出版業に販売管理システムを導入するメリット｜課題や選び方も解説

出版業における販売管理には、返品処理の複雑化や著作権・版権管理への注意など、業界特有の課題が多く存在します。そんな課題解決には、販売管理システムの導入がおすすめです。本記事では、出版業における販売管理の課題と販売管理システムを導入するメリットを解説しています。

目次

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1. 出版業における販売管理の課題
2. 販売管理の課題解決には販売管理システムがおすすめ
3. 出版業で販売管理システムを導入するメリット
4. 出版業向けの販売管理システムがおすすめな理由
5. 出版業向け販売管理システムを選ぶ際のポイント
6. まとめ

出版業における販売管理の課題

出版業界は、書籍の需要予測が難しく、権利関係に気をつける必要があるなどの特殊性を持つ業界です。近年は、ECサイトでの購入やデジタル書籍へ移行する背景から販売チャネルも多様化しており、販売管理においてさまざまな課題が発生しやすい状況です。

以下では、出版業で起こりやすい問題について解説します。

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余計なコストの発生

出版業では、書籍の在庫を保管するための倉庫スペースを確保する必要がありますが、これには家賃や保管費用がかかります。倉庫は一般的に坪貸しを行っており、在庫が増えたり保管期間が長期間に及んだりするほどに余計なコストが発生します。

また、書店に置かれた書籍は、売上のピークが過ぎて過剰在庫になると、出版社や出版取次へと返品されることが一般的ですが、この際に再梱包・輸送・再配置などのコストがかかります。

なお、在庫となった書籍については、再販売か廃棄かの選択をしますが、いずれも手続き・改装・輸送などのコストが発生します。

需要予測が難しい

書籍・出版物の需要は、さまざまな要素に影響を受けます。季節の影響を受ける場合は、過去の売上データから予測も立てやすくなりますが、実際にはトレンドや文化的な出来事などの影響も大きいです。

特に、急浮上したトレンドの需要予測は非常に困難です。需要予測の困難さは在庫不足による補充の遅れの原因となります。さらに、新たに出版する場合においても、書籍は制作から出版までに時間を要するため、需要の変化に迅速に対応することが難しくなります。

人気シリーズや人気作家の書籍の場合は予測がしやすいものの、新刊や新興作家は過去のデータがありません。これらの要因から、出版業界では需要予測の困難さの課題を抱えているケースが多くあります。

販売チャネルの多様化

出版業では、出版社・書店・オンライン小売業・卸業者などが協力して、さまざまな販売チャネルを築いています。それぞれに異なる契約条件・価格設定・割引率などが存在し、それらを適切に管理しなければいけません。

しかし、販売チャネルが多様化するほど、それぞれにおいて価格設定・供給の調整・在庫レベルの調整などが異なるため、管理が煩雑で困難なものになります。よって、各販売チャネルに適した販促活動も考慮しなければいけません。

販売チャネルを適切に管理できないと、過剰在庫や機会損失のリスクがあります。そして、一貫性のない価格設定やプロモーションによって、ブランドイメージも低下する恐れもあります。

著作権・版権管理に注意

出版業が扱う書籍には、複数の著者が関与することも珍しくありません。共著者・寄稿者・編者など、各著者に対する権利や報酬配分など、複数の関係を管理することが求められます。

また、版権管理においても、書籍の複製・翻訳・映画化・派生作品などに関する権利を保有する場合は、所有権や利用権の管理も行わなければいけません。これらの契約は、異なる条件であることが通常であり、契約書の作成・交渉・管理に時間とリソースを要します。

また、誤った契約が法的問題を引き起こすこともあり、適切な手続きに気を配る必要があります。このような、著作権や版権の関係者との協力を円滑に行うことは、煩雑で労力を要し、出版業にとって大きな課題となっています。

返品処理が難しい

出版業界には、書店や販売チャネルごとに複数の異なる返品ポリシーがあり、各ポリシーに従って、返品の受け入れ条件や手順が異なります。また、需要予測が難しいのと同じく返品予測も難しく、急な需要変化や季節要因による返品は正確な在庫調整を困難にさせます。

