勤怠管理システムとは？機能やメリット・デメリット、導入手順も解説

勤怠管理システムは、従業員の出退勤の時間や労働時間を適切に管理できるシステムです。給与計算や人事管理などの他システムとも連携でき、業務の効率化や不正打刻の防止にも役立ちます。本記事では、勤怠管理システムの機能やメリット・デメリット、選び方などを解説しています。

目次

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1. 勤怠管理システムとは
2. 勤怠管理システムの主な機能一覧
3. 勤怠管理システムのメリット
4. 勤怠管理システムのデメリット
5. 勤怠管理システムの選び方
6. 勤怠管理システムの導入にありがちな失敗例
7. 勤怠管理システムの導入手順
8. まとめ

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、企業において従業員の出勤・退勤の時間を記録して、勤務時間を管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムには、勤務時間の管理だけでなく、休暇申請・シフト入力・スケジュール管理などが行える機能が備わっていることも多くあります。

また、管理者や総務・人事担当者向けには、従業員の残業時間のチェック・給与計算の自動化・アップロードによる法改正への対応など、便利な機能もいくつか用意されています。

勤怠管理システムを導入すれば、従来まで手作業やタイムカードで行っていた勤務時間の管理をシステム化でき、従業員・管理者ともに手間の削減が行え、集計ミスなども防げます。ぜひ、自社に合った勤怠管理システムを導入して、業務効率化につなげましょう。

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勤怠管理業務の課題

タイムカードや紙媒体など、従来の勤怠管理の方法では、さまざまな課題があります。ここでは、人為的ミス・不正・法令対応に注目して、勤怠管理業務の課題について解説していきます。

集計作業などで人為的ミスが発生する

タイムカードや紙媒体などによる従来の勤怠管理の方法では、さまざまな人為的ミスが発生する可能性があります。例えば、タイムカードを紛失したり、勤務表への時間の記入ミスが発生したりするリスクがあります。

また、管理者や総務・人事担当者は、各従業員の勤務記録を参照して転記したり、手作業でデータ集計をしたりする必要があります。その際に、記入ミスや計算間違いなどが発生するリスクがあります。

不正打刻が起きる

紙媒体の勤務表の場合、時刻の改ざんや、本人以外による打刻といった不正が容易にできてしまうため、勤務時間や残業時間を正確に把握することは難しいです。

特に、近年増えているリモートワークでは、従業員が働いている姿を管理者は実際に見ることができず、不正が発生しやすい環境と言えます。

また、出張時や営業担当者が外回りで直行・直帰するケースなども、労働時間の正確な把握が難しい状況の1つです。このように、従業員本人の申告だけで勤務時間を管理する方法は、不正リスクを多く抱えています。

法改正に対する対応が必要

従業員の勤怠管理は、労働基準法などの法令に則って行うことが重要です。これらの法令は頻繁に改正される傾向にありますが、改正される度に管理方法や給与計算式などを変更しなければなりません。

しかし、従来の手作業のままでは改正のスピードに追い付かず、結果的にずさんな管理になったり、適切な対応ができなかったりして、法令違反となる可能性が高まります。

勤怠管理システムを導入する目的

勤怠管理システムを導入する目的は、いくつかあります。ここでは人為的ミスの削減・防止・業務の効率化・適切な勤怠管理の3つのポイントに分けて解説していきます。

人為的ミスの削減・防止

勤怠管理を手作業で行っていると、人為的ミスが発生する可能性があります。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、人の手を介さずに勤務時間の集計や給与計算を自動で行うことが可能です。そのため、人為的ミスを最小限に抑えたり、防止したりできます。

勤怠管理業務の効率化を図る

従来手作業で行っていた、労働時間の集計や給与計算のデータ化が自動でできると、担当者の業務負担が軽減され、大幅な時間短縮につながります。その結果、管理者や人事部・総務部門の業務効率化が図れます。

