RPAとは？得意なこと・できないこと、選び方を初心者向けに解説

RPAとは、ソフトウェア型のロボットに作業の流れ（シナリオ）を入力することで、定型的な作業を自動化するものです。RPAにより単純作業が効率的になり、人的リソースを有効活用できます。この記事ではRPAが得意な業務やできないこと、選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. RPAとは｜初心者にわかりやすく解説
2. RPAが必要とされている理由
3. RPAが得意なこと
4. RPAができないこと
5. RPAを導入するメリット
6. RPAを導入するデメリット
7. RPAの活用例
8. RPAを選ぶ際のポイント
9. まとめ

RPAとは｜初心者にわかりやすく解説

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略語です。事務作業やルーチンワークを自動化するツールを指し、人間が行うべき繰り返しの作業を代わりに行ってくれます。

例えば、データのコピー＆ペーストやファイルの整理、電子メールの分類などは単純ですが、時間を要する作業のため、ミスのリスクもあります。これらの作業にRPAを導入することで、これらを自動的に実行させられます。

業務効率を向上させるメリットが大きいRPAですが、その特性やデメリットなども理解しておくと、より有効に活用できる可能性が高くなります。本記事では、初心者の方にもわかりやすく、RPAについて解説します。

RPAの特徴

RPAはあらゆる作業を自動化してくれますが、プログラミングによるシステム構築なしで簡単にロボットを作れます。

簡単にロボットを作れるだけでなく、修正も容易に行えます。伝票入力などの単純かつ変更の多い業務でも簡単に修正可能なため、変更や修正の頻度を気にせずにルーティンワークを積極的に自動化できます。

AIとの違い

RPAと混同されやすいものに、AIがあります。AIは、機械やソフトウェアに人間のような知識や判断力を持たせる技術で、自律的に問題解決したり判断したりすることができます。例えば、自動運転車の制御や自然言語処理などのタスクで使用されています。

一方で、RPAは事前に設定されたルールに基づいて業務プロセスを自動化しますが、そのルールや判断基準は人間が設定し、AIのような自己判断や学習能力は持ちません。その特性から、定型的かつ反復的な作業を自動化するのに適しています。

この2つはどちらが優れているというものではなく、それぞれに異なる動作原理があり、適した用途も異なります。

RPAが必要とされている理由

近年、RPAの導入に注目が集まっており、その理由として、日本国内における人手不足や制作などの事情が関わっています。ここでは、RPAの需要が高まっている背景についてや、RPAがそれらの課題にどのように役立つのかについて解説します。

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深刻な人手不足

少子高齢化は以前から日本の社会問題となっていますが、さまざまな業界で人手不足の問題に発展しています。特にIT業界の人手不足は深刻で、経済産業省の発表では、2030年までに最大79万人のIT人材が不足する可能性があるといわれています。

RPAが人手不足問題に果たす利点には、ITの専門知識がない人材でも利用できることや、ルーチンで反復的な業務を自動化かつ高速化できることなどがあります。これらの利点により、少ない人材でも多くの業務を効率的に処理できるようになります。

また、RPAの導入には高度なIT知識やプログラミングの知識を必要としないため、IT業界だけでなく、さまざまな業界における人手不足の解決に役立つことが期待できます。

参考：IT 人材需給に関する調査｜経済産業省

「働き方改革」の推進

日本政府が進めている「働き方改革」は、労働に関するさまざまな課題解決を目指す内容です。その課題の中で、労働環境の改善や労働生産性の向上などにおいて、RPAの果たす役割が期待されており、重要性が高まっています。

RPAは高速かつ正確に業務を実行できるため、作業の品質向上やエラーの削減などに寄与します。また、RPAは24時間365日稼働させることも可能で、人間には負担が大きい連続作業や夜間作業にも対応させられるのも利点です。

日本はOECD加盟国やG7諸国と比較して、労働生産性が低い現状があります。これは、労働量に対する産出量が少ないことを意味しているため、少ない労働量で大きな成果を生み出すことを働き方改革で目指しています。RPAはこれらの理想の実現に役立っています。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