さらに、返品処理には人件費や物流コストがかかり、再梱包や再配置などに加えて、ダメージ品や使用済み商品の処理などに労力と時間もかかります。

返品処理が適切に行われないと、在庫の過不足の発生・売上損失・顧客満足度の低下など、さまざまなリスクにつながります。正確かつ効率的に返品処理を行うことも、出版業にとっての重要な課題です。

販売管理の課題解決には販売管理システムがおすすめ

販売管理システムは、効率的な販売プロセスを支援するツールです。在庫管理の最適化・データの自動収集と分析・注文処理の自動化などの機能を備えています。

また、販売管理システムの中には、出版業界特有の機能を備えたシステムもあります。例えば、定期購読機能は定期購読者の売上の一括計上や売掛金を管理でき、印税管理機能では、印税の自動計算や支払調書の自動発行などができます。

次の章では、出版業で販売管理システムを導入するメリットについて解説します。

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出版業で販売管理システムを導入するメリット

出版業では、販売管理においてさまざまな課題が生じやすいことについて前述しましたが、ここからはそれらの課題解決に寄与する販売管理システムについて解説します。

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需要予測から正確な在庫管理が行える

販売管理システムでは、在庫レベルをリアルタイムに追跡できるため、需要予測に基づいて適切な在庫を維持することができます。つまり、在庫の追跡や管理のしやすさによって、急な需要の高騰にも素早く気付けることにより、対応しやすくなります。

また、在庫管理の機能だけでも、管理が効率的になり、正確な在庫情報が把握できるため、在庫不足・余剰在庫が発生した際にも早期に対応しやすくなります。

過去の販売データから需要分析を行える

販売管理システムは、過去の販売データから需要分析ができるため、出版に際して、余剰在庫を最小限に抑えるために適切な部数の正確な特定に役立ちます。これは在庫の最適化に寄与するものであり、大きなコスト削減の可能性を含んでいます。

出版業では、急なトレンドやトピックが浮上し、需要予測が困難な面がありますが、販売管理システムの需要分析はリアルタイムに行われます。随時、販売データを収集し、分析が可能なため、プロモーションやキャンペーンの調整などにも迅速に対応しやすくなります。

発注プロセスの自動化で機会損失を防ぐ

販売管理システムには、在庫不足に対して迅速な補充ができるよう、自動発注機能が備わっている場合があります。出版社においては、事前に部数を決めているため、在庫不足になった際には、重版するか否かを選択することになります。

一方、出版取次や書店の立場においては、発注プロセスが自動化されることにより、人的ミスやコミュニケーションの誤解などのリスクを減少させるメリットがあります。

また、在庫状況をリアルタイムに把握できるため、不足が生じる傾向が表れた場合にタイムリーに補充を行い、販売機会の損失を防げるのも利点です。

著作権・版権管理のサポートが可能

出版業向けの販売管理システムには、著作権や版権に関連する業務を効率化できる機能を備えたシステムもあります。例えば、機能の1つとして、著作権や版権の契約書類をデータベースに統合して、一元的に管理できる機能があります。

これにより、文書の保管や検索の手間を省くことが可能です。また、ライセンスの取引や更新の管理をサポートしたり、権利に関する費用の計算や支払いを自動化したりできる場合もあります。

返品処理の効率化でデータ管理が簡単

販売管理システムでは、販売チャネルや出版取次ごとの管理も可能であり、どの書籍がどの販売チャネルから返品されたかを記録できるため、データの管理が簡単です。返品データに基づいて在庫調整を自動的に行え、再販売やダメージ品の処理も効率化できます。

返品処理には、人件費や物流コストがかかりますが、システムの自動化により、情報整理にかかる作業は大幅に短縮され、再販可能な書籍を最大限活用できます。これらにより、コスト削減と売上機会の損失リスクの減少にも寄与します。

出版業向けの販売管理システムがおすすめな理由

販売管理システムは、在庫管理や発注プロセスなどを自動化できる便利なツールですが、出版業においては、出版業向けの販売管理システムがおすすめです。その理由としては、主に以下の2点が挙げられます。