法改正に適した勤怠管理を行うため

勤怠管理システムの中には、労働基準法等の改正に合わせて、法令に則った給与計算方法などに自動でアップデートされるものもあります。そのような勤怠管理システムを導入すれば、手間を抑えてスピーディーかつミスなく適切な勤怠管理が実行できます。

勤怠管理システムの主な機能一覧

勤怠管理システムには、勤務時間の入力だけでなく、休暇申請やスケジュール管理などのビジネスで役立つさまざまな機能が備わっています。ここでは、勤怠管理システムの主な機能を紹介していきます。

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機能	主な内容
打刻	・PC・スマートフォン・タブレットでの打刻 ・ICカード・指紋認証・静脈認証
休日休暇や残業の申請・承認	・年次有給休暇・慶弔休暇など各種休暇の付与 ・申請・承認・残業申請・承認・代休 ・振替休日の申請・承認
残業超過などの通知	・法令に基づく残業時間の管理 ・残業時間の超過を知らせる通知機能
シフト管理	・シフト作成 ・欠員時の他部署・他店舗などへのヘルプ要請
出退勤情報の集計	・勤務日数・勤務時間を自動集計
帳票出力	・従業員の勤務時間・残業時間 ・休日取得日数など各種データの帳票出力機能
スケジュール管理	・従業員のスケジュール管理

【従業員向け】打刻

出勤・退勤時の打刻は、勤怠管理システムの最も基本的な機能です。打刻方法はシステムによってさまざまで、ICカード・スマートフォン・生体認証などがあります。以下でそれぞれの特徴を紹介していきます。内容をチェックして、自社に適した打刻方法を探しましょう。

ICカード

社員証や交通系ICカードを活用して、打刻ができます。既にIC型の社員証や交通系ICカードを持っていれば、手持ちのICカードを使って簡単に勤務時間の登録ができるようになります。

ICカードには、それぞれに識別番号が埋め込まれているため、従業員情報と結び付ければ簡単に集計ができます。

スマートフォン

スマートフォンによる打刻は、テレワーク・出張・営業などの外回りが多い企業で、特にニーズが高いです。外出先からも手軽に打刻できるため、手間なく勤務時間の登録ができます。

また、休暇・シフト申請などもスマートフォンで登録できるため、申請書のペーパーレス化や、申請・承認時間の短縮にもつながります。

生体認証

生体認証には、静脈・指紋・顔など、さまざまな種類があります。それぞれの企業のニーズに合わせて、生体認証機能を搭載したシステムを選びましょう。

生体認証の一番のメリットは、なりすましを防止できる点です。絶対に本人でなければ登録できないため、不正のない正しい勤怠管理ができます。

【従業員向け】休日休暇や残業の申請・承認

勤怠管理システムでは、年次有給休暇・慶弔休暇・代休・振替休日など、各種休暇の付与・申請・承認作業も実施できます。それにより申請書類が不要になり、ペーパーレス化につながります。

 また、システム上で手続きが完了するため、テレワーク時や出張先からの申請も可能です。外出先からオフィスに戻る必要がなくなり、申請に関する手続きの時間が大幅に削減されます。

【従業員向け】残業超過などの通知

残業の上限時間を設定しておくと、アラームなどの通知機能により、規定時間の超過防止につながります。これにより、法令に基づく残業時間の管理ができ、法令違反のリスクを軽減できます。

【管理者向け】シフト管理

シフト作成機能があると、勤怠管理システム上で簡単にシフトを作れて、作業時間の短縮につながります。また、欠員時に他部署・他店舗などへのヘルプ要請ができる機能があると、電話・メールなどで行っていた要請作業をオンラインで完結できます。

【管理者向け】出退勤情報の集計

勤怠管理システムでは、勤務日数・勤務時間を自動集計できるため、従業員の勤務状況を一目で把握できます。これにより、休暇取得状況・残業時間などがわかり、オーバーワークや特定の従業員の過重労働などを発見し、適切な勤務管理につなげることが可能です。