国際的競争力の強化

RPAを活用して生産性の向上を図っているのは、日本だけではありません。欧米は日本よりも早い段階でRPAに注目し、多くの企業がRPAを活用して業務の自動化を進めています。

近年では、ネットワークの普及により一般消費者が他国の製品を取り寄せることが可能になったなど、あらゆる理由からグローバル市場に進出する企業が増えました。

グローバル市場では、必然的に以前からRPAを活用している海外企業と競争することとなるため、競争力を強化するためにRPAの需要が高まっています。

RPAが得意なこと

RPAの導入を検討するにあたり、業務の効率化が重要となってきます。以下では、RPAが得意とする作業を解説します。

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単純・定型化された作業

RPAは、単純で定型化された作業に適しています。例えば、データのコピー＆ペースト・ファイルの移動・フォームの入力・電子メールの分類などが挙げられます。これらは基本的に決まった手順で行われるため、RPAにより高速かつ正確に実行できます。

これらの作業は人間にとっても簡単ですが、単調なために疲労やモチベーション低下によってミスを犯す可能性もあります。RPAは一貫して同じ手順を遵守するため、人為的ミスを最小限に抑え、業務の正確さを向上させます。

定期的に行う作業

特定の作業が一貫して同じ方法で行われる場合、定期的に行われる作業の効率化もRPAの得意分野です。例えば、データの整理・請求書の処理・顧客情報の更新などが挙げられます。

これらは、RPAツールが持つスケジュール機能によって、自動的に実行させることができます。スケジュール機能は、日次・週次・月次などの任意のタイミングを設定でき、日々のレポート作成や毎月の帳簿更新など、定期的な作業を自動化します。

定期的な作業の中には、早朝・夜間・休日に業務を行わなければいけないといった時間が決まっているものもあります。RPAではスケジュール機能によって作業を自動化できるため、作業を行う時間的な制約から解放されます。

反復作業

反復作業は同じ手順やプロセスが何度も繰り返されるため、RPAが得意とする同じルールに従う作業として処理できます。

例えば、データ入力・変換・整理・ファイル移動などのデータ処理に関するタスクが該当し、データ量が大量な場合でも自動化によって正確かつ効率的に作業を行います。

長時間の作業

長時間を要する作業を人間が行う場合、作業時間が長くなるほど疲労やミスのリスクが高くなります。RPAは一貫性を保ちながら高速で作業を行うことを得意とするため、作業をRPAに委ねることで時間短縮と従業員の負担軽減を図ることができます。

例えば、大量のメールの分類やデータの変換作業などは時間がかかる作業ですが、これらはRPAによって自動化することが可能です。

RPAができないこと

RPAは手順やルールが決まっている作業を得意とするため、業務の性質によっては適さない場合があります。以下では、RPAにはできないことや苦手な作業について解説します。

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ルールが決まっていない複雑な作業

RPAを利用するためには、あらかじめルールや手順を記録・設定する必要があります。そのため、設定したルールや手順に従うRPAは、毎回ルール・手順が異なる作業に対応させることはできません。

作業パターンがいくつかあり、条件によってAパターンの作業を行ったり、Bパターンの作業を行ったりする場合は、条件の設定によってRPAで対応可能です。しかし、条件や例外処理が多くなるほど設定の難易度が増し、自動化のメリットは小さくなります。

例えば、顧客の問い合わせ・リクエストや、さまざまな取引先との契約管理などをRPAに任せるには、条件設定が複雑になり過ぎる場合があります。ただし、業務全体を自動化させるのではなく、業務の中の一部の単純作業を自動化できる可能性はあります。

思考や判断を要する作業

RPAにとって、問題解決のための思考や判断は苦手な領域です。業務としては広告デザイン・新商品の企画やアイデア・法的問題への対応・教育・顧客への個別対応などが挙げられます。

