発注書とは？書き方や発行の流れ、管理する際の注意点も解説

発注書とは、商品やサービスを発注する側が受注側に対して発行する書類です。発注書は取引を円滑に行い、トラブルを防止する目的で発行されます。この記事では、発注書の書き方や発行の流れ、注文書との違い、管理する際の注意点などを解説します。

目次

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1. 発注書とは
2. 発注書の目的
3. 発注書発行の流れ
4. 発注書の書き方・記載項目
5. 発注書の修正・変更方法
6. 発注書の送付方法
7. 発注書に関する注意点
8. 受発注管理システムで発注書を簡単に作成
9. まとめ

発注書とは

発注書とは、商品やサービスを注文する側から注文を受ける側に向けて発行する書類です。発注者の情報・注文商品の名称・数量・単価・納期などが記されており、注文に関する情報を確認できます。

以下では、受注側と発注側のどちらが用意すべきか混同しやすい注文書や発注請書との違いを解説します。

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発注書と注文書の違い

注文書は注文する側から注文を受ける側に向けて発行する書類であり、注文に関する情報が記載されています。つまり、注文書と発注書はほぼ同じです。呼び方は異なりますが、記載されている内容や利用シーンはほとんど同じだと言えるでしょう。

ただし、注文書は商品やサービスを注文する際に使用され、発注書は形のない取引やサービスに使われることが多いです。形のあるものの注文は注文書、形のないものの注文は発注書と呼ぶケースが多いものの、どちらの呼称を使っても特に大きな問題はありません。

発注請書との違い

発注書と発注請書の違いは、発行者にあります。発注書は商品やサービスを注文する側である注文者が作成する書類ですが、発注請書は商品やサービスの注文を受ける受注側が作成する書類です。

また、この2つには目的の違いもあります。発注書は発注者の注文内容を明確にし、受注者に対して依頼の意思表示をするためのものです。一方で、発注請書は受注者が発注書の内容を承諾し、発注を受ける旨を伝えるために作成します。

発注書と発注請書は、どちらも取引の証拠となるものであり、発注内容を明確にするために重要な書類です。発注書と発注請書を作成すれば、取引内容に関するトラブルを未然に防げるでしょう。

発注請書・注文請書・受注書の違い

発注請書・注文請書・受注書の3つはそれぞれ名称が異なりますが、すべて注文を受け付けたことを証明する書類であり、記載内容は同一です。法的な扱いにも違いがないため、注文を受けた際はどの名称で発行しても問題ありません。

ただし、商品の発注を受ける際は「受注書」が使用され、形のないサービスの場合は「発注請書」と「注文請書」のどちらかを発行するのが慣例となっています。法的な定めはなくとも、業界的なルールがある場合はそれに従いましょう。

発注書の目的

発注書の作成には取引を円滑に行なったり、トラブルを防止したりする目的があります。また、下請法を遵守するためにも発注書の作成が欠かせません。ここでは、発注書の詳しい目的について解説します。

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取引を円滑に行うため

発注書の目的として、取引を円滑に進めることが挙げられます。発注書を作成すれば取引内容を明確化できるほか、取引の記録を細かく残しておくことが可能です。発注する商品やサービスの名称や数量、納期なども細かく記載されているため、証拠としても役立ちます。

また、発注書の作成によって発注者側と受注者側の認識の違いをなくし、円滑な取引を進められるのもメリットです。書類を作成して取引の内容を確認せず、口頭で注文を受けると認識の違いによるミスやトラブルが発生するケースもあります。

トラブル防止のため

発注書は、さまざまな取引におけるトラブルを防ぐために重要な役割を果たします。発注書には取引の内容が細かく記載されており、取引の証拠として利用可能です。万が一、トラブルがあった際も発注書の内容に則って話し合いができます。

発注書を作成しておらず、取引の内容を証明できないとなると、どちらに非があるのかわからなくなってしまいます。トラブルを防止するほか、トラブル発生時に迅速な解決を行うためにも、発注書を作成しておくのがおすすめです。

発注書の作成によって発注者と受注者の認識の違いを防ぐほか、発注者側の意思表示を明確にすれば、トラブルを未然に防げます。トラブル防止の目的を果たすためにも、発注書を作成する際は注文の内容を正確に記載するように意識しましょう。