【管理者向け】帳票出力

従業員の勤務時間・残業時間・休日取得日数など、各種データの帳票出力機能があれば、欲しいデータを手作業で転記することなく、手早く帳簿出力できます。データ移行の手間がなくなり、転記ミスも防げるメリットがあります。

【管理者向け】スケジュール管理

従業員のスケジュール管理も、管理者にとっては大切な業務です。勤怠管理システムにスケジュール管理機能が備わっていれば、従業員のスケジュールが一目でわかります。予めスケジュールを入れておけば、予定勤怠と実績勤怠の比較などもしやすくなります。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムのメリットはたくさんあります。ここでは打刻・コスト削減・労働時間の把握・不正打刻の防止・法令対応などに注目してメリットを紹介していきます。

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外出先からも打刻できる

スマートフォンなどのモバイル端末を用いた打刻の場合は、テレワークや出張・営業などの外回りが多い会社でも、どこでも打刻できるメリットがあります。

 また、直行直帰・休暇申請・残業申請などもオンラインでできるため、申請書の作成が不要です。承認作業も効率よく行えるため、作業時間の短縮につながります。

業務効率化・コスト削減できる

勤怠管理のシステム化によって、入力ミスや打刻漏れを減らすことができます。そのため、管理者の確認作業にかかる手間が軽減されます。さらに、集計もワンクリックで簡単にできるようになり、業務効率化につながります。

このように、勤怠管理にかける人手を減らし、人件費の削減につながるメリットもあります。

労働時間をリアルタイムで把握できる

勤怠管理システムでは、労働時間をリアルタイムで確認できるため、総労働時間や残業時間を正確に把握できます。月の途中でも残業時間が自動で計算されるため、長時間労働への対策がしやすくなります。

法改正にも迅速に対応できる

労働時間などの法令は頻繁に改正されます。その法改正の都度、スピーディーに正しく対応しなければ、法令違反を犯してしまうリスクがあります。また、法令違反は企業にとって大きなデメリットとなります。

その点、自社でシステム管理をする必要がないクラウド型の勤怠管理システムなら、システムをアップデートするだけで適切に法改正に対応できます。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムにはメリットがたくさんありますが、一方で、場合によってはデメリットが発生する可能性もあります。勤怠管理システムを導入する際には、ここで解説する項目に注意して準備を進めましょう。

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導入に手間がかかる

勤怠管理システムにはさまざまな種類があります。その中から、自社の就業規則・雇用形態・勤務形態などに合った勤怠管理システムを探さなければなりません。

また、導入後も自社の労働環境やルールに則して、正しく設定を行わなければなりません。さらに、同時に従業員にシステムの使い方・利用上のルールを周知する必要があり、導入にはある程度の時間と手間がかかります。

就業規則に対応しきれない可能性がある

勤怠管理システムの中には、自社の就業規則に対応しきれないシステムもあります。自社の環境とシステムの機能がマッチしていないと、一部は手作業になったり、システムを追加しなければならなかったりする場合もあります。

勤怠管理システムを導入する際は、自社の就業規則・雇用形態・勤務形態などを細かく把握して、適切な製品を選ぶ必要があります。

費用対効果が見えにくい

勤怠管理システムの導入・運用には、基本コストがかかります。しかし、勤怠管理は会社の売上には直接貢献しないため、費用対効果が見えにくいとの声もあります。

導入するとどれくらい業務を効率化できるのか、人件費がどのくらい削減できるのかを可視化すると、効果が整理されて最適なシステムを選ぶことができ、社内での理解も促進できます。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを初めて導入する場合は、どのように選んだらいいのか迷ってしまうでしょう。ここでは導入形態・コスト・外部との連携・サポート体制に注目して、選び方のポイントを紹介します。

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自社に合った導入形態を選ぶ

勤怠管理システムの導入形態には、主にクラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の3種類があります。それぞれのメリット・デメリットを紹介します。