これらは固定的な条件で作業内容を定められるものではなく、流動的で複雑な思考や判断が求められます。RPAは洞察力や創造性を持っておらず、コンテクストを理解しながら複雑な選択肢から最適な選択を行う判断はできません。

ただし、近年はAIの進化や機械学習の応用によって、RPAとAIを組み合わせる技術が開発され始めています。AIは大量のデータを分析し、パターン認識や予測を得意とするため、将来的には思考や判断を要する一部のタスクを実行できる可能性があります。

画像・手書き文字の認識

一般的にRPAツールはテキストベースのデータ処理に特化しています。そのため、規則性のない手書き文字を認識することは困難です。また、画像の認識においても、本来は専用のソフトウェアやアルゴリズムが必要なため、RPAには適していません。

手書き文字や画像の認識の自動化には、専門ツールやサービスが存在します。これらはスキャンした手書きの書類や画像内の文字をテキストデータに変換したい場合に有用です。

RPAを導入するメリット

RPAの導入は、単純作業が自動化されることで、作業効率が上がることが期待されます。ここでは、RPAを導入するメリットについて解説します。

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生産性が向上する

RPAは設定通りの作業を忠実に実行するため、人為的なミスが起こらず、どれだけ作業させても生産性が落ちることがありません。そのため、従業員は単純作業や反復作業をRPAに任せる代わりに、クリエイティブな業務や戦略的なタスクに集中できます。

人間にとっては単純作業よりも、創造的・戦略的な業務の方が成果を生み出しやすいのが一般的です。単純作業による成果はRPAに生み出してもらい、創造的な業務は人間が行うことで企業全体の生産性が向上します。

残業・従業員の負担を軽減する

単純作業や反復作業は、作業内容が簡単でも作業量が膨大になると従業員にかかる負担は大きくなります。RPAでは、こうした手間のかかる単純作業の負担から従業員を解放させられるメリットがあります。

また、RPAは在庫の監査・給与計算・経理業務などの月末や月初に集中して発生しやすい業務の自動化も可能です。そのため、時期による業務量のムラを解消し、残業時間の削減や働き方改革に貢献できます。

人件費の削減に繋がる

大量の単純作業を自動化することで、従来よりも少ない人数で作業を完遂できます。RPAはデータ入力・フォーマット変換・情報取得などを一括で処理できるため、作業時間も短縮できて人件費削減につながります。

また、単純作業から解放された従業員をより付加価値の高い業務に専念させることで、企業としてこれまで以上に大きな成果を出せる可能性も高くなります。

RPAを導入するデメリット

RPAの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらしますが、導入コスト・RPAの管理・トラブル時の対処などが必要になります。ここでは、RPA導入時の注意点やデメリットについて解説します。

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コストがかかる

一般的にRPAは長期的にコスト削減を実現できるため、導入・運用・保守にかかるコストは、通常の従業員の給与や福利厚生と比較しても安く済む場合が多いです。それでも、導入時にはある程度まとまった費用が必要で、運用・保守コストも発生します。

導入コストは導入形態によって数万円〜数百万円と幅が大きく、自社の規模や要件を考慮しながら予算に合わせて選ぶことが大切です。導入形態の詳細については後述しますが、その他に定期的なアップデートやメンテナンスの費用もかかります。

導入前に導入目的を明確にし、目的を達成した場合の費用対効果や投資回収期間について考慮しておくことが大切です。

適宜設定の変更が必要になる

RPAは事前に設定した内容を実行するため、作業フローの変更があった場合には、RPAの設定も変更しなければいけません。RPAはプロセスの変更に対して自動的に学習することはできないため、設定の修正を行わないと誤った結果につながるリスクがあります。

作業フローの変更に対応するためには、RPAの設定を定期的に監視し、必要に応じて変更することが大切です。また、システムのアップデートやバージョンアップが行われた際にも、RPAが正しく動作するか確認する必要があります。

