. しつけ：整理・整頓・清掃・清潔を徹底するよう従業員に教育する

5Sの徹底により、在庫状況が一目でわかるようになれば、品質保持やスペースの有効活用ができ、倉庫内の事故防止にもつながります。

5Sが徹底できていなければ、在庫状況を正しく把握することはできないため、担当者に定期的な教育を行い、5Sを習慣化させる取り組みを実施しましょう。

在庫管理システムを導入する

在庫管理の見える化には、在庫管理システムの導入が最もおすすめです。在庫管理システムを活用すれば、在庫数の確認・入出庫の記録といった業務を容易に行えるようになります。

在庫管理システムの主な機能は以下の通りです。

1. 在庫一覧（商品の種類・保管場所ごとに在庫数を確認・管理できる）
2. 入出庫管理（商品の入出荷を記録する）
3. 検品（入出荷時に伝票と商品の数量・品目に間違いがないかを確認する）
4. 返品管理（返品時に簡単な入力のみでデータを修正できる）
5. 棚卸（データと現物の数量が一致しているかを確認する）
6. 在庫分析（過去の入出荷データと現在の在庫データを基に適正在庫を算出する）

在庫管理システムを導入する際の注意点

在庫管理システムを導入する際には、いくつかの注意点を留意することが大切です。在庫管理システムを導入する際は、以下の項目に注目しましょう。

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自社に合ったシステムを選定する

在庫管理システムを導入する際は、自社に合ったシステムを選定しましょう。システムが自社に合わない場合、現場の作業が混乱して作業効率が悪化する可能性があります。

自社に合ったシステムを選定するには、実際にシステムを使用する担当者の意見を収集し、現状の課題と必要な機能を整理しておくことが重要です。

運用開始時にマニュアルを作成する

在庫管理システムをスムーズに運用するには、マニュアルの作成が必要です。マニュアルの作成は、業務効率の向上や属人化の防止、教育コストの削減にも貢献します。

仮に、マニュアルを作成せずに運用を開始した場合、作業現場が混乱してトラブル発生時に適切な対応ができなかったり、コンプライアンス違反が発生したりする可能性もあります。

マニュアルを作成する際は、初めから全社運用するのではなく、導入する部署を限定してシステムの使い勝手を確認するのがおすすめです。そして、システム運用の課題や問題点が見つかった場合には、対応策を検討するようにしましょう。

特定の部署による運用で課題や問題点が解決できたら、実際にマニュアルを作成して教育を行い、全社運用を開始しましょう。

情報共有と改善を徹底して行う

在庫管理システムは導入して終わりではありません。システムの機能を有効活用しながら、導入などにかかる費用対効果を十分に発揮するためには、社内における情報共有の徹底や定期的なメンテナンス・改善が必要です。

特に、経営者・管理者側の人間だけが適切な在庫管理や品質管理を行うのではなく、販売・製造元とも連携を取りながら、自社独自のルールを設定することが大切です。

設定したルールに従って、情報共有しやすい環境づくりを徹底して行い、社内全体の収益向上につなげていくようにしましょう。

まとめ

在庫管理の見える化とは、商品の場所を一目でわかるようにすることや、在庫数や商品の移動・情報の整理を行うことを指します。

在庫管理の見える化により、適正在庫が保持できれば、在庫切れや過剰在庫を防ぐことができます。そして、業務の効率化や品質の保持、コスト削減にもつながります。

在庫管理の見える化には、ロケーション管理や5Sの徹底などがありますが、最もおすすめなのは在庫管理システムの導入です。在庫管理システムを導入することにより、在庫数の確認や入出庫の記録が容易になり、作業効率が大幅に向上します。

在庫管理システムを導入する際は、自社にあったシステムかどうかを確認し、マニュアルを作成することが重要です。在庫管理システムの導入を検討する際は、本記事を参考にしながらサービスの選定を行い、メリットを最大限に活かせる環境づくりを行いましょう。