クラウド型

インターネットに接続して使うのが、クラウド型の勤怠管理システムです。現在では多くの勤怠管理システムがクラウド型になっています。自社でシステムを構築する必要がないため、コストも抑えられます。

また、法改正の際にアップロードするだけで対応できるため、簡単に法令に則った管理ができます。

一方、システムをカスタマイズできず、自社の勤務形態と合わなくて使い勝手が悪くなる可能性があることがデメリットとして挙げられます。さらに、サービス会社のサーバーを使用するため、情報漏洩などのセキュリティリスクも少なからずあります。

なお、他システムとの連携ができず、作業効率が落ちるリスクもあるため、自社の既存システムと連携させたい場合は、連携の可否も事前に確認しておく必要があります。

メリット	デメリット
・インターネットに接続したらすぐに使える	・カスタマイズできず自社の勤務形態と合わないリスクがある
・法改正の際に自動でアップロードできる	・情報漏洩などのセキュリティリスクがある
・製品によってはスマホのGPS機能を活用した打刻機がある	・他システムと連携できない可能性がある
・自社でシステムを構築する必要がない

オンプレミス型

オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社のサーバーで管理・運用を行うものです。自社のニーズに合わせてカスタマイズできるため、拡張性が高いのが魅力です。また、他システムとの連携がしやすいのもポイントです。

一方、自社サーバーの管理や設置に費用がかかったり、システム構築に時間がかかるデメリットがあります。その他、導入後も定期的にサーバーの交換などのメンテナンスが必要となるため、その都度コストがかかることも考慮しておく必要があります。

メリット	デメリット
・拡張性が高い	・サーバーの管理
・他システムとの連携が簡単	・設置費用がかさむ場合がある
	・システム構築に時間がかかる

パッケージ型

パッケージ型はオンプレミス型と同様に自社のサーバーで管理・運用するものです。ソフトウェアを購入する必要があり、初期費用はかかりますが、ニーズに合った商品を選びやすいタイプです。

また、自社のネットワークを使用するため、情報漏洩のリスクが低い点が魅力の勤怠管理システムです。

一方、導入時にソフトウェアの購入やサーバー環境の構築など、初期費用がかかってしまうのがデメリットとして挙げられます。さらに、定期的なメンテナンス・アップデートなどのランニングコストもかかります。

メリット	デメリット
・ニーズに合ったシステム構築ができる	・ソフトウェアの購入・サーバー環境の構築など初期費用がかかる
・自社のネットワークを使用するため情報漏えいリスクが低い	・メンテナンスなどランニングコストもかかる

コストを確認

勤怠管理システムは導入時だけではなく、ランニングコストも考えて選ぶのがポイントです。オンプレミス型やパッケージ型は自社で管理するため、維持費がかかります。一方、クラウド型は、サーバーなどの維持費はかかりませんが利用人数に応じて料金が発生します。

なるべくコストを抑えたい場合は、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。一般的に従業員の数に比例して運用コストも高くなるため、社員数が少ない規模の小さい企業にはクラウド型がおすすめです。

他のシステムと連携できるか

勤怠管理システムと他のシステムを連携できると、勤怠データを給与計算や人事関連のシステムと共有して簡単に活用できます。システム連携には、データの移行作業や二重入力が不要になり、手間やミスが減るメリットがあります。

サポート体制を確認

せっかく勤怠管理システムを導入しても、慣れないうちは従業員が使いこなせず、人為的ミスによるトラブルや疑問が発生する可能性があります。そのようなトラブルや疑問に対してどのくらいサポートしてくれるのか、受付時間などをあらかじめ確認しておくと安心です。

初めて勤怠管理システムを導入する場合は、サポート体制が充実している商品を選ぶのがおすすめです。

勤怠管理システムの導入にありがちな失敗例

ここでは勤怠管理システムを導入する上で、ありがちな失敗パターンを紹介します。自社の勤務形態と合ってない・使いにくい・他システムとの連携できない・サポートが不十分など、さまざまな失敗が想定されます。導入前にしっかりチェックして失敗を防ぎましょう。 