不具合や障害が生じ得る

RPAツールは、システムやソフトウェアとして動作するため、バグ・エラー・クラッシュなどが発生する可能性があり、自動化された業務を停止させるリスクがあります。

このリスクを最小限に抑えるためには、適切なリスク管理策を定めて定期的なモニタリングやメンテナンスを行うことが大切です。

不具合や障害発生時には、それを解決するための対処法や問い合わせ先が必要であり、導入時には、サポート体制や専門スタッフを配置しておくなどの対策が求められます。

RPAの活用例

ここでは、RPAが実際にどのような業務に活用できるのか、代表的な例を解説します。以下に紹介する例以外にも、RPAの単純作業・定型的な作業を得意とする特徴に該当する業務は、自動化できる可能性があります。

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経費精算の自動化

経費精算とは、交通費・食事代・宿泊費など、従業員が業務に関する経費を発生させた場合に、申請・承認のプロセスを経て、経理担当者が精算を行う業務です。この業務の中には複数の確認作業があり、多くの時間を要します。

しかし、経費精算業務におけるほとんどの作業は定型的であり、申請内容を確認するためのルールが設けられている場合が多く、RPAによって自動化しやすい作業です。事前にルールを設定することで、高精度で申請内容を確認することができ、作業時間も短縮できます。

手書き文字を認識できるOCRと組み合わせれば、領収書の読み取りやデジタルデータへの変換も簡単で、より作業効率を向上させることができます。

見積書・請求書の作成

見積書や請求書の作成は、顧客との間で取引内容を明確にし、適切な取引を行うために必要な書類を作成する業務です。顧客からの注文や取引情報を記録した売上伝票に基づいて作成されます。

一般的には、営業担当者が売上伝票を作成し、経理担当者が営業担当者から受け取った売上伝票の必要情報を抽出して請求書を作成します。RPAを活用すると、売上伝票から必要情報を抽出して請求書を作成するまでの流れを自動化することができます。

また、販売管理システムを導入している場合は、売上伝票のデータをシステムに転記させることも可能です。設定によっては、顧客へ作成した請求書のメール送信まで自動化できます。RPAによって、手作業によるデータ抽出と請求書作成の時間が大幅に削減可能です。

メールの自動返信

顧客対応の中には、問い合わせやリクエストに対して個別に対応する必要がある場合もありますが、定型的な回答で済むケースも少なくありません。メールやWebフォームを通じた定型的な問い合わせに対する返信は、RPAによって自動化することができます。

定型的な問い合わせ内容に対して、RPAは予め設定しておいたテンプレートやルールに基づく返信内容を生成・送信できるため、顧客への迅速な対応が可能になります。また、返信内容の一貫性を確保できるのも利点です。

クローリング

クローリングとはWebサイトの情報を収集することであり、主にプログラムを用いた場合を指します。似た言葉にスクレイピングがあり、クローリングが全体的な情報を収集するのに対して、スクレイピングは必要情報だけを収集する意味として区別されます。

Webサイト上の情報を手作業で集めるのは手間のかかる作業ですが、RPAによって自動化することで、効率的に情報収集ができます。クローリングは競合調査や市場調査、不動産業で物件情報や価格を調べるなど、業界独自の活用方法もあります。

ただし、Webサイトの規約でこうしたクローリング・スクレイピングを禁止している場合がある点に注意しましょう。また、収集した情報の扱い次第では法に触れる可能性もあるため、適切な知識を身につけておくことが大切です。

RPAを選ぶ際のポイント

RPAにはさまざまなツールやサービスが存在するため、導入形態や予算なども含めて自社に合っているかどうかを見極めて選ぶことが大切です。ここでは、RPAを選ぶ際のポイントを解説します。

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目的・課題を明確にする

RPAの導入前に自社が抱える課題について考える必要があり、RPAによってどのような課題を解決したいのか、導入目的を明確にすることが大切です。導入目的が不明瞭な場合、RPA導入によってどのような効果があったのかを適切に評価することが困難になります。

