バーチャルオフィスのおすすめ4選｜メリットや選び方を詳しく解説

働き方の多様化に伴い、バーチャルオフィスの利用を検討する企業が増えています。しかし、種類が多くどのサービスを選べば良いのか判断できないことも多いでしょう。本記事では、おすすめのバーチャルオフィスと選び方のポイント、活用するメリット、注意点などを解説します。

目次

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1. 働き方の多様化に対応できるバーチャルオフィス
2. バーチャルオフィスは費用・サービス内容・運営会社の信頼性で選ぶ
3. バーチャルオフィス選びに重要な3つのポイント
4. バーチャルオフィス選びのその他の比較ポイント
5. バーチャルオフィスおすすめ4選
6. バーチャルオフィスを活用するメリット
7. バーチャルオフィスを利用する際の注意点
8. まとめ

働き方の多様化に対応できるバーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、物理的な実態を要さず、電話番号や住所のみを借りられるオフィスのことを指します。バーチャルオフィスは、現代の多様な働き方に対応できるサービスとして登場し、特に個人事業主やフリーランスなどが活用しています。

本記事では、おすすめのバーチャルオフィスと選び方のポイント、注意点を解説します。

レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスは、実際の物理的なオフィススペースを借りるサービスです。デスクや椅子、インターネット環境の設備が整った即入居可能なオフィスを提供しており、会議室、共有スペース、受付などを共有で利用できます。

打ち合わせや来客対応に使いやすく、少人数で働くスタートアップ、フリーランス・個人事業主に多く利用されています。対して、バーチャルオフィスは実際の作業スペースは存在せず、法人登記が可能な点は同じですが、主に住所や電話番号での利用用途が中心です。

バーチャルオフィスは費用・サービス内容・運営会社の信頼性で選ぶ

バーチャルオフィスを選ぶ際には、費用・サービス内容・運営会社の信頼性、この3つの重要なポイントに着目することが大切です。次の章では、重要なポイントについて詳しく解説します。

【重要な3つのポイント】

1. 費用
2. サービス内容
3. 運営会社の信頼性

【その他の比較ポイント】

1. 郵便物の転送頻度
2. 最低契約期間
3. 立地・拠点数・エリア

バーチャルオフィス選びに重要な3つのポイント

バーチャルオフィスを利用する際、どのバーチャルオフィスが最適かを選ぶのは容易ではありません。そこで、費用・サービス内容・運営会社の信頼性を比較するのがおすすめです。ここでは、重要な3つのポイントを解説します。

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費用

バーチャルオフィスを利用する際は、まず費用を確認しましょう。費用は選択したサービス内容や提供業者によって異なり、通常は月額料金が発生します。一般的には、数千円〜1万円程度でバーチャルオフィスの利用が可能です。

費用面では、予算に合致するかどうかが大切です。予算をオーバーしてしまうと経営に負担がかかり、計画が崩れる可能性があります。そのため、予算内でバーチャルオフィスを選ぶか、必要なサービスを絞って検討することが大切です。

また、本当に必要なサービスを明確にし、不要なオプションの削減も考慮しましょう。

サービス内容

バーチャルオフィスはさまざまなサービスを提供しており、その中から自社に必要なサービスを選ぶ必要があります。以下では、詳しいサービス内容を解説します。

住所利用サービス

バーチャルオフィスの住所利用サービスは、ビジネスを運営するために必要な住所を提供するサービスです。

通常、ビジネスを始める際には事業者登録で住所が必要になりますが、自宅の住所を公表するのを避けたい場合や、信頼性のある住所を持ちたい場合に住所利用サービスが役立ちます。自らのプライバシーを守りつつ、ビジネスの信用度を高めることが可能です。

バーチャルオフィスの住所利用サービスは、新たなビジネスを始める際やオフィススペースを借りる余裕がない場合に、非常に便利な選択肢です。

法人登記住所の利用・登記代行サービス

法人登記住所は、新しい会社を設立する際に必要です。一般的に、法人設立には法的な住所が必要であり、自宅の住所を公にすることを望まない場合や、信頼性のあるビジネス住所を持ちたい場合に、バーチャルオフィスの法人登記住所が便利です。

登記代行サービスは、オプション料金を支払うことで、複雑な登記手続きを専門家に代行してもらうサービスです。このサービスにより、法的な要件をスムーズに達成でき、ビジネスの迅速な立ち上げに役立ちます。

そして、法的手続きに関するストレスや混乱を軽減し、専門家のアドバイスを受けながら法人登記を完了させることが可能です。

郵便物や荷物の受取・保管・転送サービス

バーチャルオフィスの郵便物や荷物の受取・保管・転送サービスは、大切な郵便物や荷物をバーチャルオフィスが代わりに受け取り、安全に保管し、転送してくれるサービスです。

例えば、自宅にいない場合や遠隔地から仕事をしている場合でも、重要な書類や商品を受け取りたいときに、このサービスを活用できます。バーチャルオフィスが受け取りから転送までを代行してくれるため、物を受け取り損ねる心配がありません。