下請法を遵守するため

発注書を作成する目的の1つに「下請法の遵守」があります。下請法とは、親事業者による下請事業者への不当な取引を防止するための法律です。親事業者に対して、下請事業者の利益を保護するためのさまざまな義務が記載されています。

下請法により、親事業者は下請取引の際、下請事業者に発注書を交付しなければならないと定められている点に注意が必要です。発注書には、下請法で定められた項目を記載する必要があります。

記載するのは、発注者の氏名または名称・受注者の氏名または名称・発注年月日・商品名・数量・単価・納期・下請代金の額・支払期日などです。発注書を作成する際には、下請法で定められた記載事項を必ず記載するようにしましょう。

参考：親事業者の義務｜公正取引委員会

参考：下請法の概要 | 公正取引委員会

発注書発行の流れ

発注書発行の際は見積り依頼や発注書の発行など、いくつかのステップを踏む必要があります。発注書が発行される一連の流れは、以下の通りです。

ステップ	詳細
1. 見積もり依頼	発注者が受注者に見積もりを依頼する
2. 発注書の発行	発注者が受注者に対して発注書を発行する
3. 納品書の発行	受注者が発注者に対して納品書を発行する
4. 受領書の発行	発注者が受注者から納品書を受け取り、受領書を発行する
5. 請求書の発行	受注者が発注者に対して請求書を発行する
6. 領収書の発行	発注者が受注者に商品やサービスの代金を支払い、領収書を発行する

発注者と受注者で、それぞれいくつかの工程を行う必要があります。このような流れで発注書を発行すると、トラブルのない円滑な取引を行えるでしょう。

発注書の書き方・記載項目

発注書には決まった書き方はありませんが、一般的には以下で紹介する項目が記載されます。また、公正取引委員会によるテンプレートの用意もあるので、あわせて確認しておきましょう。

参考：下請代金支払遅延等防止法第3条に規定する書面に係る参考例｜公正取引委員会

発注書に記載する項目

発注書を作成する際には、主に取引先の名称・発行日・発注番号などを記載します。詳しい記載項目と詳細は、以下の通りです。

項目	詳細
取引先の名称	受注する側（取引先）の会社名や氏名
発行日	発注書を発行した日付
発注番号	発注書を識別するための番号
自社の名称・住所など	発注する側（自社）の会社名や住所などの情報
合計金額	発注する商品やサービスの金額の合計
商品名	発注する商品やサービスの名称
商品の数量	発注する商品やサービスの数量
単価	発注する商品やサービスの単価
単価×数量の金額	商品の数量と単価を掛け合わせた金額
消費税	消費税の金額
備考	発注に関する特記事項

備考欄には、自社が確認しておきたいことや取引先に確認して欲しいことなどを記載します。発注書を作成する際は、各項目に記入漏れやミスがないように慎重に行いましょう。

発注書の修正・変更方法

発注書の修正や変更を行う際は、内容を書き換えるだけでは不十分です。発注書に訂正が必要な場合は訂正箇所に二重線を引き、その上に訂正印を押します。訂正印は、発注者側の押印です。訂正印を押してから、修正の内容を記載しましょう。

発注書の修正・変更内容が大きい場合は、新規の発注書を発行します。新規の発注書を発行する場合は発注番号を変更するなど、発注書の識別性を高めましょう。修正・変更を行う際は、元の発注書と混同しないように注意する必要があります。

発注書の送付方法

発注書を送付する際は、取引先からの指示に従いましょう。万が一、自社が対応できない方法を指定された場合は、商談や見積もり時に対応できない旨を伝え、別の送付方法で受け取れるか調整が必要です。基本的な送付方法は以下の3つです。

1. メール
2. FAX
3. 郵送

従来は郵送による送付が一般的でしたが、郵送に時間がかかる点や郵送中の紛失などの課題があることから、現在はメールで送付することが多いです。取引先から送付方法の指定がない場合は、メールで送付するのがおすすめです。

発注書に関する注意点

発注書を作成する際には保存義務・期間を守るなど、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、発注書に関する注意点を6つに分けて解説します。