また、目的を設定する際にはRPAの導入を前提にするのではなく、課題解決を前提にし、解決の手段としてRPAが妥当か否かをしっかり検討する必要があります。業務効率化による人件費削減やエラーの削減など、具体性を持って目的を設定することが大切です。

新たなツールやシステムを導入する際、初期段階はどうしても試行錯誤が必要になる場合が多いです。そのため、短期的ではなく中長期的な視野で目的を設定することが推奨されます。

自社に合ったタイプはどれか

RPAの導入形態には、サーバー型・デスクトップ型・クラウド型の3種類があります。サーバー型は自社内のサーバーに導入するタイプで、作業規模が大きい場合におすすめです。ただし、導入や運用には技術的な知識が求められます。

デスクトップ型は、個人のパソコン上で動作する形態です。そのため、個人の作業環境に合わせて個別にタスク自動化を設定できる柔軟性があります。クラウド型は、ベンダーのサーバーを利用する形態で、導入コストを抑えられます。

下の表に示すように、それぞれの形態で特性が異なるため、自社の環境や課題解決に合わせて適切な形態を選ぶことが大切です。

タイプ	メリット・デメリット	詳細
サーバー型	メリット	大規模な業務プロセスを効率的に自動化できる
	デメリット	導入コストが高く、導入までに時間を要する
デスクトップ型	メリット	小規模な導入ができ、個人の作業環境に合わせやすい
	デメリット	属人化しやすい傾向がある
クラウド型	メリット	導入コストが低く、迅速に導入できる
	デメリット	クラウド上で利用できないシステムに活用できない

誰が使うのか

RPAには、ITエンジニア向けRPAと現場型RPAがあります。ITエンジニア向けRPAは、高度な操作が求められます。一方で、自社の要件に合わせて高度なシステム連携や条件設定によって、複雑な処理を実行できる可能性があるタイプです。

現場型RPAは、ドラッグ＆ドロップを始めとする直感的な操作が可能で、誰でも扱いやすいのが特徴です。誰がRPAを使うのかによって、適切なツールは異なります。

	特徴
ITエンジニア向けRPA	プログラミングやスクリプトの知識・スキルが必要複雑な条件や他システムとの高度な統合が可能カスタマイズ性が高い
現場型RPA	使いやすさ重視で特別な知識・スキルは不要直感的操作で設定が簡単迅速に開始できる

予算に見合っているか

RPAは、大規模で高度な活用ができるツールほど、費用が高額になる傾向があります。例えば、導入形態ごとにサーバー型は数百万・デスクトップ型は数十万円・クラウド型は数万円と、導入費用の相場が異なります。

導入コスト以外にも、月額のライセンス費用・バージョンアップやサポート費用などがかかるため、総合的なコストを考慮して、自社の予算に合ったツールを選ぶようにしましょう。

無料トライアルがあるか

本格的にRPAツールを利用する前に、そのツールが自社の目的達成や業務において適したツールであるかを評価することは重要です。RPAツールの中には無料トライアルが用意されている場合もあるため、実際にツールを操作し、性能や機能を確かめましょう。

本格的な運用で効果を最大限に高めるためには、1つのツールだけで判断するのではなく、複数のツールを比較検討することが理想的です。また、トライアル開始においては、どの業務を自動化してどのような成果に期待するのかといった、明確なゴール設定も大切です。

明確なゴール設定によって、ツ―ルの評価や比較検討がより客観性の高いものになり、自社にとって適切なツールを選べる可能性が高まります。

まとめ

RPAは、ルールの決まっている業務や同じ手順を繰り返す業務などを自動化します。単純業務の自動化によって、従業員は成果を出しやすい高付加価値で創造性の高い業務に集中できます。それにより、単純作業の時間削減や企業としての生産性向上に寄与します。

RPAツールの導入を検討する際には、自社の課題や導入目的を明確にし、さまざまなツールの中から自社に適したツールを選ぶことが大切です。本記事を参考にして、企業としての成長に大きく貢献できるRPAツールを選びましょう。