1. 出版業界独自の用語や商習慣に対応しているため
2. 法改正や著作権・版権管理に適切な対応ができるため

出版業には、業界ならではの需要予測や著作権などの課題があります。特に販売管理においては、出版業でしか使用しないような用語や独自の習慣などに対応しているシステムでないと、効果的なシステム運用は行えません。出版業界の商習慣に対応し、正確な入金予定管理を実現できるような販売管理システムが求められます。

出版業向けの販売管理システムでは、製作原価管理、印税管理、在庫管理といった管理を一元管理で行えるものもあり、そのデータを売上分析として活用することも可能です。自社・他社の商品を問わずに取り扱えることにより、総合的な管理を行うことができます。

また近年では、社内での運用だけに限らず、外出先や在宅勤務にも対応した販売管理システムであれば、多様化する働き方にも柔軟に対応することができるでしょう。法改正や著作権・版権管理においてもシステムがカバーしてくれることで、適切な販売管理を行えます。

出版業向け販売管理システムを選ぶ際のポイント

出版業向け販売管理システムを選ぶ際には、費用対効果を高めるためにも、いくつかの選び方のポイントを確認しておきましょう。ここでは、出版業向けの販売管理システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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自社に必要な機能が揃っているか

出版業と一括りにしても、出版社・出版取次・書店など、自社がどれに該当するかによって、必要な機能は異なります。例えば、出版社であれば、余剰在庫が出ないようにするために過去の売上データから需要予測を行う機能は必須であり、印税管理の機能も必要です。

さらに、煩雑化しやすい返品処理機能もあると、業務が簡素化します。なお、出版取次や書店においては、在庫管理に自動発注機能が備わっているかどうかもポイントです。

また、出版業特有のものではありませんが、多様な伝票管理・自由な帳簿設計などができると、業務効率化に大きく貢献できます。これらを踏まえ、自社でシステムを導入する目的を明確にした上で必要な機能を見極めましょう。

対応する販売チャネルを確認

出版業は、書店・オンラインストア・電子書籍プラットフォーム・図書館・卸売業など、販売チャネルが多種多様です。また、市場の変化に迅速に対応して、販売チャネルの追加や既存チャネルの変更を行う必要性も生じます。

そのため、販売管理システムを選ぶ際には、さまざまな販売チャネルに対応し、チャネルごとの管理がしやすいものを選ぶことを推奨します。また、新しいチャネルを簡単に統合し、既存チャネルの設定を柔軟に調整できるかどうかも確認しましょう。

カスタマイズ性・拡張性を確認

自社のニーズや成長に合わせて販売管理システムをカスタマイズ・スケールアップできるかについても、選定の大切なポイントです。出版業では、販売チャネルが複数あり、書籍のジャンルが多岐にわたる特性から、柔軟にカスタマイズできることが求められます。

例えば、システムのデータ構造がカスタマイズできることは、書籍の多様なジャンルやコンテンツ特有の情報を管理する上で重要です。また、企業の成長に伴って新しい販売チャネルを追加できることも、新しい市場やプラットフォームへの展開に備える上で必要です。

よって、システム選びでは今求められる機能性だけでなく、将来的に必要になる可能性も考慮して拡張性に着目しながら選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策が万全か

データとして機密情報・個人情報などの重要な情報を扱うことが多いため、システム選びではセキュリティに着目することも重要です。出版業では、著作権や版権に関連する情報も扱うことから、情報が失われたり外部に漏れたりすることがないような対策が求められます。

具体的には、販売管理システムの選定において、データの伝送と保管に対して暗号化を使用しているか、厳格なアクセス制御ができるかなどが判断のポイントとなります。

また、データのバックアップも重要です。例えば、ベンダーが災害復旧プランを提供しているとデータの安全性を確保する点で安心できます。そのため、システムが定期的なセキュリティ監査を実施しているかも確認しておきましょう。

まとめ

出版業の販売管理は、書籍の需要がトレンドや文化的な出来事の影響を受けやすく、需要予測が困難な面があります。また、販売チャネルの多様化や返品処理の複雑さなども、販売管理に関する業務を煩雑にしてしまう要因となっています。

こうした課題解決を図るために便利なツールが販売管理システムです。データの収集・分析に基づき、需要予測を支援しながら適切な在庫管理・発注プロセスを実現します。この記事を参考に、自社にあった販売管理システムの導入を検討してみましょう。