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勤怠管理システムが自社の勤務形態と合っていない

導入した勤怠管理システムが自社の勤務形態と合っていない場合は、一部の機能しか使えずに無駄なコストが発生してしまう可能性があります。 

また、逆に導入時にコストを抑えすぎた結果、必要な機能がなかったために後から機能を追加したり、他のシステムを導入したりする手間・コストがかかってしまうといった例も考えられます。

こういった失敗を回避するために、まずは導入前に、自社の勤務形態・就業規則・ニーズなどを把握してから商品を選別しましょう。

従業員が使いにくい

システムを導入しても従業員が使いこなせず、失敗してしまう事例もあります。また、勤怠管理システムの操作性が悪く、導入前よりも作業効率が悪くなったり、打刻方法が難しくてミスが多くなったりしてしまう場合もあります。

従業員に適切に使用してもらうためには、マニュアル作成や研修を行うと定着しやすくなります。その他、商品によっては無料トライアルがあるため、テスト運用を行って使いやすさを確認するのもおすすめです。

他システムと連携できない

勤怠管理システムと他システムが連携できないと、作業効率が落ちる可能性があります。また出力フォーマットが合わず、毎回手入力しなければならなくなったという失敗例もあります。

導入前に他のシステムと連携する必要があるかをチェックして、連携可能なものを選ぶのがポイントです。

サポートが不十分だった

サポート体制が不十分だった場合、法改正が行われてもアップデートに対応できず、法令違反を起こしてしまうリスクがあります。そのような失敗を防ぐためにも、導入から運用まで手厚くサポートしてくれるシステム提供会社を選ぶのがおすすめです。

勤怠管理システムの導入手順

実際に勤怠管理システムを導入する際に、どのような手順で進めていけばいいのかわからないという方もいるでしょう。ここでは具体的な導入手順を解説していきます。

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勤怠管理システムの導入目的を明確にする

勤怠管理システムを導入するための第一歩は、自社の課題・問題をどのような機能があれば解決できるかといった導入の目的を明確にすることです。目的が明確になれば、どのような商品を選んだらいいのかがわかり、導入までスムーズに進むことができます。

勤怠管理システムの導入形態を決めて導入する

勤怠管理システムの導入形態には、クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型の3種類があります。自社の勤務形態・規模などを把握して、それに合った導入形態の製品を選ぶのがポイントです。

例えば、比較的規模の小さい会社や、従業員の出張・外出が多い会社にはクラウド型がおすすめです。

勤怠管理システムの使用方法を従業員に周知する

せっかく勤怠管理システムを導入しても、システムを使いこなせなかったり、打刻漏れが起きたりする可能性があります。導入する際は従業員に目的・使い方をしっかり理解してもらうのが大切です。

システムの導入時には、運用開始の前に使用方法の研修を実施したり、マニュアルを作成したりするのがおすすめです。

テスト運用を行い自社に合うか・システムのサポート範囲を確認する

システムの導入後に、自社の勤務形態に合わない・使いにくいといったトラブルが起こらないように、無料トライアルで自社の勤務形態に合うか確認すると、失敗を防げます。

さらに、システム導入前から手厚いサポートがあるか、トラブルや問題点にどこまで対応してくれるかチェックするのもポイントです。導入前から丁寧にサポートしてくれる提供会社なら、安心して導入の手続きを進めることができます。

まとめ

勤怠管理システムは、従業員の出勤日数・勤務時間などを自動で管理できるシステムです。従業員や管理者の負担を軽減し、打刻ミスを防ぎ、法改正にもスピーディーに対応できます。

ただし、勤怠管理システムにはさまざまな種類があるため、慎重に選定することが大切です。また、初めて導入する場合は、従業員への周知を徹底し、利用方法を定着させるための準備も必要です。

システム提供会社のサポート体制もチェックして、失敗のない勤怠管理システムを選び、業務効率化や適切な労務管理につなげましょう。