電話転送・代行サービス

電話転送は、借りている固定電話にかかってきた電話を指定した電話番号に転送してもらうサービスです。このサービスの活用により、いつでも電話に対応できるようになります。

固定番号は、企業の信頼性を高める重要な要素であり、会社概要や名刺に記載することで信頼を築きやすくなります。

また、電話代行は、バーチャルオフィスのスタッフが電話を代行し、要件を伺ってくれるサービスです。電話応対の素早さによって相手に好印象を与え、信頼度を向上させることができます。

会議室レンタルサービス

会議室のレンタルサービスは、バーチャルオフィスを利用しながら、必要なときに会議や商談を行える会議室をレンタルするサービスです。会議室はインターネット環境を含め、近代的で快適な設備が整っていることが多く、スケジュールに合わせて使用できます。

会議室の選択肢も豊富であることから、規模や目的に合わせて適切な部屋を選び、会議やプレゼンテーションの円滑な進行が可能になります。

経理等のサポートサービス

経理などのサポートサービスを利用することで、経理業務や事務作業を外部に委託できるため、自社の業務に集中しやすくなります。経理や書類作成における煩雑な業務をプロのサポートに任せることで、時間と労力を節約し、業務に専念できます。

さらに、外部の経理サポートは専門的な知識と経験を持っており、正確で効率的な業務処理が可能です。それらにより、エラーのリスクを減少させ、財務の健全性を維持できます。

運営会社の信頼性

バーチャルオフィス運営会社の信頼性は、自社の信頼性にも関わるため非常に重要です。まずは、運営会社がどれくらいの期間バーチャルオフィスを提供しているのかを調べましょう。

特に、歴史や実績は会社の信頼性を示す指標であり、長い歴史がある会社は相応の信頼性に期待できます。また、運営会社の評判や口コミをインターネットで検索し、評判が良く・支持率の高い会社は信頼性も高いといえます。

さらに、会社が法的な要件や規制を遵守しているかも大切です。バーチャルオフィスの提供に関するライセンスや許可があるかどうかを確認し、合法的に運営されている会社であれば、危険性が低いと判断できます。

最後に、運営会社の契約条件を詳しくチェックし、不明瞭な箇所がないかを把握します。契約内容をしっかり理解し、安心してサービスを利用できるか確かめましょう。

バーチャルオフィス選びのその他の比較ポイント

重要なポイント以外にも、バーチャルオフィスを選ぶ際に注目すべき比較ポイントがあります。ここでは、その他の比較ポイントについて詳しく解説します。

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郵便物の転送頻度

転送頻度は、郵便物やパッケージがバーチャルオフィスから指定した場所に転送される頻度を指します。転送にかかるまでの時間や費用は、会社によって異なるため、自分のビジネスニーズに合っているかを確認しましょう。

例えば、ビジネスによっては毎日の転送が必要なケースや、週次や月次で十分な場合も考えられます。転送頻度を決定する際に、郵便物の重要性や取り扱いに注意し、効率的に業務を遂行できるような選択をしましょう。

最低契約期間

最低契約期間は、バーチャルオフィスのサービス契約をする際、最低限必要な期間を指します。最低契約期間が短いプランを選ぶことで、将来のビジネスプランに柔軟に対応できます。特に新しいビジネスの立ち上げや変動の多い業界で働く場合、柔軟性が大切です。

また、契約解除の際に発生する料金の確認も必要です。最低契約期間はビジネスの成長や変化に対応できるよう慎重に選ぶ必要があり、突然の変更や移転が求められることもあるため、長期契約を結ぶ場合は契約解除料が高額でないか確認しましょう。

立地・拠点数・エリア

立地はバーチャルオフィスの場所を指します。バーチャルオフィスは仮想的なため、立地を重要視しない人も多いです。しかし、レンタル会議室を利用する場合は、クライアントや顧客に近い場所を選ぶことで会議や商談がスムーズに行えます。

拠点数が多いバーチャルオフィス運営企業は、他社に比べて安定したサービスを提供しており、多くの会員を抱えていることが多いです。これは顧客にとって信頼性が高く、安心して利用できる環境を提供するため重要です。

また、エリアはバーチャルオフィスが提供する地域を指し、ビジネス展開に大きな影響を与えます。そのため、地域の経済活動や競合他社の存在を確認し、ビジネス戦略に合致するエリア選びがおすすめです。

バーチャルオフィスおすすめ4選

バーチャルオフィスを活用するメリット

バーチャルオフィスを活用することで、コストを抑えて住所を借りられることに加え、事業展開の迅速化につながるなどのメリットを得られます。ここでは、バーチャルオフィスを活用するメリットについて解説します。

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低コストで事業用の住所を利用できる

通常のオフィススペースを借りると、高額なコストがかかります。特に、新しい事業者や個人事業主にとっては負担が大きいでしょう。そこで、バーチャルオフィスを活用すれば、通常のオフィススペースを借りるよりもコストを抑えられます。

また、六本木や表参道といった都内一等地のエリアの住所も、バーチャルオフィスなら安く借りることが可能です。利便性が高く綺麗なオフィスを借りることにより、企業のイメージアップにも役立ちます。