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保存義務・期間を守る

発注書は取引の証拠となる重要な書類であり、一定期間保管することが義務付けられています。保存義務は法人の場合で原則7年間、欠損金の繰越がある事業年度に関しては10年間です。個人事業主の場合は、5年間の保存義務があります。

発注書の保存期間は発注書を発行した日ではなく、取引が発生した事業年度の確定申告期限日の翌日から起算される点に注意しましょう。

電子データの場合は電子帳簿保存法の要件を確認

発注書を電子データで作成した場合は、電子帳簿保存法の要件を守る必要があります。電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。電子帳簿保存法の要件を満たさない場合、税務調査で否認される可能性があります。

電子帳簿保存法による保存期間は、通常の書類と同様に7年間です。電子帳簿ソフトを導入すれば、保存期間や保存要件を守りやすくなります。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

収入印紙が必要なケースもある

発注書には、基本的には収入印紙は不要です。ただし、印紙税法で定められた「契約金額の記載のある契約書」に該当する場合は、収入印紙が必要となります。例えば、請負契約・売買契約・委託契約で、契約金額が5万円以上の場合は収入印紙が必要です。

そのほか、請負代金の支払を保証する保証契約で保証金額が5万円以上の場合も収入印紙が求められます。収入印紙の貼付を忘れた場合、過怠税が課される可能性があるため注意しましょう。

取引先に送る前に内容をチェックする

発注書を作成する際は、取引先に送る前に内容を必ずチェックしましょう。発注書と見積書を比較して内容に相違がないか確認するのはもちろん、記載事項の漏れやミス、金額や数量の相違がないかを確認してから送付することが重要です。

送付してから間違いに気が付くと、訂正印などが必要になってしまいます。また、場合によっては取引先からの信用を失う可能性があります。トラブルを防ぐためにも、送付前に確認するのがおすすめです。

発注書は信書に該当する

発注書は特定の受取人に対して差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書であるため、信書に該当します。信書は、郵便法で定められた方法でしか送ることができません。郵便法で定められた信書の送達方法は、郵便法に定める郵便局や信書便事業者などです。

郵便局で発注書を送付する場合は、通常郵便・速達・書留郵便などの方法で送付できます。ただし、通常郵便は最も安価な方法ですが、配達が遅れる可能性がある点に注意が必要です。

参考：信書の送達についてのお願い｜総務省

メールで送る場合は電磁的記録の規制に注意

発注書をメールで送付する場合は、電磁的記録の規制に注意しなければなりません。下請法が適用される取引を行う際は、書面で交付することが原則とされています。ただし、下請事業者が電磁的記録での交付に同意した場合、電子メールで発注書を送付できます。

電磁的記録で交付を行う場合は下請事業者の承諾が必要なほか、受信確認や改ざん措置が必要です。事前に下請事業者の承諾を得た上で送付し、メール送信後に受信確認を行いましょう。

受発注管理システムで発注書を簡単に作成

受発注管理システムとは、商品やサービスの発注や受注を管理するためのシステムです。発注書の作成や管理を効率化できるため、業務の負担を軽減できるだけでなく、コストの削減も実現できます。

受発注管理システムでは発注書のフォーマットが用意されているため、手作業で作成するよりも簡単に作成可能です。また、発注書の情報を自動で入力でき、ヒューマンエラーも防げます。管理や保管もシステム内で行えるため、紛失や漏洩を防げるのもメリットです。

発注書の情報をデータベースで一元管理すれば、発注書の検索や閲覧が簡単にでき、発注状況の把握も容易になります。発注書のステータスを管理すれば、発注の進捗状況をリアルタイムで把握することも可能です。

まとめ

発注書の作成は円滑な取引には欠かせないものですが、電子データの場合は電子帳簿保存法の要件を確認したり、収入印紙が必要なケースがあったりと、さまざまな点に注意しなければなりません。作成業務も煩雑になりやすく、全て手作業では時間がかかります。

発注書の作成を含む受発注業務を効率よく行いたい場合には、受発注管理システムの導入がおすすめです。受発注に関わる多くの作業を効率化し、システム内で一括管理できます。ぜひ本記事の内容を参考に、自社に合った生産管理システムの導入を検討しましょう。