人件費の削減にもつながる

バーチャルオフィスでは、電話転送サービスや電話秘書代行サービスも提供しています。そのため、自社内で電話対応における人材を確保する必要がなく、受付事務員の雇用にかかる人件費の削減が可能です。

人員の少ない業務においても、受付対応にかける時間と労力を軽減できるため、本来のコア業務に集中し、ストレスを減らしながら収益向上にもつなげられます。

プライバシーを保護できる

新しく事業を始める際、住所登録は欠かせません。開業届の提出、郵便物の受け取り、法的手続きなど、運営には住所が必要不可欠です。そして、Webサイトや名刺などへの記載も求められます。

しかし、自宅の住所をビジネスに使用すると、プライバシーの懸念や安全性への不安が伴います。その点、バーチャルオフィスでは不特定多数の人に自宅の住所を公開するのを避けられ、プライバシーの保護が可能です。

短期間で利用を始められる

通常、オフィスを借りる際には、物件選びから内見・審査・契約といった流れが発生し、実際に入居できるまでに数週間〜2ヶ月かかります。そのため、事業を中断する期間が必要となり、事業展開を遅れさせる要因にもなります。

バーチャルオフィスの中には最短即日で利用できるサービスもあり、会社設立にかかる時間と手間を削減することが可能です。これにより、スピーディーな事業展開につなげられます。

柔軟な働き方改革が実現する

近年では、働き方改革の推進により、副業を可能とした企業が増えています。また、個人事業主やフリーランスとして開業する人も増加し、バーチャルオフィスを利用する需要が高まっているのが現状です。

このような流れから、在宅勤務やテレワークの増加とともに、働き方改革の一環として従来までのオフィス利用が激減した企業も多いでしょう。つまり、バーチャルオフィスの活用により、業務内容に合わせて柔軟な選択肢が行える点も大きなメリットといえます。

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

バーチャルオフィスを利用する際には、想定通りに利用できるのか、費用対効果などに関しても慎重な検討が必要です。ここでは、バーチャルオフィスを利用する際の注意点について解説します。

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利用できない業種がある

バーチャルオフィスは多くのビジネスにとって便利ですが、利用できない業種も存在します。例えば、飲食業や医療業界のように、通常の業務で店舗・診療所が必須となる業種は、バーチャルオフィスに適していません。

顧客や患者が実際に施設へ足を運ぶ必要があるため、仮想オフィスでは対応が不可能です。したがって、バーチャルオフィスを利用する前に、自分のビジネスが提供業者のポリシーに適合しているかを確認しましょう。

登記利用を許可しているか

バーチャルオフィスによっては、業種業態を問わず登記利用を不可としている場合があります。また、契約時に登記利用プランへの加入が必要で、追加料金が発生することも考えられるため、「法人登記可能」と正確に表記されているかを確かめましょう。

なお、地域によってはバーチャルオフィスは事業実態がないと見なし、登記拒否されるケースもあります。その他、金融機関や取引先からの信用調査におけるリスクを抑えるために、事業の実態をアピールしたり、信頼性を補完するような工夫も重要です。

オプションの必要性

多くのバーチャルオフィスでは、さまざまなオプションが提供されています。しかし、各オプションを選ぶ際には、本当にビジネス運営に必要かどうかを検討することが大切です。

例えば、会議室や共有スペースの利用が必要な場合は、選択肢に入れるべきです。ただし、オプションを追加すると利用料金が増加するため、不要な場合は選択しないことでコストを抑えられます。

予算に余裕がある場合は問題ありませんが、予算を節約したい場合は必要なオプションだけを選ぶようにしましょう。

MEO対策ができない

MEO対策は、Googleマップなどの地図検索エンジンにおいて、事業所情報を上位表示させるための施策であり、通常の事務所や店舗を持つ場合とは異なる点があります。

例えば、バーチャルオフィスは実際の業務拠点とは異なる住所を登録します。主に、企業ブランディングのために、都市の中心部のバーチャルオフィスを利用している企業が多いです。

しかし、この住所は実際の事業所と異なるため、地図検索エンジンでの正確な表示ができません。バーチャルオフィスを選択する際には、MEO対策の制約を考慮し、慎重に計画することが大切です。

まとめ

バーチャルオフィスは、現代の働き方に適した柔軟な仮想オフィスであり、通常のオフィススペースを借りずに、ビジネスの住所やサポートを提供するサービスです。自宅の住所を公表することなく、ビジネス専用の住所を持つことができます。

バーチャルオフィスでは、郵便物や荷物の受け取り・保管・転送、電話転送・代行、会議室のレンタル、経理や事務サポートなど多彩なサービスが提供されており、ビジネスニーズに合わせた選択が可能です。

また、立地・拠点数・エリアの選択によって、クライアントへのアクセスや事業展開戦略を最適化でき、通常のオフィススペースを借りるよりも経済的といえます。バーチャルオフィスの利用は、コスト効率を向上させ、信頼性を高めたい場合におすすめです。